8 choses à savoir sur la certification NF525
Conseils / 20.05.2024
En tant que commerçant, vous avez très certainement déjà croisé cette suite de lettres et de chiffres : NF525. Obligatoire, cette norme est dédiée aux logiciels de caisse, de comptabilité ou d’encaissement. Si vous avez prévu de vous procurer une de ces solutions pour votre business, vous devez impérativement connaître ces 8 choses sur la NF525 certification.
1. Qu’est-ce que la certification NF525 ?
La certification NF525 concerne les logiciels et les systèmes de caisse équipés de fonctionnalités permettant d’enregistrer les encaissements de clients. Il s’agit d’un ensemble de règles à suivre, mais pas seulement. C’est surtout une marque détenue par le groupe AFNOR (Association Française de Normalisation).
La marque NF est gérée par le groupe INFOCERT, spécialisée en certification de logiciels et partenaire d’AFNOR.
La NF525 certification vise avant tout à lutter contre la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et toute autre fraude fiscale comme celle-ci. Elle permet de réduire la dissimulation des données nécessaires à la déclaration de la TVA.
En outre, elle offre un suivi électronique des encaissements effectués par les commerçants, car le logiciel certifié permet de voir l’historique des opérations financières. La norme permet ainsi de faire face au manque de fiabilité des anciens logiciels de gestion.
Point positif supplémentaire, la sécurité qu’offrent les logiciels de caisse certifiés. Ils sont dotés de solutions de sécurité fortes pour prévenir des accès non autorisés et diminuer les pertes d’informations importantes.
2. Comment marche la certification NF525 ?
La certification NF est réalisée par INFOCERT pour AFNOR après un audit chez l’éditeur de logiciel. Une fois validée, la certification prend la forme d’un document A4 comprenant plusieurs renseignements clés.
Voici les informations inscrites sur le certificat de sa conformité :
- Le numéro de certificat ;
- La date ;
- Le nom et l’adresse de l’entreprise ;
- Le nom du logiciel et sa version ;
- Le nom de l’organisme certificateur ;
- La date de validité du certificat.
Au moment de choisir votre système d’encaissement, vous pouvez vérifier si l’éditeur est certifié ou non en vous rendant sur le site de la marque NF 525. Recherchez le nom du système et celui de l’éditeur, et vous aurez la réponse de suite.
3. Qui est concerné par la norme NF525 ?
En France, la certification a été mise en vigueur à travers l’Article 88 de la loi de finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015. Elle concerne les commerçants assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse enregistreuse ou une solution de comptabilité.
La loi leur exige l’utilisation d’un système de caisse qui remplit des critères précis d’inaltérabilité et de sécurisation, de conversation et d’archivage des données d’encaissement. Ce sont chacun de ces points qui sont passés en revue en cas de contrôle de l’administration fiscale.
4. Que prévoit la norme NF525 ?
La NF525 certification s’appuie sur les quatre critères évoqués pour juger la conformité ou la non conformité d’un système de caisse. Il est important de prendre connaissance de manière approfondie de chacun d’entre eux pour vous assurer que votre solution respecte la réglementation française.
Voici les quatre conditions que doit remplir le système utilisé par un commerçant :
- Inaltérabilité : le logiciel de caisse conserve toutes les données sans possibilité de faire marche arrière ou de modification. Les corrections effectuées doivent faire l’objet d’une écriture ;
- Sécurisation : les données doivent être hautement sécurisées afin de garantir leur état d’origine lorsqu’elles sont collectées. Il en est de même pour les modifications et les pièces justificatives qui les accompagnent ;
- Conservation : les données doivent être conservées pendant au moins 6 ans et les clôturer à intervalles réguliers ;
- Archivage : la solution doit prévoir une période d’archivage des informations durant lesquelles pour les fixer et les dater plus facilement.
Les systèmes doivent donc répondre à des obligations légales bien définies, d’où la mise en place de la NF525. Le but est de sécuriser au maximum l’enregistrement des données relatives à l’encaissement, de prévenir leur modification et de cadrer leur conversation.
5. Comment certifier NF525 ?
En cas de contrôle, vous devez ainsi être en mesure de prouver que votre caisse enregistreuse répond aux exigences de la NF525 certification. Pour cela, vous devez vous procurer un certificat de conformité. Il y a alors deux manières de faire.
Voici les formes que peut prendre votre document de conformité :
- Le document de certification NF525, délivré par INFOCERT pour le compte d’AFNOR. Il permet de prouver que l’éditeur de système de caisse vous propose un logiciel qui garantit la fiabilité et la sécurité des données qui passent par sa solution. Les commerçants optent généralement pour cette alternative pour sa facilité et son efficacité ;
- Une attestation individuelle de conformité aux obligations de la loi, que votre éditeur de caisse enregistreuse ou de logiciel de comptabilité peut vous octroyer. Il doit mentionner le nom de votre entreprise, la date d’acquisition du système, la référence et la conformité aux quatre critères de la NF525.
Dans le second cas, l’éditeur n’est pas dans l’obligation de vous le fournir dans un premier lieu, c’est à vous d’en faire la demande au préalable. De notre point de vue, il est préférable de réclamer le certificat dès l’obtention de votre solution de caisse ou de gestion.
6. Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?
Non, il n’est pas obligatoire d’avoir un logiciel de caisse. En France, la dernière loi finance n’exige pas des commerçants de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Attention : l’absence de systèmes dédiés ne signifie pas que vous ne devez pas monitorer vos transactions.
En effet, le commerçant est contraint de fournir une note avec le détail des produits achetés et d’autres informations légales pour tout paiement dépassant 25 € TTC. Si le montant est inférieur à cette somme, le document n’est obligatoire que si le client le demande.
En l’état, vous n’êtes donc pas obligé d’avoir un logiciel dédié pour votre caisse. Cependant, il s’avère essentiel pour optimiser votre comptabilité et fluidifier l’encaissement des clients dans votre commerce.
7. Quels sont les risques encourus en cas de non-conformité ?
Selon l’article 88, qui détaille les sanctions liées à la NF525, un commerçant est puni d’une amende de 7 500 euros en cas de non conformité. Cette pénalité s’applique à chaque caisse enregistreuse qui n’est pas certifiée. Autant dire que la somme peut vite grimper si vous disposez de plusieurs logiciels ! L’adoption d’un système de caisse certifié est donc primordiale.
8. Un produit qui a la certification NF525 est-il plus cher ?
Non, un logiciel de caisse qui dispose de la NF525 certification n’est pas forcément plus cher. Cette certification atteste simplement que la solution de comptabilité respecte les normes fiscales françaises, c’est donc un gage de conformité et de sécurité pour les transactions de vos clients.
Les coûts du système d’encaissement peuvent en revanche varier en fonction des fonctionnalités incluses et des fournisseurs. Cependant, la NF525 certification n’est jamais l’élément qui fait gonfler le prix de la solution. Elle offre en réalité une valeur ajoutée en assurant la conformité réglementaire et la sécurité des transactions.
Il faut donc retenir qu’opter pour un logiciel certifié NF525 est un bon investissement pour votre commerce. Cela vous offre une certaine tranquillité d’esprit et une protection contre les risques liés à la non-conformité, qui, comme vous l’avez compris, prennent la forme d’une amende salée.
La certification NF525 constitue ainsi un impératif pour tous les commerçants soucieux de sécuriser les transactions de leurs clients. Elle est synonyme de conformité aux lois françaises, de fiabilité des systèmes de caisse et de facilité de la gestion comptable. En somme, ce n’est que des avantages. Aussi, c’est un gage de confiance pour les utilisateurs qui peuvent effectuer leurs paiements sereinement.
Opter pour une solution d’encaissement NF525 certification s’avère alors être un choix stratégique et judicieux pour assurer la pérennité et la croissance de votre commerce. Cette norme est donc à respecter au pied de la lettre pour votre business.
Questions Fréquemment Posées
La NF525 c’est quoi ?
La certification NF525 garantit la conformité des logiciels de caisse aux normes fiscales françaises. Elle vise à prévenir la fraude à la TVA et à assurer la sécurité des transactions.
Comment savoir si ma caisse enregistreuse est aux normes ?
Pour vérifier la conformité de votre caisse enregistreuse, il suffit de consulter le site de la marque NF525. Recherchez ensuite le nom du système et de l’éditeur pour obtenir une réponse immédiate.
La caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?
Non, l’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Elle s’avère toutefois recommandée pour gérer plus facilement votre comptabilité et encaisser vos clients plus rapidement.
