Optimiser la planification d’événements : Concert de Sean Paul avec myPOS

Le phénomène de Dancehall Sean Paul a récemment captivé une foule de plus de 15 000 fans au Cinecittà World en Italie. Le concert a été organisé par Luxury Events et Undermoon qui partagent leur expérience sur la manière d’organiser un événement extraordinaire et de réduire les coûts grâce aux options de paiement sans espèces.

Les défis de la planification d’un événement

Choix du lieu et logistique

Le choix de la bonne salle de concert est primordial pour assurer la réussite globale d’un événement. Des éléments comme l’acoustique, l’emplacement, l’accessibilité et l’hébergement doivent être soigneusement évalués pour une expérience mémorable tant pour le public que pour les artistes. Les organisateurs doivent veiller à ce que le lieu puisse accueillir le nombre prévu de participants, tout en mettant en œuvre des mesures de contrôle des foules pour maintenir des normes de sécurité. La planification logistique est tout aussi importante, couvrant des aspects allant des horaires de chargement et de déchargement au stationnement pour garantir des opérations fluides et efficaces tout en minimisant les perturbations.

L’espace choisi pour le concert de Sean Paul était Cinecittà World à Rome, un parc d’attractions cinématographique s’étendant sur 30 ha. Le parc offrait non seulement un espace suffisant pour les fans, mais créait également une expérience immersive pour le concert lui-même. En fonction du choix de billets, les fans avaient la chance d’explorer certaines des quarante attractions passionnantes situées dans les sept zones cinématographiques à thème. En outre, ils pouvaient réserver un séjour à l’hôtel à proximité de l’événement, rendant l’expérience bien organisée et commode.

Gestion des horaires

Naviguer dans les subtilités de la gestion des horaires dans la planification d’événements est une tâche complexe, en particulier lors de la coordination avec les artistes. Une communication claire, une organisation et une attention aux détails sont primordiales pour une expérience sans heurts.

Dans le cadre du concert de Sean Paul, Luxury events et Undermoon jouent la flexibilité de la planification afin de composer avec des circonstances imprévues, garantissant ainsi une transition en douceur entre les différentes étapes. Le concert a débuté avec le DJ set de Ludovica Pagani, suivi d’une brève pause en cas de retard. L’événement principal mettait ensuite en vedette Sean Paul, accompagné de son groupe et de sa troupe de danse. Ensuite, les festivités se transformèrent en un DJ set de Radio Mambo qui offrait une after-party engageante pour que les fans puissent continuer à profiter de la nuit. Cette planification minutieuse a permis un événement bien coordonné capable d’ajustements sans perturber le déroulement global.

Budget et gestion financière

Les contraintes financières constituent un défi important lors de l’organisation de grands concerts. Pour compenser les dépenses, les organisateurs explorent diverses sources de revenus comme les produits dérivés, parrainages ou collaborations fructueuses.

Une autre approche de réduction des coûts, tout en améliorant l’expérience globale, consiste à opter pour des solutions de paiement sans espèces. C’est devenu une pratique avantageuse qui offre de nombreux avantages comme des paiements plus rapides, plus pratiques et plus responsables. En outre, un partenariat avec un fournisseur de solutions de paiement innovantes peut produire des données en temps réel et des informations précieuses sur les préférences des clients, ce qui permet ainsi une optimisation immédiate du personnel et des stocks en fonction de la popularité. Les paiements numériques fournissent une information exhaustive sur les ventes de produits à différents niveaux, notamment bars, emplacement, personnel, choix des boissons et de la restauration, ainsi que les pointes d’activité.

Transactions efficaces sans espèces avec myPOS

Pour le concert de Sean Paul, les organisateurs ont stratégiquement fait appel à myPOS comme fournisseur de paiement. Au total, 17 machines à cartes bancaires (10 Carbon et 7 Go 2) ont fonctionné à pleine capacité sur les 9 bars. Les automates à carte furent utilisés pour la vente de billets et les mises à niveau, ainsi que pour les boissons et la restauration. Il s’est agi d’une décision stratégique, car cela a permis des transactions sans espèces, réduisant d’autant le temps passé dans les longues files d’attente aux guichets et aux bars. D’un autre côté, cela a contribué à un environnement plus sûr, car le risque de vol et de fraude a été considérablement réduit.

Les machines à cartes myPOS ont non seulement amélioré l’expérience globale des participants, mais ont également apporté des avantages significatifs aux organisateurs. Voici ce qu’ils avaient à dire sur l’utilisation de nos produits :

« Les gens apprécient les paiements par carte lors des concerts et des festivals car ils les trouvent plus faciles et plus pratiques. Nous sommes ravis d’avoir choisi myPOS comme partenaire pour cet événement et nous pensons que c’est vraiment incomparable. »

Lors d’événements à grande échelle, il est crucial de choisir un système rapide, sécurisé et stable, étant donné que les transactions peuvent varier de plusieurs centaines à plusieurs milliers. Tous les appareils myPOS sont livrés avec une carte SIM intégrée gratuite qui garantit une connectivité Internet ininterrompue au cours de l’exploitation. En outre, il existe de nombreuses fonctionnalités comme celle du pourboire et celle du mode multi-opérateurs qui permet le suivi des résultats individuels du personnel.

« Notre fonctionnalité préférée est celle du règlement instantané, car il ne nous est pas nécessaire d’attendre pour recevoir tous les fonds. Ceux-ci sont disponibles immédiatement, ce qui nous autorise à les utiliser sans délai. »

Organiser des événements à grande échelle comporte de nombreux défis et situations imprévues, ce qui souligne l’importance d’anticiper la planification. Le recours à des pratiques modernes et à des collaborations stratégiques est essentielle pour assurer le succès. Le concert de Sean Paul a présenté la combinaison parfaite entre musique et technologie, laissant des souvenirs inoubliables à tous les participants.