Hvad er en faktura – en fuldstændig definition af fakturering

Som ejer af en lille virksomhed, der lige er startet, eller freelancer, og er ved at sprede vingerne og flyve, er det vigtigt at have et solidt greb om alle aspekter af din virksomhed. Inklusiv betalinger.

Dette skyldes, at de kommer til at være juicen, der holder din virksomhed i gang. Et aspekt af betalinger, som ikke er specielt sjovt, er fakturering.

Så hvis du undrer dig over hvad en faktura er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan du skal bruge dette vigtige dokument i din virksomhed, er du kommet til det helt rigtige sted.

Hvad er en faktura?

For det første – lad os starte med fakturaens betydning. I bund og grund er det et dokument – uanset om det er i trykt eller digitalt format, som indeholder et sæt specifikke egenskaber, der gør det muligt for en sælger at angive de varer eller tjenester, de har solgt, til hvilken pris, med en forfaldsdato for betalingen. Den handlende sender det til en kunde, så de kan få betalt for disse varer.

Hvordan fungerer en faktura?

I modsætning til en regning, som du modtager på en restaurant eller hos en købmand, er en faktura anderledes, med flere detaljer og med forskellige betalingsbetingelser.

For det første handler det om, at den pågældende virksomhed sikrer, at kunden modtager det relevante sæt varer eller tjenester, angiver betalingsbeløbet og betalingsbetingelserne, der skal opfyldes, samt forfaldsdatoen for betalingen.

Du kan sende fakturaer via e-mail, post, fax eller enhver anden kommunikationsmetode, som du måtte have til rådighed.

Hvorfor kræves fakturering?

Fakturering er påkrævet, fordi det fungerer som et juridisk dokument, der angiver, at varer eller tjenester faktisk blev leveret, og at beløbet på fakturaen skyldes eller er betalt.

Skyldes der stadig penge? Du kan, som sælger, kan fremsætte et krav mod kunden baseret på det ubetalte beløb i en domstol for at søge erstatning og modtage den forfaldne betaling.

Hvis en faktura er betalt, kan den tjene som betalingsbevis, for at varer er leveret, eller at sælgere har leveret tjenester, hvilket reducerer risikoen for et krav mod dem for ikke-leverede varer/tjenester.

Hvordan kan du bruge en?

Det er et middel til at registrere en leveret tjeneste eller et produkt, der sælges lovligt, hvilket muliggør bedre sporing, analyse og rapportering, samt at sikre, at en virksomhed kan foretage en historisk analyse for at forudsige eller forvente muligt fremtidigt salg.

Hvad er nøglefunktionerne i en faktura?

Nu hvor du ved, hvordan du bruger den, er det også vigtigt at vide, hvordan en faktura ser ud.

Her er nogle krav til, hvad der skal medtages på en faktura:

1. Den skal angive, hvad dokumenttype det er
2. Dets udstedelsesdato
3. En form for identifikationsnummer
4. Sælgerens moms-nummer
5. Kundens moms-nummer
6. Kundens fulde navn og adresse
7. Den mængde og type af varer som er leveret, eller tjenester ydet
8. Dato for levering af varer/tjenesteydelser
9. Betalingsdato
10. Skattepligtige beløb
11. Den gældende momssats
12. Det momsbeløb, der skal betales
13. Rabatter, hvis disse er gældende
14. Forsendelse
15. Betalingsbetingelser
16. Enhedsomkostninger
17. Ethvert andet vilkår der kan være aftalt under transaktionen

Hvilke typer fakturaer findes der?

Her er de 5 mest almindelige:

Standard

Denne type faktura noterer salget mellem den handlende og kunden. Det er et krav om betaling, der skal foretages på en bestemt dato og er den mest almindelige type.

Kommerciel

Normalt brugt til internationale forsendelser, det er generelt et krav fra toldvæsner og indeholder en omkostningsbeskrivelse, der er relativt detaljeret.

Tilbagevendende

Som navnet antyder, er dette en faktura, der normalt sendes til en kunde for tilbagevendende tjenester/leverede produkter, samt behovet for abonnementsbetalinger. Abonnementer er gode eksempler.

Proforma

Proforma faktura er en “salgsregning”, der sendes før levering eller en forsendelse. Den vil typisk omfatte leveringsartikler, forsendelsesvægt og transportomkostninger, eksklusiv gebyrer for sælgere som sender på tværs af grænser.

Disse typer fakturaer bruges generelt til internationale overførsler og forsendelser og kan være til gavn i tolden. Dens salgsbetingelser kan normalt ændres.

MOMS

Handlende bruger typisk disse fakturaer, når en sælger ønsker at opkræve moms på et salg, eller når de søger at få momsen på de varer eller tjenester, der købes af en kunde, tilbagebetalt.

Disse gælder normalt kun for virksomheder, der er momsregistreret.

Hvad er de juridiske virkninger af en faktura?

Indsendelse af en faktura er en anmodning om betaling, der skal foretages inden en bestemt dato. Det har juridiske konsekvenser, da en handlende kan sagsøge en kunde for et ubetalt produkt eller en tjeneste.

Derudover er fakturaer vigtige for revision såvel som regnskabsmæssige årsager.

Hvordan sender jeg en faktura?

En måde er at oprette en faktura fra bunden hver gang du skal fakturere en kunde. En anden måde er at oprette en skabelon, som konsekvent vil blive brugt og anvendt på alle fremtidige fakturaer.

De to nævnte punkter kan dog være tidskrævende og kan forårsage kaos frem for at hjælpe dig med at holde orden.

Derfor har myPOS udviklet en værdifuld faktureringstjeneste for at hjælpe dig med at holde styr på dine behov og holde din virksomhed “i kadence”. Med myPOS fakturering, kan du lade dine kunder betale dig direkte og øjeblikkeligt online via kort eller via bankoverførsel.

Nogle af de fordele, du kan nyde med denne service, inkluderer:

• Tilpas dine fakturaer med dit logo og brandfarver
• Beregn automatisk skatter og rabatter
• Spor status i realtid og få øjeblikkelige meddelelser

Og det aller bedste? Der er tre betalingsplaner for dig at vælge imellem – Gratis, Årlig Ubegrænset Plan eller Månedlig Ubegrænset Plan. Dette er ideelt til din virksomhed, da du kan vælge den mest overkommelige plan, der passer bedst til dine behov.

Konklusion

Som nævnt ovenfor er fakturering ikke ligefrem den mest spændende del af at drive forretning, men det er helt nødvendigt, hvis du gerne vil holde styr på alle dine forfaldne betalinger og overholde loven.

Der er flere typer fakturaer, som du kan sende, men de grundlæggende egenskaber forbliver de samme. I sidste ende er dette et dokument, der registrerer, hvornår en betaling forfalder i fremtiden, hvor meget der skyldes, for hvad og af hvem.

Hvis du kæmper for at navigere i fakturerings-verdenen, så lad myPOS hjælpe med at lette dette smertepunkt for dig! Med fakturerings-servicen beskrevet ovenfor, kan du hurtigt og problemfrit oprette og sende dine fakturaer, så dine kunder kan betale dig på måder, der er praktisk for dem.