Проформа фактура – какво означава и кога се използва

За някои, силните страни не се крият в числата и споменаването на фактури и проформа фактури може да бъде най-малкото объркващо.

Като собственик на бизнес обаче, е важно да знаеш значението на тези термини, за да можеш да управляваш бизнеса си по-ефективно. И така, какво е проформа фактура?

Значение на проформа фактура

Обикновено, продавачите представят този вид отчет на клиента, преди да сключат окончателна покупка или сделка. В проформа фактурата се посочват броят на стоките, описание на артикулите, техните цени и ДДС, когато е необходимо, както и всякакви други подробности, за да се направи първоначалният интерес на купувача към вашите продукти малко по-официален.

Тук, е важна думата “първоначален”, защото проформа фактурата е предварителна сметка за разходите, която се изпраща на клиента, преди търговецът да достави каквито и да било продукти или да извърши услуга.

Ето и един пример, за да се поставят нещата в перспектива. Може би притежаваш или стартираш бизнес в България и имаш клиент в Германия, който би искал да поръча от теб 50 дивана.

Преди да изпратиш стоката и преди да извърши последното плащане, клиентът ще иска нещо като оферта, за да знае и очаква колко ще трябва да заплати. Това е известно като проформа фактура.

Кога се използва проформа фактура?

Проформа фактурите, въпреки че обикновено се използват при внос и търговски сделки, могат да се използват и при следните сценарии: 

• За деклариране на стойността на стоките за митниците
• Когато не разполагаш с всички данни, необходими за търговска фактура
• Някои клиенти я използват за вътрешния си процес на одобрение на покупки
• Когато артикулите могат да бъдат повредени при транспортиране
• Когато клиентите могат да променят поръчката си
• Когато обхватът на проекта може да се увеличи

Пример за проформа фактура

Типичните характеристики на проформа-фактурата включват: 

• Думите “проформа” и също така “това не е данъчна фактура”. 
• Името, логото и адреса на фирмата продавач
• Текущата дата и датата на изтичане на валидността на фактурата – тя може да бъде след 30, 60, 90 или повече дни
• Описание и списък на продуктите и/или услугите, които се продават
• Количествата на всеки артикул
• Индивидуални и общи цени за всеки поръчан артикул
• Евентуално включване на данъчни ставки, като например ДДС, и размера им
• Общата сума, която купувачът ще трябва да плати
• Специфични данни за плащане

Каква е разликата между проформа фактура и стандартна фактура?

Първо, проформа фактурата няма номер, както стандартната фактура. Второ, тя не е правно обвързваща, а това означава, че тя може да бъде анулирана, без купувачът да е задължен да извърши плащане. 

Освен това, търговците не използват проформа фактурата за счетоводни цели, както е при фактурата, и следователно не я регистрират като такава. 

Нещо повече, при проформа фактурата винаги можеш да променяш и допълваш данните преди доставката на стоките или услугите и това не те ограничава да се придържаш към определена сума. Тя може да се промени по-късно. 

Предимства на проформа фактурата

• Осигурява по-гладък процес на продажба
• Предоставя на клиента цялата необходима информация
• Детайлите могат да се променят/договарят
• Не е правно споразумение
• Може да бъде полезен при проверка за грешки
• Може да замести фактурата, ако все още не са налични всички подробности
• Може да помогне при вътрешните процеси на закупуване
• Подобрява разбирането и ангажираността на купувача и продавача

Правно обвързваща ли е проформа фактурата?

Както беше споменато по-горе, проформа плащането не е правно обвързващо, докато фактурата е. Фактурата е необходимо условие за счетоводството, докато проформа фактурите не са. 

Заключение

Сега, след като знаеш повече за това какво представлява проформа фактурата, терминът не е толкова непонятен, колкото изглеждаше в началото!

В крайна сметка, това парче хартия или електронен елемент предлага на купувача подробна информация за планираната покупка, без да го обвързва с извършване на плащане. Тя също така не обвързва продавача, който извършва фактуриране.