Todo lo que necesitas saber para crear el mejor plan de empresa

La creación de un buen plan de empresa marcará el éxito de cualquier organización, especialmente en sus primeros años de vida. Esta herramienta nos ayuda a guiar el crecimiento, orientar las decisiones y demostrar la viabilidad de un negocio ante posibles inversores, socios y entidades financieras. Es como una especie de mapa en el que marcaremos la ruta hacia el logro de nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo.

¿Qué es un plan de empresa?

La hoja de ruta estratégica que es un plan de empresa tiene como función ofrecernos una visión detallada de los objetivos de un negocio, qué estrategias se deben aplicar para alcanzarlos, y las acciones específicas que se llevarán a cabo durante el proceso. Ante la pregunta de qué es un plan de empresa, podemos decir que es el documento que establece las bases del proyecto, nos permite evaluar su viabilidad, reconocer los puntos fuertes y débiles, y calcular las exigencias financieras y logísticas.

En términos más simples, un plan de empresa define qué se va a vender, a quién se va a vender, cómo se va a vender y por qué los clientes elegirán este producto o servicio sobre otros en el mercado. Detalla aspectos como la estructura organizativa, el modelo de ingresos, la estrategia de marketing, y los planes de expansión a largo plazo. 

¿Por qué necesito un plan de empresa?

La principal función es proporcionar una guía detallada para llevar a cabo un proyecto empresarial de manera exitosa. Pero, ¿por qué es tan importante contar con un plan de empresa?

1. Facilita la planificación y organización. Crear un plan de empresa obliga a los emprendedores a definir con precisión su modelo de negocio, los productos o servicios que ofrecerán, el mercado objetivo, la competencia, y los recursos necesarios. Al detallar estos elementos, se minimizan las sorpresas y se prevé cómo enfrentar desafíos futuros.
2. Obtener financiación. Los inversores y entidades financieras necesitan tener la seguridad de que el proyecto es viable y rentable. Un plan bien estructurado refuerza la credibilidad del proyecto mostrando previsiones económicas precisas, investigaciones de mercado exhaustivas y estrategias de expansión bien definidas.
3. Identificar y mitigar riesgos. A través de un análisis exhaustivo del entorno empresarial, se pueden prever posibles amenazas y diseñar estrategias para enfrentarlas. Esto permite a la empresa estar mejor preparada ante cualquier contingencia, desde cambios en la regulación hasta fluctuaciones en la demanda del mercado.
4. Fomentar la cohesión y alineación interna del equipo de trabajo. Al tener un documento que define claramente el propósito, valores, y metas del negocio, todos los miembros del equipo pueden trabajar en la misma dirección.

Y, dado que un plan de empresa debe ser flexible y adaptable, conforme el negocio se expande o evoluciona, este documento puede ser revisado y ajustado para adaptarse a las nuevas realidades. 

¿Qué características debe tener un plan de empresa? 

Ahora bien, para que un plan de empresa cumpla su cometido debe reunir una serie de características. 

• Debe ser claro y conciso. No debe perderse en detalles innecesarios, sino enfocarse en lo que realmente importa: los objetivos, las estrategias para alcanzarlos, y los recursos necesarios. Sin embargo, claro y conciso no significa superficial; debe incluir la información suficiente para justificar cada punto clave.
• Estar bien estructurado. Un buen plan de empresa debe estar dividido en secciones bien definidas: resumen ejecutivo, descripción del negocio, análisis de mercado, estrategia de marketing, plan de operaciones, proyecciones financieras, y otros apartados relevantes. Y cada sección debe aportar valor y conectar con las demás.
• Debe ser realista y alcanzable. No sirve de nada crear proyecciones financieras optimistas sin fundamento o establecer metas inalcanzables. Debe basarse en datos y análisis concretos, mostrando un conocimiento profundo del mercado, la competencia y el entorno en el que se desarrollará el negocio.
• Ser persuasivo y atractivo. Para captar la atención del lector desde el primer momento y mantener su interés, es importante incluir elementos visuales como gráficos, tablas y diagramas que complementen la información escrita y hagan que los datos sean más fáciles de entender. 

Un plan de empresa que cumple estas características será capaz de transmitir pasión y confianza en el proyecto, y demostraremos más fácilmente a los demás por qué nuestro negocio es único y tiene potencial para ser exitoso.

Cómo hacer un plan de empresa 

Antes de comprender cómo hacer un plan de empresa efectivo debes ser consciente de que éste es un proceso que requiere de tiempo, una buena investigación de mercado, y una percepción clara de los propósitos corporativos.

1. Establecer la dirección y propósito de la empresa

La dirección representa el objetivo a largo plazo, es decir, lo que la empresa aspira a lograr en el futuro. El propósito define la misión presente del negocio, indicando qué ofrece, a quién va dirigido y de qué manera. Esta definición precisa al comienzo resulta fundamental para que todas las acciones estratégicas posteriores estén en sintonía con las metas principales del negocio.

2. Realizar un análisis de mercado

Para entender las oportunidades y desafíos que enfrenta el negocio. Este análisis debe incluir el estudio de la competencia, la identificación del público objetivo y la evaluación de las tendencias del sector. Aquí es importante responder algunas preguntas como: ¿Quiénes son los principales competidores? ¿Qué necesidades tienen los clientes? ¿Cómo está evolucionando el mercado? Un análisis de mercado exhaustivo nos permitirá desarrollar una estrategia competitiva y ubicar la oferta de la empresa de manera óptima.

3. Desarrollar la hoja de ruta financiera

La planificación financiera del plan de empresa incluye proyecciones de ingresos, gastos, flujos de caja y necesidades de inversión. Para este paso necesitamos estimaciones precisas sobre los gastos de operación, márgenes de beneficio, y el punto de equilibrio. Es importante considerar diferentes escenarios financieros (optimista, pesimista, y realista) para evaluar la sostenibilidad de nuestro negocio bajo diferentes condiciones.

4. Considerar cómo pagarán los clientes

Aquí, myPOS se presenta como una excelente solución de pago para pequeñas empresas. myPOS ofrece la posibilidad de adquirir terminales POS para pagos presenciales, integrar una pasarela de pago en el sitio web del negocio, o incluso crear una tienda online de forma gratuita. Además, myPOS proporciona una cuenta de empresa gratuita con liquidación instantánea de pagos, es decir, el dinero está disponible al instante tras cada transacción, a diferencia de otros proveedores que pueden demorar hasta de 2 a 3 días. 

Paso 5: Definir las tácticas de mercadotecnia y ventas

Es necesario desarrollar una estrategia comercial que determine las acciones para ganar y conservar clientes. Debemos estudiar vías de acción para posicionar el producto o servicio en el mercado, canales de distribución, campañas publicitarias, y tácticas de fidelización. Y establecer objetivos claros y medibles para evaluar la efectividad de estas acciones, como aumentar la visibilidad de la empresa, fortalecer su marca y construir relaciones duraderas con los clientes.

Paso 6: Detallar en profundidad el plan de operaciones

El plan de operaciones describe cómo se llevará a cabo el funcionamiento diario del negocio. Involucra la planificación de stock, la organización del transporte, la gestión del proceso productivo, y la incorporación de talento. Delimitar claramente los métodos operativos y los recursos precisos facilitará que la empresa opere de forma efectiva y cumpla con la demanda del mercado. También es importante evaluar la capacidad de expansión de estas operaciones para apoyar el desarrollo futuro.

Paso 7: Revisar y ajustar el plan

Qué es un plan de empresa exitoso pasa por ser revisado y ajustado periódicamente. Piensa que las condiciones del mercado cambian, y también lo hacen las necesidades y expectativas de los clientes. Si evaluamos regularmente el desempeño de nuestro negocio en comparación con los objetivos establecidos, podremos realizar ajustes oportunos, y mantener la relevancia y competitividad del negocio para adaptarse a las posibles complicaciones y oportunidades del mercado.

Consejos para redactar tu plan de empresa

Algunos consejos sobre cómo hacer un plan de empresa que funcione, exigen reconocer que este proceso demanda bastante precisión, transparencia en la comunicación de datos y un conocimiento detallado de las metas y tácticas empresariales.

1. Empieza con un resumen ejecutivo sencillo y concreto. Este apartado es la carta de presentación de tu plan de empresa. Tiene que transmitir la esencia de tu empresa, sus objetivos principales, su oferta de valor y sus estrategias. Considera el resumen ejecutivo como el elemento inicial que debe captar de inmediato la atención de inversores o posibles socios.
2. Realiza un análisis exhaustivo del mercado. Conoce a tus competidores, identifica a tu público objetivo y estudia las tendencias actuales de tu sector. Utiliza datos y fuentes confiables para respaldar tus afirmaciones.  
3. Sé realista en las proyecciones financieras. Evita inflar tus proyecciones de ingresos o subestimar los gastos. Incluir diferentes escenarios, como el optimista, el conservador, y el pesimista, demostrará que tu plan de empresa está preparado para diferentes situaciones.  
4. Mantén la uniformidad y la congruencia a lo largo de las secciones. Por ejemplo, las estrategias promocionales de marketing deben ser coherentes con las metas del negocio. Las proyecciones financieras deben tener en cuenta los gastos de operación, y los planes de expansión deben coincidir con el análisis de mercado.
5. Incluye estrategias para la gestión de riesgos. Cualquier negocio enfrenta riesgos internos y/o externos. Si somos capaces de identificar estos riesgos de manera proactiva, y ofrecer soluciones o planes de contingencia para mitigarlos, estaremos aumentando la credibilidad de nuestro plan de empresa.

Y aunque cómo hacer un plan de empresa requiere demostrar conocimiento, evita el uso excesivo de tecnicismos que puedan dificultar la comprensión. Intenta explicar los conceptos complejos de forma directa, pero sin perder de vista la necesidad de persuadir y mostrar la solidez de tu negocio.

Errores que debemos evitar al elaborar un plan de empresa

Elaborar un plan de empresa es un proceso meticuloso que requiere atención a muchos detalles. Sin embargo, hay errores comunes que pueden comprometer su efectividad y el éxito del negocio. A continuación, indicamos algunos de los errores más usuales que es importante evitar.

• Falta de claridad y enfoque. Sé específico sobre lo que el negocio ofrece, a quién se dirige, y cómo piensa lograr el éxito.
• Proyecciones financieras poco realistas. Exagerar los ingresos esperados o subestimar los costos es un error grave que puede llevar a perder la confianza de los inversores. 
• Ignorar el análisis de mercado y la competencia. Puede dar la impresión de que se están subestimando las barreras del mercado.
• No considerar los riesgos y cómo gestionarlos. Es importante demostrar que el negocio está preparado para afrontar dificultades y adaptarse a cambios imprevistos.

Y dado que el mercado y las circunstancias cambian, el plan de empresa debe ser un documento vivo que refleje estos cambios. Si no lo actualizamos regularmente, se volverá obsoleto y perderá relevancia.

Ventajas de tener un plan de empresa

En primer lugar, proporciona una visión estratégica clara que facilita la toma de decisiones. Y a su vez actúa como una herramienta de comunicación eficaz. Es además, un documento indispensable para obtener financiación. Bancos e inversores rara vez apoyan un proyecto que no esté respaldado por un plan sólido que demuestre la viabilidad del negocio, presente proyecciones financieras realistas y detalle cómo se gestionarán los riesgos. 

Por último, disponer de un plan de empresa posibilita monitorizar el progreso del negocio de forma continua, lo que es muy útil para encontrar posibles áreas de optimización y adaptar las estrategias para lograr mejores resultados con el tiempo.

Últimas consideraciones y la integración de herramientas 

Más allá de ser una excelente herramienta de planificación, un plan de empresa es un documento vivo que evoluciona junto con el negocio. Es la base sobre la que se construye el éxito, aportando con claridad y confianza la dirección en cada paso del camino. Pero no basta con planificar, también es importante elegir las herramientas adecuadas para ejecutar las estrategias del plan. Y en este sentido, myPOS se presenta como una excelente solución de pago para pequeñas y medianas empresas en España, que puede marcar la diferencia en la operativa diaria y en el crecimiento sostenible de tu negocio.