Какво е фактура и защо е нужно да фактурираш?
Съвети / 05.10.2021
Като собственик на малък бизнес който току-що е започнал работа, или като лице, работещо на свободна практика, е важно да си наясно с всички аспекти на бизнеса си, включително и плащанията.
Това се дължи на факта, че те са двигателя, който поддържа бизнеса ти. В тази насока, един от аспектите на плащанията, и то не особено забавен, е издаването на фактури.
Ако се чудиш какво е фактура, защо е важна и как трябва да прилагаш този документ в бизнеса си, значи си на правилното място.
Съдържание
Какво е фактура?
Фактурата е документ, издаден от търговеца с цел да се опише продажбата на предмет или услуга, количеството, както и договорената цена. Чрез този документ официално се посочва сумата която клиентът дължи.
По същество, фактурата е документ – независимо дали в печатен или цифров формат, който съдържа набор от специфични характеристики, позволяващи на продавача да посочи стоките или услугите, които е продал, тяхната цена и дата на очакваното плащане.
Накратко, търговецът изпраща фактурата към клиента, за да може да получи плащане за предоставените артикули или услуги.
Как работи фактурата?
За разлика от касовата бележка, която получаваш в магазин за хранителни стоки, фактурата включва повече подробности и различни условия за плащане.
Чрез нея, предприятието гарантира, че клиентът получава съответния набор от стоки или услуги, за които се определя сумата за плащане, условията, които трябва да бъдат изпълнени, както и крайния срок за плащане.
Можеш да изпращаш фактури по имейл, по пощата, чрез факс или използвайки почти всеки друг метод за писмена комуникация.
Защо е необходимо издаването на фактури?
Фактурирането е необходимо, тъй като то служи като правен документ, който показва, че стоките или услугите са били действително доставени и че сумата по фактурата е дължима или платена.
Какво ако клиентът все още дължи въпросната сума? Като търговец, можеш да предявиш иск срещу клиента в съда, въз основа на неплатената сума, за да потърсиш обезщетение и да получиш дължимото плащане.
Ако фактурата е платена, тя може да служи като доказателство, че стоките са доставени или че търговците са предоставили услуги, като по този начин се намалява отговорността за иск срещу тях.
Как можеш да използваш фактурата?
Това е средство за легално записване на предоставена услуга или продаден продукт, което дава възможност за по-добро проследяване, анализ и отчети, както и гарантира, че бизнесът може да направи историческа справка, за да предвиди, или прогнозира, бъдещи продажби.
Какви са основните характеристики на една фактура?
След като вече знаеш как да я използваш, е важно да знаеш и какво съдържа дадена фактура.
Някои изисквания по отношение на това какво трябва да се включи във фактурата, включват:
- Задължително да се посочва типът документ
- Датата на издаване
- Идентификационен номер на фактурата
- Идентификационен ДДС номер на търговеца
- Идентификационен ДДС номер на клиента
- Пълното име и адрес на клиента
- Количеството и вида на доставените стоки или предоставените услуги
- Датата, на която са доставени стоките или услугите
- Датата за плащане
- Облагаеми суми
- Приложимата ставка на ДДС
- Дължимата сума с ДДС
- Отстъпки, ако са приложими
- Доставка
- Условия за плащане
- Единични разходи
- Всички други условия, които може да са били договорени по време на трансакцията
Какви са видовете фактури?
5 най-често срещани са:
Стандартни
Този вид фактура отбелязва продажбата между търговеца и клиента. Тя е изискване за извършване на плащане на определена дата и е най-разпространеният вид.
Търговска
Обикновено се използва за международни пратки, и е изискване на митническите служители, като съдържа описание на разходите, което е сравнително подробно.
Повтарящи се
Както подсказва името, това е фактура, която често се изпраща на клиента за периодично предоставяни услуги или продукти, както и за необходимостта от периодични плащания. Добър пример за това са абонаментите.
Проформа
Проформа фактура е “фактура за продажба”, която се изпраща преди доставката. Обикновено, тя включва елементите на доставката, теглото на пратката и транспортните такси, с изключение на трансграничните такси за продавачите.
Тези видове фактури се използват за международни трансфери и пратки, и могат да послужат пред митниците. Техните условия за продажба често подлежат на промяна.
ДДС
Търговците използват тези фактури, когато се начислява ДДС върху дадена продажба или когато се възстановява ДДС, начислен върху стоките или услугите, които са закупени от клиента.
Те се прилагат само за предприятия, които са регистрирани по ДДС.
Какви са правните последици от една фактура?
Издаването на фактура, в същността си, е искане за плащане до определена дата. Документът има правни последици, тъй като чрез него, търговецът може да съди клиента за неплатен продукт или услуга.
Освен това, фактурите са важни, както за одита, така и за счетоводството.
Как се изпраща фактура?
Единият начин е да създаваш фактура от нулата, а другият – да създадеш шаблон, който ще се използва последователно и ще се прилага за всички бъдещи фактури.
Двата начина, обаче, могат да отнемат много време и, по-скоро, да предизвикат хаос, отколкото да ти помогнат с организацията.
Ето защо myPOS разработи услуга за фактуриране с добавена стойност, която да ти помага да се справяш с нуждите си и да поддържаш бизнеса си “в добра форма”. С myPOS Invoicing можеш да позволиш на клиентите си да ти плащат директно и незабавно онлайн, с карта, или чрез банков превод.
Някои от предимствата, които можеш да използваш с тази услуга, включват:
- Персонализиране на фактурите с логото на твоят бизнес и цветове на марката ти
- Автоматично изчисляване на данъци и отстъпки
- Проследяване на състоянието в реално време и получаване на незабавни известия
- И най-хубавото? Има три плана за плащане, от които можеш да избираш – безплатен, месечен неограничен и годишен неограничен. Това ти позволява да избереш най-достъпната опция, която да отговаря най-добре на нуждите ти.
Заключение
Издаването на фактури не е най-вълнуващата част от бизнеса, но е необходимост, особено ако искаш да следиш всички дължими плащания и да спазваш закона.
Съществуват няколко вида фактури, които можеш да изпращаш, но основните им характеристики остават едни и същи. В крайна сметка това е документ, в който се записва кога трябва да се извърши плащане в бъдеще, каква сума се дължи, за какво и от кого.
Ако се затрудняваш да се ориентираш в света на фактурирането, позволи на myPOS да ти помогне да се справиш с това предизвикателство! С описаната по-горе услуга, можеш бързо и безпроблемно да създаваш и изпращаш фактури, което позволява на клиентите ти да плащат по удобен за тях начин.
