Аутсорсинг – определение и процеси в корпоративните среди

Когато управляваш бизнес, може би се стараеш всичко да минава гладко и безпроблемно. Малко вероятно е обаче, да успееш да се погрижиш за всички аспекти, които са свързани с него, и именно тук идва ролята на аутсорсинга. Но какво е това и защо трябва да го обмислиш като стратегия за бизнеса си?

Преди да се замислиш да използваш този модел, трябва да помислиш върху някои от следните въпроси: дали за теб е по-важно да имаш по-голям общ размер на спестяванията, осигурени от аутсорсера или да имаш бързо време за изпълнение, за да намалиш разходите? Освен това, помисли дали искаш широки възможности или опит в конкретна област. И накрая, какъв тип ценови опции търсиш – ниски, фиксирани или променливи?

Когато имаш по-ясна представа за отговорите на тези въпроси, ще знаеш дали аутсорсингът е подходящ за теб и какви компромиси можеш ще направиш за да помогнеш на бизнеса си. Но преди да предприемеш това, от решаващо значение е да разгледаш значението на този термин, както и да разбереш повече за придружаващите го процеси. 

Какво е аутсорсинг?

Аутсорсингът, признат за бизнес стратегия през 1989 г. и бързо набрал популярност като неразделна част от икономиката през 90-те години на ХХ век, е бизнес практика, при която услугите или работните функции се предоставят на трета страна, която да изпълнява задачи и да се занимава с определени операции на бизнеса, които преди това са били извършвани в компанията.

Независимо дали тепърва започваш бизнес, когато вземеш това стратегическо решение и наемеш друга компания, която да изпълнява част задачите ти, можеш да намалите разходите си и да увеличиш ефективността. 

Друг начин за използването на аутсорсинга за бизнес процеси, е възлагането на договори. Възлагането на договори, или BPO, включва “делегирането на един или повече бизнес процеси на външен доставчик, който след това притежава, управлява и администрира избраните процеси, в съответствие с договорен стандарт.

BPO също така се подразделя на back-office и front-office. Първият се отнася до вътрешните бизнес функции, които включват фактуриране или закупуване. От друга страна, вторите включват услуги, свързани с клиентите, като маркетинг или техническа поддръжка. 

Съществува и нещо друго, известно като аутсорсинг на процеси, основани на знания – KPO, което включва процеси, изискващи напреднали изследвания и аналитични, технически умения, както и умения за вземане на решения. KPO можеш да откриеш във фармацевтичната индустрия, където се извършва научноизследователска дейност и проучване на патенти. 

Първоначално, продължителността на договорите за такива услуги е била до 10 години. Въпреки че, тогава това е било норма, в наши дни се наблюдава преход към по-кратки договори, предлагащи по-голяма гъвкавост, като всичко зависи от това какво и защо възлагаш на външен изпълнител. 

Някои от най-често срещаните причини, поради които предприятията възлагат дейности на външни изпълнители, са: 

Намаляването на оперативните, трудовите и режийните разходи

• По-прецизното съсредоточаване върху основните компетенции, което подобрява конкурентното предимство на предприятието
• Освобождаването на вътрешни ресурси за други по-ценни цели
• Намаляването на рисковете и изграждането на значими партньорства
• Както и подобряването на гъвкавостта и ефективността

Как функционира аутсорсингът?

Преди да се даде отговор на този въпрос, е важно да се споменат някои от различните видове аутсорсинг.

• На първо място, е onshore аутсорсинг , който се осъществява в рамките на собствената държава. 
• Втори е nearshore аутсорсинг, който се осъществява в съседна държава или в държава, която се намира в същата часова зона. 
• И на трето мяст, офшорен аутсорсинг, който се осъществява в по-отдалечена държава. 

Първите два варианта са тези, които се използват с цел да се спестят разходи. 

За да структурираш такава стратегия, ще трябва първо да разгледаш тези променливи:

• Изразходвано време и материали 
• Цени за единица или при заявка
• Фиксирано ценообразуване
• Променливо ценообразуване
• Допълнителни разходи
• Ценообразуване, основано на резултатите
• Споделяне на печалбата
• Споделен риск/възможност

Какви са причините за аутсорсинга?

Съществуват много причини за възлагане на дейности на външни изпълнители, като можеш да намериш предимствата от това в раздела по-долу. Някои от основните фактори за използването на този тип стратегия са, че той позволява на предприятията да разпределят ресурсите по най-ефективния начин, като същевременно спомага за запазване на естеството на свободните пазарни икономики в световен мащаб.

Предимства и недостатъци

Плюсове

Възлагайки бизнес операции на трета страна, предприятията получават различни предимства. Те включват:

• Постоянно обслужване и логистика – бизнесът ще може да работи 24 часа в денонощието. Това е идеално за компании, които имат големи центрове за обслужване на клиенти.
• Експертиза и специализация – фирмите, които възлагат процеси на външни изпълнители, обикновено се занимават с повече от един бизнес едновременно, което означава, че могат да се усъвършенстват в своята експертиза.
• Фокус върху силните страни – това позволява на фирмите да се съсредоточат върху това как да се разграничат от конкуренцията. Това е идеално за малки предприятия с ограничен бюджет и стартъпи, които работят в по-малък мащаб. 
• Подобрени възможности – аутсорсингът осигурява достъп до оборудване и експертен опит, които някои предприятия иначе не биха могли да си позволят. 
• Намалени разходи – съществува и възможност за спестяване на разходи, като например по-ниски разходи за труд в страната, в която се осъществява стратегията. Това е приложимо и когато предприятията наемат служители на свободна практика, които не се нуждаят от офис пространство или не получават обезщетения. 
• Гъвкавост на персонала – предприятията могат да намерят за по-достъпно наемането на краткосрочни външни изпълнители, когато са изправени пред голямо търсене, за разлика от наемането на нови служители, което може да не си позволят, когато има периоди на по-малко търсене.

Други забележителни споменавания включват:

• Гъвкавост при посрещане на променящите се бизнес и търговски условия
• По-бързо достигане на пазара
• По-ниски инвестиции във вътрешна инфраструктура
• Достъп до иновации, интелектуална собственост и лидерство в мисленето

Минуси

От друга страна обаче, аутсорсингът има и своите недостатъци. Те включват:

• По-малко контрол – това може да се отрази на качеството на произвежданата продукция. Макар че, може да не се отнася за по-големите компании, които имат повече възможности за преговори, по-малките предприятия могат да се сблъскат с тази ситуация. 
• По-ниско качество – основното предприятие няма пряк контрол върху това, което се произвежда, и поради това може да страда от по-ниски стандарти на производство. 
• Проблеми с персонала – те могат да включват, но не се ограничават до езикови и културни бариери. Освен това, йерархичната структура на възложеното предприятие или ако става въпрос за по-свободен модел, също може да повлияе на продукцията и комуникацията, ако има големи различия между предприятието и възложената трета страна.  
• Обществено мнение – общественото мнение разглежда аутсорсинга като средство, което води до загуба на работни места на местен пазар, като същевременно води до увеличаване на работните места в чужбина, но на по-ниска, и често, много по-евтина цена, която не е конкурентна. 
• Сигурност – моделът може да породи и предизвикателства, свързани със сигурността, като например правата върху интелектуалната собственост. 
• По-бавни срокове за изпълнение – това е така, защото партньорът, който изпълнява даден процес, може да обслужва и други клиенти, което води до допълнителни ангажименти
• Структурна нестабилност – не е възможно да се определи със сигурност дали дружеството, което предоставя услугата, няма да прекрати дейността си. 
• Скрити разходи – пример за това са промените в последния момент във веригата за доставки. Допълнителните разходи, свързани с аутсорсинга, включват разходите за сравнителен анализ, за да се види дали тази стратегия е правилният избор; разходите за проучване и избор на доставчик; разходите за прехвърляне на работата и знанията; разходите за съкращения; както и текущото осигуряване на персонал и управление на взаимоотношенията.

Примери за аутсорсинг

Светът на аутсорсинга е мащабен – той може да варира от малки фирми, които изпълняват незначителни задачи, до големи компании, които обработват по-големи части от производствения процес. Ето някои примери.

• Водене на счетоводство – малките компании могат да изберат да възложат воденето на счетоводство на счетоводна фирма, за да спестят разходи за наемане на счетоводител на пълен работен ден.
• Аутсорсинг на процеса по набиране на персонал (RPO) – това може да включва заплатите и здравното осигуряване, както и други задачи в областта на човешките ресурси. Или пък може да включва идентифициране, привличане и проверка на нови кандидати. 
• Производители – те могат да закупуват вътрешни компоненти от други компании, за да спестят производствени разходи.
• Аутсорсинг на правни процеси, наричан още LPO – може да се отнася до съхранението и архивирането на файлове, като се използва доставчик на услуги, специализиран в работата с cloud системи, което спестява разходите за притежание на технологията. 
• Банково дело – може да включва управление на операции по обслужване на клиенти, свързани със запитвания, жалби и други. 
• Аутсорсинг на инженерни процеси, или EPO – това е, когато специфични инженерни функции се възлагат на външен екип. Може да включва компании от автомобилния сектор. 
• Аутсорсинг на информационни технологии, ITO (Information technology outsourcing) – това може да включва разработване на софтуер, разработване на приложения, телекомуникации, техническа поддръжка и други.
• Аутсорсинг на процеси, свързани със знания, известен като KPO – може да включва въвеждане на данни, проучване на пазара, проучване на интелектуалната собственост, създаване на съдържание и още. 

Другите по-използвани outsourcing дейности са писане на съдържание, маркетинг, управление на веригата за доставки, проучване и проектиране, компютърно програмиране, приемане на онлайн плащания, обучение, въвеждане на данни, трудови ограничения и др.

Инсорсинг срещу аутсорсинг

Накратко, инсорсингът се отнася до процеса, при който “дадена компания възлага работа на дъщерно дружество, което се намира в същата държава”, като това се различава от аутсорсинга и неговите разновидности, споменати по-горе. Това може да доведе до създаване на географски местоположения за определени бизнес единици.

Този процес се фокусира върху делегирането или преразпределянето на процедури, функции или работни места в рамките на един бизнес на едно място към друга вътрешна структура, която е специализирана в тази операция. Целта на това е да се рационализира производството, да се подобри компетентността и да се увеличат печалбите и приходите.

Извод

Кратко, но изчерпателно, това ръководство за аутсорсинга и всички свързани с него фактори, ще ти съдейства когато обмисляш тази стратегия за някои или много от функциите на бизнеса си. Важно е първо, да прецениш плюсовете и минусите, за да помислиш дали и как ще се отразят на крайните ти резултати.

Компромисът с качеството е нещо, което никой бизнес не бива да прави, тъй като това ще се отрази на репутацията и продажбите. В крайна сметка, когато възлагаш дейности на външни изпълнители, трябва да познаваш доставчика, за да имаш сигурността, че ще вложи време и усилия.

Това ще гарантира, че се спазват най-високи стандарти за качество по отношение на договорените такси, които предварително са били определени, така че клиентите ти да продължат да получават най-доброто. По този начин използваш аутсорсинга, за да движиш бизнеса си напред.