POS obbligatorio: Tutto sull’obbligo e sulle sanzioni

Negli ultimi anni il panorama dei pagamenti elettronici in Italia ha subito trasformazioni importanti. L’obbligo di accettare pagamenti tramite POS (tradotto dall’inglese Point of Sale, o Punto di Vendita), introdotto per contrastare l’evasione fiscale e promuovere la trasparenza, è stato oggetto di continue evoluzioni normative. 

Secondo gli ultimi cambiamenti nell’articolo 9 della Legge di bilancio del 2025, i dispositivi POS dovranno essere collegati ai scontrini. Entrando in vigore dal 1° gennaio 2026, l’obbligo prevede la connessione di terminali POS ai registratori di cassa, sia digitali che fisici, per trasmettere automaticamente gli incassi giornalieri all’Agenzia delle Entrate.

Il tema “POS obbligatorio o non obbligatorio” tiene banco in Italia da oltre un decennio. È una questione che interessa tutti, commercianti, artigiani, liberi professionisti e consumatori.In questa guida, analizziamo insieme quali sono le ultime normative da rispettare, quali sono le sanzioni previste per chi non accetta pagamenti con il POS e perché la sua adozione rappresenta un vantaggio sia per i consumatori che per gli esercenti.

Evoluzione della normativa sull’obbligo di avere il POS in Italia

Il quadro normativo sui pagamenti con POS ha visto numerosi aggiornamenti, a partire dal Decreto Legge 179/2012 fino alle più recenti disposizioni del 2023 e 2025.

Le tappe principali sono:

• Inizio del percorso (2012-2014) – con il Decreto Crescita 2.0 e il Decreto Legge 179/2012, l’obbligo di accettare pagamenti elettronici è stato introdotto per commercianti, artigiani e professionisti. Inizialmente, era prevista un’esenzione per transazioni inferiori a 30 euro, soglia poi modificata nel tempo.

• Sviluppi successivi (2014-2016) – durante il Governo Letta, la normativa è stata ulteriormente definita: se da un lato è stato confermato l’obbligo di dotarsi di un POS, dall’altro la soglia di esenzione è stata abbassata, passando da 30 a 5 euro, e sono state introdotte le prime indicazioni circa le sanzioni per il mancato adeguamento – anche se tali disposizioni non vennero applicate immediatamente.

• Periodo di transizione (2016-2018) – con il Governo Gentiloni si è assistito a una temporanea sospensione delle sanzioni, a seguito di una valutazione del Consiglio di Stato, che ritenne inadeguati gli strumenti sanzionatori previsti. Durante questo periodo, l’attenzione si è concentrata sulla diffusione del POS senza penalizzare immediatamente i commercianti.

• Ritorno alle sanzioni (dal 2019 a oggi) – dal Governo Conte II, il Decreto Legge 124/2019 ha fissato formalmente la sanzione (30 euro fissi + il 4% dell’importo totale rifiutato). Dopo alcune modifiche e proteste, il tema è stato nuovamente ripreso con il Governo Draghi, che ha reso effettive le sanzioni a partire dal 2022, rendendo l’adeguamento obbligatorio per la stragrande maggioranza degli esercenti.

Infatti, dal 30 giugno 2022, è stato introdotto l’obbligo di accettare pagamenti elettronici, estendendo tale requisito anche ai prodotti soggetti a ricavo fisso. Questa nuova disposizione comprende che dal 23 giugno 2023 anche i tabaccai dovranno conformarsi a tale normativa e garantire l’accettazione dei pagamenti tramite POS.

I requisiti più recenti sul tema del POS obbligatorio

Verso la fine dell’anno scorso, il governo italiano ha introdotto la Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207 del 30 dicembre 2024). Per migliorare la tracciabilità dei pagamenti, l’articolo 9, comma 1 della Legge è stato adottato. Le nuove regole prevedono che i dispositivi POS siano collegati a un registratore di cassa dal 1° gennaio 2026. 

Questa normativa va a sostituire il comma 3 dell’articolo 2 del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, quale è riportato in commi da 74 a 76 dell’articolo 1 nella Legge di Bilancio 2025. 

Ecco come la legge descrive il cambiamento:

   «3. La memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica di cui al comma 1 sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati nonché la piena integrazione e interazione del processo di registrazione dei corrispettivi con il processo di pagamento elettronico. 

A tale fine, lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici è sempre collegato allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in forma aggregata, i dati dei corrispettivi nonche’ i dati dei pagamenti elettronici giornalieri».

Il testo completo della legge può essere trovato sul sito della Gazzetta Ufficiale, il fonte ufficiale delle normative in vigore in Italia. 

Le multe per il mancato rispetto dell’obbligo POS

Con le misure della Legge di Bilancio 2025, nuove multe sono state introdotte per i commercianti.

In questo momento, le sanzioni per un esercente che si rifiuta di accettare pagamenti tramite POS sono strutturate in due componenti:

• Multa fissa: attualmente pari a 30 euro;

• Importo variabile: pari al 4% dell’importo totale della transazione rifiutata.

È importante sottolineare che la sanzione scatta solo se il cliente segnala il rifiuto alle autorità (come la Guardia di Finanza o l’Agenzia delle Entrate), evidenziando così l’importanza di accettare pagamenti elettronici per evitare problemi legali e garantire il rispetto della normativa.

Vediamo due esempi pratici delle applicazioni delle multe: 

• Transazione da 100 euro:
  Sanzione = 30 euro + 4% di 100 (4 euro) = 34 euro.

• Transazione da 250 euro:
  Sanzione = 30 euro + 4% di 250 (10 euro) = 40 euro.

Il concetto è chiaro: per ogni transazione rifiutata, l’esercente rischia una doppia sanzione. Questa misura è stata introdotta per incentivare l’adozione del POS e garantire la regolarità delle transazioni.

Il mancato rispetto delle norme previste dall’articolo 9 potrà comportare sanzioni più elevate a partire dal 2026. Le multe amministrative per la mancata integrazione tra il terminale POS e il registratore di cassa potranno variare da 1.000 a 4.000 euro. Inoltre, se le infrazioni si ripetono, l’esercente rischia la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’attività per un periodo compreso tra tre giorni e un mese.

Per chi è obbligatorio avere il POS

Dotarsi di un POS è obbligatorio per chi esercita una qualsiasi attività commerciale, artigianale o professionale. Accettare i pagamenti con il POS è obbligatorio, dunque, per una vasta schiera di titolari di partita IVA.

L’obbligo riguarda soggetti che effettuano la vendita di beni e prestazioni di servizi come: 

• Titolari di strutture ricettive (alberghi, B&B, ristoranti);
• Avvocati;
• Medici
• Commercialisti;
• Notai;
• Tassisti;
• Venditori ambulanti.

Una novità importante dal 2022 riguarda il settore delle tabaccherie. Dopo essere stato inizialmente escluso, l’obbligo di POS per le tabaccherie è stato ripristinato. Con una determinazione del 26 giugno 2023, l’Agenzia delle Dogane ha annullato la precedente esclusione che riguardava la vendita di sigari, sigarette, francobolli, bolli e altri prodotti di tabacco.

Questa decisione impatta circa 50 mila tabaccherie in Italia, costringendo anche i rivenditori di generi di monopolio a dotarsi di POS terminali per garantire transazioni sicure e tracciabili.

Costi nascosti del POS obbligatorio: come gestirli

Oltre al costo iniziale per l’acquisto o il noleggio del dispositivo, è fondamentale considerare una serie di costi nascosti che possono influenzare significativamente il bilancio dell’attività nel lungo termine.

Innanzitutto, le commissioni per transazione rappresentano un costo variabile che si applica a ogni pagamento effettuato con il POS. Sebbene questi costi siano spesso contenuti, è importante valutare attentamente le percentuali applicate, poiché, in presenza di un elevato volume di transazioni, anche commissioni basse possono incidere in maniera rilevante sugli incassi.

Un altro aspetto da non sottovalutare è rappresentato dai costi di manutenzione e aggiornamento. I dispositivi POS devono essere periodicamente aggiornati per garantire la compatibilità con le nuove tecnologie e per mantenere elevati standard di sicurezza contro le frodi. Investire in soluzioni che prevedono assistenza e aggiornamenti periodici può aiutare a prevenire problemi di sicurezza e a mantenere il sistema sempre all’avanguardia.

Infine, i costi relativi alla formazione del personale non vanno trascurati. Un utilizzo corretto e ottimale degli strumenti di pagamento elettronici richiede che il personale sia adeguatamente formato, non solo sull’utilizzo del dispositivo in sé, ma anche sulla gestione delle transazioni e sulla risoluzione di eventuali criticità.

La formazione continua permette di ridurre errori operativi, migliorare la qualità del servizio offerto ai clienti e ottimizzare l’efficienza dell’intero sistema di pagamento.

Per gestire efficacemente questi costi nascosti, è consigliabile:

• Analizzare attentamente le tariffe applicate dalle diverse soluzioni POS, confrontando non solo il costo iniziale, ma anche le commissioni per transazione e le eventuali spese ricorrenti.

• Valutare il supporto tecnico e le opzioni di aggiornamento offerte dal fornitore, scegliendo soluzioni che includano pacchetti di assistenza e manutenzione.

• Investire nella formazione del personale, organizzando sessioni di aggiornamento periodico e assicurandosi che ogni membro dello staff sia a conoscenza delle procedure operative corrette.

Se vuoi evitare costi nascosti, myPOS offre soluzioni complete e innovative per semplificare la gestione dei pagamenti, riducendo i costi nascosti. 

Questi servizi includono:

• Accredito immediato;
• Zero canoni mensili.

Con i POS mobili di myPOS, potrai operare in totale autonomia e sicurezza, ottimizzando i flussi di cassa della tua attività. 

Incentivi per adottare il POS: programmi e agevolazioni fiscali

Nel corso degli ultimi anni, il Governo italiano e alcune amministrazioni locali hanno introdotto vari incentivi per agevolare l’adozione dei pagamenti elettronici. 

Questi programmi includono: 

• Agevolazioni fiscali: detrazioni e crediti d’imposta per chi investe in dispositivi POS moderni e sicuri.

• Finanziamenti a tasso agevolato: per l’acquisto o l’aggiornamento dei dispositivi.

• Sovvenzioni per la digitalizzazione: programmi dedicati alle PMI e ai professionisti, per favorire l’integrazione di soluzioni digitali e garantire l’accessibilità digitale ai clienti.

Queste misure, insieme al continuo aggiornamento della normativa, rendono il passaggio ai pagamenti elettronici non solo un obbligo normativo ma anche un vantaggio competitivo.

Nota che i vantaggi e le agevolazioni per l’uso del POS possono variare. Ti consigliamo di consultare le disposizioni vigenti nel momento in cui acquisterai il tuo dispositivo.

POS e accessibilità digitale: scegliere la soluzione giusta

La scelta del POS ideale non si limita solo al rispetto dell’obbligo normativo, ma rappresenta anche un investimento strategico per migliorare l’esperienza di pagamento dei clienti e l’efficienza operativa dell’attività.

È fondamentale optare per un dispositivo intuitivo e facile da utilizzare, che permetta una rapida lettura e gestione delle transazioni. Una soluzione ideale deve essere altamente compatibile con le principali carte di credito, debito e altri strumenti di pagamento elettronico, garantendo così la possibilità di accettare pagamenti da un’ampia clientela.

Inoltre, è consigliabile dotarsi di un POS innovativo, con un software aggiornato agli ultimi requisiti e costantemente allineato alle nuove normative. In questo modo, la conformità fiscale non sarà più una tua preoccupazione.

La sicurezza è un altro aspetto cruciale. Il POS dispositivo deve essere dotato di sistemi di protezione avanzati per tutelare i dati dei clienti e prevenire frodi, assicurando che ogni transazione sia crittografata e monitorata in tempo reale.

Un dispositivo che offra anche la possibilità di integrarsi con altri strumenti digitali – come software di gestione aziendale, piattaforme di e-commerce e sistemi di rendicontazione – consente di centralizzare e semplificare la gestione dei pagamenti, migliorando la trasparenza e la tracciabilità dei flussi di denaro.

Infine, scegliere il giusto POS significa considerare anche il supporto post-vendita e l’accesso a aggiornamenti tecnologici costanti, in modo da rimanere sempre all’avanguardia in un mercato in continua evoluzione. In sintesi, una soluzione POS ottimale combina usabilità, compatibilità, sicurezza e integrazione digitale, offrendo così un vantaggio competitivo e contribuendo a una migliore esperienza del cliente.

POS obbligatorio: reazioni del mercato e impatti su PMI e professionisti

L’adozione obbligatoria del POS ha innescato una serie di reazioni nel mercato, influenzando profondamente il modo in cui le PMI (piccole e media imprese), i commercianti e i professionisti gestiscono le transazioni quotidiane.

Molte attività hanno colto l’occasione per modernizzare i loro sistemi di pagamento, integrando soluzioni tecnologiche avanzate che non solo soddisfano il requisito normativo, ma offrono anche un vantaggio competitivo.

Per le PMI e i commercianti, l’introduzione dell’obbligo ha rappresentato un incentivo a rivedere e ottimizzare l’intero processo di gestione dei pagamenti:

• Modernizzazione dei processi – molte imprese hanno investito in sistemi di pagamenti elettronici e in software di gestione integrata, che semplificano la rendicontazione e migliorano il controllo dei flussi di denaro.

• Riduzione dei costi operativi – pur inizialmente preoccupati per l’impatto dei costi di adeguamento, numerose attività hanno constatato che la digitalizzazione delle transazioni porta a una riduzione degli sprechi e dei costi legati alla gestione del contante, migliorando la trasparenza e la sicurezza finanziaria.

I vari incentivi e agevolazioni fiscali offerti dal Governo hanno ulteriormente incoraggiato l’adozione dei POS, rendendo l’investimento più accessibile e vantaggioso, soprattutto per le PMI.

Per i liberi professionisti, l’obbligo di POS ha rappresentato sia una sfida che un’opportunità:

• Miglioramento della trasparenza – la possibilità di registrare ogni transazione in maniera automatica ha contribuito a una maggiore trasparenza e a una gestione più accurata delle entrate, facilitando la rendicontazione e la conformità fiscale.

• Flessibilità nei pagamenti – anche se alcuni professionisti possono ancora accettare pagamenti in contanti nelle transazioni tra pari, l’adozione del POS offre la sicurezza di una gestione digitale e una maggiore fiducia da parte dei clienti, che preferiscono modalità di pagamento moderne e sicure.

• Competitività sul mercato – l’uso di soluzioni POS aggiornate ha permesso ai professionisti di posizionarsi meglio sul mercato, offrendo un servizio più efficiente e orientato alle esigenze del cliente, che oggi è sempre più propenso a utilizzare strumenti digitali.

Infine, le reazioni della clientela non sono passate inosservate. I clienti apprezzano la possibilità di utilizzare metodi di pagamento veloci, sicuri e tracciabili, che riducono i tempi di attesa e migliorano l’esperienza d’acquisto complessiva. 

Questo ha portato a un circolo virtuoso, in cui l’adozione del POS da parte degli esercenti rafforza la fiducia dei clienti, contribuendo a incrementare la fedeltà e la soddisfazione.

I vantaggi della normativa sui POS

Sono vari i motivi che hanno spinto i legislatori a introdurre l’obbligo di pagamento con il POS e a prevedere multe per chiunque si rifiuti di accettare i pagamenti in digitale.

Il motivo principale è il contrasto all’evasione fiscale, che in Italia rappresenta un problema particolarmente sentito. Ad ogni modo, le normative sui POS vengono anche incontro a chi decide di dotarsi del dispositivo.

Ecco i 4 principali vantaggi di cui puoi beneficiare rispettando le attuali norme in vigore:

• Conformità e sicurezza  – eviti le sanzioni e garantisci la sicurezza nelle transazioni, riducendo il rischio di frodi.

• Efficienza e trasparenza  – tutte le transazioni vengono registrate, facilitando la rendicontazione e il controllo dei flussi di denaro.

• Riduzione dei costi  – un report della Banca d’Italia evidenzia come il costo medio del denaro contante per i commercianti è dell’1%  (dato dal rischio furti, trasporti e altri problemi di sicurezza) contro lo 0,65% medio previsto quando si accetta un pagamento in digitale.

• Accesso immediato ai fondi  – con accredito immediato e la possibilità di operare 24/7, il POS migliora la liquidità dell’attività.

Questi vantaggi, insieme agli incentivi e alle soluzioni tecnologiche sempre più evolute, rendono il POS uno strumento indispensabile per commercianti, esercenti e professionisti.

Domande frequenti

Chi è obbligato ad avere un POS?

Tutti i commercianti, artigiani e professionisti che effettuano transazioni con pagamenti elettronici sono obbligati a dotarsi di un POS, salvo specifiche eccezioni per transazioni tra professionisti o per attività a basso volume di cassa.

Quali sono le sanzioni previste per il mancato utilizzo del POS?

Il mancato accettare pagamenti tramite POS comporta una sanzione fissa di 30 euro, a cui si aggiunge il 4% dell’importo totale della transazione rifiutata, con l’applicazione della multa solo in seguito alla segnalazione da parte del cliente. Non avere una connessione tra il POS terminale e il registratore di cassa può risultare in sanzioni da 1.000 euro a 4.000 euro.

Quali costi nascosti devo considerare nell’adozione del POS?

Oltre al costo di acquisto o noleggio, è necessario considerare le commissioni per transazione, i costi di manutenzione e aggiornamento dei dispositivi e gli investimenti in formazione per il personale.

Come scelgo il POS più adatto per la mia attività?

La scelta del POS ideale dipende dalle esigenze specifiche della tua attività. È importante valutare la facilità d’uso, la compatibilità con i principali strumenti di pagamento (carta di credito, debito, ecc.) e la sicurezza offerta dal dispositivo. Considera anche la possibilità di integrazione con altri sistemi gestionali e la qualità del supporto tecnico offerto dal fornitore.