Comment rédiger une lettre de demande de paiement de facture impayée ?

Si votre activité professionnelle vous amène à éditer des factures, il y a malheureusement fort à parier pour que vous soyez un jour ou l’autre confronté à un impayé, si tel n’a pas déjà été le cas. Savoir comment réagir dans cette situation constitue un gain précieux de temps, d’énergie et bien entendu d’argent.

La lettre de paiement de facture impayée, ou lettre de relance, constitue la première étape pour échanger avec votre client afin d’obtenir le paiement de la facture.

À ce stade, le but est de régler la situation de retard de paiement à l’amiable et en toute courtoisie. Découvrez comment relancer une facture pour signifier à vos clients, en situation de retard de paiement, le règlement de cette dernière.

Qu’est-ce qu’une lettre de demande de paiement de facture impayée ?

Quelle qu’en soit la raison, le non-paiement d’une facture est une situation à laquelle toute entreprise est un jour ou l’autre confrontée. Bien souvent, il est question d’un retard « honnête », dû à un simple oubli ou à un décalage de trésorerie.

Réagir de manière agressive de prime abord n’est probablement pas la meilleure attitude à adopter et risquerait de nuire à votre relation commerciale avec le ou les clients concernés.

Si vous vous trouvez dans ce cas, il est dans un premier temps d’usage de faire parvenir une lettre de relance pour facture impayée à l’acheteur n’ayant pas réglé votre facture dans les temps.

Cette lettre de demande de paiement de facture non acquittée est un document édité par le vendeur à l’attention de l’un de ses clients n’ayant pas réglé ladite facture, malgré l’expiration du délai prévu pour le versement.

Le but de ce message formel est d’informer le client que vous n’avez toujours pas reçu de paiement malgré le dépassement du délai prévu. Cette lettre sert par conséquent de rappel cordial, plutôt que d’avertissement ou de menace.

La relance de facture impayée représente une option de recouvrement de créances à l’amiable. Elle permet néanmoins également de laisser une première trace de votre communication sur le sujet, dans l’hypothèse où votre client ne procèderait toujours pas au paiement vous étant dû par la suite.

Notez que rien ne vous empêche, si votre relation avec le client concerné s’y prête, de simplement signifier ce dernier de son retard, sans rédiger une lettre de demande de paiement de facture impayée en bonne et due forme.

S’il s’agit d’un client régulier avec lequel vous entretenez de bons rapports, il est sans aucun doute question d’un simple oubli qu’il devrait s’empresser de régler une fois informé de cette négligence.

Quand rédiger une lettre de demande de paiement de facture impayée ?

S’il n’existe pas de délai légal pour envoyer votre première lettre de relance à un client en situation de retard de paiement, vous pouvez relancer une facture impayée dès le dépassement du délai de paiement prévu.

Ce qui implique donc de connaître cette condition de paiement qui, soit dit en passant, doit obligatoirement figurer les factures émises par votre entreprise.

Selon votre secteur d’activité, la nature de votre client et la présence ou non d’accord avec ce dernier au sujet des délais de paiement appliqués, ceux-ci peuvent s’étendre de 30 à 60 jours après émission de la facture ou réception des articles (hors cas dérogatoires).

À partir du moment où vous êtes certain que votre débiteur est bien en retard, vous êtes parfaitement dans votre droit si vous choisissez de lui envoyer une lettre de demande de paiement de facture impayée.

Comment faire une lettre de demande de paiement de factur  impayée ?

Voici ce que vous devez savoir pour vous assurer de faire les choses bien et dans les règles à l’occasion de l’envoi d’une lettre de demande de paiement de facture impayée à l’un de vos clients. Il convient avant tout de procéder par étapes.

Commencez par contacter le client

Comme mentionné plus haut, de nombreux motifs peuvent expliquer des factures impayées. La cause du retard de paiement n’est généralement pas malhonnête.

Raison pour laquelle il est souvent judicieux de contacter votre client directement avant de passer aux choses sérieuses et d’officialiser l’échange. Un simple coup de téléphone fait très bien l’affaire et suffit habituellement à dissiper tout malentendu ou oubli.

Le but de votre appel n’est évidemment pas de tenter d’exercer des pressions sur votre interlocuteur. Vous vous trouveriez alors à votre tour dans une position réprimée par la loi, selon l’article 222-16 du Code pénal.

Au contraire, votre objectif doit être de signifier le retard de paiement à votre client, arriéré dont il n’est d’ailleurs peut-être pas au courant, et d’essayer de trouver une solution pour résoudre le problème.

Si votre client vous fait part de son impossibilité d’honorer le règlement sur le moment, mais vous propose de vous payer dès les fonds suffisants à sa disposition, n’hésitez pas à lui faire signer une reconnaissance de dette.

En plus de constituer un engagement du client envers ses obligations, ce document fait également office de preuve en cas de litige ultérieur.

Envoyez une lettre de demande de paiement de facture impayée

Si vos appels sont restés sans réponse, il est alors temps de passer à l’étape suivante : la fameuse lettre de relance. Attention, le ton ne doit toujours pas être menaçant ici.

Vous n’avez pas réussi à joindre votre client, mais cela ne signifie pas pour autant qu’il vous évite ou qu’il est au courant de la situation. Dans les entreprises d’une certaine taille, il y a de fortes chances pour que votre interlocuteur direct ne gère pas la facturation, confiée à un service comptable.

L’objectif de votre lettre est là encore simplement d’informer le client que le délai de paiement est dépassé. Veillez par conséquent à conserver un ton courtois et à vous en tenir aux faits.

Que faut-il inclure dans une lettre de demande de p’iement d’une factur  impayée ?

Pour servir son objectif et ne pas porter atteinte à votre crédibilité, une lettre de relance doit inclure certaines mentions et être clairement rédigée.

Voici ce qu’il vous faut inclure pour correctement rédiger une lettre de demande de paiement de factur  impayée :

• L’objet de la lettre;
• Le numéro de la facture;
• La date d’émission de la facture et la date de paiement convenue (avant dépassement du délai de paiement);
• Le montant de la facture, pénalités de retard incluses si vous décidez de les appliquer;
• Les produits et les prestations de service concernés par la facture en retard de paiement;
• La facture en pièce jointe.

N’oubliez pas que s’il s’agit de votre première lettre de relance, vous devriez adopter un ton neutre. Il serait dommage de briser une relation commerciale fructueuse pour un simple malentendu mal négocié. En cas de doute sur le type de formulation à adopter, n’hésitez pas à vous inspirer d’un modèle de lettre présent gratuitement en ligne.

Envoyer une lettre de demande de paiement de facture impayée

Lorsque vous estimez que le moment de faire parvenir une lettre de demande de paiement de facture impayée est venu, plusieurs options s’offrent à vous. Attention de ne pas vous précipiter, au risque de voir vos lettres de relance n’avoir aucun poids sur le plan juridique.

Vous devez de ce fait vous assurer de pouvoir prouver que votre courrier est bel et bien parvenu à son destinataire, si un différend venait à se dessiner par la suite entre votre acheteur et vous.

Si vous décidez d’envoyer votre relance par courrier, optez pour un courrier recommandé avec avis de réception ou remise en main propre contre signature.

Un simple courrier ne pourrait pas faire office de preuve en cas de litige. Vous pouvez aussi tout à fait envoyer vos relances par e-mail. Les traces d’échanges électroniques de ce type possèdent une valeur légale.

Dans le cas où votre premier courrier resterait sans réponse, vous pouvez décider d’envoyer une deuxième lettre de relance.

L’idée est de demander un retour à la suite de l’envoi de votre première lettre, dont vous savez qu’elle est censée avoir été reçue par votre client si vous avez suivi les conseils ci-dessus. Pensez à joindre les copies de votre première lettre de demande de paiement de facture impayée et de la facture concernée.

Enfin, sans retour de la part de votre client après vos précédents envois, vous pouvez lui adresser une troisième et dernière lettre de relance.

Vous pouvez ici tout à fait adopter un ton plus ferme, en indiquant à votre interlocuteur que sans réponse de sa part, vous vous verrez dans l’obligation d’entamer une procédure judiciaire. Là encore, pensez à joindre les deux premières lettres ainsi que la facture à votre courrier.

Que faire en cas de refus de paiement suite à l’envoi de lettres de relance ?

Si votre client continue à rester insensible à vos différentes tentatives de relance de facture impayée, il est temps d’activer la dimension juridique.

Mise en demeure

Première des conséquences potentielles d’une non-réaction aux différentes lettres de relance, la mise en demeure place le client dans une situation où des répercussions judiciaires deviennent envisageables pour lui.

Comme la lettre de demande de paiement de facture impayée, la mise en demeure doit respecter certains codes afin de conserver toute sa valeur juridique. Si vous sentez qu’une procédure judiciaire n’a que peu de chances d’être évitée, vous pouvez d’ores et déjà confier cette tâche à un avocat.

Un document envoyé par une entité de conseil légal ou juridique a généralement bien plus d’effet qu’un envoi émanant de l’entrepreneur lésé.

Recouvrement judiciaire

Dernière étape du parcours pour obtenir le versement d’une somme qui vous est due dans le cadre d’un échange commercial : le recouvrement judiciaire. Ce terme regroupe les trois voies de recours judiciaires permettant de finalement obtenir le paiement de la part de votre client mauvais payeur.

Ces procédures sont les suivantes :

• L’injonction de payer : couramment utilisée, car habituellement accessible et rapide, l’injonction de payer est aussi peu onéreuse. Si vous obtenez gain de cause auprès du juge, celui-ci pourra délivrer une ordonnance d’injonction de payer à l’encontre de votre client. Si ce dernier refuse toujours de payer, des saisies d’huissier pourront intervenir.
• Le référé provision : également rapide et peu coûteuse, cette procédure peut vous amener à faire saisir les biens de votre débiteur, pour obtenir votre paiement grâce au prix de la vente des biens saisis.
• L’assignation en paiement : le résultat d’une assignation en paiement est un procès. Contrairement aux deux procédures présentées ci-dessus, cette voie de recours judiciaire est donc plus chère et dure plus longtemps. Elle est particulièrement justifiée lorsque ni l’injonction de payer ni le référé provision sont applicables.

Gérer les factures impayées au moyen d’un logiciel de facturation

Utiliser un logiciel de facturation permet de gérer les impayés avec moins de difficulté, voire de réduire les risques d’en être victime. Tout d’abord, un tel outil vous permet d’éditer des factures claires, dans lesquelles toutes les mentions obligatoires sont indiquées de manière explicite.

De plus, il est souvent possible de paramétrer votre logiciel afin que des relances automatiques soient envoyées en cas de retard dans les paiements vous étant dus. Cerise sur le gâteau, cet outil aide à garder une organisation précise de votre facturation, mais aussi des paiements reçus.

Car, sans comptable pour gérer votre trésorerie, ne pas remarquer le retard, voire la non-réception d’un paiement peut arriver à tout entrepreneur.

Questions Fréquemment Posées

Qu’est-ce qu’un retard de paiement ?

Un paiement ne peut être considéré comme en retard qu’à partir du moment où le délai de paiement inscrit sur la facture est dépassé.

Est-il possible d’envoyer une lettre de relance par e-mail ?

Contrairement à une lettre simple, un e-mail constitue une preuve juridique. Vous pouvez donc tout à fait envoyer vos lettres de relance par e-mail, tout en respectant les mentions à inclure.

Est-il possible d’envoyer une mise en demeure sans lettres de relance ?

Il n’existe pas de minimum légal au sujet du nombre de lettres de relance à envoyer à un client en situation de retard de paiement. Vous avez parfaitement le droit, si la situation le justifie, de directement adresser à ce dernier un courrier de mise en demeure.