Calcolo fattura: Cosa deve sapere un imprenditore?

Perché è importante saper calcolare una fattura? Come si calcolano le deduzioni e gli sconti? E quali sono gli errori comuni che si commettono? Le risposte a queste domande non servono agli imprenditori solo per aderire alle normative di fatturazione, ma anche per gestire le loro imprese in modo ottimale.

Infatti, la fattura non registra solo una prestazione avvenuta, ma è anche un documento formale soggetto a regole precise stabilite dalla legge. 

È fondamentale assicurarsi che la fattura includa tutte le voci necessarie, come l’aliquota IVA, le deduzioni, le ritenute e le detrazioni applicabili. Ad esempio, voci come la ritenuta d’acconto possono influire sul totale.

Insomma, il calcolo di una fattura è un processo complesso che è importante conoscere a fondo. In questo articolo vedremo tutto quello che c’è da sapere per calcolarla correttamente.

Introduzione al calcolo fattura

Il calcolo di una fattura è un’attività essenziale per qualsiasi professionista o azienda, titolare di partita IVA. Da una corretta emissione del documento, infatti, dipende una corretta gestione amministrativa e fiscale. 

La legge disciplina le fatture nel DPR 633/1972, dove sono indicati tutti gli elementi obbligatori da includere.

Dal 2019, con l’introduzione della fatturazione elettronica, compilare una fattura è diventato più semplice.

Tuttavia questo non toglie la necessità di conoscere concetti fondamentali, come:

• Base imponibile;
• Aliquota IVA;
• Ritenuta d’acconto;
• Contributo previdenziale;
• Imposta di bollo.

In situazioni più complesse, è necessario considerare anche regimi particolari, come lo split payment o la fattura inversa (reverse charge). Questo vale per tutti, inclusi coloro che operano in regime forfettario.

La fattura, quindi, è molto più di una ricevuta o di un documento che si limita a inoltrare una richiesta di pagamento, ma rappresenta un sistema indispensabile per la gestione contabile. Approfondiamo ora gli elementi essenziali per calcolarla correttamente.

Elementi essenziali di una fattura

Iniziamo dagli elementi essenziali che devono essere presenti in una fattura per essere valida ai fini fiscali.

Dati identificativi 

La fattura deve includere i dati principali delle parti coinvolte nella transazione economica. 

Tra i dati obbligatori da inserire sono: 

• Nome o ragione sociale;
• Indirizzo;
• Codice fiscale o partita IVA.

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha reso essenziale anche aggiungere il codice destinatario oppure la PEC del cliente.

Numero e data

Il numero della fattura deve essere univoco e sequenziale, così che ogni documento sia numerato in ordine progressivo per garantirne la tracciabilità nel tempo. 

La data di emissione è altrettanto importante, perché su di essa si basano i calcoli per l’applicazione delle imposte. Questo vale sia per chi opera in regime semplificato o forfettario, sia per chi segue il regime ordinario.

Importi

La fattura deve specificare la tipologia di beni o servizi venduti. Inoltre, è necessario includere eventuali spese generali che fanno parte della transazione.

Per quanto riguarda gli importi, devono essere presenti:

• La base imponibile, ossia il valore dei beni o servizi.
• L’aliquota IVA, che rappresenta la percentuale applicata per ogni prodotto o servizio.
• La ritenuta d’acconto, obbligatoria per i professionisti che non operano in regime forfettario.

Successivamente, si calcola il totale della fattura, dato dalla somma tra la base imponibile e l’IVA.

Questi sono gli elementi fondamentali che una fattura deve contenere per essere considerata valida e rispettare la normativa fiscale.

Comprensione di IVA e base imponibile

Due concetti fondamentali nel calcolo della fattura sono l’IVA e la base imponibile.

L’IVA

L’IVA, acronimo di Imposta sul Valore Aggiunto, è un’imposta diretta applicata al valore di beni e servizi. Questo calcolo è fondamentale per chiunque, dai professionisti che emettono la parcella a chi gestisce qualsiasi tipologia di vendita.

Inoltre, l’IVA può avere diverse percentuali:

• Aliquota al 22%: aliquota ordinaria per la maggior parte dei beni e servizi.
• Aliquota al 10%: per alcuni prodotti, come quelli alimentari.
• Aliquota al 4%: per i beni di prima necessità.

Il calcolo corretto dell’IVA è importante non solo per garantire la conformità fiscale, ma anche per rispettare le normative che regolano la tassazione.

La base imponibile

La base imponibile è l’importo netto su cui viene calcolata l’IVA. Questo importo include il valore totale della transazione considerando anche eventuali sconti o deduzioni e può comprendere spese accessorie. 

Ad esempio, se si vende un prodotto con un prezzo di 1.000€ e vi è uno sconto del 10%, la base imponibile sarà di 900€. Questo sarà l’importo su cui verrà calcolata l’IVA.

Questi elementi sono fondamentali per chiunque debba calcolare una fattura e gestire correttamente la propria attività fiscale.

Come calcolare le deduzioni e gli sconti

Come professionista, gestore di un negozioo di un’attività d’impresa, è importante conoscere bene come calcolare le deduzioni fiscali e gli eventuali sconti. 

Questi due elementi sono fondamentali perché influiscono direttamente sul reddito complessivo dell’attività, sulla base imponibile e sull’IVA.

Calcolo deduzioni fiscali

Le deduzioni sono importi che vengono sottratti al reddito d’impresa complessivo e riducono l’imposta imponibile su cui viene calcolata l’IVA.

 Alcuni esempi comuni di deduzioni possono essere:

• I contributi previdenziali;
• Le spese per l’acquisto di beni strumentali;
• I canoni di locazione.

In un esempio semplice dove si ha una spesa deducibile pari al 20%, si prende la base imponibile, si calcola il 20% e l’importo ottenuto viene sottratto. 

Questo avviene al momento della dichiarazione del reddito complessivo e consente di abbassare l’importo sul quale si calcolano le imposte.

Calcolo degli sconti

Per quanto riguarda gli sconti, ne esistono principalmente due tipi – incondizionati e condizionati. 

Gli sconti incondizionati vengono applicati al prezzo del bene o servizio prima del calcolo dell’IVA. Per esempio, se un prodotto di listino vale €100 e viene applicato uno sconto del 10%, la base imponibile sarà di €90. L’IVA viene quindi calcolata su €90.

Gli sconti condizionati, invece, sono concessi al verificarsi di determinate condizioni, come un pagamento anticipato. In questo caso, l’IVA viene calcolata sull’importo totale, mentre lo sconto viene applicato successivamente, spesso tramite una nota di credito.

Per mostrare il calcolo degli sconti e dell’IVA, supponiamo che un prodotto abbia un prezzo netto di €1.000 e uno sconto incondizionato del 15%.

I calcoli da fare per lo sconto e l’IVA quindi sono: 

• Prezzo netto dopo lo sconto: €1.000 × (1 – 0,15) = €850
• Calcolo IVA (22%): €850 × 0,22 = €187
• Totale fattura: €850 + €187 = €1.037

Il totale da presentare in fattura sarà quindi dato dal prezzo netto scontato più l’IVA.

Gestione dei pagamenti e dei ritardi

I corretti calcoli delle fatture dipendono anche da una gestione attenta dei pagamenti, soprattutto in caso di ritardi. Esistono diverse normative di riferimento, e la principale è il Decreto Legislativo 231 del 2002, che tutela i diritti del creditore quando un pagamento non viene ricevuto.

Questa normativa offre ai creditori la possibilità di richiedere gli interessi di mora, calcolati in base al tasso stabilito dalla legge. Inoltre, i creditori possono addebitare i costi aggiuntivi legati alla gestione dei ritardi nei pagamenti.

Per evitare problemi di ritardo, è altrettanto importante adottare alcune buone pratiche come:

• Indicare chiaramente la scadenza nella fattura, specificando ad esempio che il pagamento deve essere ricevuto entro 30 giorni.
• Inviare un sollecito prima della scadenza del pagamento. È consigliabile farlo tramite PEC per garantirne la validità legale.
• Proporre un piano di rientro, come la rateizzazione dell’importo dovuto, nei casi in cui il cliente abbia difficoltà a saldare, soprattutto se si tratta di somme elevate.

Un’altra prassi fondamentale è mantenere una documentazione accurata, che includa le fatture emesse, i solleciti inviati e gli eventuali accordi presi con il debitore.

Registrazione delle fatture

Per quanto riguarda la registrazione delle fatture, il Testo Unico IVA all’articolo 23 stabilisce che le fatture devono essere conservate in un apposito registro, anche elettronico, e ordinate secondo una numerazione progressiva. 

Questo vale anche per le fatture che prevedono il pagamento anticipato o un acconto, che devono essere registrati con cura, includendo la data dell’operazione e il giorno in cui è stato incassato l’importo. Questi elementi consentono di gestire correttamente gli aspetti fiscali.

L’introduzione della fatturazione elettronica ha migliorato il modo in cui si registrano e conservano le fatture. Il Sistema di Interscambio (SDI) garantisce non solo l’autenticità e l’integrità dei documenti, ma offre anche la possibilità di conservarli direttamente tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate. 

Questo sistema è valido per tutti, sia per chi adotta un regime forfettario che per chi segue un regime ordinario.

È importante segnalare che esistono software e utility che semplificano il processo di registrazione e conservazione delle fatture. Questi programmi aiutano a evitare errori comuni, come l’omissione di dati obbligatori o il calcolo errato dell’IVA. L’uso di tali strumenti assicura un risultato finale più preciso e conforme alle normative vigenti.

Esempio di calcolo fattura

Vediamo ora la fatturazione in alcuni tipi di attività per capire meglio come funzionano i calcoli nella fattura. 

Iniziamo con un caso più generale – il calcolo della fattura di un bar. Supponiamo che il titolare debba emettere una fattura per un servizio di aperitivo offerto durante una festa di laurea, con un prezzo concordato di 1.500€.

La fattura, che deve essere elaborata e inviata in maniera elettronica, deve contenere tutti i dettagli necessari, come:

• Il prezzo netto del servizio, pari a 1.500€.
• Le spese accessorie, supponiamo 100€.
• La base imponibile, che sarà la somma di queste voci: 1.600€.
• L’aliquota IVA, che nel settore della ristorazione è del 10%.

L’IVA si calcola prendendo la base imponibile di 1.600€ e applicando l’aliquota del 10%:
1.600×10%=160€ 

Il totale della fattura sarà dato dalla somma della base imponibile e dell’IVA:
1.600€+160€=1.760€

Supponiamo che il cliente abbia versato un acconto del 50% del totale, pari a 880€. Il saldo rimanente sarà: 1.760€−880€=880

È importante tenere a mente che nella fattura elettronica bisogna includere i seguenti elementi:

• Descrizione del servizio;
• Prezzo netto;
• Spese accessorie;
• Base imponibile;
• IVA;
• Totale della fattura;
• Acconto ricevuto;
• Saldo da versare.

Per chi gestisce un bar o un’attività nella ristorazione, è fondamentale includere tutti questi elementi, soprattutto quando si offrono servizi di pagamento dilazionato o anticipato. Calcolare correttamente ogni voce semplifica la gestione dei flussi di cassa e aiuta a monitorare al meglio la situazione finanziaria e il rispetto delle normative.

Calcolo fatture per lavoratori autonomi

Anche i lavoratori autonomi devono prestare la massima attenzione nella gestione e nel calcolo delle fatture. 

Per quanto riguarda il calcolo, la struttura della fattura non cambia significativamente in base alla professione svolta. Tuttavia, è importante includere, oltre all’IVA, altre voci essenziali come la ritenuta d’acconto, il contributo previdenziale e, in alcuni casi, l’imposta di bollo. Ricordiamo qui che alcuni professionisti, come gli avvocati e gli studi legali, devono prevedere le spese esenti nel calcolo delle loro fatture.

Per i professionisti, gli elementi fondamentali che devono comparire in fattura sono:

• Compenso lordo per il servizio o gli onorari ricevuti.
• Contributo previdenziale, che di solito è pari al 4% del compenso lordo.
• Imponibile IVA, ottenuto sommando il compenso lordo e il contributo previdenziale.
• Aliquota IVA applicata, generalmente del 22%.
• Ritenuta d’acconto, se prevista, che solitamente è pari al 20% del compenso lordo.
• Imposta di bollo, obbligatoria per importi superiori a 77,47€ e per prestazioni esenti da IVA.

Supponiamo che un professionista debba ricevere un compenso lordo di 1.000€. 

Ecco come calcolare la fattura:

• Contributo previdenziale (4%): 1.000×4%=40€
• Imponibile IVA: 1.000+40=1.040€
• IVA (22%): 1.040×22%=228,80€
• Totale della fattura: 1.040+228,80=1.268,8
• Ritenuta d’acconto (20%): 1.000×20%=200
• Importo da ricevere: 1.068,80€.

In questo caso, il professionista dovrà ricevere un totale di 1.068,80€, tenendo conto della ritenuta d’acconto. 

Calcoli nel caso di fatture inverse

Nel calcolo della fattura possono sorgere alcune difficoltà, specialmente nel caso delle fatture inverse. 

L’applicazione in questi casi è leggermente diversa rispetto al calcolo standard. Le fatture inverse, conosciute anche come fatture con scorporo o a ritroso, sono documenti in cui si parte dall’importo totale che comprende già l’IVA.

Da questo importo si effettuano i calcoli per determinare la base imponibile e, di conseguenza, la percentuale di IVA applicata sul totale. Questo approccio, sebbene poco utilizzato, diventa indispensabile in alcune situazioni per capire qual è il netto incassato e qual è la percentuale di IVA da versare. 

Per effettuare il calcolo, è fondamentale conoscere l’aliquota IVA applicata, che solitamente è del 22%, ma può essere ridotta al 10% o al 4% per determinati beni o servizi.

Prendiamo un esempio semplice. Supponiamo che il totale della nostra fattura sia 1.220€, mentre l’aliquota IVA sia 22%. 

I passi per fare il calcolo della fattura inversa sono:

• Calcolare il coefficiente di scorporo pari a 100/122: il coefficiente in questo caso è 0,8197. 
• Moltiplicare il totale della fattura per il coefficiente di scorporo per trovare la base imponibile: 1.220×0,8197≈1000€. 
• Determinare l’IVA, sottraendo la base imponibile dal totale della fattura: 1.220-1.000=220€.

In questo esempio, la base imponibile è di 1.000€ e l’IVA è di 220€. 

Strumenti utili per la gestione dei calcoli

Finché le fatture da calcolare e gestire sono poche, i calcoli possono essere svolti manualmente senza particolari difficoltà. 

Tuttavia, quando il numero di fatture aumenta, diventa evidente l’utilità di strumenti come software e applicazioni che semplificano e automatizzano i processi, riducendo il rischio di errori.

Una rapida ricerca sul web consente di individuare numerosi tool dedicati a professionisti, piccole imprese e grandi aziende. 

Gli strumenti per la fatturazione elettronica offrono funzionalità avanzate, tra cui:

• Creazione ed emissione delle fatture elettroniche: conformi alle normative vigenti, con possibilità di inviarle direttamente al Sistema di Interscambio (SdI).
• Conversione dei preventivi in fatture: permette di risparmiare tempo automatizzando il passaggio.
• Calcolo automatico di imposte e contributi: include IVA, ritenuta d’acconto e contributi previdenziali, evitando errori manuali e calcolando automaticamente i dati dopo cambiamenti in ciascuna casella del software.
• Gestione degli incassi e delle scadenze: per monitorare i flussi di cassa, migliorando la gestione delle entrate e delle uscite.
• Report e grafici: utili per comprendere l’andamento economico dell’attività.
• Archiviazione in cloud: garantisce la conservazione digitale dei documenti, a norma di legge.

Molti di questi software sono compatibili con applicazioni per smartphone, tablet e PC, offrendo un accesso semplice e potente da qualsiasi dispositivo.

Oltre ai software di fatturazione, è importante dotarsi di soluzioni innovative per la gestione dei pagamenti. 

Terminali POS avanzati, come quelli di myPOS, consentono di accettare carte di credito, di debito e pagamenti contactless tramite Apple Pay o Google Wallet. Questi strumenti migliorano l’efficienza, aiutano l’esercizio della professione e garantiscono una maggiore flessibilità per i clienti.

Un’altra attenzione è quella di utilizzare conti aziendali multivaluta, dotati di IBAN dedicati, per separare le spese personali da quelle aziendali. Questa soluzione offre un controllo migliore sui fondi e una gestione più efficace delle finanze.

Fatture errate: errori comuni nel calcolo e implicazioni

Commettere errori di calcolo nelle fatture o emettere solo una ricevuta invece di una fattura può avere implicazioni gravi, oltre a rallentare l’intero processo di gestione degli incassi. 

Tra gli errori più comuni nel calcolo delle fatture si annoverano:

• Applicazione di un’aliquota IVA errata: ad esempio, applicare un’aliquota del 10% invece del 22% previsto può comportare sanzioni fiscali e discrepanze nei conti.
• Calcolo errato della base imponibile: non includere correttamente tutte le voci, come sconti o spese accessorie, può falsare l’importo dell’IVA e il totale da fatturare.
• Omissione della ritenuta d’acconto: in molti casi, come per i professionisti, la ritenuta deve essere calcolata e indicata chiaramente, poiché è parte integrante del compenso netto.
• Errori nelle spese accessorie: dimenticare di includerle o calcolarle in modo sbagliato può portare a discrepanze tra il totale fatturato e le spese effettive.
• Mancata registrazione degli acconti ricevuti: questo crea incoerenza tra quanto incassato e il totale riportato in fattura.
• Saltare la numerazione progressiva o non emettere una fattura: questi errori, apparentemente banali, possono causare problemi significativi durante controlli fiscali o revisione dei conti.

Gli errori di fatturazione, a seconda della loro gravità, possono esporre a sanzioni amministrative. Ad esempio, il Decreto Legislativo 471/1997 prevede multe nel caso di emissione di fatture incomplete o errate. La sanzione è proporzionata all’illecito commesso.

Per prevenire questi problemi, è essenziale:

• Utilizzare strumenti dedicati: software e applicazioni che automatizzano i calcoli riducono significativamente il margine di errore.
• Conoscere tutti gli elementi della fattura: è importante avere una chiara comprensione di aliquote IVA, ritenute, acconti e spese accessorie.
• Monitorare i sistemi di pagamento: assicurarsi che ogni incasso, incluso un eventuale acconto, sia registrato correttamente per evitare discrepanze.

Un controllo attento e una gestione accurata possono eliminare gran parte degli errori e garantire una fatturazione precisa e conforme alle normative vigenti.

Domande frequenti

Come si fa il calcolo della fattura?

Il calcolo della fattura generalmente parte dal compenso previsto, a cui si aggiungono eventuali spese accessorie e l’IVA. Se applicabile, si sottrae successivamente la ritenuta d’acconto.

Come calcolare l’imponibile dal totale fattura?

Per calcolare l’imponibile di una fattura che include già l’IVA, è necessario utilizzare il coefficiente di scorporo. L’imponibile si ottiene dividendo il totale della fattura per uno più l’aliquota IVA applicata.

Qual è la formula per calcolare l’IVA?

La formula per calcolare l’IVA è altrettanto semplice: basta moltiplicare l’imponibile per l’aliquota IVA applicabile, che può variare a seconda del contesto (22%, 10% o 4%).

Come calcolare fattura con IVA e ritenuta d’acconto?

Se la fattura include sia l’IVA sia la ritenuta d’acconto, si parte dal compenso lordo aggiungendo il contributo previdenziale (di solito il 4%), ottenendo così l’imponibile. Su questo si calcola l’IVA, mentre la ritenuta d’acconto (generalmente il 20% del compenso lordo) viene poi sottratta. Questo permette di calcolare con precisione il totale della fattura e l’importo netto da incassare, rispettando le normative fiscali.