Quittance de paiement : définition et utilité

Au cœur du quotidien des entreprises réside une pratique essentielle : l’émission de quittances de paiement. Derrière ce terme se cache un processus crucial, intimement lié à la gestion financière. Mais quelle est la définition d’une quittance de paiement ? À quoi sert-elle ? Comment réaliser une quittance de paiement ? Nous vous expliquons chacun de ces points.

C’est quoi la quittance de paiement ?

Une quittance de paiement est un document écrit par lequel un créancier déclare avoir perçu de la part du débiteur une somme d’argent correspondant à une partie ou à la totalité d’une dette dont ce dernier lui était redevable. Autrement dit, la quittance certifie officiellement au débiteur qu’il est acquitté d’une dette.  

Le document est délivré à la fois pour les paiements en espèces et pour les paiements en ligne. Une fois un paiement effectué, celui-ci peut être fourni par le créancier directement sur internet, mais aussi en physique. Cela peut par exemple être dans un magasin.

L’usage de quittances de paiement est particulièrement commun dans le monde du travail. Elles sont fréquemment utilisées pour faciliter la comptabilité, car elles simplifient le suivi des paiements effectués et des dettes restantes. Elles sont également utiles pour attester le paiement d’une dette, notamment en cas de litige.

La quittance de paiement ne doit pas être confondue avec la quittance de loyer. Elle correspond, elle, à un document délivré par le propriétaire au locataire pour attester qu’il a payé intégralement son loyer et ses charges. 

Qu’est-ce qu’une lettre de quittance ?

La lettre de quittance de paiement est une confirmation écrite qui indique que le débiteur s’est bel et bien acquitté de sa dette. Elle sert de preuve officielle pour attester qu’il a bien payé la créance restante. Bien qu’on parle communément de lettre de quittance, certains utilisent le terme récépissé.

Par exemple, si vous vendez un service ou un produit d’entretien et de nettoyage à une entreprise ou à un particulier, la lettre fait office de confirmation de paiement une fois que celui-ci est effectué. De cette façon, il dispose d’une preuve valide de l’échange commercial. Il peut en faire la demande pour prouver son paiement.

La lettre comprend généralement le nom du créancier (souvent une entreprise ou un prestataire de services), le nom du débiteur, le montant payé, la date du paiement et la référence à la facture.

Lettre de quittance et facture : quelle différence ?

À première vue, la différence entre quittance de paiement et facture peut être un peu floue. La nuance entre ces deux documents repose principalement sur leur but. Tandis qu’une facture traditionnelle énonce le montant dû par le client, une quittance sert à attester que le débiteur a effectivement réglé sa dette.

À noter qu’une facture peut servir de quittance si elle comporte la mention « paiement reçu », accompagnée d’une signature. Ce n’est pas le cas d’une quittance, qui ne peut remplacer une facture.

Types de quittance de paiement

Il existe deux types de quittance de paiement. Pour être sûr d’émettre ou de demander la bonne, il est primordial de connaître les particularités de chacun de ces deux documents. Le premier, c’est la quittance de paiement classique qui sert à constater le paiement total ou partiel réalisé par un débiteur à son créancier.

La quittance subrogative permet, elle, de transférer créance client à un tiers afin d’obtenir un paiement immédiat. Cette subrogation de créance est généralement faite dans le cadre de l’affacturage. Dans ce cadre, le créancier initial évite les démarches de recouvrement en cas de défaut de paiement. C’est une bonne garantie de paiement pour lui donc.

Il est important de rappeler quelques obligations. En France, l’article 1346-1 du Code civil souligne que la subrogation doit être expresse et consentie en même temps que le paiement.

En outre, avant même d’être notifié, le débiteur peut opposer un refus en se prévalant de la subrogation. Ainsi, il peut choisir de ne pas payer son ancien créancier et se libérer légalement de sa dette envers la société d’affacturage.

Qui donne une quittance ?

La quittance de paiement est fournie par le prestataire de service ou l’entreprise qui a réalisé la vente marchandise. Le débiteur peut lui demander le document, qui lui est ensuite délivré par mail ou par voie postale.

Dans le cas d’une quittance subrogative, c’est différent. En effet, c’est la société d’affacturage qui prend en charge le recouvrement de la créance et la gestion du paiement auprès du débiteur. 

Comment rédiger une lettre de quittance ?

Pour que votre quittance de paiement soit en règle, certains critères doivent impérativement être mentionnés. Pour vous aider dans la rédaction de votre document, nous avons listé tous les éléments importants. Vous pourrez vous y référer dès que vous devrez émettre une quittance.

Voici les informations qui doivent paraître sur votre quittance de paiement :

• La mention « quittance », « récépissé » ou « reçu » ;
• Le numéro de référence ;
• Si une facture est associée à la quittance, le numéro de la facture ;
• La quantité et la description des produits vendus ou de la prestation ;
• Le montant payé ou le solde ;
• Le montant brut ;
• Le montant total avec le taux de TVA imposé en France ;
• Le nom, l’adresse et la raison sociale de la société émettrice ;
• Le nom du destinataire ;
• Le lieu et la date du paiement ;
• La signature de l’entreprise.

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser un modèle. En ligne, il existe un nombre important de templates de qualité pour vous faciliter la tâche. Il vous suffit alors de remplir les informations évoquées ci-dessous, et le tour est joué. C’est assez pratique, car vous vous assurez de ne faire aucune erreur.

La quittance de paiement revêt une importance cruciale dans la gestion des transactions financières des entreprises. En attestant du règlement d’une dette, elle assure la transparence et la sécurité des échanges.

Que ce soit pour une quittance classique ou subrogative, elle atteste du règlement d’une dette, évitant ainsi des litiges éventuels pouvant aller jusqu’à la mise en demeure.