Qu’est-ce qu’un générateur de factures

En tant qu’entrepreneur, la gestion de la facturation incarne une part aussi importante de votre activité que les produits que vous vendez ou que les prestations que vous réalisez.

C’est grâce aux factures que vous remettez à vos clients, et aux paiements qui en découlent, que vous générez des revenus. Permettant ainsi de pérenniser et de développer votre entreprise, tout en vous octroyant une rémunération.

En conséquence, il va sans dire que produire des documents sérieux, complets et respectueux des réglementations en vigueur est un impondérable. Si vous adjoindre les services ou recruter un comptable n’est pas une option, plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Vous pouvez décider de procéder à l’édition de chaque facture vous-même, avec les risques que cela comporte et le temps que cela implique. Autrement, vous pouvez décider de passer par un générateur de factures pour vous faciliter la vie tout en réduisant les risques de retards de paiement. Découvrez dans cet article tout ce qu’il vous faut savoir sur cet outil et son fonctionnement.

Générateur de factures : définition

Avant de comprendre ce qu’est un générateur de factures et en quoi ce genre de service peut constituer une aide précieuse, il semble opportun de s’attarder quelque peu sur la nature d’une facture.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture représente un document comptable et commercial constatant la vente d’un produit ou d’un service. Il est obligatoire de la délivrer dans le cadre de transactions commerciales entre professionnels (en B2B), ou la plupart du temps à l’occasion d’une vente d’un professionnel à un client particulier. L’émission de la facture reste toujours à la charge du vendeur.

Ne pouvant être générée que par une structure juridique reconnue (EURL, SARL, auto-entrepreneur, etc.), la facture est donc indissociable de l’activité des entreprises.

Certaines informations (date d’émission, coordonnées du vendeur et de l’acheteur, nature de la vente, quantité, prix, conditions de paiement, etc.) doivent y figurer. Du moins en ce qui concerne la facture classique.

Car il en existe d’autres formes :

• La facture proforma : la facture pro forma ressemble à un devis, tout en se conformant aux codes de la facturation. Sans valeur juridique ni commerciale, elle sert avant tout de base informative.
• La facture d’avoir : le rôle de la facture d’avoir est de rectifier une facture erronée, soit pour simplement annuler la transaction, soit pour attester d’une remise ou d’un remboursement.
• La facture d’acompte : aussi parfois connue sous le nom de facture de provision, elle atteste du versement en avance d’une partie de la somme totale due pour une transaction commerciale.
• La facture de solde : la facture de solde suit la facture d’acompte lors d’un échange commercial. Elle est émise lorsque la somme restante (après l’acompte versé, donc) a bien été réglée par l’acheteur.
• La facture de régularisation : habituellement émise par les fournisseurs d’énergie en France, elle intervient lorsque les montants déjà versés en provision sont inférieurs ou supérieurs à la consommation réelle relevée.
• La facture d’avancement : la facture d’avancement est couramment utilisée dans le secteur du BTP, entre autres. Son rôle est de solliciter un paiement intermédiaire lorsque des étapes d’un projet (généralement un chantier) sont validées. Elle est également parfois appelée facture proportionnelle.
• La facture récurrente : comme son nom l’indique, la facture récurrente est générée de manière régulière, tous les mois par exemple, pour un montant et des conditions identiques. Un exemple de facture récurrente pourrait être un abonnement à un service (internet, téléphone, plateforme de streaming, etc.).
• La facture de clôture : la facture de clôture intervient à la fin d’un contrat ou un échange commercial, en ajustant si besoin est le montant à verser pour clore la transaction.

Quand faut-il créer une facture ?

La facture de vente classique joue en quelque sorte le rôle d’une demande de paiement. Vous devez par conséquent faire une facture chaque fois que vous réalisez une vente ou une prestation, afin d’obtenir une rétribution pour cette opération.

Au-delà de vous permettre de solliciter un paiement, ce qui demeure évidemment son rôle le plus important, une facture remplit d’autres fonctions, qui justifient de générer une facture à chaque transaction.

Cela comprend les fonctions suivantes :

• Un support de comptabilité : en créant une facture à chaque vente de bien ou de service par votre entreprise, vous gardez une trace comptable de la transaction. Ce qui est très utile pour tenir une comptabilité saine et précise, d’une part, mais aussi pour garder une meilleure visibilité sur votre trésorerie.
• Une ressource fiscale : les factures que vous émettez servent de justificatifs fiscaux. Que ce soit pour déclarer les revenus de votre activité, justifier vos déclarations en cas de contrôle ou demander des déductions fiscales, une facture constitue un support pris en compte par l’administration fiscale.
• Une aide à la gestion des stocks : chaque facture créée vous permet de maintenir un suivi de vos sorties de stock. Ce qui peut vous aider à dessiner des tendances de ventes et à prévoir vos besoins en marchandises. Par ailleurs, une fois le moment de l’inventaire venu, comparer vos factures (les ventes effectuées, donc) et votre stock physique permet de déceler d’éventuelles anomalies. Bien entendu, ce point ne concerne que les entreprises qui vendent des biens.
• Une protection juridique : comme nous l’avons vu, une facture possède une valeur juridique et légale. En cas de litige avec l’un de vos clients, elle constitue la preuve d’une vente ou d’une livraison aux yeux de la loi.
• Une base de données : en enregistrant tout un tas de données sur l’ensemble de vos échanges commerciaux, vos factures peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées ou à adopter des stratégies particulières pour développer votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un générateur de factures ?

Pour qu’elle puisse remplir tous ses objectifs correctement, une facture doit être éditée proprement et dans les règles. Or, savoir comment créer une facture n’est pas une compétence enseignée à tous les entrepreneurs, tant s’en faut. C’est là qu’utiliser un générateur de factures prend tout son sens.

Un générateur de factures est un outil digital permettant, vous l’aurez sans doute compris, de générer des factures. En mettant à disposition des professionnels un ou plusieurs modèles de facture préremplis, il simplifie grandement la tâche fastidieuse qu’est la création de factures.

Qu’il s’agisse d’une application ou bien d’un service en ligne, un générateur de factures constitue une aide précieuse afin de produire des documents contenant non seulement toutes les mentions obligatoires, mais ayant également une apparence professionnelle.

Comment fonctionne un générateur de factures ?

Le fonctionnement d’un générateur de factures se veut accessible et intuitif. L’objectif recherché est de faciliter le processus, pas de le rendre plus contraignant ou complexe. Selon l’outil que vous choisissez d’utiliser, l’éventail d’options disponibles peut varier.

Par exemple, certains générateurs de factures vous permettent d’enregistrer vos modèles afin de les réutiliser ultérieurement ou d’ajouter le logo de votre entreprise ou de votre marque sur la facture générée. D’autres se contentent du minimum, à savoir la présence des détails de la transaction et des mentions obligatoires.

Ces spécificités mises à part, tous les générateurs de factures fonctionnent selon le même principe. Tout ce dont vous avez besoin pour utiliser l’outil est d’avoir en votre possession les informations devant obligatoirement figurer sur le document. Nous reviendrons plus en détail sur ce point un peu plus bas.

Une fois le modèle de facture en ligne vous convenant choisi (si plusieurs modèles disponibles), il ne vous reste plus par compléter les champs requis en suivant les instructions du générateur, à l’aide des détails de la transaction. Lorsque la facture est générée, vous pouvez en général soit la télécharger au format PDF en cliquant sur le lien indiqué, soit vous la faire envoyer par e-mail, selon les fonctionnalités du logiciel.

Avantages de l’utilisation d’un générateur de factures ?

En influant de manière positive tant sur le fond que sur la forme de vos factures, un générateur de factures est un outil puissant pour tout entrepreneur n’utilisant pas de logiciel de facturation ou n’employant pas de professionnel de la comptabilité. Les avantages de ce type de service sont aussi précieux que nombreux.

L’ajout des mentions obligatoires

Si vous éditez vous-même vos factures sur un logiciel de traitement de texte, vous savez sans doute qu’un oubli est vite arrivé, même en sauvegardant vos templates.

Aucun souci à vous faire de ce côté-là avec un générateur de factures, conçu pour ne permettre la validation du document qu’une fois l’intégralité des mentions obligatoires incorporées.

Pour rappel, selon l’article L441-9 du Code de commerce français, les mentions concernées sont les suivantes :

• Numéro de facture : chacune de vos factures doit avoir son propre numéro.
  
• Coordonnées du vendeur : les coordonnées du vendeur qui doivent obligatoirement apparaître sur la facture sont le nom de l’entreprise ou de l’auto-entrepreneur, et l’adresse de l’entreprise.
  
• Coordonnées de l’acheteur : les coordonnées de l’acheteur qui doivent obligatoirement apparaître sur la facture sont le nom et l’adresse de l’entreprise.
  
• L’adresse de facturation de l’acheteur : l’adresse de facturation doit être ajoutée si celle-ci diffère de l’adresse de livraison ou du siège social. Si tel est le cas, un numéro de bon de commande doit aussi être joint.
  
• Date de la vente ou de la prestation : la date devant apparaître est celle correspondant au jour d’émission de la facture. En toute logique, celle-ci ne peut être émise qu’après la vente ou l’exécution du service.
  
• Désignation des produits ou services : les produits vendus et les prestations réalisées doivent être clairement explicités sur la facture.
  
• Quantité de produits ou services : le nombre exact de chacun des produits ou prestations vendus doit figurer sur le document.
  
• Date de paiement : la date de paiement inscrite sur la facture doit se conformer aux délais de paiement en vigueur pour votre secteur d’activité et le type de biens ou de services vendus.
  
  Hors cas spécifiques ou accord avec votre client, le délai de paiement d’une facture est par défaut de 30 jours suivant l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises.
  
  Attention, c’est également dans cette partie que vous devez informer votre client du taux des pénalités de retard que vous vous réservez d’appliquer en cas de dépassement du délai pour le règlement.
  
  Votre facture doit enfin faire état du montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement vous étant due en cas de retard de paiement de la part du client. Notez que le prix de cette indemnité définie par la loi et donc non modifiable est de 40 €.
  
• Montant à régler : vous devez faire apparaître le prix unitaire HT (hors taxes) de chacun des biens et des services vendus. Vous devez par ailleurs indiquer le montant total dû par le client. Si la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) s’applique, vous devez mentionner son taux et son montant.

Notez que les mentions à indiquer dans une facture commerciale peuvent évoluer à la suite de l’entrée en vigueur de nouveaux décrets. Un générateur de factures opéré sérieusement sera mis à jour le cas échéant, vous évitant de devoir vous tenir au courant de chaque moindre changement sur ce point.

L’ajout d’éléments à valeur ajoutée

Par ailleurs, en plus de vous permettre de n’oublier aucune mention obligatoire, un générateur de factures vous propose, dans l’immense majorité des cas, d’ajouter des éléments essentiels faisant une véritable différence pour votre image.

En voici quelques exemples:

• Entête : non seulement l’entête permet à votre client de déterminer rapidement la teneur du document que vous lui avez transmis, mais il s’agit également d’un espace dont vous pouvez vous servir pour personnaliser votre facture. Vous pouvez par exemple y ajouter le logo de votre entreprise, ce qui participe à développer votre image de marque.
• Autres coordonnées : comme nous venons de le voir, seules certaines coordonnées doivent légalement figurer sur une facture. Cependant, ajouter votre adresse e-mail professionnelle ou votre numéro de téléphone facilite une éventuelle prise de contact ultérieure de la part de votre client.
• Méthode de paiement : que vous préfériez un paiement par carte de crédit, virement bancaire, chèque ou autre, c’est le moment d’en informer vos clients.

La possibilité de sauvegarder vos paramètres

Certains générateurs de factures vous donnent l’opportunité de sauvegarder vos réglages et les informations propres à votre entreprise. Ce qui signifie que pour les factures qui suivront, vous n’aurez plus besoin de configurer l’outil selon vos préférences et d’y ajouter toutes vos coordonnées ou celles de vos clients.

Les champs seront remplis automatiquement, vous laissant le loisir d’effectuer de petites corrections si nécessaire, avant de pouvoir valider et émettre le document, pour un gain de temps précieux.

Une assistance comptable

Vous redoutez de devoir vous plonger dans des calculs de montants, de taxes ou de taux applicables ? Là encore, certains générateurs de factures disposent de fonctionnalités leur permettant de réaliser ce travail pour vous.

Votre entreprise a-t-elle besoin d’un générateur de factures ?

Après avoir lu les parties précédentes de cet article, vous avez déjà certainement obtenu des éléments de réponse à cette question.

Pour récapituler, si vous vous reconnaissez dans l’un ou plusieurs des constats suivants, vous pouvez en conclure que votre entreprise (et vous-même) bénéficierait grandement de l’utilisation d’un générateur de factures.

Voici qui ils sont :

• Vous perdez trop de temps à émettre et à gérer vos factures.
• La facturation représente pour vous une charge mentale.
• Vous aimeriez tirer davantage de vos factures que le seul paiement pour votre travail.
• Vous n’êtes pas sûr des informations à faire apparaître sur vos factures.
• Vous trouvez vos factures trop neutres et manquantes de personnalisation.

Quel est le meilleur générateur de factures ?

Chaque situation est différente, et la réponse à cette question dépend de nombreux éléments. Vous pouvez néanmoins partir du principe que le meilleur générateur de factures en ligne est avant tout celui qui s’adapte le mieux à vos besoins en tant que professionnel.

Pour ce faire, une comparaison des différentes fonctionnalités proposées par les outils qui vous intéressent reste la meilleure approche.

Le budget alloué à cette solution doit également peser dans la balance. Car, si certains générateurs de factures sont entièrement gratuits, d’autres nécessitent un investissement financier.
Ces derniers présentent généralement l’avantage d’être plus complets et davantage personnalisables. Il ne tient qu’à vous de dresser la liste de vos priorités sur le sujet, afin de choisir en conséquence.

Questions Fréquemment Posées

Quelle différence y a-t-il entre un générateur de factures et un logiciel de facturation ?

Un générateur de factures intervient pour la création de factures seulement. Un logiciel de facturation est plus complet et dispose de davantage de fonctionnalités (suivi, relances, rappels, etc.).

Est-il possible d’établir une facture sans TVA avec un générateur de factures ?

Si votre activité n’est pas assujettie à la TVA, vous devez facturer vos ventes ou vos prestations HT. N’importe quel générateur de factures sérieux vous permet d’utiliser cette option lors de la création de vos factures.

Les factures générées en ligne sont-elles reconnues juridiquement ?

À partir du moment où une facture inclut toutes les mentions obligatoires, elle possède une valeur juridique et est reconnue aux yeux de la loi. Cela concerne donc les factures générées en ligne, mais également les factures créées de toutes pièces par vos propres soins.