¿Qué es una factura y por qué hay que facturar?

Ya sea como propietario de una pequeña empresa que estás empezando o como autónomo a punto de empezar a volar, es importante tener una comprensión clara de todos los aspectos de tu negocio, incluidos los pagos.

Esto se debe al hecho de que serán el aceite que mantendrá tu negocio funcionando. Es el tema relacionado con los pagos, que no muy divertido, y que es la facturación. Por lo tanto, si te preguntas qué es una factura, por qué es importante y cómo debe incluir este importante documento en tu negocio, estás en el lugar correcto.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento emitido por un comerciante que describe la venta de un bien o servicio, la cantidad y el precio acordado. Este documento establece formalmente el importe adeudado por el cliente.

Lo primero es lo primero: empecemos con el significado de la factura. Es básicamente un documento, ya sea impreso o en formato digital, que contiene una serie de características especiales que permite al vendedor especificar los objetos o servicio que ha vendido, a qué precio y en qué fecha de pago.

El comerciante se lo envía al cliente de forma que el primero pueda recibir el pago de los productos.

¿Cómo funciona una factura?

A diferencia del ticket que te entregan en un restaurante o en la tienda de alimentación, una factura es algo distinto, con más detalles y con distintas condiciones de pago.

En primer lugar, todo comienza con la empresa en cuestión, asegurándose de que el cliente reciba el total de bienes o servicios correspondiente, estableciendo el importe del pago y las condiciones del mismo que deben cumplirse, así como la fecha de vencimiento del pago.

Puedes enviar facturas a través de correo electrónico, correo postal, fax y cualquier otro método cd comunicación que tengas a tu disposición.

¿Por qué es necesaria la facturación?

La facturación es necesaria dado que sirve como un documento legal que indica que los bienes o servicios han sido entregados realmente y que el importe de la factura se debe o ya ha sido pagado.

¿Aún te deben dinero? Tú, como comerciante, puedes presentar una reclamación contra el cliente en función del importe impagado en un juzgado, para buscar una solución y recibir el pago que se te adeuda. Si una factura ya ha sido pagada, puede servir como prueba de pago de que los bienes se han entregado o de que el comerciante ha prestado sus servicios, disminuyendo así la responsabilidad por una reclamación contra ellos por bienes o servicios no entregados.

¿Cómo puedes utilizarla?

Es un método de registrar un servicio prestado o un producto vendido de forma legal, permitiendo un mejor seguimiento, análisis e información, además de garantizar que una empresa pueda realizar un análisis histórico de forma a predecir o proyectar futuras ventas.

¿Cuáles son las características clave de una factura?

Ahora que ya sabes cómo usarla, es también importante conocer qué apariencia debe tener una factura.

Aquí aparecen algunos requisitos en términos de qué debe incluir una factura:

1. Necesita indicar que tipo de documento es
2. La fecha de emisión
3. Algún tipo de número de identificación
4. El número de IVA del comerciante
5. El número de IVA del cliente
6. El nombre y dirección completas del cliente
7. El importe y tipo de productos suministrados o servicios prestados
8. La fecha en la que los bienes o servicios fueron entregados
9. La fecha de pago
10. Las cantidades imponibles
11. El porcentaje de IVA aplicable
12. El importe de IVA aplicado
13. Descuentos, en caso de ser aplicados
14. Envío
15. Condiciones de pago
16. Costes unitarios
17. Cualquier otro u otros términos acordados durante la transacción

¿Qué tipos de facturas existen?

Aquí están las cinco más comunes:

Estándar

Este tipo de factura registra la venta entre comerciante y cliente. Es el requisito para que el pago se realice en una fecha concreta y es el tipo más habitual.

Comercial

Usada habitualmente para envíos internacionales, es por término general un requisito de los funcionarios de aduanas y contiene de forma bastante detallada una descripción de costes.

Recurrente

Como su nombre lo indica, esta es una factura enviada generalmente a un cliente por servicios o productos recurrentes entregados, así como por la necesidad de pagos recurrentes. Un claro ejemplo de este tipo son las suscripciones.

Proforma

Esta es una “factura de venta” que se envía antes de la propia entrega o de un envío. Incluirá por lo general los artículos de contenidos en la entrega, el peso del envío y los cargos de transporte, no incluyendo las tarifas transfronterizas para los vendedores.

Este tipo de facturas es utilizado principalmente para transferencias y envíos internacionales y pueden ser válidas para ser presentadas en la aduana. Sus términos de venta pueden estar habitualmente sujetos a cambios.

IVA

Generalmente los comerciantes utilizan estas facturas cuando un comerciante desea cobrar el IVA en una venta o cuando lo que quieren es reclamar el IVA cobrado sobre los bienes o servicios que compra un cliente. Habitualmente esto solo se aplica a empresas que tienen registrado IVA.

¿Qué implicación legal tiene una factura?

La presentación de una factura es una petición para que el pago se realice en una fecha concreta. Tiene extensiones legales, dado que un comerciante puede demandar a un cliente por un producto o servicio impagado. Las facturas son además importantes para las auditorías, así como por razones de contabilidad.

¿Cómo enviar una factura?

Un modo es crear una factura desde cero cada vez que necesites facturar a un cliente. Otro modo es crear una plantilla, que se usará de forma coherente y que se aplicará a todas las facturas futuras.

Sin embargo, los dos puntos que se acaban de mencionar pueden consumir mucho tiempo y provocar cierto caos o dificultad en lugar de ayudarte a mantenerte organizado.

Por esta razón, myPOS ha desarrollado un servicio de facturación de gran valor para ayudarte a estar atento a tus necesidades y mantener tu negocio “en cadencia”. Con myPOS Invoicing, puedes permitir que tus clientes te paguen de forma directa e instantánea en línea mediante tarjeta o transferencia bancaria.

Algunas de las ventajas que puedes disfrutar con este servicio incluyen:

• Personalización de tus facturas con tu logotipo y colores de marca
• Calcula de forma automática impuestos y descuentos
• Sigue en tiempo real el estado y recibe notificaciones instantáneas

¿Y qué es lo mejor? Puede elegir entre tres planes de pago: Gratuito, Plan Anual Ilimitado o Plan Mensual Ilimitado. Es ideal para su negocio, ya que te posibilita elegir el plan más asequible que se adapte mejor a tus necesidades.

Conclusión

Como ya hemos mencionado arriba, la facturación no es exactamente la parte más emocionante de hacer negocios, pero sí es muy importante si deseas realizar un seguimiento de todos tus pagos adeudados y cumplir con la ley.

Existen varios tipos de facturas que puedes enviar, pero las características fundamentales siguen siendo las mismas. En última instancia, la factura es un documento que registra cuándo vence un pago en el futuro, cuánto se debe, para qué y por quién.

Si tienes dificultades para moverte por el mundo de la facturación, deja que myPOS te ayude a hacer este problema un poco más sencillo. Con el servicio de facturación descrito anteriormente, puedes crear y enviar tus facturas de manera rápida y sencilla, lo que permitirá a tus clientes pagarte del modo que les resulte más conveniente.