¿Qué es el outsourcing? – Definición y ventajas para su empresa

Cuando gestionas un negocio, quieres hacerlo tranquilamente y sin problemas. Sin embargo, es muy poco probable que puedas hacerte cargo de todos los aspectos que conlleva; y es aquí donde entra en juego el outsourcing. Pero, ¿qué es eso, y por qué razón deberías tenerlo en cuenta como una estrategia para tu negocio?

Puede que antes de contemplar este modelo, debas hacerte algunas de las siguientes preguntas relativas a las prioridades de tu negocio: ¿es más importante para ti tener un mayor nivel de ahorro proporcionado por el servicio subcontratado (outsourcer) o ofrecer un tiempo de respuesta rápido para reducir gatos? Piensa, además, si quieres mayores capacidades o experiencia en un área concreta. Y, por último, ¿qué tipo de opciones de precio buscas: bajas, fijas o variables?

Cuando tengas claras las respuestas a estas preguntas, sabrás si el outsourcing es adecuado para ti y qué compensaciones puede este hacer o conseguir para ayudar a tu negocio. Pero antes de hacer esto, es esencial analizar el significado de este término para que tengas así una comprensión más clara del tema.

¿Qué es el outsourcing?

Reconocido en 1989 como una estrategia comercial y ganando importancia rápidamente como parte integral de la economía a lo largo de la década de 1990, el outsourcing es una práctica empresarial en la que los servicios o funciones laborales son asignadas un tercero para el desempeño de ciertas tareas y el manejo de ciertas operaciones de una compañía. que antes se hacían de forma interna por la propia empresa.

Al tomar esta decisión estratégica y contratar a otra empresa para que realice tus tareas, que antes eran realizadas por tus empleados, podrás reducir costes y mejorar la eficiencia.

Otro modo de referirse a la subcontratación de procesos de negocio es la externalización. La externalización (BPO en inglés), implica “la delegación de uno o más procesos comerciales a un proveedor externo, que posteriormente posee, gestiona y administra los procesos seleccionados según un estándar previamente acordado.

El BPO se subdivide también en back-office y front-office. El primero hace referencia a las funciones comerciales internas, que incluyen facturación o compras. El segundo, por otro lado, incluye los servicios relacionados con el cliente, como marketing o soporte técnico.

Existe también hay algo más, conocido como outsourcing de procesos de conocimiento, o KPO de sus siglas en inglés; que involucra procesos que requieren investigaciones avanzadas y capacitaciones analíticas, técnicas y de toma de decisiones. Estas las puedes encontrar en las industrias farmacéuticas donde se llevan a cabo proyectos de I+D y desarrollo de patentes.

Inicialmente, la duración del contrato para dichos servicios era de hasta 10 años. Aunque por aquel entonces esta era la norma, se ha producido un cambio hacia contratos más cortos que ofrecen más flexibilidad. ¿Las razones para esto? Bien, todo depende del modelo de subcontratación y del por qué.

Algunas de las razones más habituales por las que las empresas externalizan, son por la reducción de los costes operativos, laborales y generales; un enfoque con más direccionamiento en las competencias básicas, mejorando la ventaja competitiva de una compañía; liberar recursos internos para otros objetivos más importantes; mitigar riesgos y construir alianzas significativas; así como mejorar la flexibilidad y la eficiencia.

¿Cómo funciona el outsourcing?

Antes de responder a esta pregunta, es importante presentar algunos de los distintos tipos de outsourcing que existen.

En primer lugar, tenemos la subcontratación onshore, que tiene lugar dentro del propio país. Luego está la subcontratación nearshore, que tiene lugar en un país vecino, o en uno situado en la misma zona horaria. Finalmente, está el outsourcing offshore, que se desarrolla en un país más lejano. Las dos primeras opciones son las que se siguieron para ahorrar costes.

Para crear una estructura de dicho compromiso, es necesario primero que consideres las siguientes variables:

• Tiempo y materiales invertidos
• Precios por unidad y bajo demanda
• Precios fijos
• Precios variables
• Cost-plus
• Precios acordes al rendimiento
• Reparto de ganancias
• Riesgos/Beneficios compartidos

¿Qué razones existen para llevar a cabo el outsourcing?

Existen muchas razones para realizar outsourcing, algunas de las cuales las desarrollamos en el siguiente apartado. En cambio, algunos de los principales factores subyacentes son que permite a las empresas asignar recursos de un modo más eficiente, al tiempo que ayuda a mantener la naturaleza de las economías de libre mercado a una escala mundial.

Ventajas y desventajas

Pros

La subcontratación de operaciones empresariales a un tercero, produce muchas ventajas a la empresa. Estas incluyen:

• Servicio permanente y logística: la empresa podrá operar las 24 horas del día, lo cual es ideal para empresas que tienen grandes centros de atención al cliente con clientes que pueden requerir asistencia durante la noche. 
• Experiencia y especialización: las empresas encargadas de la externalización se ocupan habitualmente de más de un negocio a la vez, lo que significa que pueden perfeccionar su experiencia.
• Enfoque en las fortalezas: esto permite que las empresas se centren en cómo diferenciarse de la competencia. Es ideal para pequeñas empresas con un presupuesto limitado y startups, que operan a menor escala.
• Mejora de las capacidades: el outsourcing ofrece acceso a equipamiento y experiencia que de otro modo determinadas empresas no se podrían permitir.
• Reducción de costes: existe también la posibilidad de ahorrar en costes, como costes laborales inferiores en el país en el que se desarrolla la estrategia. Esto también se aplica cuando las empresas contratan trabajadores independientes que no precisan de un espacio de oficina ni reciben beneficios.
• Flexibilidad de personal: para las empresas les resulta más posible y asequible contratar trabajadores externos a por períodos cortos para hacen frente a una gran demanda, en lugar de tener que contratar nuevos empleados, que es posible que no se permitan en temporadas de menor demanda.

Otras menciones importantes incluyen:

• Flexibilidad para cumplir las cambiantes condiciones empresariales y comerciales
• Acceso al mercado más rápido
• Menor inversión en infraestructura interna
• Acceso a innovación, Indicador de productividad, y liderazgo conceptual

Contras

En el lado negativo, sin embargo, el outsourcing tiene también sus desventajas. Estas incluyen:

• Pérdida de control: esto puede afectar la calidad del producto de salida. Aunque este puede no ser el caso para empresas grandes, que disponen de más espacio y rango de negociación, las empresas más pequeñas sí pueden tener dificultades con esto.
• Disminución de la calidad: la empresa principal no tiene control directo sobre lo que se está produciendo y, por tanto, puede sufrir estándares de producción inferiores.
• Problemas de personal: entre estos podemos incluir, barreras lingüísticas y culturales. Además, la estructura jerárquica del negocio subcontratado, o si se trata de un modelo más laissez-faire, también puede afectar al resultado y a la comunicación en caso de existir diferencias importantes entre la empresa y la empresa subcontratada. 
• Opinión pública: la opinión pública ve la subcontratación como un modelo que provoca la pérdida de puestos de trabajo en el país, mientras que crea puestos de trabajo en el extranjero, pero a un precio inferior y, a menudo, mucho más barato que no es competitivo en el país origen.
• Seguridad: este modelo puede también plantear desafíos relacionados con la seguridad, como los derechos de propiedad intelectual.
• Tiempos de respuesta más lentos: esto es causa de que el socio subcontratado también puede estar sirviendo a otros clientes, generándoles otros compromisos, traduciéndose en una atención a su socio comercial no tan rápida como si solo trabajase para él.
• Inestabilidad estructural: no es posible determinar con seguridad si la empresa que proporciona el servicio no cesará su actividad en algún momento.
• Costes ocultos: un ejemplo de esto son los cambios de último momento en la cadena de suministro. Los costes adicionales asociados a la subcontratación incluyen el costo de evaluación comparativa y el análisis para comprobar que esta estrategia es la opción adecuada; el coste de estudio y selección de un proveedor; el coste de la transición del trabajo y del conocimiento; costes de despidos; así como la gestión y relación con el personal que se mantiene.

Ejemplos de outsourcing

El mundo de la subcontratación es fantástico: puede abarcar desde pequeñas empresas que realizan tareas menores hasta grandes empresas que se hacen cargo de una gran parte del proceso de fabricación. Aquí tenemos unos ejemplos.

• Contabilidad: una pequeña empresa puede decidir subcontratar las labores de contabilidad a una empresa de contabilidad para ahorrar así los gastos de contratar a un contable a tiempo completo.
• Outsourcing de proceso de contratación, o RPO, de sus siglas en inglés: esto puede incluir nómina y seguro médico, y otras tareas de recursos humanos. De forma alternativa, puede incluir la identificación, captación y selección de nuevos demandantes.
• Fabricantes: pueden adquirir componentes internos de otras empresas para ahorrar en costes de producción.
• Outsourcing de procesos legales, también llamado LPO, de sus siglas en inglés: puede estar relacionado con el almacenamiento y la copia de seguridad de archivos, haciendo uso de un proveedor de servicios especializado en la nube, ahorrando en gastos de tecnología propia.
• Banca: pueden incluir gestiones de operaciones de atención al cliente relacionadas con consultas, quejas, etc.
• Subcontratación de procesos de ingeniería, o EPO, de sus siglas en inglés: esto se da cuando se encargan labores de ingeniería específicas a un equipo externo. Puede incluir compañías automotrices.
• Subcontratación de la tecnología de la información, ITO en inglés: esto puede incluir desarrollo de software, desarrollo de aplicaciones, telecomunicaciones, soporte técnico, etc.
• Outsourcing de procesos del conocimiento, conocidos como KPO: puede incluir recepción de datos, investigación de mercado, investigación de propiedad intelectual, creación de contenido, etc.

Otras menciones importantes pueden incluir, aun no estando limitadas a ellas, la redacción de contenido, el marketing, la gestión de la cadena de suministro, la investigación y el diseño, la programación informática, la aceptación de pagos online, la formación, la entrada de datos, el montaje, las restricciones laborales, y más.

Insourcing frente a outsourcing

En resumen, el insourcing se refiere al proceso cuando “una empresa asigna trabajo a una subsidiaria que está en el mismo país”, a diferencia de la subcontratación y sus variantes comentadas anteriormente. Esto puede provocar el establecimiento de localizaciones satélite para entidades empresariales concretas.

Este proceso se centra en la delegación o reasignación de procedimientos, funciones o trabajos dentro de un negocio en una localización en otra entidad interna especializada en esa operación. El propósito de esto es agilizar la producción, mejorar la competencia y aumentar los beneficios y los ingresos.

Conclusión

¡Y ahí está! Una guía breve pero completa sobre el outsourcing y todos los factores asociados con él. Si estás considerando este tipo de estrategia para algunas o muchas de tus funciones empresariales, es una buena idea, en primer lugar, sopesar los pros y los contras para ver si afectarán a tus resultados y cómo lo harán.

Poner en compromiso la calidad es algo que ninguna empresa debería hacer, dado que esto afectará a su reputación y a sus ventas. En última instancia, cuando subcontrates, deberás asegurarte de que tu proveedor llegue a un acuerdo contigo a dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios que te garantice que lo que produce para ti ofrezca los estándares de calidad más altos en términos de las tarifas acordadas que tú hayas marcado, para que tus clientes puedan seguir recibiendo los mejores resultados; haciendo, por tanto, uso así del outsourcing de un modo que impulse tu negocio.