Comment créer une facture en ligne

Que vous soyez chef d’entreprise, gérant de commerce ou auto-entrepreneur, éditer des factures est une tâche à part entière de votre activité professionnelle. Loin d’être inaccessible, la création de factures nécessite toutefois de posséder quelques connaissances de base.

La mise en forme du document est importante, mais il s’agit avant tout de savoir quelles mentions et informations indiquer obligatoirement.

Car, si des factures imprécises, erronées ou mal construites peuvent entamer la crédibilité de votre entreprise aux yeux de vos clients, elles peuvent aussi et surtout vous faire perdre de l’argent. Assurez-vous de ne jamais vous trouver dans cette situation en découvrant comment créer une facture en ligne dans cet article.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture désigne un document commercial attestant de la vente d’un produit ou d’un service. Il est obligatoire de la délivrer lors d’échanges commerciaux entre professionnels (en B2B), ou la plupart du temps dans le cadre d’une vente d’un professionnel à un client particulier. L’émission de la facture est toujours à la charge du vendeur ou fournisseur.

La facture peut être partagée sous forme papier ou bien envoyée par e-mail ou tout autre support électronique avec l’accord du client, selon le type de transaction effectuée. Il est possible de produire différents types de facture, en fonction de la situation. Si l’idée générale reste globalement la même, chaque forme de facture sert un objectif particulier.

En plus de la facture classique, voici les principaux types de facture que vous pouvez vous attendre à rencontrer ou à devoir créer :

• La facture proforma : elle s’apparente à un devis qui suit les codes de la facturation. Sans valeur légale ou commerciale, elle sert avant tout de support informatif.
• La facture d’avoir : elle vient rectifier une facture incorrecte, soit pour simplement annuler la transaction, soit pour établir une remise ou un remboursement.
• La facture d’acompte : également parfois appelée facture de provision, elle atteste du versement en avance d’une partie du montant total d’une transaction de la part du client.
• La facture de solde : elle vient en complément de la facture d’acompte, une fois que la somme restante (après acompte) a bien été versée par le client.
• La facture de régularisation : couramment utilisée par les fournisseurs d’énergie en France, elle est émise dans le cas où les sommes déjà versées en provision seraient inférieures ou supérieures à la consommation réelle relevée.
• La facture récurrente : elle est émise de manière régulière, tous les mois par exemple, pour un montant et des conditions identiques. Un exemple de facture récurrente pourrait être un abonnement internet.
• La facture d’avancement : fréquemment utilisée dans le secteur du BTP et de la construction, notamment, ce type de facture sert à obtenir des paiements intermédiaires lorsque des points de passage du projet (généralement un chantier) sont atteints. Elle est aussi parfois appelée facture proportionnelle.
• La facture de clôture : elle vient clôturer un contrat ou un échange commercial, en ajustant si besoin le montant à verser depuis la dernière facture.

À l’exclusion de la facture proforma qui, comme nous venons de le voir, possède uniquement une valeur informative, une facture représente une  officielle d’une transaction. Quelle que soit sa forme, ce document doit entrer dans les comptes de l’entreprise, en jouant le rôle de preuve d’un revenu.

En plus de servir de justificatif, ce document permet de faciliter la gestion et le suivi des recettes d’une unité commerciale. En aidant par exemple les entreprises à tenir des écritures comptables précises et à gérer leur trésorerie.

Une organisation de la facturation efficace permet même à certaines entreprises d’identifier des tendances dans leurs ventes en observant les habitudes d’achat de leurs clients.

Du côté des acheteurs, les factures permettent de vérifier que le montant réglé correspond bien à l’achat effectué. Elles peuvent par ailleurs intervenir dans le cadre d’une demande de remboursement partiel (de la part d’un organe tiers, comme pour une subvention) ou bien d’une déduction fiscale.

Les mentions obligatoires sur une facture

Étant donné l’importance et le caractère officiel du document, des règles de facturation dictées par le Code de commerce viennent encadrer l’édition de facture en France. Parmi celles-ci, on retrouve l’ajout de mentions obligatoires sur chaque exemplaire émis.

Ces indications s’appliquent par conséquent aux entreprises immatriculées en France, mais se retrouvent par ailleurs dans bon nombre de pays étrangers avec lesquels vous pourriez entretenir une relation commerciale.

Notez que les mentions que nous vous détaillons ci-dessous ne sont pas classées par importance, mais plutôt selon l’ordre dans lequel elles apparaissent généralement sur une facture.

La mise en forme du document reste néanmoins flexible et à votre propre discrétion. Ce qui importe en priorité est de bien veiller à faire apparaître chacune de ces informations pour que votre facture soit conforme aux yeux de la loi.

Date d’émission et de réalisation de la prestation

La date d’émission doit apparaître sur le document. À ne pas confondre avec la date de la création, c’est bel et bien cette date qui fait foi pour le décompte du délai de paiement.

Pour ce qui est de la date de la vente d’un produit ou de la prestation de service, le mieux est de l’associer à la désignation du produit ou de la prestation. En particulier lorsque plusieurs produits ou services sont mentionnés dans une même facture.

Le titre de la facture

Le titre intervient plus dans un souci d’organisation. Cela permet à vos clients de savoir directement à quelle transaction votre facture se réfère. De votre côté, un nom de facture vient en complément du numéro et s’avère particulièrement utile dans le cas où vous auriez besoin de chercher le fichier dans votre base de données pour le consulter à nouveau.

Le numéro de facture

Chaque facture doit posséder un numéro unique (jamais deux fois le même numéro pour deux factures distinctes). Cette numérotation peut s’opérer dans un ordre chronologique, ou bien suivre un système particulier choisi par l’entreprise (schéma séquentiel, segmentation par client ou par marché, etc.).

L’identité de l’acheteur

Les mentions suivantes au sujet de l’acheteur doivent apparaître sur la facture :

• La raison sociale, le nom commercial ou le nom de l’acheteur.
• L’adresse de son entreprise ou, pour un particulier, de son lieu de résidence.
• L’adresse de livraison (pour une commande).
• L’adresse de facturation (si différente de l’adresse de livraison).

Il n’est pas obligatoire d’ajouter certaines coordonnées comme le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail.

Votre identité

Certaines informations relatives à votre entreprise sont également à ajouter sur la facture :

• La raison sociale ou le nom commercial de votre entreprise, ou votre nom (pour les auto-entrepreneurs);
• L’adresse du siège social de l’entreprise et l’adresse de facturation (si celle-ci est différente);
• Société : le numéro de Siren ou de Siret, la forme juridique et le capital social;
• Commerçant : le numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et la ville du greffe d’immatriculation;
• Artisan : le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation;
• Auto-entrepreneur : le numéro de Siren et la forme juridique (EI, pour Entreprise Individuelle).

Là encore, l’ajout de coordonnées comme votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail n’est pas obligatoire.

Le numéro d’identification à la TVA

Le numéro d’identification à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) doit apparaître pour les entités redevables de la TVA. Sachez néanmoins que cette mention n’est pas obligatoire pour les factures dont le montant total hors taxe (HT) est inférieur ou égal à 150 €.

La désignation du produit ou de la prestation

En toute logique, il est nécessaire de détailler le contenu des ventes ou des prestations que vous facturez à vos clients. Cette partie peut-être plus ou moins précise et fournie. Dans le cadre d’une relation commerciale suivie, n’hésitez pas à échanger avec votre client pour qu’il partage avec vous les informations qu’il aimerait voir apparaître sur ce point.

Dans l’idéal, il est de bon ton de préciser la nature, la marque et la référence des produits vendus, de même que les matériaux utilisés et le coût de la main-d’œuvre pour les prestations.

Il est cependant obligatoire de spécifier la quantité de biens ou de services, le prix unitaire hors taxe de chacun de ces derniers avec le taux de TVA appliquée (si applicable), tout comme les remises et autres rabais éventuels.

Le prix unitaire et les éventuelles remises de prix

Au sujet de ces éventuelles remises de prix, justement, sont concernées les actions suivantes :

• Les remises;
• Les rabais;
• Les ristournes;

Les escomptes non prévus sur la facture ne sont en revanche pas à intégrer au document. 

Le délai de paiement

Les conditions du règlement de la facture, ce qui inclut donc les moyens de paiement acceptés, mais aussi et surtout la date à laquelle le paiement doit avoir été reçu, sont à mentionner. Dans le cadre d’un échelonnement du paiement négocié avec l’acheteur, les dates d’échéance de chaque versement doivent également apparaître.

Notez que selon l’article L441-10 du Code de commerce, le délai de paiement ne peut s’étendre au-delà de 60 jours après la date d’émission de la facture, sauf dérogations et cas particuliers.

Le taux des pénalités de retard

Une pénalité de retard, sous forme de taux du montant total de la facture, doit clairement apparaître sur la facture. Selon votre secteur d’activité, un taux minimal légal entre en application. Vous pouvez néanmoins choisir de facturer un taux supérieur.

Bien entendu, il ne semble pas opportun d’exiger le règlement de cette pénalité dès quelques jours de retard de la part de vos clients. Une telle pratique, bien que légitime aux yeux de la réglementation en vigueur, ne ferait que nuire à votre relation commerciale ainsi qu’à votre image.

D’autant plus qu’un léger retard de paiement est souvent dû à un oubli, un souci d’organisation ou à un décalage de trésorerie. Dans de tels cas, une simple relance suffit amplement à régler le problème.

Si toutefois, vous faites face à un mauvais payeur et vous décidez d’appliquer cette pénalité, vous pouvez aussi choisir d’exiger le règlement de l’indemnité forfaitaire de recouvrement, fixée à 40 €. Raison pour laquelle vous devez également faire état de cette indemnité sur votre facture.

Comment créer une facture en ligne ?

Vous connaissez désormais les informations à faire obligatoirement apparaître sur vos factures. Il ne vous reste donc plus qu’à obtenir un support pour éditer des factures à l’air sérieux et professionnel. Bonne nouvelle, de nombreuses options s’offrent à vous pour faire une facture en ligne.

Vous pouvez tout d’abord vous procurer des modèles gratuitement sur internet, en les téléchargeant au format PDF une fois remplis, ou en vous inspirer pour créer votre propre modèle de facture sur Word ou Excel.

Vous pouvez aussi passer par un générateur de facture en ligne. Certains de ces outils sont gratuits, mais il vous faudra probablement procéder à une inscription sur le site pour télécharger votre exemplaire.

Les générateurs de facture en ligne les plus complets sont en revanche quasi systématiquement payants, que ce soit via un système de crédit, un abonnement ou bien un paiement à l’unité.

Enfin, et il s’agit là de la méthode la plus simple et la plus fiable, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation. Le but d’un tel outil est la vous faciliter la tâche s’agissant de la gestion de vos factures.

Non seulement un logiciel de facturation édite et assure le suivi de vos factures, mais de nombreuses fonctionnalités supplémentaires vous permettent de gagner du temps et d’éviter d’éventuelles erreurs administratives.

Relances automatiques, calculs de taux, intégration au programme de comptabilité et, bien entendu, mentions obligatoires sont parmi les avantages offerts par l’utilisation d’un logiciel de facturation.

Par ailleurs, ce genre d’outil est généralement intuitif et facile à prendre en main. Tout ce que vous avez à faire se résume à un rapide paramétrage des fonctionnalités, à l’enregistrement de vos clients, puis à compléter vos factures déjà préremplies avec les chiffres manquants.

Quand faut-il créer une facture ?

Il est obligatoire de créer une facture pour tout échange commercial entre professionnels, en B2B donc. Lorsqu’un professionnel vend un bien à un particulier, elle n’est pas obligatoire, sauf pour de la vente à distance, e-commerce compris. Pour une vente de service dans la même configuration, une facture doit être émise si le montant de la prestation dépasse 25 € ou si le client en fait la demande.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel de facturation en ligne ?

Comme expliqué brièvement ci-dessus, un logiciel de facturation reste de loin l’outil le plus performant pour émettre des factures. Mais pourquoi donc ? Tout simplement parce qu’il s’agit du système le plus complet et le plus adapté à un usage professionnel.

Au-delà de sa simplicité d’utilisation, une fois pris en main, un logiciel de facturation propose de nombreuses fonctionnalités permettant d’adapter votre document à votre secteur d’activité ou aux préférences de vos clients, le tout en quelques clics.

Cela inclut, par exemple, le design de la mise en page, le choix des couleurs et des polices, la possibilité d’ajouter le logo de votre entreprise, et bien d’autres encore.

En plus de la forme qualitative des documents édités, l’utilisation d’un logiciel de facturation rend la gestion administrative, commerciale et comptable bien plus aisée. Au registre des autres avantages octroyés, citons un gain de temps précieux, des process fluidifiés, un risque d’erreurs nettement diminué et le stockage des informations de vos clients.

Quel est le meilleur logiciel de facturation en ligne ?

La réponse à cette question dépend de nombreux paramètres. Le meilleur logiciel de facturation en ligne est avant tout celui qui s’adapte le mieux à vos besoins en tant que professionnel, et dont l’ergonomie vous convient le plus.

Le prix est bien entendu un argument. À ce sujet, une solution aussi économique que judicieuse est d’opter pour un partenaire fournissant plusieurs services. Par exemple, myPOS, spécialiste des solutions de paiement, propose également un outil de facturation intuitif et performant.

Par ailleurs, en fonction de votre type d’activité, d’autres critères peuvent également peser dans la balance. Par exemple, le fait de proposer un paiement via différentes méthodes, de créer et gérer des devis facilement, ou bien des relances automatiques en cas d’impayés.

Enfin, comme pour tout outil informatique, il convient d’anticiper certains blocages ou difficultés ou qui pourraient survenir lors de son utilisation. À cette fin, se renseigner sur l’efficacité du service client et sur le niveau de sécurité du logiciel n’est jamais une perte de temps.

En cas d’hésitation entre différentes options, n’hésitez pas à profiter des essais gratuits souvent proposés par les développeurs de logiciels de facturation.

Questions Fréquemment Posées

Est-il possible de créer ses factures soi-même ?

Tout à fait. Cependant, il est impératif de bien intégrer les mentions obligatoires au document.

Comment créer une facture en ligne gratuitement ?

De nombreux sites internet mettent à disposition des outils de création de factures gratuits. Remplissez les champs requis et laissez-vous guider.

Combien de temps une facture doit-elle être conservée ?

Qu’il soit question d’une facture d’achat ou d’une facture de vente, le document doit être conservé durant au moins 10 ans.