Come aprire una caffetteria: iter, costi e opportunità in franchising

Stai pensando di aprire una caffetteria e ti chiedi da dove iniziare, cosa fare e quali sono i costi?

Risponderemo a tutte queste domande e molte altre in questa guida completa. Abbiamo creato un percorso che ti aiuterà a delineare le tue idee imprenditoriali, aggiungendo un tocco di innovazione e originalità per emergere sul mercato.

Il primo passo è definire la caffetteria, un’attività simile a un bar, identificata dal codice ATECO 56.30.00 (Bar e altri esercizi simili senza cucina).

A differenza dei bar, le caffetterie si concentrano principalmente sui servizi di colazione e caffetteria, non offrendo solitamente alcolici e chiudendo nel pomeriggio o la sera.

È importante notare che il settore dei bar in Italia è estremamente competitivo. Ogni angolo delle città offre la possibilità di gustare un buon caffè e una deliziosa colazione.

Secondo la Federazione Italiana Pubblici Esercizi (FIPE), nonostante la contrazione dei consumi, ci sono circa 141.000 imprese attive nel settore bar.

Quindi, il primo punto chiave per avere successo con la tua caffetteria, che si trovi in una grande città o in un piccolo paese, è distinguersi. La parola d’ordine è offrire più di un motivo per cui i clienti dovrebbero scegliere di consumare da te invece che in uno dei tanti bar presenti nei dintorni.  La differenziazione diventa cruciale per attirare e mantenere la clientela.

Come fare per aprire una caffetteria: Creare un business plan

Iniziamo immediatamente con gli aspetti pratici su come aprire una caffetteria.

L’idea imprenditoriale deve necessariamente partire da un business plan, un piano aziendale essenziale per fornire la direzione strategica della tua caffetteria.

Questo documento mira a studiare come strutturare l’attività, analizzando aspetti come la storia, la missione, la visione, la struttura giuridica, la sede della futura attività e fornisce un’analisi dettagliata del settore. Include dati di mercato, analisi della concorrenza, segmentazione del mercato, una sezione sulla struttura organizzativa e le responsabilità delle persone coinvolte.

Inoltre, offre un piano marketing e un piano finanziario, che comprende proiezioni finanziarie come bilanci, conto economico, flusso di cassa e analisi del punto di pareggio. Il business plan è un documento complesso ma indispensabile per definire ogni dettaglio della tua caffetteria.

Per approfondire ulteriormente, analizziamo alcuni aspetti chiave che non possono assolutamente essere trascurati.

Ricerca di mercato

Una ricerca di mercato, da commissionare a un’azienda specializzata, è un elemento essenziale del piano aziendale prima di aprire una caffetteria. Attraverso questa indagine, potrai definire diversi aspetti, tra cui la tipologia di clientela affine al concept della caffetteria che hai in mente.

Inoltre, mirerà a identificare la presenza di concorrenza diretta e indiretta nella zona. La ricerca di mercato si concentrerà anche sulla definizione della posizione ideale, considerando parametri come visibilità, presenza di parcheggi, concorrenza e traffico.

Questo documento potrà anche concentrarsi sulla definizione dei servizi di caffetteria da offrire e sulle strategie di prezzo da attuare.

Studiare la concorrenza e conoscere l’ambiente

Prima di aprire la caffetteria, è fondamentale condurre un’approfondita analisi della concorrenza.

Questa analisi ti permetterà di comprendere le tipologie di prodotti offerti, la varietà di servizi e le politiche di pricing adottate dai concorrenti.

Studiare la concorrenza ti aiuterà a individuare punti di differenziazione, ovvero quei punti in cui la concorrenza è carente. Conoscere l’ambiente e il settore in cui opererai è essenziale per partire preparato e far sì che la caffetteria inizi con il piede giusto.

Creare un concetto originale e differenziarsi

Lo abbiamo già detto, ma è bene ribadirlo. L’idea di business che hai in mente ti porterà a operare in un mercato altamente competitivo.

Per questo motivo, potresti chiederti come aprire una libreria caffetteria o una caffetteria letteraria. In altre parole, il tuo obiettivo dovrebbe essere offrire qualcosa che il pubblico non può trovare in altre caffetterie.

Abbiamo visto due esempi, ma ce ne sono tanti altri che potrebbero rendere la tua caffetteria unica o fuori dagli schemi, ma altamente distinguibile sul mercato. Per fare alcuni esempi, pensa alle:

• Caffetterie tematiche, dove proponi caffè pregiati e selezionati provenienti da diverse parti del mondo.
• Caffetteria sostenibile, con pratiche eco-friendly e collaborazioni dirette con coltivatori sensibili e responsabili come punti di forza.
• Caffetterie 2.0, in cui garantire l’accesso a PC, tablet, sistemi di pagamento avanzati e far sentire i tuoi clienti nel futuro.

L’importanza sta nel creare un’offerta unica che possa attirare e fidelizzare la clientela, differenziandoti in modo significativo dalla concorrenza.

Scegliere l’ubicazione della caffetteria

Il successo della tua caffetteria dipende anche dalla location. Dovresti trovare un luogo adatto, valutando sia la tipologia di locale (ampiezza, arredamento, servizi) che lo spazio interno.

Ad esempio, optare per un locale in centro, magari in zone molto frequentate, ti assicura un flusso di utenza maggiore rispetto all’apertura di una caffetteria in periferia.

Anche altri aspetti concorreranno alla scelta della giusta location. Valuta la presenza di parcheggi nelle vicinanze e la tipologia di negozi nelle vicinanze.

È importante anche cercare un luogo vicino a zone commerciali o, idealmente, può essere un punto di forza la vicinanza a luoghi d’interesse come musei, edifici storici o parchi.

In sintesi, il nostro consiglio è di valutare più location, optando per quella che ha le migliori caratteristiche per avvicinare il target di clientela da te individuato.

Completare tutte le pratiche burocratiche per la tua caffetteria

Fatte tutte queste valutazioni, non ti resta che contattare un commercialista e avviare l’iter burocratico per aprire una caffetteria. Gli adempimenti non sono molti, ma potrebbero richiedere diversi mesi prima di essere portati a termine. Ecco in ordine cosa dovresti fare:

1. Aprire la P. IVA: Essenziale per l’avvio di ogni attività, è un numero di 11 cifre che serve per identificare la tua caffetteria per scopi amministrativi e fiscali.
2. Costituire la società o la ditta individuale: Ora devi scegliere la forma giuridica con la quale gestire la caffetteria. Come evidenziato nel report a cura di Confcommercio, oltre il 50% delle imprese operanti nel settore bar sono ditte individuali, le restanti sono società di persone e solo una minima parte sono società di capitale.
3. Autorizzazioni: infine, è richiesto di: Registrare l’attività alla camera di commercio.

Aprire le posizioni previdenziali INPS e INAIL (in caso di dipendenti), presentare la SCIA (segnalazione di inizio attività), pagare i diritti per l’esposizione dell’insegna e, se necessario, per l’occupazione di suolo pubblico.

Questi sono gli adempimenti classici validi per ogni tipologia di attività.

Per quanto riguarda una caffetteria, dovrai inoltre frequentare i corsi HACCP (distribuzione alimenti) e SAB (specifico per la somministrazione delle bevande). Dovrai compilare il documento di valutazione dei rischi (DVR) e frequentare un corso antincendio.

Infine, non ti resta che aprire un conto aziendale o conto business qui, come quello messo a disposizione da MyPos, per una gestione ottimale delle entrate e delle uscite.

Aprire una caffetteria in franchising: Vantaggi e svantaggi?

Se non ti senti pronto a gestire in maniera completamente autonoma l’attività, puoi anche pensare di aprire una caffetteria in franchising.

Basta una rapida ricerca in rete per trovare brand ben conosciuti che offrono questa opportunità.

Optare per il franchising è vantaggioso per alcuni aspetti, ma potrebbe rappresentare un limite per altri. Ecco cosa dovresti valutare:

Vantaggi del franchising

Tra i vantaggi sicuramente rientra il fatto di affidarti a un brand conosciuto, il quale ti fornirà attrezzature materiali e si occuperà anche di realizzare per te un business plan, oltre che delle azioni di marketing.

La presenza di procedure standardizzate e già testate, il supporto operativo e la formazione messa a disposizione dal franchisor sono molto utili per evitare alcuni errori di inesperienza che possono essere commessi.

Un altro vantaggio è il prezzo. Generalmente, in cambio di un investimento iniziale, si ha a disposizione un servizio “chiavi in mano” con tutto il necessario per iniziare l’attività il prima possibile.

Svantaggi del franchising

Optare per un franchising ha anche un rovescio della medaglia, rappresentato dalla ridotta autonomia decisionale.

Dovrai adeguarti alle direttive della casa madre, la quale sceglie per te i prodotti da commercializzare, l’arredamento, il numero di dipendenti da avere ed entra anche nelle politiche di marketing che puoi adottare.

Inoltre, c’è la presenza dell’investimento iniziale e talvolta delle royalties da corrispondere, che potrebbero rappresentare un costo tutto sommato pari a quello richiesto per avviare una caffetteria da zero.

La valutazione dei pro e dei contro spetta a te, poiché non è possibile determinare a priori se la scelta del franchising è giusta o meno.

Dipende dalle tue aspettative, dalla tua idea di business e dal modo in cui intendi gestire l’attività.

Quanto costa per aprire una caffetteria?

I costi necessari per aprire una caffetteria variano in base a molteplici fattori. Tra i costi fissi, la voce che maggiormente impatta è quella dell’acquisto o dell’affitto del locale.

Un locale piccolo in periferia può costare dai 40.000 euro in su, mentre un grande locale in centro città può arrivare a costare anche 200.000 euro. Analogamente, per l’affitto, le spese sono altresì variabili e possono oscillare tra 800 e 5000 euro ogni mese.

Ancora una volta, ti invitiamo a preparare un dettagliato business plan che possa darti un’ampia panoramica dei costi fissi e variabili che andrai ad affrontare. Tra i costi fissi vanno inclusi sicuramente:

• Affitto o acquisto del locale
• Stipendi per il personale
• Burocrazia
• Arredi

Tra i costi variabili, invece, dovrebbero essere inclusi:

• Costi per le materie prime
• Utenze
• Spese in marketing e pubblicità
• Abbonamenti e assicurazioni

In linea di massima, possiamo dire che aprire una caffetteria richiede una capacità di spesa compresa tra i 150.000 e i 350.000 euro. Approfondiamo ora alcune voci di costo proprie della caffetteria per comprendere meglio le varie spese che andrai a sostenere.

Attrezzature e arredi per caffetteria

Tra le attrezzature e gli arredi essenziali per una caffetteria, non possono assolutamente mancare:

• Macchina per caffè professionale: Fondamentale per garantire la qualità del caffè servito e venire incontro alle esigenze dei buongustai del caffè.
• Macinacaffè: Apparecchio indispensabile per macinare i chicchi di caffè freschi al momento. La macinatura istantanea garantisce un caffè fresco e ne preserva il sapore e l’aroma.
• Frigoriferi: Ti serviranno per conservare in modo adeguato gli ingredienti e le bevande. Da qui i clienti ordinano e ritirano i loro prodotti. Ogni caffetteria che si rispetti non può farne a meno.
• Tavoli, sedie, divani: Arredi che contribuiscono a creare un ambiente così come l’hai pensato.
• Impianto di illuminazione: Un’illuminazione adeguata ti permette di creare l’atmosfera giusta che risalte lo stile e il concept della caffetteria
• Point of Sale (POS) mobile: Un sistema di pagamento contactless e con carta è indispensabile per semplificare le transazioni e offrire un servizio efficiente. La legge oggi imporne di dotarsi di strumenti per ricevere pagamenti in digitale, inoltre, i clienti desiderano oggi poter pagare con metodi veloci e digitali anche importi di piccola entità. Perché non venirgli incontro?

Queste attrezzature non solo migliorano l’efficienza operativa ma contribuiscono anche a creare un’esperienza positiva per i clienti.

Fornitore di caffè in chicchi

Non sarebbe una caffetteria senza una prima fornitura di caffè. Dovrai quindi individuare i giusti fornitori, quelli che possano garantirti un caffè in chicchi di qualità, magari di varietà arabica o robusta, proveniente da vari luoghi, dal Sud America all’Africa.

Il messaggio da trasmettere al tuo pubblico potrebbe essere incentrato sul tuo impegno nella selezione di fornitori che diventano così ambasciatori di tradizioni, dove la qualità, la diversità e l’autenticità dei chicchi di caffè si fondono per creare un’esperienza gustativa ineguagliabile. Lavorare su questi aspetti potrebbe rappresentare un tratto distintivo della tua caffetteria.

Assumere il personale giusto per la vostra caffetteria

Anche la scelta del personale, oltre a rappresentare un costo per la tua caffetteria, risulta determinante per il buon andamento dell’attività.

Trattandosi di un business a contatto con il pubblico, dovrai selezionare con cura chi si confronta ogni giorno con la clientela. Cordialità e gentilezza sono sicuramente importanti, ma anche preparazione e formazione adeguata sono componenti essenziali per offrire ai clienti la migliore esperienza di degustazione possibile.

Man mano che l’attività si espande, dovrai assegnare ruoli, dal capo sala a chi si occupa di prendere gli ordini, fino a chi, invece, gestisce il servizio ai tavoli.

Pubblicizza la tua caffetteria

Infine altra spesa variabile è la spesa che decidi di investire in pubblicità e marketing. Qui l’importo è variabile; puoi optare per la classica pubblicità in loco, fatta di flyer e cartellonistica, così come puoi pensare di promuoverti online, magari aprendo alcune pagine sui social media e, perché no, un sito web da utilizzare per far conoscere al pubblico tutte le novità, presentare nuove preparazioni, proporre sconti, carte fedeltà e così via.

Come aprire una caffetteria: Conclusione

In conclusione, aprire una caffetteria è un’idea di business possibile. Sicuramente significa entrare in un mercato dove avrai molta competizione.

I bar sono i tuoi primi diretti concorrenti, ma lo sono anche altri, come ad esempio i fornitori di caffè in capsule.

Tuttavia, come abbiamo visto, c’è tanto spazio per distinguersi, per portare cioè in città un’idea di business completamente diversa. Dall’idea di riscoprire gli antichi caffè letterari degli anni ’20, a idee di caffetterie che strizzano l’occhio ai concetti green e sostenibilità, fino a caffetterie 2.0 immerse nel futuro.

Saranno le tue capacità imprenditoriali unite alla passione a fare la differenza e a essere il vero motore e discriminante per il successo.