Que sont les délais de paiement sur une facture et sont-ils obligatoires ?

Les délais de paiement pour des transactions intervenant entre entreprises ou professionnels sont une modalité fixée par la loi française, précisément par le Code de commerce et le Code de la commande publique.

Une certaine flexibilité peut être accordée sur conciliation entre les parties prenantes, mais un non-respect de ces conditions peut mener à des sanctions financières plus ou moins conséquentes pour l’entreprise en situation de retard de paiement.

D’où l’importance de connaître les délais de paiement applicables dans votre secteur d’activité. Car, à ce compte, toutes les branches professionnelles ne sont pas logées à la même enseigne.

Qu’est-ce qu’un délai de paiement, comment s’applique-t-il, quels sont les délais autorisés pour les différents secteurs d’activité et quelles sont les éventuelles sanctions en cas de retard de paiement, on vous explique tout dans cet article.

Quelles sont les conditions de paiement sur une facture ?

Les conditions de paiement d’une facture représentent les modalités entourant le règlement qu’un acheteur doit respecter. Parmi ces conditions, on retrouve plusieurs éléments.

Le délai de paiement

Le délai de paiement représente le laps de temps dont vous disposez pour régler une commande de marchandises ou une prestation de service.

Si vous êtes le vendeur dans le cadre d’une transaction commerciale, il s’agit du délai dont votre client dispose pour vous payer. Exprimé en jours, il doit obligatoirement figurer sur chaque facture émise par votre société ou par vos fournisseurs.

Nous le verrons plus en détail par la suite, mais sachez d’ores et déjà que ces délais de paiement peuvent varier selon votre secteur d’activité et selon le client à qui la facture est destinée.

Le moyen de paiement

Virement bancaire, paiement par carte de crédit ou paiement en ligne, dans la majorité des cas, au moins l’un de ces modes de paiement est proposé sur une facture.

Il est judicieux de faire apparaître sur vos factures le ou les moyens de paiement que vous acceptez. Cela permet d’éviter tout malentendu avec vos clients, et par conséquent de leur donner toutes les chances de vous payer dans les temps.

Les pénalités de retard de paiement

Dans le cas où vous seriez tout de même confronté à un retard de paiement de la part de l’un de vos clients, ce dernier peut être amené à vous verser des pénalités de retard.

D’après la directive n° 2011/7/UE concernant la lutte contre les retards de paiement dans les transactions commerciales, vous êtes en droit de les exiger dès le jour suivant la date de paiement annoncée.

Selon le type de votre activité, un taux d’intérêt minimal est fixé par la loi française pour ces pénalités de retard. Vous pouvez toutefois décider d’établir un taux plus élevé.

Que vous choisissiez le minimum légal ou une valeur supérieure, vous êtes quoi qu’il en soit tenu de l’indiquer sur vos factures.

Les modalités d’application des pénalités de retard font partie des mentions obligatoires devant apparaître sur une facture commerciale, délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard étant logiquement étroitement liés.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

En cas de retard de paiement de la part de votre client, ce dernier doit non seulement vous verser des pénalités de retard, mais également une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Le rôle de cette dernière est de compenser la perte financière potentiellement causée par le retard de paiement.

Avec un montant non modifiable fixé à 40 €, la valeur de cette compensation est avant tout symbolique. Il n’en demeure pas moins que, comme pour les pénalités de paiement, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doit obligatoirement être mentionnée sur vos factures.

À savoir : cette indemnité s’applique seulement lors de transactions entre professionnels. Il est impossible d’exiger, à un client particulier en situation de retard de paiement, le versement de cette indemnité.

Le cas du paiement anticipé

Dans le cadre d’un accord avec l’un de vos clients, vous pouvez décider de lui accorder un escompte sur le montant total de la facture, si celui-ci accepte de régler sa commande plus tôt que prévu. Cette pratique est d’ailleurs fréquente dans certains secteurs.

Si vous décidez d’accorder un escompte à votre client en cas de paiement anticipé, vous devez le préciser sur le document. Ladite mention doit par ailleurs contenir le taux pratiqué pour l’escompte, son montant et son délai, autrement dit le jour avant lequel l’acheteur doit régler la facture s’il veut profiter de la remise que vous lui accordez.

Comment rédiger les conditions de paiement sur une facture ?

Vous êtes libre de rédiger les conditions de paiement sur votre facture comme vous le souhaitez, en vous assurant cependant d’énoncer clairement ces modalités. Voici quelques exemples dont vous pouvez vous inspirer pour formuler les conditions de paiement sur vos factures.

Concernant le délai de paiement de la facture, nul besoin de chercher à rédiger une formule complexe. Vous pouvez parfaitement vous contenter d’indiquer une date de paiement sur le document.

Une mention « date limite de paiement : … » suivie de la date suffit amplement. Vous pouvez aussi ajouter une indication supplémentaire à un autre endroit sur la facture, du type : « délai de paiement … », puis compléter la formule avec le nombre de jours octroyés à votre client pour régler sa commande.

Présenter le ou les moyens de paiement acceptés ne devrait pas non plus donner lieu à une longue tirade. Vous pouvez par exemple inscrire « Moyen(s) de paiement accepté(s) », puis lister la ou les méthodes choisies.

Vous pouvez également opter pour une formule comme : « Règlement à effectuer par … (ajouter mode de paiement) ». Bien entendu, n’oubliez pas de bien préciser vos coordonnées pour le paiement, par exemple IBAN et BIC si vous désirez recevoir un virement bancaire.

S’agissant des pénalités de retard, le taux pratiqué doit apparaître. Vous pouvez de ce fait écrire une phrase comme : « Dans le cas d’un dépassement du délai de paiement, un taux de pénalité de retard de … (ajouter taux) sera appliqué ».

Pour vous faciliter la tâche s’agissant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, vous pouvez tout à fait compléter la mention sur les pénalités de retard par : « Une indemnité forfaitaire de 40 € due au titre des frais de recouvrement pourra également être exigée ».

Enfin, pour les conditions applicables dans le cadre d’un paiement anticipé, en d’autres termes l’escompte, la mention suivante fait très bien l’affaire : « Escompte pour paiement reçu avant le … (ajouter date) de … (ajouter taux de l’escompte en pourcentage) ».

Si aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé, vous pouvez choisir de ne pas inclure de mention, ou préciser : « Escompte en cas de paiement anticipé : aucun ».

Si vous hésitez encore sur la manière de rédiger les conditions de paiement sur vos factures, utiliser un logiciel de facturation vous permet d’éditer des documents clairs et respectant les obligations légales à la lettre. De quoi facturer l’esprit tranquille !

Les conditions de paiement sont-elles obligatoires sur une facture ?

Il n’est pas obligatoire d’indiquer l’intégralité des conditions de paiement sur une facture.

Parmi celles-ci, seules les mentions suivantes doivent absolument figurer sur celles que vous émettez :

• Le délai de paiement
• Les pénalités de retard
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Comme vous l’aurez compris, vous n’êtes par conséquent pas tenu de mentionner le mode de paiement souhaité ou l’escompte accordé (ou non) en cas de paiement anticipé de la part de votre client.

Nous vous conseillons néanmoins d’indiquer tout de même ces détails si vous en avez la possibilité, dans un souci de transparence et de communication fluide avec votre clientèle. De même, informer vos clients des méthodes que vous acceptez pour vos transactions réduit considérablement les risques de retards de paiement.

Quelles sont les obligations légales relatives aux conditions de paiement sur la facture ?

Par défaut, hors cas particulier ou délai convenu entre les parties, le délai de paiement est de 30 jours à compter de la date d’émission de la facture. Comme nous le verrons un peu plus tard dans cet article, des délais de paiement spécifiques peuvent cependant s’appliquer pour certains secteurs d’activité.

Il est par ailleurs nécessaire de faire la distinction entre les délais de paiement définis dans le cadre d’une transaction entre professionnels, et de professionnel à particulier.

Les conditions de paiement entre professionnels

Comme mentionné, en l’absence de tout accord entre le vendeur et l’acheteur, le délai de paiement d’une facture est par défaut de 30 jours suivant l’exécution de la prestation ou la réception des marchandises.

La facturation d’une vente de produits ou de services est par ailleurs une obligation légale pour le vendeur, inscrite dans l’article L441-9 du Code de commerce, lui-même s’appuyant sur l’article 289 du Code général des impôts.

Vous l’aurez sans doute compris, si on parle de délai par défaut, c’est qu’une modulation de ces conditions de paiement peut s’envisager. La condition sine qua non pour allonger ce délai est l’obtention de l’accord du vendeur pour l’acheteur.

Si les deux parties s’entendent, deux cas de figure peuvent s’appliquer :

• L’allongement du délai initial à 60 jours après la date d’émission de la facture. Notez qu’il s’agit là du délai maximal autorisé par la loi.
• Le report du paiement à un délai communément nommé « 45 jours fin de mois » suivant la date d’émission de la facture.

Les conditions de paiement pour un particulier

Les conditions de paiement pour un particulier effectuant un achat chez un professionnel doivent être indiquées dans les conditions générales de vente. De cette manière, l’acheteur doit en être informé préalablement à la transaction et, ce faisant, s’assurer de pouvoir régler la facture en temps et en heure.

Types de conditions de paiement

Dès la transaction conclue, le vendeur peut transmettre sa facture à l’acheteur, afin de solliciter le paiement pour les biens vendus ou les prestations exécutées. Avant l’édition de la facture, les deux parties peuvent convenir de conditions de paiement spécifiques, en s’accordant notamment sur un délai de paiement précisément établi.

Quatre options s’offrent alors aux partenaires commerciaux :

• Le paiement comptant;
• Le paiement à réception;
• Le paiement avec délai par défaut;
• Le paiement avec délai négocié.

Le paiement comptant

Le paiement comptant s’apparente ni plus ni moins à un paiement immédiat. Autrement dit, le montant dû par le client au titre des biens ou des services reçus doit être réglé directement, soit dès réception de la marchandise ou exécution du service. En d’autres termes, aucun délai de paiement n’est accordé par le vendeur.

Le paiement à réception

Le paiement à réception d’une commande ou d’une prestation laisse un délai d’une semaine au client pour s’acquitter de la facture. Ce n’est cependant pas la date de réception qui fait foi, mais bien la date d’expédition. À compter de celle-ci, l’acheteur dispose de 7 jours pour régler sa commande. Le vendeur, quant à lui, est tenu d’informer son client du délai de livraison pour les achats effectués.

Le paiement avec délai par défaut

Si la mention « paiement avec délai par défaut » apparait sur la facture, ou bien qu’aucune indication sur le délai de paiement ne soit partagée à l’acheteur, alors le délai par défaut s’applique automatiquement.

Comme nous l’avons vu, dans cette situation, les délais de paiement entre professionnels sont toujours de 30 jours. Le client dispose en conséquence de 30 jours pour payer la facture, une fois la marchandise reçue ou la prestation réalisée.

Le paiement avec délai négocié

Il est possible d’inclure dans les conditions générales de vente (CGV) entre professionnels un délai de paiement négocié entre les deux parties. Généralement, il s’agit de s’accorder sur un délai supérieur au délai légal par défaut de 30 jours. Bien qu’une négociation soit envisageable, il n’est pour autant pas autorisé de conclure un délai s’étendant au-delà du maximum légal autorisé.

Deux options peuvent donc s’appliquer :

• Un accord entre les parties sur un règlement sous 45 jours à compter de la fin du mois au cours duquel la facture a été émise.
• Un accord sur une échéance pouvant s’étirer jusqu’à 60 jours suivant la livraison des biens ou l’exécution de la prestation.

Les conditions de paiement spécifiques

Comme pour toute règle, des exceptions existent s’agissant des conditions de paiement d’une facture entre professionnels. Là encore, ce sont les délais de paiement qui sont concernés.

Ces délais spécifiques, établis pour encourager l’égalité des chances économiques, s’appliquent dans les cas suivants :

• Le secteur des transports;
• Le secteur saisonnier;
• Le secteur alimentaire;
• Les achats en franchise de TVA.

Le secteur des transports

Pour le secteur des transports, un seul délai de paiement est autorisé. Ce dernier est de 30 jours après la date d’émission de la facture. Notez que tous les types d’activités en rapport avec le transport de personnes ou de marchandises sont concernés.

Ce qui inclut par conséquent le transport routier de marchandises, le ferroutage, le fret aérien ou bien même les locations de véhicules, entre autres.

Le secteur saisonnier

Le secteur saisonnier bénéficie de délais de paiement aménagés en fonction du type d’activité.

Ces spécificités concernent par ailleurs un certain nombre de professionnels en France, le secteur étant bien plus représenté que dans d’autres pays :

• Horlogerie, joaillerie et activités connexes : 74 jours ou 59 jours fin de mois après la date d’émission de la facture.
• Travail du cuir : 54 jours fin de mois après l’émission de la facture.
• Vente de matériel pour la glisse sur neige : possibilité d’appliquer un délai supplémentaire de 30 jours pour rallonger les délais légaux maximaux (45 jours fin de mois ou 60 jours), si livraison effectuée avant le début de la saison.
• Vente de jouets : 95 jours après émission de la facture de janvier à septembre, 75 jours d’octobre à décembre.
• Agro-équipement : 55 jours fin de mois pour le matériel servant à l’entretien des espaces verts, 110 jours fin de mois pour l’équipement agricole.

Le secteur de l’alimentation et des boissons

Le caractère bien souvent périssable des biens échangés dans ce secteur justifie l’ajustement des délais de paiement qui, là encore, varient selon le type de marchandise concerné :

• Viandes et poissons congelés, conserves périssables et plats cuisinés : 30 jours suivant la fin de la décade (10 jours) de livraison.
• Bétail vivant et viande fraîche : 20 jours après livraison.
• Alcools forts : 30 jours suivant la fin du mois de livraison.
• Raisins et produits pour la production de vin : 45 jours fin de mois ou 60 jours à partir de la facturation.

Ce secteur étant particulièrement sensible sur le plan sanitaire, les professionnels qui ne respecteraient pas ces délais encourent une amende administrative dont le montant ne peut excéder 75 000 € (personne physique) et 2 000 000 € (personne morale).

Les achats en franchise de TVA

Les achats en franchise de TVA incarnent un autre type de transaction bénéficiant de délais dérogatoires. Dans ce cadre, le délai de paiement d’une facture peut courir jusqu’à 90 jours après la date d’émission de la facture.

Comment formaliser les termes de paiement ?

Nous vous recommandons de toujours privilégier la communication avec vos clients (ou vos fournisseurs) préalablement à la conclusion d’une transaction. Les conditions de l’échange, termes de paiement inclus, peuvent donc être clairement établies et les éventuels doutes ou malentendus dissipés.

Cela ne doit cependant pas vous empêcher d’inclure les conditions de paiement faisant partie des mentions obligatoires sur vos factures, en suivant les exemples que nous vous avons présentés plus haut, si besoin est.

Pourquoi payer 30 jours fin de mois ?

En payant sous le délai légal par défaut de 30 jours fin de mois, vous vous assurez de ne jamais (hors cas exceptionnel) être en retard dans le règlement de votre facture. Si votre trésorerie et le fonctionnement de votre entreprise le permettent, il s’agit d’une stratégie efficace pour éviter les paiements retardéset les pénalités qui peuvent en découler.

Questions Fréquemment Posées

Quel est le risque encouru en cas de retard de paiement ?

Lorsqu’un client n’est pas en mesure de régler une facture avant l’expiration du délai, il s’expose à des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 €. Dans certains cas, des amendes bien plus importantes peuvent aussi être appliquées.

Est-il possible de solliciter un délai supplémentaire pour le paiement en cas de retard ?

Dans cette situation, il est nécessaire de tenir le créancier informé au plus tôt. Celui-ci peut accepter d’accorder un délai supplémentaire, afin d’éviter au client de devoir s’acquitter de pénalités de retard de paiement.

Que faire en cas de non-paiement d’une facture ?

En cas de facture impayée, il faut tout d’abord relancer le client. L’étape suivante est la mise en demeure, avant d’engager des poursuites judiciaires.