Qu’est-ce qu’un avoir : tout ce qu’il faut savoir

Les avoirs, ces documents comptables incontournables de votre quotidien, jouent un rôle crucial dans la gestion des factures. Mais savez-vous vraiment ce qu’est un avoir et pourquoi il est si indispensable ?

Définition, fonctionnement et comptabilité : on vous dit tout sur ce document clé pour corriger des erreurs, gérer les retours et fidéliser vos clients efficacement.

Qu’est-ce qu’un avoir ?

Un avoir (aussi appelé facture d’avoir ou note de crédit) est un document comptable permettant de corriger ou d’annuler une facture déjà émise. Dans le détail, il fonctionne comme une reconnaissance de dette. Vous reconnaissez que vous devez quelque chose à votre client en raison d’une non-livraison ou de retour d’un bien ou de service.

Pourquoi émettre un avoir et ne pas plutôt corriger une facture erronée ? Tout simplement, car la réglementation française interdit la rectification ou l’annulation de documents comptables, et donc de factures déjà finalisées. C’est pourquoi il est nécessaire d’émettre un nouveau document complémentaire.

En cas de faute sur une facture, vous devez alors créer une facture d’avoir.

Il peut s’agir d’une des erreurs suivantes :

• Les coordonnées du client ;
• Les références du service ou de l’article ;
• Le prix ;
• Le calcul.

Il se peut également que vous deviez complètement annuler la facture, car votre client vous a retourné le produit et vous devez le rembourser. Là encore, vous devez créer une facture d’avoir du montant total de la facture initiale afin de procéder au remboursement. 

Pour éviter de créer un trou dans votre comptabilité, n’oubliez pas d’indiquer sur le nouveau document que la première facture est annulée. Votre numérotation comptable ne sera alors pas modifiée.

Autre cas de figure, vous faites un geste commercial à un de vos acheteurs pour le fidéliser ou vous excuser d’une erreur lors d’une commande. Là encore, vous devez générer une facture d’avoir pour appliquer cette remise. 

Comment fonctionnent les avoirs sur une facture ?

Pour rédiger votre facture d’avoir, il suffit de suivre les règles habituelles de facturation et de conversation de documents. Pour lever le voile sur tout doute, faisons un récapitulatif des éléments à inscrire sur votre facture.

Mentions obligatoires

En France, la loi oblige à inscrire certaines mentions sur une facture éditée afin de faire valoir son caractère juridique. Il en est de même pour l’avoir, qui doit comporter des informations bien précises, donc nombreuses qui sont similaires à une facture classique.

Voici les mentions qui doivent apparaître sur toute facture :

• Les coordonnées du client ;
• L’adresse de facturation ;
• Le numéro de bon de commande ;
• Le numéro de la facture ;
• La date d’émission ;
• La date de la vente ou de la prestation ;
• Les taux de TVA applicables ;
• La quantité et la description des services ou des produits ;
• Le prix unitaire ;
• Les montants détaillés ;
• Le montant total HT et TTC ;
• Les conditions de vente ;
• Le montant forfaitaire pour frais de recouvrement ;
• Les taux de pénalité si retard de règlement.

Si la facture est adressée à un professionnel, n’oubliez pas d’indiquer le délai de règlement et l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.

Pour des questions de comptabilité, vous devez clairement faire apparaître le terme “avoir” sur le document. Aussi, il convient de remplacer la mention “net à payer” par “net à déduire”. Il faut également indiquer les modalités de paiement, comme une remise sur une prochaine facture ou encore la création d’un bon d’achat.

La numérotation

Pour votre comptabilité, vous avez deux options. Soit votre facture suit votre numérotation sans discontinuité (ce qui est généralement l’option privilégiée par les professionnels), soit vous utilisez une numérotation parallèle pour vos avoirs. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise option, c’est selon votre préférence en termes de gestion de facturation.

Quelle TVA sur un avoir ?

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous avez pour obligation d’inscrire la taxe sur la valeur ajoutée sur votre facture d’avoir. Pour récupérer la TVA sur votre nouveau document, il faut indiquer le montant du remboursement et le montant de la TVA associée.

Quelle est la différence entre une facture et un avoir ?

Voilà, vous savez désormais ce qu’est une facture d’avoir. Mais quelle est sa différence avec une facture classique ? Si la différence reste encore un peu floue, pas de panique, on vous explique.

La facture est un document de comptabilité qui acte un achat ou une vente. Elle liste tous les services ou produit fournis par votre entreprise, précise son prix ainsi que le montant total à payer par le client. Il sert donc de demande de paiement. De son côté, l’avoir est une facture négative qui corrige ou annule une facture initiale.

Quand faut-il émettre un avoir ?

La facture d’avoir peut être émise dans trois cas : une erreur sur la facture initiale, un retour de marchandises ou un geste commercial. Revenons sur chacun d’entre eux.

Avoir suite à une erreur sur la facture initiale

Vous avez généré une facture erronée ? Que vous ayez saisi le mauvais prix ou fait une erreur sur le produit vendu, vous pouvez rattraper cette maladresse grâce à l’avoir. Il suffit de créer une facture d’avoir en rectifiant l’erreur, et le tour est joué.

Avoir suite à un retour de marchandises

Si un client vous renvoie un produit (mauvaise taille, défaut de fabrication, pas adapté à ses attentes…), vous avez la possibilité de créer une facture d’avoir si la facture initiale n’a pas encore été transmise.

Avoir commercial

Vous pouvez être amené à créer une facture d’avoir si vous accordez un geste commercial à un client. Cela peut par exemple être utile s’il y a un retard de livraison sur une commande ou pour récompenser un acheteur. En résumé, c’est intéressant pour résoudre un litige ou fidéliser votre clientèle sur le long terme.

Si le client a déjà payé, il peut déduire la ristourne sur sa prochaine facture ou demander un chèque de remboursement.

Corriger une facture avec un avoir

Pour corriger une facture avec un avoir, il faut donc respecter quelques formalités. L’objectif est de ne pas refaire d’erreur sur le document. Pour éviter de se tromper et bien respecter la législation française, il vaut mieux connaître les modalités.

Voici comment corriger une facture avec un avoir :

• Indiquez “facture d’avoir” au lieu de “facture” ;
• Écrivez “net à déduire” au lieu de “net à payer” ;
• Mentionnez le numéro de facture auquel l’avoir se réfère ;
• Notez les mentions légales habituelles.

Lorsque vous rédigez votre facture d’avoir, il faut donc impérativement penser à ces quatre éléments. Une fois que vous les avez inscrits sur votre document, c’est tout bon, votre facture est dans les règles.

Comment émettre un avoir ?

Pour émettre votre facture d’avoir, vous avez le choix. La première option est d’utiliser un logiciel de traitement de document du type Word. La deuxième, c’est d’opter pour une solution de facturation. 

Nous vous recommandons plutôt la seconde alternative, grâce à laquelle vous n’avez aucun effort affaire : le modèle est déjà prêt et la TVA est calculée. Cela réduit fortement le risque d’erreur de comptabilité. Avec votre compte pro myPOS, vous pouvez générer toutes vos factures en un clic depuis l’onglet dédié sur mobile ou desktop. Que demander de plus ?

Les formalités comptables pour votre facture d’avoir

En France, la facturation est particulièrement réglementée. Il y a une multitude d’obligations à respecter lorsque vous émettez et comptabilisez une facture. Pour éviter de vous tromper, il est impératif de bien connaître les obligations comptables à respecter.

Mention dans votre livre de recettes

Comme toute autre facture, l’avoir doit être mentionné dans votre livre de recettes. Cela vaut également si le client a déjà payé sa facture : vous avez l’obligation d’enregistrer l’encaissement. L’avoir est alors comptabilisé en tant que recette négative.

Voici les informations qui doivent apparaître sur votre facture d’avoir dans votre livre de recettes :

• La date d’émission de la facture d’avoir ;
• Le numéro de celle-ci ;
• Le nom et les informations de contact du client ;
• Le terme “facture d’avoir” ;
• Le mode de paiement ;
• Le montant décaissé.

Vérifiez bien que tous ces éléments figurent sur vos factures d’avoir au moment de les mentionner dans votre livre de recettes.

Régularisation de votre facture de TVA

Vous avez déjà déclaré la facture initiale et la TVA associée ? Dans ce cas, vous êtes dans l’obligation de rectifier votre déclaration. Au moment de réaliser votre prochaine déclaration fiscale, il suffit de déclarer le montant de la facture d’avoir dans le cadre 3C, “Régularisations”. Indiquez ensuite la TVA correspondante à la ligne 21 et le tour est joué.

Déclaration de votre chiffre d’affaires à l’URSSAF

Il reste l’étape de la déclaration de votre chiffre d’affaires à l’URSSAF. Là, il y a deux cas de figure. Dans le premier, vous avez déjà déclaré le montant de vos ventes. Il faut donc rectifier cela car il se peut que vous ayez payé trop de cotisations.

Pour cela, deux possibilités :

• Dans le cas d’un remboursement, déduire le montant de l’avoir sur votre prochaine déclaration de chiffres d’affaires ;
• Dans le cas d’une remise sur une prochaine facture, il suffit de déclarer le montant de cette facture, car la déduction de l’avoir est bien pris en compte.

Si vous générez un avoir avant de déclarer une facture, par exemple parce que vous avez fait une erreur, le processus est plus simple. Vous n’avez pas encaissé le document et reçu de paiement, donc il suffit d’éditer une facture d’avoir.

Vous connaissez désormais tout ce qu’il y a à savoir sur la facture d’avoir : son rôle, son fonctionnement et son enregistrement dans votre comptabilité. C’est un document essentiel pour rectifier ou annuler une facture déjà émise.
Pour éviter toute erreur, privilégiez l’utilisation d’une solution complète comme myPOS, depuis laquelle vous pouvez gérer vos paiements et vos factures en toute simplicité.

Questions Fréquemment Posées

Qu’est-ce qu’un avoir sur facture ?

Un avoir, ou facture d’avoir, est un document comptable utilisé pour corriger ou annuler une facture déjà émise. Il reconnaît une dette envers le client due à une non-livraison, un retour de produit, ou un geste commercial.

Comment émettre un avoir ?

Pour émettre un avoir, utilisez les mêmes règles de facturation que pour une facture classique. Indiquez clairement “facture d’avoir”, remplacez “net à payer” par “net à déduire”, et incluez toutes les mentions légales. Utilisez de préférence un logiciel de facturation pour minimiser les erreurs.

À quoi sert une facture d’avoir ?

Une facture d’avoir sert à corriger des erreurs sur une facture initiale, à gérer les retours de marchandises, ou à offrir des gestes commerciaux. Elle permet de maintenir une comptabilité précise et conforme à la réglementation française.