Hvad er et kassesystem? Hvordan det hjælper din virksomhed

Det er lige meget, om du driver en restaurant, butik, hotel eller café. I sidste ende er dit primære mål at sælge et produkt eller en service og blive betalt for det. Hvis du er ny i forretningsverdenen, har du måske hørt ordet “POS” blive kastet rundt.

Men hvad er et kassesystem, og hvad står begrebet for? Vi ser på disse spørgsmål i dette blogindlæg for at hjælpe dig med at forstå dette kritiske krav til enhver virksomhed.

Klar? Lad os se nærmere på det.

Hvad er et kassesystem?

Kort fortalt står akronymet “POS” for “point of sale”, altså kassesystem. Det er stedet, hvor et salg udføres. I en butik kan det betyde din hardware og din software kombineret på en sådan måde, at du kan acceptere betalinger.

Disse hard- og softwarekomponenter kan omfatte et kasseapparat, en stregkodescanner, en betalingsterminal til at modtage betalinger, cloud-software til at hjælpe dig med at organisere dit lager og administration af kunderelationer og mere.

Hvordan fungerer en POS i praksis?

Det er relativt enkelt – din kunde vælger en vare, de gerne vil købe, de ankommer til salgsstedet, de samlede omkostninger ved salget beregnes, de giver dig et betalingskort eller et kreditkort eller kontanter, selvom dette hurtigt er ved at blive en forældet metode at betale med.

Transaktionen behandles derefter, og din betaling er til sidst gennemført.

Fordele ved at implementere et kassesystem

Nu hvor du ved, hvad POS står for, er det tid til at se på nogle af de fordele, det tilbyder for din virksomhed:

En positiv effekt på din virksomhed

Viden er magt, og jo mere du ved om din virksomhed, jo bedre. Derfor kan et kassesystem være en stor hjælp. Det kan hjælpe dig med at spore salg, beholdning og samlede modtagne betalinger.

Dette vil gøre dig i stand til at holde styr på lagerbeholdningen, beslutte, hvornår du skal booste dit lager, hvilke varer der udgør de mest populære køb, og hvor meget du har tjent på dem.

Forbedret analyse og planlægning

Tilbage til lageret igen, et POS-system hjælper dig med at holde styr på det effektivt. Du vil også være i stand til at opfange eventuelle tendenser i salgsprocessen, du vil være i stand til at analysere dine indgående data, og du vil være bedre i stand til at forudsige fremtidige tendenser relateret til din virksomhed.

Øget forretningseffektivitet

Funktioner som stregkodescannere og kreditkortlæsere kan hjælpe dig med at forbedre din virksomheds effektivitet. Stregkodescannere kan for eksempel hjælpe dig med at finde ud af, hvilken vare, der sælger hurtigere end de andre, og sikre, at du har nok på lager.

I mellemtiden kan en kreditkortlæser hjælpe dig med at forbedre din virksomheds effektivitet ved at give dig mulighed for nemt at acceptere kortbetalinger, hvilket giver en moderne og hygiejnisk proces, som dine kunder ville nyde.

Forbedret kundekommunikation

Dine kunder er din virksomheds livline, og du skal behandle dem godt, for at de bliver tilbagevendende kunder.

På salgsstedet kan du indsamle deres oplysninger såsom e-mailadresser, navne, fødselsdatoer og skræddersy dine kommende tilbud, rabatter eller udsalg. De vil ikke kun føle sig som værdsatte kunder, men at de har et incitament til at handle i din butik.

POS software

Hvis du driver en e-handelsbutik, har du helt sikkert brug for kassesystem-software til dit system. Dette vil hjælpe dig med at integrere online-løsningerne korrekt i din butik, og du vil være meget bedre rustet til at acceptere betalinger overalt.

Når det kommer til software, skal du sørge for at vælge en udbyder, der tilbyder dig fleksibilitet, overkommelighed, brugervenlighed og konstant kundesupport og værditilvækst funktioner.

Hvis du ikke har en online butik, har du stadig brug for POS-software til din virksomhed. Dette kan komme i form af apps såsom en kasseapp, der hjælper dig med at holde styr på salget.

Der er også hundredvis af tredjepartsapps tilgængelige, så du kan administrere din virksomhed godt. Alt du skal gøre for at bruge softwaren er enten at synkronisere den med din kortterminal eller POS-enhed eller integrere den med en tablet, smartphone eller computer.

POS hardware

Nogle af de væsentlige ting relateret til hardwaren i et kassesystem er:

Stregkodescanner

Din stregkodescanner kan lette din virksomheds drift betydeligt, da den i sidste ende vil hjælpe dig med at administrere dit lager. Du kan integrere sådanne scannere med ekstra software for optimale resultater.

Kasseskuffe eller kasseapparat

Selvom der har været en tendens til at blive kontantløs, skal du stadig være forberedt på kontantsalg. Det er derfor, du skal bruge en kasseskuffe for at holde alle indgående betalinger sikre.

Kvitteringsprinter

De fleste gange er udskrivning af kvitteringer og fakturaer et lovkrav, og du vil gerne sikre dig, at dit ePOS-system gør dig i stand til at gøre dette.I nogle tilfælde kan du udskrive en kvittering gennem din kreditkortlæser, som omtales mere detaljeret senere.

Skærm

En skærms formål er at vise produktdatabasen, og den hjælper også med at administrere personalet gennem clock-ins udover at hjælpe dig med at se salgsrapporter.

Kredit- og betalingskortterminal

Dette er en væsentlig funktion ved et sådant system, da et stigende antal forbrugere foretager betalinger med kontaktløse, magnetstribe- eller Chip&PIN-kort. Husk på, at nogle kortlæsere kan fungere både som stregkodescanner og debet-/kreditkortlæser.

Spørgsmål at stille, når du vælger en POS-udbyder

Hvis du er klar til at købe et POS-system, skal du foretage nogle forudgående undersøgelser.Her er nogle vigtige spørgsmål, du skal stille, når du vælger en udbyder af betalingsløsninger:

• Hvad er de samlede omkostninger ved kassesystemet?
• Hvilken type hardware kræves for at systemet fungerer optimalt?
• Kan POS-systemet integreres med din eksisterende software?
• Hvad er de vigtigste betalingsmetoder, som sådanne løsninger kan acceptere?
• Er der nogle skjulte månedlige eller årlige gebyrer?
• Er en bindende kontrakt nødvendig, eller kan du betale efterhånden som du bruger?
• Vil du få en øjeblikkelig afregning af alle accepterede midler?
• Hvordan får du adgang til midler, som modtages gennem en  betalingsterminal – vil der være et gratis virksomhedskort?
• Vil du have adgang til en forhandlerkonto med et gratis IBAN?
• Hvilken slags kundesupport kan du forvente at modtage?

Afsluttende tanker

At få en POS til din virksomhed vil være en værdifuld investering i den, da dette er et grundlæggende aspekt ved at acceptere betalinger. Kernen i din virksomhed drejer sig om at modtage betalinger for produkter eller tjenester, der tilbydes, og du skal overveje at tilbyde dine kunder bekvemme måder at betale dig på.

Når du har stillet din betalingsløsningsudbyder ovenstående spørgsmål, vil du være bedre i stand til at træffe en mere informeret beslutning om, hvilken type kassesystem du skal have til din virksomhed.