Kassensystem: Integration und Implementierung

Wenn Ihr Unternehmen Zahlungen für Produkte oder Dienstleistungen entgegennimmt, brauchen Sie dafür ein Kassensystem. Dabei ist es egal, um welche Art von Geschäft es geht. Es kann sich sowohl um einen Online-Shop, Filialen eines stationären Geschäfts in Deutschland oder einen Betrieb im Bereich Gastronomie oder Tourismus handeln.

Die Wahl der Kassenlösung hängt dabei von der Art Ihres Geschäfts und von Ihren individuellen Anforderungen ab. Wollen Sie Zahlungen in Bargeld empfangen oder lieber ein bargeldloses POS Kassensystem verwenden? Oder vielleicht eine Mischung aus beidem? All dies hat Einfluss auf die Wahl von Kassensystemen.

Um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen und Ihnen bei der Implementierung zu helfen, stellen wir Ihnen in diesem Artikel alle wichtigen Informationen zu Kassensystemen zur Verfügung. Danach sind Sie bereit, das richtige System für Ihr Geschäft zu wählen und es erfolgreich einzurichten.

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem ist genau das, was der Name vermuten lässt. Es handelt sich dabei um ein System, mit dem Ihr Geschäft Zahlungen von Kunden entgegennehmen kann.

Es gibt verschiedene Kassensysteme, die von verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden. Was alle davon gemeinsam haben, ist die Tatsache, dass sie Zahlungen vom Nutzer entgegennehmen können.

Hier ist eine Übersicht der verschiedenen Arten von Kassensystemen:

• Stationäre Kassensysteme: Das ist die traditionelle Kasse im Einzelhandel, bei der Kunden mit Bargeld bezahlen, auch bekannt als Registrierkasse. Sie kassieren vom Kunden also den fälligen Betrag in Bargeld ab und geben ihm oder ihr bei Bedarf Wechselgeld heraus.

• Mobile Kassensysteme: Wenn Ihre Zahlungen mobil erfolgen (also nicht an einem festen Ort), dann brauchen Sie ein mobiles Kassensystem. Dies sind tragbare Geräte, die Zahlungen entgegennehmen können. In der Regel läuft die Zahlung hierbei bargeldlos ab, zum Beispiel per EC-Karte oder App auf dem Handy oder Tablet.

• POS (Point of Sale)-Systeme: Bei dieser Art des Kassensystems wird die Zahlung bargeldlos an einem festen Standort durchgeführt. Mithilfe von Kassensoftware werden Berichte über Zahlungen und Bestellungen automatisch in Ihrem System verbucht. Diese Funktionen sind sehr praktisch für die Warenwirtschaft und Buchhaltung.

• Cloud-basierte Kassensysteme: Ein Cloud-Kassensystem verwendet die moderne Cloud-Technologie, um die Zahlungseingänge in Ihrem System zu verbuchen. Die Besonderheit hierbei ist, dass dies praktisch eine All In One Lösung darstellt, die auf verschiedenen Geräten genutzt werden kann. 

Das sind die gängigsten Arten von Kassensystemen, die in der Geschäftswelt verwendet werden.

Wie funktioniert ein Kassensystem?

Als nächstes stellen wir die Funktionsweise von Kassensystemen genauer vor. Diese ist sehr einfach erklärt: ein Kunde nimmt eine Zahlung vor und das eingesammelte Geld gelangt anschließend in Ihr Unternehmen. Wie oben erwähnt, kann dies in Form von Bargeld oder auf elektronische Weise geschehen.

Jedes moderne Kassensystem setzt sich aus zwei verschiedenen Komponenten zusammen: der Kassenhardware und -software. In den folgenden Absätzen gehen wir auf beide genauer ein.

Hardware

Die Hardware Ihres Kassensystems sind die physischen Geräte, die für den Empfang der Zahlung verwendet werden. Das kann zum Beispiel ein EC-Kartenleser oder ein Barcode-Scanner sein, sowie das eigentliche Kassengerät selbst. 

Zudem umfasst die Hardware noch andere Geräte wie einen Drucker für Rechnungen oder Kassenbons oder auch ein Geldfach für traditionelle Kassen.

Software

Bei bargeldlosen Kassen wird logischerweise eine Software benötigt, mit der die Zahlung auf elektronische Weise verbucht werden kann. Je nachdem, welche Kassierfunktionen Sie benötigen, ist eine andere Software nötig. Wichtig ist nur, dass alle Daten des Zahlungvorgangs am Ende in Ihr System übertragen werden.

Die meisten elektronischen Kassensysteme haben eine Vielzahl von Funktionen, die Ihre Zahlungsabwicklung vereinfachen können. Zum Beispiel können manche Arten von Kassensoftware automatisch Ihren Bestand aktualisieren, nachdem ein Kunde ein Produkt gekauft hat.

Geräte in einem Kassensystem

Als nächstes stellen wir verschiedene Geräte vor, die in modernen Kassensystemen zum Einsatz kommen. Dabei gehen wir vor allem auf Systeme ein, die sowohl Zahlungen mit Bargeld wie auch elektronische Zahlungen unterstützen.

Schließlich erwarten die meisten Kunden heutzutage, dass Ihr Geschäft beide Arten unterstützt.

Barcode-Scanner

Ein Barcode-Scanner ist eines der unverzichtbaren Geräte in einem Kassensystem. Er liest die Barcodes auf Produkten und überträgt die Informationen direkt an die Kassensoftware. 

Dadurch wird der Kaufprozess beschleunigt und Fehler bei der manuellen Eingabe werden vermieden. Sie kennen es sicher: Ein kurzes Piepen und schon ist der Artikel im System erfasst – einfach und effizient.

Kartenlesegerät

Das Kartenlesegerät ist heute kaum mehr wegzudenken. Es ermöglicht Ihren Kunden, bequem mit EC- oder Kreditkarte zu bezahlen.

Mit der zunehmenden Beliebtheit von kontaktlosen Zahlungen und mobilen Wallets, wie Apple Pay, ist es wichtig, ein Kartenlesegerät zu haben, das mit diesen Technologien kompatibel ist. So können Ihre Kunden schnell und sicher bezahlen, ohne dass Bargeld im Spiel ist.

Kassenschublade

Eine Kassenschublade gehört zur klassischen Ausstattung eines Kassensystems. Sie bietet einen sicheren Platz für Bargeld und sorgt dafür, dass Wechselgeld immer griffbereit ist. 

Moderne Kassenschubladen lassen sich oft nur in Kombination mit der Kassensoftware öffnen, was zusätzliche Sicherheit bietet. So ist Ihr Geld gut aufgehoben, und die Abrechnung am Tagesende wird zum Kinderspiel.

Bondrucker

Ein Bondrucker darf in keinem Kassensystem fehlen. Er druckt die Quittungen für Ihre Kunden aus, oft in Sekundenschnelle.

Viele Drucker können auch Rechnungen oder Gutscheine drucken, je nach Bedarf. Ein zuverlässiger Bondrucker sorgt dafür, dass Sie Ihren Kunden jederzeit einen professionellen und schnellen Service bieten können.

Kassendisplay

Das Kassendisplay zeigt dem Kunden den zu zahlenden Betrag an. Es ist besonders hilfreich, um Missverständnisse zu vermeiden und den Bezahlvorgang transparent zu gestalten. 

Außerdem können Sie darauf auch aktuelle Angebote oder Werbebotschaften anzeigen lassen, was für ein zusätzliches Verkaufstool sorgt. So haben Ihre Kunden immer den Überblick, und Sie können diskret Werbung machen.

Wer braucht ein Kassensystem?

Ganz einfach: jedes Unternehmen, das Zahlungen von Kunden entgegennimmt. Dabei ist es egal, ob es sich um Produkte oder Dienstleistungen handelt. Auch die Art der Zahlungen ist egal, es kann sowohl eine Bargeldzahlung wie auch eine bargeldlose, elektronische Zahlung sein. 

Hier sind einige Beispiele für Unternehmen, die Kassensysteme benötigen:

• Geschäfte im Einzelhandel;
• Hotels;
• Friseursalons;
• Kinos;
• Restaurants;
• Bars und Nachtclubs;
• Busse und Bahnen.

Natürlich gibt es noch viele andere Geschäfte, in denen Kassensysteme eingesetzt werden. Dies ist nur ein Auszug.

Auswahl des richtigen Kassensystems für spezifische Geschäftsbedürfnisse

Als nächstes gehen wir auf die Anforderungen an, die Einfluss auf die Auswahl des richtigen Kassensystems haben. Dabei gibt es eine ganze Reihe von Dingen, auf die Sie achten sollten. 

Hier sind einige der wichtigsten Kriterien, nach denen Sie das Kassensystem für Ihr Geschäft auswählen sollten:

• Funktionalität: Das wichtigste Kriterium zur Auswahl Ihres Kassensystems ist dessen Funktionalität. Je nachdem, welche Art von Geschäft Sie betreiben, muss das System andere Funktionen bieten.

• Benutzerfreundlichkeit: Um Ihrem Verkaufspersonal die Arbeit so einfach wie möglich zu machen und gleichzeitig Fehler zu vermeiden, sollte Ihr Kassensystem so benutzerfreundlich wie möglich sein. Das System sollte einfach zu bedienen sein und zudem eine gute Anleitung bieten. Sie wollen schließlich nicht, dass Sie Ihre Kassierer erst wochenlang schulen müssen, bis diese Zahlungen entgegennehmen können.

• Kosten: Ein gutes Kassensystem ist zwar nicht unbedingt billig, aber es sollte auch nicht astronomisch teuer sein. Achten Sie bei der Auswahl des Systems darauf, dass es von Top Anbietern stammt und in Tests und Vergleichen gut abgeschnitten hat.

• Sicherheit: Bei elektronischen Zahlungssystemen ist vor allem die Sicherheit ein wichtiger Faktor. Das System sollte Ihre Gelder und auch die Daten Ihrer Kunden vor Diebstahl und Missbrauch schützen.

• Integration: Bei der Installation Ihres Kassensystems sollte es die Möglichkeit geben, dieses direkt in das System Ihres Unternehmens zu integrieren. Zum Beispiel sollte das System eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltung ermöglichen, damit alle eingegangenen Zahlungen automatisch verbucht werden.

• Support: Wenn Sie oder Ihr Personal ein Problem mit dem Kassensystem haben, sollte das Unternehmen hinter dem System einen guten Kundensupport anbieten. Auf diese Weise erhalten Sie dann Hilfe, die sich nach Ihrem spezifischen Problem orientiert.

Wenn Sie diese Faktoren beachten, können Sie das richtige Kassensystem für Ihr Unternehmen finden.

Implementierung von Kassensystemen in verschiedenen Branchen

Je nach Branche haben Sie andere Anforderungen, welche die Implementierung des Kassensystems beeinflussen.

Im Folgenden gehen wir auf verschiedene Branchen ein und geben Ihnen wichtige Informationen über die Implementierung von Kassensystemen:

• Einzelhandel: Im Einzelhandel gibt es verschiedene Arten von Kassensystemen, die jeweils eine andere Form von Implementierung mit sich bringen. Eine einfache Kasse für Bargeld muss zum Beispiel einfach nur aufgestellt und mit Wechselgeld gefüllt werden. Wenn es sich dagegen um ein POS-System handelt, muss dieses mit Ihrer Buchhaltung verbunden werden. Zudem müssen Sie bei diesen Systemen noch andere Geräte installieren, wie zum Beispiel einen Kartenleser oder einen Barcode-Scanner.

• Gastronomie: Gastronomen haben ähnliche Anforderungen wie Geschäfte im Einzelhandel. Die Bezahlung kann hier entweder mit Bargeld oder auch elektronisch erfolgen. Zudem muss das Kassensystem aber noch an interne Systeme wie die Tischreservierung eingebunden werden.

• Dienstleistungen: Dienstleistung wie Friseure und ähnliche verhalten sich ähnlich wie die beiden oberen Beispiele. Auch hier sind Zahlungen mit Bargeld oder elektronisch möglich. Zudem ist es praktisch, wenn das System mit der Terminverwaltung verbunden ist. So haben Sie alle Funktionen in einem einzigen System vereint.

• E-Commerce: Der E-Commerce ist ein Sonderfall, weil hier kein Bargeld im Spiel ist. Stattdessen werden alle Zahlungen elektronisch über das Internet abgewickelt. Dadurch bietet diese Form von Kassensystem die einfachste Implementierung. Sie wählen einfach einen Anbieter für Ihre Kassensoftware aus (zum Beispiel durch Vergleiche) und binden diesen dann in Ihr System ein. In den meisten Fällen ist dies mit einer einfachen Installation des Zahlungsprogrammes erledigt.

Das war ein Überblick der verschiedenen Branchen und ihre Implementierung von Kassensystemen.

Herausforderungen und bewährte Methoden bei der Integration von Kassensystemen in bestehende Geschäftsprozesse

Zum Abschluss gehen wir auf verschiedene Herausforderungen bei der Integration von Kassensystemen in bestehende Geschäftsprozesse ein. Dabei stellen wir Ihnen einige bewährte Methoden vor, um die Integration so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Hier finden Sie weitere Informationen:

• Planung und Vorbereitung: Eine gründliche Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Bevor Sie ein neues Kassensystem implementieren, sollten Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen genau analysieren und herausfinden, wie das neue System diese unterstützen kann. Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan und setzen Sie klare Ziele.

• Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: Damit Ihr System in Deutschland finanzamtkonform ist und alle anderen geltenden Gesetze für Zahlungen erfüllt, müssen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen absichern. Dazu gehört zum Beispiel, dass Ihr System die Auflagen der Kassensicherungsverordnung erfüllt. Diese trat 2020 in Deutschland in Kraft und beinhaltet Vorschriften wie die Aufzeichnung aller Kassentransaktionen, die Speicherung aller Daten für mindestens 10 Jahre und andere Dinge.

• Schulung der Mitarbeiter: Ein neues Kassensystem ist nur so gut wie die Menschen, die es benutzen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter umfassend geschult werden. Bieten Sie Schulungen an, die nicht nur die grundlegenden Funktionen des Systems abdecken, sondern auch auf branchenspezifische Anforderungen eingehen.

• Datenmigration: Die Übertragung von Daten aus Ihrem alten Kassensystem in das neue kann eine komplexe Aufgabe sein. Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Daten, wie Kundendaten, Verkaufsstatistiken und Lagerbestände, korrekt migriert werden. Es kann hilfreich sein, dies in mehreren Phasen durchzuführen, um sicherzustellen, dass nichts verloren geht.

• Testen und Anpassen: Bevor Sie das neue Kassensystem vollständig in Betrieb nehmen, sollten Sie es ausgiebig testen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, mögliche Probleme zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen. Führen Sie Testläufe mit realistischen Szenarien durch, um sicherzustellen, dass das System im Alltag reibungslos funktioniert.

• Unterstützung nach der Implementierung: Nach der Implementierung ist es wichtig, dass Sie und Ihr Team weiterhin Unterstützung erhalten. Viele Anbieter von Kassensystemen bieten technischen Support und regelmäßige Updates an. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Service in Anspruch nehmen, um potenzielle Probleme schnell zu lösen und das System auf dem neuesten Stand zu haten.

Nun wissen Sie genau, wie Sie Kassensystemen in bestehende Geschäftsprozesse implementieren können.

Die Auswahl des richtigen Kassensystems sollte sehr sorgfältig erfolgen

Wenn Sie ein Kassensystem für Ihr Geschäft benötigen, sollten Sie dieses sehr sorgfältig auswählen. Es ist sehr wichtig, dass das System die Anforderungen Ihrer Branche und Ihres Betriebs erfüllt. Wenn Sie zum Beispiel ein POS-System installieren wollen, sollte dieses nicht nur die Zahlungen der Kunden abwickeln, sondern diese auch gleich automatisch in Ihrer Buchhaltung verbuchen. Auf diese Weise können Sie Zeit und Mühe sparen und gleichzeitig die Anfälligkeit für Fehler reduzieren.

Je nach Branche gibt es verschiedene Kassensysteme mit unterschiedlichen Funktionen. Dazu gehören zum Beispiel einfache Registrierkassen mit einem Fach für Bargeld, oder auch moderne Cloud-basierte Systeme für kontaktloses Bezahlen.

Indem Sie Ihre Bedürfnisse genau analysieren, das richtige System auswählen und eine sorgfältige Implementierung durchführen, kann Ihr Unternehmen von den Vorteilen moderner Kassentechnologie profitieren.

FAQ

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Kassensystemen, darunter traditionelle Registrierkassen, POS-Systeme (Point of Sale) und cloudbasierte Kassensysteme. Registrierkassen sind einfach und für kleine Geschäfte geeignet, während POS-Systeme umfassendere Funktionen bieten, wie Bestandsverwaltung und Kundenbindung. Cloudbasierte Kassensysteme sind besonders flexibel, da sie von überall aus zugänglich sind und sich leicht in andere Systeme integrieren lassen.

Was ist bei der Auswahl eines Kassensystems wichtig?

Bei der Auswahl eines Kassensystems sollten Sie darauf achten, dass es zu den spezifischen Bedürfnissen Ihres Geschäfts passt. Wichtige Kriterien sind Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen und die Kosten. Zudem ist es ratsam, auf guten technischen Support und regelmäßige Updates zu achten.

In welchen Branchen sind Kassensysteme notwendig?

Kassensysteme sind in fast allen Branchen notwendig, in denen regelmäßig Zahlungen entgegengenommen werden. Dazu gehören der Einzelhandel, das Gastgewerbe, der E-Commerce sowie der Dienstleistungssektor, wie Friseure oder Fitnessstudios. Sie helfen dabei, den Verkauf effizient zu gestalten und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Welche Arten von bargeldlosen Kassensystemen gibt es?

Bargeldlose Kassensysteme umfassen verschiedene Arten, wie Kredit- und Debitkartensysteme, mobile Zahlungssysteme (z. B. Apple Pay, Google Pay) und kontaktlose Zahlungsterminals. Diese Systeme bieten die Möglichkeit, Zahlungen schnell und sicher abzuwickeln, ohne physisches Bargeld zu verwenden, was gerade in der heutigen Zeit immer wichtiger wird.