Proforma faktura – Alt, hvad du har brug for at vide

For dem af jer, hvis styrker ikke ligger inden for tal, kan det mildest talt være forvirrende at tale om fakturaer og proformafakturaer.

Men som virksomhedsejer er det vigtigt at kende betydningen af disse udtryk, så du kan drive din virksomhed mere effektivt. Så hvad betyder proforma faktura?

Hvad er en proforma faktura?

I mere formelle termer præsenterer sælgere denne type papir til klienten som en høflighed, før de indgår et endeligt køb eller transaktion. En proformafaktura vil i sidste ende vise antallet af varer, en beskrivelse af varerne, deres priser og moms, hvor det er nødvendigt, samt eventuelle andre detaljer for at gøre den indledende proces af købers interesse i dine produkter en smule mere formel.

Og her vil vi gerne understrege ordet “indledende”, fordi en proforma faktura er en foreløbig regning, der sendes til en kunde, før en forhandler leverer produkter eller udfører en service.

Lad os starte med et eksempel for at afklare tingene og sætte dem i perspektiv. Sig, at du ejer en virksomhed i Danmark, og du har en kunde i Spanien, som gerne vil bestille 50 sofaer hos dig.

Før du sender dine varer, og før de foretager den sidste betaling, vil din klient gerne have noget a la et tilbud fra dig for at vide og forvente, hvor meget de skal betale dig. Dette kendes som en proformafaktura.

Hvornår skal man bruge en proforma faktura?

Proformafakturaer, selvom de er almindeligt anvendte i import- og handelstransaktioner, kan også bruges i følgende scenarier:

• Til at angive værdien af varer i tolden
• Når du ikke har alle de oplysninger, der kræves til en handelsfaktura
• Nogle kunder bruger det til deres interne købsgodkendelsesproces
• Når genstande kan blive beskadiget under transport
• Når kunder kan ændre deres ordre
• Når projektets omfang kan øges

Eksempel på en proforma faktura

De typiske træk ved en proforma faktura inkluderer:

• Ordene proforma og også “dette er ikke en skattefaktura”
• Sælgers firmanavn, logo og adresse
• Den aktuelle dato og udløbsdatoen for fakturaen – dette kan være om 30, 60, 90 dage eller mere
• En beskrivelse og liste over de produkter og/eller tjenester, der sælges
• Mængden af hver vare
• Individuelle og samlede priser for hver vare, der bestilles
• Eventuelt medregning af afgiftssatser, såsom moms og beløb
• Det samlede beløb, køberen skal betale
• Nærmere oplysninger om dine betalingsoplysninger

Hvad er forskellen mellem en proforma faktura og en faktura?

For det første har en proforma faktura ikke et nummer, som en faktura har. For det andet er den ikke juridisk bindende, som en faktura er. Det betyder, at den kan annulleres uden en forpligtelse af køberen til at foretage en betaling.

Derudover bruger forhandlere ikke en proformafaktura til regnskabsmæssige formål, som man gør med en faktura, og registrerer den derfor ikke som sådan.

Hvad mere er, er, at med en proforma invoice, kan du altid ændre og justere detaljerne inden levering af varerne eller tjenesterne, og dette begrænser dig ikke til at holde dig til et bestemt beløb, som kan ændre sig senere.

Fordele ved en proforma faktura

Så hvad er fordelene ved at bruge denne type faktura? Lad os tage et hurtigt kig:

• Sikrer en smidigere salgsproces
• Giver kunden alle nødvendige oplysninger
• Detaljer kan ændres/forhandles
• Ikke en juridisk bindende aftale
• Kan være behjælpelig med at tjekke for fejl
• Kan stå i stedet for en faktura, hvis alle detaljer ikke er tilgængelige endnu
• Kan hjælpe med interne købsprocesser
• Forbedrer forståelsen og engagementet hos både køber og sælger

Er en proformafaktura juridisk bindende?

Som nævnt ovenfor er en proformafaktura ikke juridisk bindende, hvorimod en faktura er. En faktura er en forudsætning for regnskabsføring, hvorimod proformafakturaer ikke er det.

Konklusion

Nu hvor du ved mere om, hvad en proforma faktura er, er den ikke så skræmmende, som den måske først så ud!

I sidste ende giver dette stykke papir eller elektroniske dokument køberen detaljerede oplysninger om deres påtænkte køb uden at binde dem til at foretage en betaling. Det binder heller ikke sælgeren, som foretager faktureringen.