Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

L’un de vos clients vous a demandé d’éditer une facture proforma et vous ne savez pas comment procéder ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas la première personne à vous trouver dans cette situation. Bien que couramment utilisée dans les transactions de B2B (Business to business), autrement dit dans les échanges entre entreprises, la facture proforma demeure néanmoins bien énigmatique pour de nombreux entrepreneurs français.

La bonne nouvelle, c’est qu’après avoir lu cet article, non seulement ce document n’aura plus aucun secret pour vous, mais vous saurez également comment faire une facture proforma pour votre prochaine transaction.

Facture proforma : définition

Commençons par le commencement : si vous savez déjà ce que le mot facture signifie, il en est certainement tout autre s’agissant de l’expression proforma, n’est-ce pas ? À moins d’avoir suivi des cours de latin dans votre jeunesse (et surtout de vous en rappeler), cela n’a rien de véritablement étonnant.

Dans cette langue morte, pro forma signifie « pour la forme ». En opérant une traduction complète, on obtient donc : « facture pour la forme ».

Ce document porte en réalité très bien son nom, puisqu’il ne revêt aucune valeur officielle, que ce soit sur le plan commercial, fiscal, comptable ou bien même juridique. Il s’agit avant tout d’une pièce informative. Son rôle est de présenter le détail des informations relatives à un achat de marchandises ou aux modalités de paiement de services.

La facture proforma intervient en amont d’une facture en bonne et due forme, un peu comme le ferait le brouillon d’un document officiel, avant la rédaction de ce dernier. Elle comporte néanmoins une description précise et complète des données utiles pour le client, afin qu’il prépare sa commande ou sa transaction.

Pour rappel, de manière générale, on parle de facturation lorsqu’un entrepreneur, un commerçant ou un prestataire édite une facture à l’attention de l’un de ses clients. Elle succède généralement à un devis ou à un bon de commande, censés permettre d’obtenir l’accord du client de réaliser la transaction dans les conditions présentées.

Spécificités de la facture proforma

Bien que n’ayant aucune valeur officielle, une facture proforma ne peut pas être éditée de n’importe quelle manière.

Une certaine flexibilité peut tout à fait être de mise, à condition néanmoins de respecter quelques règles spécifiques à ce document en particulier :

• La mention « facture proforma » : il est obligatoire de préciser qu’il s’agit d’un document proforma, et non d’une facture officielle, en faisant apparaître au moins une fois la mention « facture proforma » sur l’écrit.
• Une valeur informative : dans la mesure où ce document n’engage aucune des parties, qu’il s’agisse du vendeur ou de l’acheteur, il ne peut servir à exiger un paiement ou l’exécution de prestations.
• Pas de numéro de facturation : contrairement à une facture classique, une pièce proforma ne doit pas faire apparaître de numérotation de facturation.
• Aucun impact comptable : quelle que soit l’issue de la transaction, la facture proforma ne doit en aucun cas entrer dans la comptabilité d’une entreprise. Dans le cas où le client donnerait son autorisation pour procéder à l’opération, une facture officielle doit être éditée.

Ces spécificités mises à part, une facture proforma doit obligatoirement comporter quelques mentions que l’on retrouve également sur une facture traditionnelle, comme :

• Le nom de l’émetteur du document ou la raison sociale de l’entreprise, accompagné d’une adresse, d’un numéro de Siren ainsi que d’un numéro de TVA intracommunautaire pour les entreprises en possédant un. Un auto-entrepreneur sous régime de franchise de TVA n’est donc pas concerné par ce dernier point;
• Les coordonnées du client;
• Un récapitulatif des produits ou services concernés par la transaction;
• Le montant des ventes HT;
• Le montant de la TVA applicable, pour les entreprises concernées;
• Le montant de la transaction TTC;
• La durée de validité de l’offre.

Pourquoi faire une facture proforma ?

Nous avons donc établi qu’une facture proforma n’incarnait aucune valeur comptable ou légale. Il est par conséquent légitime de s’interroger sur son utilité. Il existe néanmoins des situations particulières dans lesquelles une facture proforma trouve tout son intérêt.

Tout d’abord, l’édition d’une facture proforma intervient en amont d’une transaction commerciale. L’idée est de dissiper tout doute ou malentendu entre les parties. Les termes de l’opération sont donc clairement présentés sur le document.

L’écrit peut également être utilisé pour solliciter un paiement anticipé (un paiement en avance) dans le cadre d’une livraison de marchandise. Une fois celle-ci reçue, la facture officielle définitive peut être éditée par le fournisseur.

En France, le bordereau sert aussi à faire la demande d’un crédit auprès d’un organisme financier pour une transaction internationale, qu’il s’agisse d’une importation ou d’une exportation.

Enfin, dans le cadre d’échanges internationaux justement, la facture proforma peut servir à obtenir l’autorisation d’un transit de marchandises de la part de la douane.

Comment faire une facture proforma en ligne ?

Se procurer un modèle de facture proforma sur internet reste encore le meilleur moyen de faire parvenir à votre partenaire commercial un document précis et sérieux. De nombreux sites internet proposent, gratuitement ou non, des exemplaires à télécharger.

Vous pouvez aussi parfaitement vous inspirer d’exemples en ligne pour créer vous-même votre propre facture sur des logiciels comme Word ou Excel.

Si vous choisissez cette option, assurez-vous bien de faire apparaître les mentions et informations suivantes sur votre document :

• La mention « proforma » ou « pro forma », comme nous l’avons vu, afin de bien faire la différence avec une véritable facture.
• La raison sociale du fournisseur.
• La raison sociale du client ou prospect.
• La date d’émission de la facture.
• Le descriptif des biens ou des prestations à vendre (quantité, prix HT et prix TTC).
• La durée de validité de l’offre.

Pour éditer un document complet et renforcer votre crédibilité auprès de vos clients ou prospects, vous pouvez par ailleurs ajouter les indications suivantes :

• Le délai accordé pour le paiement de la commande.
• Les délais de livraison.
• Toutes conditions particulières englobant la transaction.

Quelle différence entre une facture et une facture proforma ?

Bien que proches à bien des égards, une facture et une facture proforma présentent quelques différences majeures.

Les deux documents doivent indiquer la valeur marchande d’une transaction. Toutefois, alors qu’une facture proforma n’intervient que dans un rôle informatif, une facture au sens propre du terme requiert un paiement.

Par ailleurs, si, comme nous l’avons vu, la version proforma ne comporte aucune valeur commerciale, comptable, fiscale ou juridique, c’est exactement l’inverse s’agissant d’une facture classique. Cette dernière doit même obligatoirement être éditée à l’occasion de chaque transaction en B2B. Comme le ferait un contrat, le document engage directement le vendeur et l’acheteur dans leur relation commerciale selon les termes exposés.

Le caractère officiel de la facture en fait un document de référence en cas de litige entre les différentes parties. Une qualité dont ne peut pas témoigner une facture proforma.

Peut-on convertir une facture proforma en facture classique ?

Convertir une facture proforma en facture classique est tout à fait possible. Cela peut même s’avérer très utile et représenter un gain de temps précieux en cas d’acceptation des conditions présentées telles quelles par le client.

Dans cette situation, voici comment procéder pour une conversion rapide :

• Remplacez la mention « facture proforma » par « facture »;
• Renseignez la nouvelle date de facturation;
• Numérotez la facture selon les factures précédemment émises (exemple : votre dernière facture, tous clients confondus, porte le numéro 100, cette nouvelle facture doit porter le numéro 101);
• Mettez à jour les éventuelles conditions associées à la transaction commerciale.

Si vous utilisez un logiciel de facturation, pensez à vérifier si l’outil propose une option de transformation d’une facture proforma en facture commerciale officielle, ce qui est généralement le cas. Vous n’aurez ainsi pas à effectuer ces actions vous-mêmes.

Qui peut faire une facture proforma ?

Comme c’est le cas pour une facture classique, n’importe quelle entité commerciale peut éditer une facture proforma.

Il n’est en revanche pas autorisé de produire ni de tenir compte d’une facture, tous types confondus, ce qui inclut donc également les factures proforma, lors de transactions entre particuliers. Dans un tel cas, une simple attestation peut faire office de justificatif pour l’échange.

Questions Fréquemment Posées

Une facture proforma peut-elle servir de support pour un paiement ?

Non, aucun paiement ne peut être effectué sur la base d’une facture proforma. Celle-ci joue ni plus ni moins un rôle informatif. Elle peut être entièrement modifiée et ne possède aucune valeur officielle.

Une facture proforma peut-elle être intégrée à la comptabilité d’une entreprise ?

Ce type de facture ne peut, ni ne doit, entrer dans la comptabilité d’une entreprise. Elle ne possède ni valeur comptable, ni valeur fiscale.

Comment différencier une facture proforma d’une facture en un coup d’œil ?

La facture proforma doit obligatoirement afficher la mention « facture proforma ». Si la mention apparait, il s’agit donc d’une facture proforma. Dans le cas contraire, il est question d’une facture.