Tout ce qu’il faut savoir sur les logiciels de caisse certifiés

Pour tous les commerçants, gérer les transactions financières est une étape absolument cruciale. Cette gestion et l’encaissement sont les deux piliers qui assurent le bon fonctionnement et la conformité légale d’un établissement. Le logiciel de caisse trouve sa place au cœur de cette gestion. Mais attention, tous les logiciels de caisse ne font pas l’affaire !

Le bon système de caisse doit offrir une solution fiable et sécurisée pour enregistrer vos ventes et encaisser les paiements de vos clients. Le logiciel de caisse certifié est le meilleur gage de conformité et de confiance.

Mais qu’entend-on exactement par “logiciel de caisse certifié”? Qui doit s’équiper de cet outil, comment, et pourquoi est-ce important? Cet article explore en profondeur ces questions, pour vous éclairer sur tout ce qu’il faut savoir à propos de ce dispositif.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié?

Un logiciel de caisse enregistreuse, aussi appelé système de point de vente (POS pour Point Of Sale en anglais), est une solution informatique développée pour enregistrer toutes les transactions de vente d’un commerce. Il s’agit d’un dispositif utilisé par les commerçants et les entreprises pour enregistrer les ventes, gérer les stocks, suivre les transactions clients et effectuer des analyses de vente.

Ces logiciels peuvent varier en termes de fonctionnalités : ils peuvent être des systèmes simples, ou bien proposer des solutions complexes en intégrant un CRM ou des analyses avancées par exemple.

Ces logiciels peuvent varier en termes de fonctionnalités : ils peuvent être des systèmes simples, ou bien proposer des solutions complexes en intégrant un CRM ou des analyses avancées par exemple.

Un logiciel de caisse certifié possède toutes les fonctionnalités d’un système de caisse standard, mais il est également conforme aux exigences légales spécifiques établies par l’administration fiscale du pays dans lequel il est utilisé.

En France, par exemple, depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser des logiciels de caisse certifiés, c’est-à-dire des logiciels ou systèmes sécurisés, inaltérables, fiables et permettant de conserver les données de vente dans le but de lutter contre la fraude fiscale.

Ces logiciels doivent être certifiés par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur, pour garantir qu’ils répondent aux exigences de l’administration.

Un logiciel de caisse certifié n’est donc pas un système d’encaissement ordinaire. C’est un dispositif qui a passé avec succès une série de tests et de vérifications pour s’assurer qu’il respecte certaines normes de sécurité, de fiabilité, et de conformité, notamment en ce qui concerne la législation fiscale.

Ces normes, telles que la norme NF525 en France, garantissent que tous les encaissements sont enregistrés de manière sécurisée et traçable. Pour les commerces, cela signifie moins de risques de fraude et une confiance accrue auprès des clients et des organismes de régulation.

Comment faire certifier son logiciel de caisse?

Pour faire certifier un logiciel de caisse enregistreuse et s’assurer qu’il est conforme aux normes fiscales requises, les éditeurs de logiciels ou les entreprises doivent suivre une procédure rigoureuse de vérification.

Ce processus comprend l’évaluation de la sécurité des données, la fiabilité des enregistrements des transactions, et la capacité du logiciel à produire des rapports détaillés et inaltérables.

Voici les étapes principales à suivre :

• Comprendre les exigences légales : elles sont détaillées dans l’article 88 de la loi de finances pour 2016, visant à lutter contre la fraude à la TVA. Les logiciels doivent assurer l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données en vue de leur présentation en cas de contrôle fiscal.
• Effectuer un audit du logiciel : cela implique généralement une évaluation détaillée de ses fonctionnalités pour s’assurer qu’il répond aux critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
• Choisir la méthode de certification : il existe deux méthodes pour certifier un système de caisse :
  
  • La certification par un organisme accrédité : Le logiciel peut être certifié par un organisme accrédité par le COFRAC (Comité français d’accréditation) ou tout autre organisme d’accréditation européen équivalent. Les contrats de certification doivent être renouvelés régulièrement.
  • L’attestation individuelle de l’éditeur : L’éditeur du logiciel peut auto-déclarer sa conformité par une attestation sur l’honneur a valeur de contrat, après avoir effectué un audit interne ou fait appel à un auditeur externe pour vérifier que le logiciel respecte bien les exigences légales.

Si vous optez pour la certification par un organisme accrédité, vous devrez soumettre votre logiciel à cet organisme pour qu’il procède à l’évaluation et aux tests nécessaires. À l’issue de cette évaluation, si le logiciel satisfait aux exigences, l’organisme délivrera un certificat de conformité.

Si vous choisissez l’auto-certification, vous devez rédiger une attestation sur l’honneur indiquant que votre logiciel est conforme aux exigences. Cette attestation doit être conservée pour être présentée en cas de contrôle fiscal.

Dans tous les cas, il est essentiel de rester informé sur les normes et les processus de certification, car ils peuvent évoluer. La certification est un gage de confiance pour les utilisateurs du logiciel de caisse et garantit aux autorités fiscales que les transactions sont enregistrées de manière fiable et transparente.

Est-ce obligatoire d’avoir un logiciel de caisse?

Dans de nombreux pays, utiliser un logiciel de caisse certifié est devenu une obligation légale pour la plupart des commerçants et des entreprises qui réalisent des transactions avec les consommateurs. En France, l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié ne s’applique pas à toutes les entreprises.

Cette obligation est principalement destinée aux assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de caisse enregistreuse. Cela concerne une large gamme d’entreprises, des boutiques de détail aux restaurants, en passant par les établissements e-commerce qui gèrent également des points de vente physiques.

Si l’entreprise utilise un système d’encaissement pour enregistrer les paiements de ses clients, ce système doit être conforme aux exigences de certification pour garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.

Certaines entreprises peuvent être exemptées de cette obligation, notamment si elles ne sont pas assujetties à la TVA ou si elles utilisent des moyens d’enregistrement des paiements qui ne sont pas considérés comme des logiciels de caisse selon la définition de l’administration fiscale.

 Par exemple, les entreprises réalisant uniquement des transactions non soumises à la TVA ou celles qui utilisent des systèmes d’encaissement ne permettant pas une gestion autonome de la TVA peuvent ne pas être concernées.

Cette obligation doit permettre d’assurer que toutes les transactions enregistrées sont sécurisées et non modifiables, permettant ainsi une traçabilité complète en vue d’audits fiscaux. Cela aide à prévenir la fraude fiscale et assure que les données de vente sont précises et fiables. 

Les entreprises qui ne respectent pas cette obligation et utilisent un système de caisse non certifié risquent des sanctions financières. En cas de contrôle fiscal, si l’entreprise ne peut pas présenter un logiciel de caisse certifié ou une attestation individuelle de l’éditeur conforme aux exigences, elle peut être soumise à une amende.

Quels sont les logiciels de caisse?

Les logiciels de caisse peuvent varier grandement en termes de complexité et de fonctionnalités. Certains sont très spécialisés, avec des fonctionnalités sur mesure pour des niches comme la restauration ou la vente au détail, tandis que d’autres sont polyvalents et capables de s’adapter à divers environnements commerciaux.

Voici quelques types de logiciels de caisse :

• Caisse enregistreuse numérique simple, qui permet d’enregistrer les paiements et d’imprimer les tickets de caisse.

• Logiciels de gestion de point de vente (POS) :
   
  • Systèmes POS basiques conçus pour les petites entreprises. Ces dispositifs gèrent les transactions de vente, l’impression du ticket de caisse et peuvent offrir des fonctionnalités de suivi des stocks avec lecture des codes barres.
  • Systèmes POS avancés : ils offrent une gamme étendue de fonctionnalités, y compris la gestion des stocks en temps réel, la gestion des relations clients (CRM), la création de rapports détaillés, et l’intégration avec d’autres dispositifs tels que la comptabilité ou le commerce électronique.

• Logiciels de caisse spécialisés :.
  
  • Pour la restauration : ils sont conçus spécifiquement pour les besoins des restaurants, bars, et cafés, et incluent la gestion des commandes, des tables, et des menus. 
  • Pour le commerce de détail : adaptés aux besoins spécifiques du commerce de détail, avec des fonctionnalités de lecture des codes barres et de gestion des variations de produits (taille, couleur, etc.), des commandes de groupe, des promotions et des remises.

• Systèmes basés sur le cloud : ils permettent aux commerçants d’accéder à leurs données et de gérer leur entreprise depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, pour faciliter les mises à jour et l’intégration entre différents sites.

• Applications mobiles de point de vente : elles transforment les terminaux de paiement intelligents, mais aussi les smartphones et les tablettes en systèmes de point de vente mobiles. Parfait pour tous les commerces dynamiques, mais aussi les ventes mobiles ou les petits espaces commerciaux.

Comment choisir son logiciel de caisse?

Évidemment, choisir votre logiciel dépend de votre projet, de la taille de votre entreprise, et des spécificités de votre secteur d’activité. Jusqu’ici, rien de nouveau ! Trouver le dispositif adapté à vos besoins et à votre savoir-faire demande d’effectuer une recherche en amont. 

N’hésitez pas à réaliser un comparatif vous-mêmes, ou à consulter des sites spécialisés. Lors de votre propre recherche, réalisez vos comparatifs basés sur vos besoins, mais aussi sur les retours des utilisateurs.

Évaluez plusieurs critères, au-delà du prix :

• Le suivi des performances;
• Les différentes fonctionnalités proposées;
• La facilité de prise en main;
• La qualité du service après vente.

Les logiciels peuvent être adaptés à différents secteurs d’activité et tailles d’entreprise, avec des options allant de l’abonnement mensuel à l’achat de licences perpétuelles.

Trouvez le logiciel de caisse adapté à votre terminal de paiement myPOS directement sur l’application appmarket. Sélectionnez le dispositif le plus adapté à votre point de vente : naviguez parmi un large choix sur les différentes rubriques pour trouver le système qui vous correspond.

Choisissez le logiciel de caisse enregistreuse qui non seulement répond aux besoins spécifiques de votre entreprise, mais est également conforme aux réglementations fiscales.

Qui est concerné par les logiciels de caisse certifiés?

Les logiciels de caisse certifiés concernent principalement les professionnels et les entreprises qui fournissent des biens et des services aux particuliers et sont assujettis à la TVA en France.

Cela inclut non seulement les magasins physiques, mais aussi les entreprises qui combinent la vente en ligne et en magasin, les restaurateurs, et même certains prestataires de services. La taille de l’entreprise importe peu : du petit commerce indépendant aux grandes chaînes, l’exigence de conformité demeure.

Voici plus en détail qui peut être concerné par cette exigence :

• Les commerçants et détaillants qui vendent des biens, dans des boutiques physiques, ou via des stands temporaires;
• Les prestataires de services directs aux consommateurs, tels que les coiffeurs, les esthéticiennes, les plombiers, ou encore les consultants par exemple, sont également concernés par cette obligation s’ils utilisent un logiciel de caisse pour enregistrer les paiements;
• Le secteur de la restauration : restaurants, bars, cafés, et tout autre métier de la restauration qui offre des services de consommation sur place ou à emporter;
• Les métiers de l’événementiel : les entreprises qui fournissent des services liés à l’organisation d’événements, comme la location de salles, le catering, ou l’animation, sont concernées si elles emploient des systèmes de caisse dans leur gestion financière;
• Les pharmacies et autres métiers de la santé qui vendent des produits directement aux patients doivent également utiliser des logiciels de caisse certifiés pour ces transactions;
• Les artisans et créateurs qui vendent leurs créations ou services directement au public, que ce soit dans des ateliers, des marchés, ou en ligne, en utilisant un logiciel de caisse pour enregistrer ces ventes.

Il est important de noter que cette obligation s’applique aux transactions réalisées avec des non-professionnels (consommateurs finaux) et que l’objectif est d’assurer une transparence et une traçabilité complète des opérations commerciales afin de lutter contre la fraude fiscale. Les professionnels concernés doivent donc s’assurer que leur système de caisse est certifié conforme aux exigences de l’administration fiscale française.

Comment fonctionne la fraude fiscale avec les caisses?

La fraude fiscale via les systèmes de caisse se manifeste souvent par la manipulation des enregistrements de ventes pour sous-déclarer les recettes pour réduire l’impôt sur le revenu et les charges sociales. Avant l’arrivée des logiciels de caisse certifiés, il était plus facile pour certains commerçants d’altérer ou de supprimer des transactions de leur système, afin qu’elles ne figurent pas dans les livres comptables.

Certains logiciels permettent également de modifier les enregistrements des ventes après coup. Ces logiciels, parfois appelés “zappers”, peuvent être utilisés pour réduire artificiellement le volume des ventes enregistré ou pour modifier les montants des transactions afin de diminuer les recettes déclarées.

Les entreprises peuvent également effectuer des ventes sans les enregistrer sur la caisse enregistreuse, en acceptant des paiements en espèces et en ne délivrant pas de ticket de caisse. Ces ventes “au noir” ne sont alors pas comptabilisées dans les recettes officielles de l’entreprise.

Dans certains cas, même lorsque les transactions sont enregistrées via la caisse, les entreprises peuvent délibérément déclarer des recettes inférieures aux montants réels en manipulant les données avant leur transmission à l’administration fiscale.

Une autre pratique consiste à maintenir deux ensembles de comptes : l’un réel, qui reflète l’ensemble des transactions commerciales, et l’autre, officiel, présenté à l’administration fiscale avec des recettes intentionnellement sous-évaluées.

Ces pratiques sont illégales et entraînent des conséquences juridiques sévères pour les entreprises et les individus impliqués. C’est pour lutter contre ce type de fraude que de nombreux pays, dont la France, exigent l’utilisation de logiciels de caisse certifiés.

Des logiciels pour lutter contre la fraude fiscale

Les logiciels de caisse certifiés sont une arme clé dans la lutte contre la fraude fiscale. Ils sont spécifiquement conçus pour répondre aux exigences réglementaires.

Ils rendent difficile, voire impossible, la suppression ou la modification des transactions enregistrées, pour assurer une traçabilité complète des données de vente. Ils sont obligatoires, conformément à la norme NF 525, mais ils ne sont pas les seules armes dans la lutte contre la fraude fiscale !

Voici quelques catégories de logiciels utilisés dans ce contexte :

• Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) offrent une vue d’ensemble de l’activité d’une entreprise, intégrant diverses fonctions comme la comptabilité, la gestion des stocks, les achats, et les ventes. En centralisant les données, ils facilitent le suivi en temps réel des opérations commerciales et la détection des anomalies pouvant indiquer des pratiques frauduleuses.
• Les outils d’analyse de données et de Business Intelligence (BI). Ils permettent d’analyser de grands volumes de données pour identifier des tendances, des anomalies ou des schémas pouvant suggérer des comportements frauduleux. Ils sont particulièrement utiles pour les autorités fiscales dans le cadre de leurs efforts d’audit et d’inspection.
• Les logiciels de surveillance et de reporting, pour surveiller les transactions en temps réel et générer des rapports détaillés sur les activités commerciales. Ces outils peuvent alerter les entreprises et les autorités fiscales en cas de transactions suspectes ou d’incohérences dans les données.
• Les logiciels de comptabilité et de facturation modernes offrent des fonctionnalités de suivi et de reporting avancées, garantissant que toutes les transactions sont correctement enregistrées et reflétées dans les états financiers. Leur intégration avec les logiciels de caisse et les systèmes ERP aide à assurer une cohérence et une transparence des données financières.
• Des plateformes de collaboration avec les autorités fiscales, mises en place par certaines juridictions, permettent un échange direct de données entre les entreprises et les autorités fiscales. Ces dispositifs facilitent la transmission sécurisée des informations de vente et de facturation, réduisant ainsi les occasions de fraude.

En utilisant ces outils et systèmes, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences légales, mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle. Pour les autorités fiscales, ces technologies sont essentielles pour renforcer l‘intégrité du système fiscal et pour mener des contrôles plus efficaces et ciblés.

En conclusion, s’équiper d’un logiciel de caisse certifié n’est pas juste une formalité légale ; c’est un pas vers plus de sécurité, de fiabilité et de confiance dans la gestion quotidienne de votre commerce.

Que vous soyez un petit établissement ou une entreprise à plusieurs points de vente, comprendre l’importance, le fonctionnement, et les obligations liées à ces outils est crucial. Choisissez le bon logiciel pour vous conformer à la législation, mais aussi pour améliorer l’efficacité et la performance de votre commerce.

Questions fréquemment posées

Quelles sont les principales exigences pour qu’un logiciel de caisse soit certifié?

Les logiciels doivent répondre à des normes spécifiques de sécurité, de fiabilité et d’intégrité des données, telles que la norme NF 525 en France, incluant l’impossibilité de modifier les données enregistrées, une traçabilité complète des transactions, et la capacité de produire des rapports d’audit détaillés.

Est-il possible d’utiliser un logiciel de caisse non certifié?

Dans certains cas et pour certaines catégories de commerçants, l’utilisation d’un logiciel non certifié peut être permise, mais cela expose l’entreprise à des risques légaux et financiers importants, y compris des pénalités en cas de contrôle fiscal.

Comment vérifier si un logiciel de caisse est bien certifié?

Il est recommandé de consulter la liste des logiciels certifiés publiée par les organismes de certification officiels ou de demander directement aux fournisseurs de logiciels leurs contrats de preuve de certification.

Quel est le coût moyen d’un logiciel de caisse certifié?

Le coût varie considérablement en fonction des fonctionnalités offertes, de la taille du commerce, du fournisseur et du type de contrat choisi. Il est important de comparer les offres et de prendre en compte les coûts totaux, incluant l’achat, l’installation, et le support technique.

Peut-on personnaliser un logiciel de caisse certifié?

Oui, de nombreux logiciels offrent une certaine flexibilité en termes de personnalisation pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque commerce, y compris la configuration des produits, des taxes, et des modes de paiement.