Optimización de la planificación de eventos: Concierto de Sean Paul con myPOS

Sean Paul, la sensación de las salas de baile, cautivó recientemente a una multitud de más de 15 000 fans en el Cinecittà World de Italia. El concierto fue organizado por Luxury Events y Undermoon, que comparten su experiencia sobre cómo organizar un evento extraordinario y reducir los costes a través de opciones de pago sin efectivo.

Los retos de planificar un evento

Elección del lugar y logística

Para determinar el éxito general de un evento, es fundamental elegir el lugar adecuado para el concierto. Hay que evaluar cuidadosamente factores como la acústica, la ubicación, la accesibilidad y el alojamiento para lograr que sea una experiencia memorable tanto para el público como para los artistas. Los organizadores deben garantizar que el lugar de celebración puede acoger al número previsto de asistentes, al mismo tiempo que implementan medidas de control de multitudes para mantener las normas de seguridad. La planificación de la logística es igualmente esencial, y abarca aspectos como los horarios de carga y descarga y el aparcamiento para garantizar unas operaciones fluidas y eficientes, al mismo tiempo que se minimizan las interrupciones.

El espacio elegido para el concierto de Sean Paul fue el Cinecittà World de Roma, un parque de atracciones cinematográfico de 30 hectáreas. El parque no sólo proporcionó espacio suficiente para los fans, sino que además, recreó una experiencia envolvente para el propio concierto. En función de la entrada elegida, los fans tuvieron la oportunidad de explorar algunas de las 40 apasionantes atracciones que se hallan en sus siete espacios temáticos de cine. Además, podían reservar una estancia en un hotel cercano al lugar, dando lugar a una experiencia bien organizada y privilegiada.

Gestión del tiempo

Navegar por los entresijos de la gestión del tiempo en la planificación de eventos es una tarea compleja, sobre todo en cuanto a la coordinación con los artistas. La comunicación clara, la organización y la atención a los detalles son primordiales para una experiencia agradable.

Con motivo del concierto de Sean Paul, Luxury events y Undermoon incorporaron flexibilidad en el programa para adaptarse a situaciones imprevistas, garantizando una transición fluida entre las actuaciones. El concierto se inició con la sesión de DJ de Ludovica Pagani, seguido de una breve pausa por si se producían retrasos. A continuación, el acto central estuvo protagonizado por Sean Paul, acompañado por su banda y su grupo de baile. A continuación, los festejos dieron paso a la sesión de DJ de Radio Mambo, que ofreció una amena fiesta posterior para que los fans continuaran disfrutando de la noche. Esta minuciosa programación contribuyó a un evento bien coordinado, que permitía realizar modificaciones sin perturbar el funcionamiento general.

Presupuesto y gestión financiera

Cuando se organizan grandes conciertos, las limitaciones financieras suponen un importante reto. Para compensar los gastos, los organizadores pueden explorar diversas fuentes de ingresos, como el merchandising, los patrocinios o las colaboraciones.

Otro método de reducir costes, al mismo tiempo que se mejora la experiencia general, es optar por las opciones sin efectivo, que se han convertido en una práctica positiva que  ofrece numerosas ventajas, como pagos más rápidos, cómodos y sostenibles. Además, asociarse con un proveedor de soluciones de pago innovadoras puede aportar datos en tiempo real e información valiosa sobre las preferencias de los clientes, permitiendo la optimización inmediata del personal y el inventario en función de la popularidad. Los pagos digitales proporcionan un conocimiento exhaustivo de las ventas de productos en diversos ámbitos, como bares, ubicación, personal, surtido de bebidas y comida, así como de los momentos álgidos.

Transacciones eficientes sin efectivo con myPOS

Para el concierto de Sean Paul, los organizadores se pusieron en contacto de forma estratégica con myPOS para ser su proveedor de pagos. Un total de 17 datáfonos (10 Carbon y 7 Go 2) operaron a pleno rendimiento en los 9 bares. Los datáfonos se utilizaron para la venta de entradas y actualizaciones, así como para bebidas y comida. Se trataba de una maniobra estratégica, ya que permitía realizar transacciones sin efectivo, reduciendo el tiempo de espera en las largas colas de los puntos de venta de entradas y los bares. Por otro lado, esto contribuyó a crear un entorno más seguro, ya que el riesgo de robo y fraude se redujo drásticamente.

Los datáfonos myPOS no sólo mejoraron la experiencia general de los asistentes, sino que también aportaron importantes ventajas a los organizadores. Esto es lo que afirmaron acerca de la utilización de nuestros productos

“La gente agradece el pago con tarjeta en conciertos y festivales porque lo encuentra más fácil y práctico. Estamos encantados de haber elegido a myPOS como socio para el evento, y creemos que es realmente extraordinario.”

En eventos a gran escala, es esencial elegir un sistema que sea rápido, seguro y estable, ya que las transacciones pueden oscilar de cientos a miles. Todos los dispositivos myPOS incluyen una tarjeta SIM integrada gratuita que garantiza la conectividad ininterrumpida a Internet durante las operaciones. Además, ofrece numerosas características, como la funcionalidad de propinas y el modo multioperador, que permite realizar un seguimiento del rendimiento individual del personal.

“Nuestra función favorita es la liquidación instantánea, ya que no tenemos que esperar a recibir todos los fondos, sino que están disponibles en el momento, lo que nos permite invertirlos de inmediato”.

La organización de eventos a gran escala conlleva numerosos retos y situaciones imprevistas, lo que subraya la importancia de planificarlos con antelación. La adopción de prácticas modernas y colaboraciones estratégicas es fundamental para garantizar el éxito. El concierto de Sean Paul exhibió una mezcla perfecta de música y tecnología dejando momentos inolvidables a todos los asistentes.