Was ist eine Vorkasse?

Die Vorkasse ist aus Sicht von Unternehmen die mit Abstand sicherste Zahlungsart. In diesem Artikel erklären Ihnen die Experten von myPOS den Ablauf und die Funktionsweise von Vorkasse-Zahlungen.

Wir erläutern die einzelnen Schritte für den Verkäufer bei Vorkasse-Zahlungen und verraten Ihnen, welche Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz von Kunden bei Vorkasse etabliert werden müssen.

Definition und Bedeutung von Vorkasse

Vorkasse bedeutet, dass der Kunde oder die Kundin den Rechnungsbetrag für eine Bestellung bereits vor der Lieferung bezahlt. Diese Zahlungsart erfordert die vollständige Begleichung durch den Kunden, bevor der Händler die Ware versendet oder eine Dienstleistung erbringt. In Deutschland hat die Vorkasse bzw. Vorauskasse eine lange Tradition.

Für Kunden bedeutet die Vorkasse oft erhöhte Sicherheit, da sie klar nachvollziehen können, wann und wie die Zahlung erfolgt ist. Für die Buchhaltung des Verkäufers ist die Vorkasse ebenfalls vorteilhaft, da sie Zahlungsausfälle minimiert und die Liquidität des Unternehmens erhöht.

Bestellungen, die auf Vorkasse basieren, sind vor allem im Online-Handel beliebt, da sie für beide Seiten klare Bedingungen bieten. Damit spielt die Vorkasse eine wichtige Rolle bei der Bedeutung von sicheren Zahlungsarten im modernen Handel.

Wann wird Vorauskasse angewendet?

Vorauskasse wird häufig in Situationen angewendet, in denen der Verkäufer das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren möchte. Indem er auf eine Vorauszahlung besteht, sichert er sich gegen mögliche Verluste ab, die entstehen könnten, wenn der Käufer nicht zahlt. Die Methode wird besonders im Online-Handel, bei neuen Kunden oder bei hohen Beträgen genutzt, da die Sicherheit des Verkäufers dadurch steigt.

Durch die Vorauszahlungen hat der Verkäufer sofortige Verfügung über das Geld und kann die Waren oder Dienstleistungen ohne Unsicherheit bereitstellen. Im Vergleich zu anderen Zahlungsarten, bei denen die Zahlung erst nach der Lieferung erfolgt, trägt bei der Vorauskasse der Käufer die Vorleistung, was jedoch das Vertrauen auf eine verlässliche Lieferung voraussetzt. Die Vorauskasse spielt eine entscheidende Rolle, um das Risiko für den Verkäufer zu senken und sicherzustellen, dass Zahlungen ohne Verzögerung erfolgen.

Wie wird Vorauskasse angewendet?

In Deutschland wird die Vorauskasse angewendet, indem der Händler dem Käufer den Rechnungsbetrag für die bestellte Ware oder Dienstleistung im Voraus in Rechnung stellt. Insbesondere im Online-Handel ist diese Zahlungsart beliebt, da hier oft kein persönlicher Kontakt besteht und sich der Verkäufer gegen Zahlungsausfälle absichern möchte.

Der Käufer erhält die Daten für die Überweisung und zahlt den Rechnungsbetrag, bevor der Händler die Ware versendet oder die Dienstleistung erbringt. 

Bei Neukunden wird Vorauskasse gerne angewendet, da deren Zahlungszuverlässigkeit oft unbekannt ist. Ein Nachteil für den Kunden besteht darin, dass er im Voraus zahlen muss, ohne die Ware oder Dienstleistung sofort zu erhalten, was Vertrauen zum Händler erfordert. 

Bei erfolgreicher Bezahlung wird der Händler die Dienstleistungen erbringen oder die Ware versenden und die Rechnungen verbuchen.

Ablauf und Funktionsweise von Vorkasse-Zahlungen

Der Ablauf und die Funktionsweise von Vorkasse-Zahlungen sind schnell erklärt.

So funktioniert die Zahlungsart Vorkasse üblicherweise:

• Bestellung und Wahl der Zahlungsart Vorkasse – Der Kunde tätigt eine Bestellung und wählt die Zahlungsart Vorkasse aus den angebotenen Optionen. Diese Zahlungsmöglichkeit ist besonders bei neuen Kunden und im Online-Handel populär.

• Bereitstellung der Zahlungsbedingungen – Der Verkäufer übermittelt dem Kunden alle notwendigen Informationen zur Zahlung, inklusive Bankverbindung, Rechnungsbetrag und den genauen Zahlungsbedingungen, damit der Kunde weiß, wann und wie die Zahlung erfolgen muss.

• Begleichung des Rechnungsbetrags durch den Kunden – Der Kunde überweist den gesamten Betrag vorab per Banküberweisung oder nutzt eine andere verfügbare Zahlungsmethode für die Vorkasse. Diese Zahlungsweise erfordert die Begleichung der Rechnung, bevor die Ware versendet oder die Dienstleistung erbracht wird.

• Bestätigung des Zahlungseingangs durch den Verkäufer – Nach Erhalt der Zahlung überprüft der Verkäufer den Betrag und bestätigt den Zahlungseingang, womit alle Zahlungsbedingungen erfüllt sind.

Der letzte Schritt ist die Bearbeitung und Versendung bzw. Erbringung der Leistung. Danach wird die Transaktion in der Buchhaltung als abgeschlossen gebucht, was bedeutet, dass die Vorauszahlung vollständig verarbeitet wurde.

Schritte für den Verkäufer bei Vorkasse-Zahlungen

Bei der Zahlung per Vorkasse ist es für den Verkäufer entscheidend, klare Schritte zu befolgen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. In jedem Fall sollten die Zahlungsarten auf der Verkaufsplattform klar kommuniziert werden. Der Verkäufer muss sicherstellen, dass der Kunde über alle relevanten Informationen zu den Zahlungsbedingungen informiert ist, um Missverständnisse zu vermeiden.

Nach dem Erhalt der Bestellung sollte der Verkäufer dem Kunden eine Bestätigung senden, die den Gesamtbetrag sowie die Kontoinformationen für die Zahlung enthält. Dies ist der erste Schritt zur Vermeidung von einem Zahlungsausfall. Es ist wichtig, einen klaren Zeitrahmen für die Zahlung festzulegen und dem Kunden bei Bedarf eine Frist zu setzen, um Zahlungsverzug zu verhindern.

Sobald die Zahlung eingegangen ist, sollte der Verkäufer die Ware umgehend versenden. Bei Zahlung in Raten ist es ratsam, die Lieferung erst nach Zahlungseingang zu veranlassen, um das Risiko eines Zahlungsausfalls zu minimieren.

Zahlt ein Kunde nicht innerhalb der festgelegten Frist, sollte der Verkäufer ihn freundlich an die ausstehende Zahlung erinnern, um eine Lösung zu finden. Durch diese Schritte kann der Verkäufer das Risiko von Zahlungsausfall und Zahlungsverzug stark reduzieren.

Vorteile und Nachteile für den Verkäufer  

Die Vorkasse ist eine beliebte Zahlungsart im Internet, bei der der Käufer den Kaufbetrag vorab überweist. Ein entscheidender Vorteil für den Verkäufer ist die Reduzierung des Zahlungsausfallrisikos, da das Geld vor dem Versand der Ware eingeht.

Dies verbessert die Liquidität, da keine Forderungsausfälle entstehen und die Mittel direkt zur Verfügung stehen. Für Verkäufer, die häufig mit Neukunden arbeiten, kann dies besonders wertvoll sein, um finanzielle Sicherheit zu gewährleisten.

Zusätzlich erhöht die Vorkasse die Flexibilität in der Auswahl der Angebote: Der Verkäufer kann das Angebot flexibel anpassen, ohne die Ware sofort zu reservieren, was insbesondere bei knappen Lagerbeständen vorteilhaft ist. Auch für Sonderanfertigungen oder personalisierte Produkte eignet sich diese Art der Zahlung, da hier kein unnötiges Risiko entsteht.

Allerdings hat die Vorkasse auch Nachteile. Käufer können zögern, in Vorkasse zu gehen, wenn sie den Verkäufer nicht kennen und stattdessen eine Kreditkarte bevorzugen, die ihnen mehr Sicherheit bietet. Dies kann dazu führen, dass potenzielle Kaufverträge nicht zustande kommen.  

Auch bei der Abholung der Ware kann Vorkasse nachteilig sein, da der Käufer häufig erwartet, erst bei Übernahme zu zahlen. Nichtsdestoweniger ist Vorkasse im Internet-Handel wie auch offline für Verkäufer eine gute Möglichkeit zur Sicherstellung der Liquidität und Reduzierung des Ausfallrisikos. Allerdings erfordert sie das Vertrauen der Kundinnen und Kunden.

Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz von Kunden bei Vorkasse

Der Internet-Handel ist ohne Frage ein Segen für die Verbraucher. Dennoch sollte jeder Kunde aufpassen, bei wem der kauft. Selbst Zentralbanken wie die EZB weisen des Öfteren darauf hin, dass das Zahlen per Vorkasse Risiken birgt.

Um Kundinnen und Kunden bei der Zahlung per Vorkasse optimal zu schützen, sind klare Sicherheitsmaßnahmen wichtig. Dazu gehört, dass die Zahlungsbedingungen bei dieser speziellen Zahlungsmöglichkeit transparent und fair gestaltet werden. Wichtig ist, dass dem Kunden bei der Auswahl der Zahlungsarten Informationen zur Verfügung stehen, welche die Bedingungen und Risiken der Zahlungsweise Vorkasse erläutern.

Seriöse Anbieter geben klare Hinweise zur Zahlungsmethode und bieten mehrere Zahlungsmöglichkeiten an, damit Kunden im Bedarfsfall auf alternative Zahlungsarten umsteigen können. Zusätzlich verwenden vertrauenswürdige Unternehmen SSL-Zertifikate und weitere Verschlüsselungstechniken, um sensible Daten bei der Übermittlung abzusichern.

Ein gutes Beispiel für eine sichere Zahlungsweise ist die Hinterlegung von Transaktionsinformationen in einem geschützten Kundenkonto, das nur der Kunde einsehen kann. Ein weiterer Schutz für Kunden besteht darin, Garantien oder Käuferschutz-Optionen zu nutzen, die eine Rückerstattung bei Problemen ermöglichen. Bei bestimmten Zahlungsmöglichkeiten können Händler außerdem sicherstellen, dass nur seriöse Anbieter in ihrem Netzwerk vertreten sind.

Und nicht zuletzt kann eine klare Kommunikation der Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethoden gewährleisten, dass Kunden eine informierte Entscheidung treffen und sich bei der Zahlung per Vorkasse sicher fühlen.

Best Practices und Empfehlungen für Verkäufer, die Vorkasse anbieten

Zu besten Tipps in Bezug auf das Akzeptieren von Vorkasse-Zahlungen gehört, die Ware erst zu versenden, wenn der Betrag tatsächlich eingegangen ist. Sich auf das Wort des Käufers zu verlassen, ist in der heutigen Zeit keine gute Idee. Schon mancher Verkäufer hat vergeblich auf das versprochene Geld gewartet und blieb am Ende auf dem Schaden sitzen.

Eine weitere “Best Practice” ist, dem Kunden für die Vorkasse einen Rabatt anzubieten. Selbst wenn dieser bei 2 oder 3 Prozent liegt, kann dies ein Anreiz sein, den Betrag vorab zu zahlen.  Bei höherwertigen Produkten wie Fernsehern kann der Rabatt durchaus einen dreistelligen Betrag ausmachen. Es lohnt sich daher auch für den Kunden, die Vorkasse als Zahlungsart in Betracht zu ziehen.

Darüber hinaus sollte der Verkäufer bereits auf der Internetseite klarmachen, dass er Vorkasse als Zahlungsart bevorzugt. Wird gleichzeitig ein entsprechender Rabatt angeboten, ist der Zuspruch der Kunden beinahe sicher. Man sollte allerdings nicht den Eindruck erwecken, dass außer der Vorkasse keine andere Zahlungsart akzeptiert wird – dies könnte potenzielle Käufer abschrecken.

Wer bei der Vorkasse auf Kartenzahlungen setzt, trifft mit der Lösung von myPOS eine gute Wahl. Die gezahlten Beträge werden im Kontobereich sofort sichtbar und können mit Hilfe einer Business-Karte umgehend am Automaten abgeholt werden. Eine Vorauszahlung mit einem Zahlungsterminal ist ebenso problemlos möglich.

FAQ

Was müssen Verkäufer beachten, die Vorkasse anbieten?

Verkäufer sind gut beraten, die Ware erst nach dem Eingang des Geldes zu verschicken. Dies gilt auch für Artikel, die im niedrigen Preissegment angesiedelt sind. Schon viele Händler sind betrogen worden, weil sie sich auf das Wort des Kunden verlassen haben.

Gibt es eine Verpflichtung zur Vorkasse?

Eine Verpflichtung zum Anbieten der Zahlungs-Art Vorkasse gibt es nicht. In einigen Branchen ist Vorkasse üblich, in anderen nicht. Im Online-Handel gilt normalerweise der Grundsatz “erst die Ware, dann das Geld”.

Wann ist es sinnvoll, Vorkasse als Zahlungsoption anzubieten?

Bei neuen Kunden ist es ratsam, vorsichtig zu sein und ihnen die Vorkasse als Zahlungsoption nahezulegen. Dies gilt vor allem, wenn es um höherpreisige Produkte oder Dienstleistungen geht. Bei Billigartikeln ist es nicht üblich, sich das Geld per Vorkasse überweisen zu lassen.