Facture non acquittée : le guide pour les éviter

Quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise, la gestion de la comptabilité représente un enjeu majeur et doit être au cœur de vos préoccupations. Dans cette optique, recevoir les paiements vous étant dus dans les délais et les documents prouvant ces règlements est essentiel.

À l’inverse, une facture non acquittée entraine non seulement un manque à gagner temporaire, mais également de potentiels décalages de trésorerie ainsi qu’une charge mentale évitable. Comment faire pour éviter les factures non acquittées et comment réagir si vous vous trouvez dans cette situation ? C’est ce que nous allons voir dans ce guide.

Qu’est-ce qu’une facture non acquittée ?

Tout entrepreneur travaille avec des factures, qu’il s’agisse d’obtenir un paiement pour la vente de marchandises ou la réalisation de prestations, ou bien d’opérer le règlement d’une commande à un fournisseur. Ce document comptable à valeur juridique fait donc partie du quotidien des entreprises.

Si lors d’échanges commerciaux, tout se passe généralement comme prévu, autrement dit un paiement contre un produit ou un service, les choses peuvent parfois avoir tendance à se compliquer dans la pratique. Une facture non acquittée fait partie de ces difficultés dont chaque professionnel se passerait volontiers.

On parle de facture non acquittée lorsque celle-ci n’a pas encore été payée par l’acheteur. Il s’agit par conséquent ni plus ni moins d’une facture impayée. Or, selon le montant facturé, un retard dans le paiement d’une facture peut avoir de lourdes conséquences pour une entité commerciale, au point de menacer sa pérennité.

Voici les principales difficultés que peut causer à un entrepreneur une facture non acquittée :

• Un stress supplémentaire;
• La détérioration des rapports avec les clients concernés, pouvant mener à la perte d’une source de revenus régulière;
• Des retards dans le paiement de ses cotisations et autres charges;
• Des retards dans le paiement d’un loyer, de factures ou d’un fournisseur, pouvant mener à une perte de crédibilité aux yeux du ou des partenaires concernés;
• Un risque de voir certaines institutions financières comme les banques ou les sociétés de crédit lui tourner le dos ou le sanctionner;
• Une perte de rémunération;
• Une possibilité de faillite ou de liquidation judiciaire de sa société.

Bien entendu, ces problèmes peuvent être occasionnés dans les cas les plus extrêmes. Une simple facture non acquittée pour un petit montant ne risque pas de mettre en péril votre entreprise.

Néanmoins, une accumulation d’impayés ou le non-règlement d’une facture substantielle peut entraîner l’une ou plusieurs des difficultés mentionnées. D’où l’importance de savoir comment réagir pour voir l’argent vous étant dû arriver sur le compte bancaire de votre société rapidement.

Comment faire quand une facture n’est pas payée ?

Fort heureusement, il existe des solutions pour vous permettre d’obtenir votre paiement si vous vous trouvez dans cette situation. Cela peut cependant demander un peu de temps.

Parallèlement à la mise en œuvre d’actions permettant de recouvrer le règlement de votre facture, que nous détaillerons un peu plus loin, vous pouvez d’ores et déjà agir pour limiter les conséquences d’un trou dans votre trésorerie.

Dans cette perspective, vous pouvez solliciter de l’aide de la part d’entités externes, partenaires ou non de votre activité. Ainsi, votre banque, mais aussi des prestataires indépendants, peuvent vous apporter une solution, le temps que la difficulté de paiement de votre débiteur soit résolue.

En concertation avec votre banque, vous pouvez par exemple négocier un découvert autorisé exceptionnellement plus important, compte tenu des circonstances. Cela peut vous éviter d’avoir à vous acquitter de frais supplémentaires en cas de dépassement de votre plafond habituel.

Votre banque peut également vous proposer une option d’escompte, c’est-à-dire une avance sur vos frais le temps que vous receviez votre paiement.

Si la situation l’exige, vous pouvez essayer de contracter un prêt bancaire ou de la part d’un organisme de crédit. Vous perdrez de l’argent à cause des intérêts que vous devrez rembourser, mais parfois cela vaut mieux que de vous-même vous retrouver en cessation de paiements.

Facture non payée : comment la recouvrer efficacement ?

Nous l’avons vu, le but de ces actions est avant tout de limiter les retombées négatives d’éventuels défauts de paiement de la part de vos clients. Mais celles-ci ne doivent pas vous détourner de votre objectif principal : obtenir le règlement de votre facture non acquittée.

Pour ce faire, il vous faut entamer un processus nécessitant bien entendu une prise de contact avec le client concerné. Voici quelles sont les différentes étapes de ce parcours.

Un accord à l’amiable

Avant de céder à la panique et de tomber dans l’agressivité, il est nécessaire d’échanger avec l’acheteur pour tenter de comprendre la raison de cette facture non payée. De nombreux motifs peuvent expliquer cette situation et il peut tout à fait s’agir d’un oubli.

La cause du retard de paiement n’est donc généralement pas malhonnête. Dès lors, un simple appel téléphonique peut très bien suffire à dissiper tout malentendu.

Bien entendu, avant d’entamer votre démarche, il convient de vous assurer que le délai de paiement d’une facture non acquittée a bien été dépassé. Si vous n’arrivez pas à joindre votre client par téléphone ou que ce dernier refuse toujours de régler le montant facturé, vous pouvez passer à l’étape suivante : la lettre de relance.

La lettre de relance

La lettre de relance, également appelée lettre de paiement de facture impayée, constitue la première prise de contact avec votre client afin de lui réclamer le paiement d’une facture impayée. À ce stade, le but est de régler la situation de retard de paiement, ou de non-paiement, en toute courtoisie et à l’amiable.

L’objectif de cette voie de communication est d’informer officiellement l’acheteur que vous n’avez toujours pas reçu de règlement de la facture malgré le dépassement du délai de paiement prévu. Cette lettre sert de ce fait de rappel, plutôt que d’avertissement ou de menace.

La relance pour facture non payée représente une option de recouvrement de créances à l’amiable. Elle permet cependant par ailleurs de laisser une première trace de votre action au sujet du non-paiement de votre facture, dans le cas où votre client ne procéderait toujours pas au règlement vous étant dû à la suite de votre relance.

Pour que votre lettre de relance soit valable aux yeux de la loi si le litige venait à se prolonger, voici les mentions à inclure dans votre courrier ou e-mail :

• L’objet de la lettre de relance;
• Le numéro de la facture non acquittée ou le bon de commande associé à cette facture;
• La date d’émission de la facture et la date de paiement convenue (avant dépassement du délai de paiement);
• Le montant de la facture, pénalités de retard incluses si vous décidez de les appliquer;
• Les produits et les prestations de service concernés par la facture en retard de paiement;
• La facture non acquittée en pièce jointe.

Lancement d’une procédure de mise en demeure

Tandis que la lettre de relance, bien qu’ayant une valeur officielle, laisse à l’échange un caractère amiable, la mise en demeure confère au contraire une dimension juridique à votre demande. À sa lecture, l’acheteur n’ayant pas réglé sa facture est prévenu que des poursuites pourront être engagées à son encontre si la situation demeure comme telle.

Comme la lettre de relance, la mise en demeure doit respecter certaines règles afin de garder toute sa valeur juridique. Si vous sentez qu’une procédure judiciaire semble malheureusement se profiler, vous pouvez déjà décider de confier cette tâche à un avocat.

Un document envoyé par une entité de conseil légal ou juridique produit plus d’effet et a généralement bien plus de chances de susciter une réaction de votre débiteur.

Si vous souhaitez vous en charger, assurez-vous d’envoyer un courrier recommandé avec avis de réception ou avec remise en main propre contre signature. Et n’oubliez surtout pas de conserver la preuve de dépôt. Cela vous permettra de prouver que votre lettre a bien été reçue.

Voici les mentions que vous devez obligatoirement inclure à votre lettre de mise en demeure :

• La date;
• Les coordonnées du client;
• Vos coordonnées;
• La mention de l’expression « mise en demeure », qui doit obligatoirement apparaître dans le contenu de votre lettre;
• La présentation du litige;
• Votre réclamation, autrement dit l’acquittement de votre facture; 
• L’échéance pour le paiement, avec éventuellement le mode de paiement souhaité;
• Votre signature.

Le recouvrement judiciaire

Si malgré tous vos efforts, le client ne se montre toujours pas coopératif, passer au recouvrement judiciaire s’impose.

Trois voies de recours judiciaires s’offrent alors à vous :

• L’injonction de payer : couramment utilisée, car habituellement accessible et rapide, l’injonction de payer est aussi peu onéreuse. Pour une créance de moins de 5 000 €, un huissier de justice réalise la procédure. Au-delà, il faudra vous présenter devant un juge.
• Le référé provision : également rapide et peu coûteuse, cette procédure peut vous amener à faire saisir les biens de votre débiteur, pour récupérer la somme qui vous est due via une saisie vente.
• L’assignation en paiement : le résultat d’une assignation en paiement n’est autre qu’un procès. Contrairement aux deux procédures présentées ci-dessus, cette voie de recours judiciaire est donc plus chère, plus chronophage et plus énergivore. Elle est particulièrement justifiée lorsque ni l’injonction de payer ni le référé provision ne peuvent s’appliquer.

Comment éviter les factures non-acquittées ?

Comme vous le voyez, la route est souvent longue et semée d’embûches pour parvenir à obtenir le paiement d’une facture non acquittée. Bien que cela ne soit bien entendu pas toujours possible, le mieux reste encore d’éviter le non-règlement de vos factures.

Voici quelques pistes pour augmenter vos chances dans ce sens :

• S’assurer de la solvabilité de vos clients : évidemment, vous ne pouvez pas consulter les comptes en banque de vos clients pour vous assurer de leur bonne santé financière. Mais il existe des outils vous permettant d’effectuer une première analyse de la situation. Par exemple, un site comme société.com peut vous aider à obtenir de précieuses informations.
• Définir des conditions de paiement acceptables pour les deux parties : avant de conclure une transaction commerciale, n’hésitez pas à échanger avec vos clients pour vous assurer que les conditions de paiement, délai en tête, sont satisfaisantes.
• Envoyez vos factures au plus tôt : plus vous tardez à envoyer vos factures à vos clients, plus vous décalez la date butoir pour le règlement.

Un logiciel de facturation clé en main pour des factures toujours acquittées

La facturation n’est pas la compétence première de la plupart des entrepreneurs, qui exercent leurs qualités dans le domaine d’activité de leur société. Recourir à un logiciel dédié est donc l’assurance de voir cette thématique gérée au mieux.

Un logiciel de facturation vous garantit une tranquillité d’esprit, en vous assistant pour l’émission de vos factures, en préservant une organisation efficace et à jour, et en allant même jusqu’à gérer les relances automatiquement. De quoi faire une croix sur la plupart des factures non acquittées.

Questions Fréquemment Posées

Quelle est la différence entre une facture impayée et une facture non acquittée ?

Aucune, une facture non acquittée n’a pas non plus été réglée par le débiteur.

Existe-t-il un délai de prescription pour une facture non acquittée ?

Chaque facture non acquittée dispose en effet d’un délai de prescription, au-delà duquel le paiement ne peut plus être réclamé par le créancier. Pour une facture résultant d’un échange commercial entre professionnels, ce délai est de 5 ans.

Est-il possible d’obtenir le paiement d’une facture non acquittée malgré le refus du client ?

En cas de refus catégorique d’un paiement de la part du client, vous devrez vous en remettre à la justice pour plaider votre cas. Si vous obtenez gain de cause, le client sera dans l’obligation d’honorer sa dette.