Conferma di pagamento: cos’è e come funziona?

La conferma di pagamento si riferisce a tutte quelle modalità attraverso cui è possibile dimostrare di aver saldato quanto dovuto dopo l’acquisto di un prodotto o servizio.

In ambito digitale e non solo, è un documento fondamentale poiché assicura che la transazione sia stata completata con successo.

Il processo di conferma cambia in base al tipo di bene o servizio acquistato e alla piattaforma utilizzata. Ad esempio, per acquisti online, la ricevuta di pagamento viene solitamente inviata tramite email, app o, in alcuni casi, via SMS.

Di norma, la conferma di pagamento contiene dettagli sulla transazione, come l’importo speso e l’esito positivo del trasferimento di fondi tra le banche o gli enti finanziari coinvolti. Questo documento è essenziale, poiché attesta che il denaro è stato trasferito correttamente e offre protezione al cliente in caso di problematiche legate all’ordine.

Conferma di pagamento – definizione

La conferma di pagamento o quietanza, in inglese “payment confirmation”, può essere definita come un documento digitale o cartaceo che attesta l’avvenuto pagamento per un bene o servizio online. 

A seconda dei casi, una volta completato l’acquisto, se attive, il cliente può ricevere una notifica sul proprio smartphone o computer. 

Questo è particolarmente rilevante nel settore e-commerce, dove ricevere questa comunicazione ufficiale è fondamentale, poiché garantisce all’acquirente che l’ordine è stato registrato e saldato correttamente.

È un documento rilevante anche per ragioni di trasparenza, in quanto di solito contiene informazioni dettagliate sull’acquisto, come l’importo versato, la data e l’ora della transazione, e la valuta impiegata. 

Una tipica ricevuta di pagamento contiene anche: 

• Il metodo di pagamento utilizzato – carta di credito o debito, un bonifico;
• Informazioni sulla spedizione;
• Le condizioni di vendita;
• Dettagli sull’acquirente – nome, cognome, indirizzo, P.IVA;
• Numeri di riferimento per richieste di assistenza.

La conferma di pagamento rappresenta quindi una sorta di ricevuta che consente all’utente di verificare che il pagamento sia stato processato correttamente. In molti casi, questo documento può avere anche valore legale.

È importante non confondere la conferma di pagamento con la fattura, che è un documento riepilogativo dell’ordine emesso dal venditore prima dell’effettivo pagamento.

Come si conferma un pagamento ricevuto?

La notifica per un avvenuto pagamento è importante sia per l’acquirente che per il venditore

A seconda del metodo di pagamento scelto dal cliente e del tipo di attività coinvolta, l’invio della conferma di pagamento o quietanza varia, come ad esempio nei casi di:

• E-commerce: nel caso di ordini online, dove le transazioni si svolgono elettronicamente, l’esito dell’operazione e la certificazione di pagamento vengono solitamente elaborati automaticamente dal sistema, che invia una conferma d’ordine via email. In questa fase, il consumatore ha anche la possibilità di accedere al proprio account per consultare lo storico degli ordini e recuperare la ricevuta di pagamento.
• Pagamenti con POS: per i pagamenti effettuati con POS, la conferma di pagamento è data dall’emissione dello scontrino fiscale. Lo scontrino funge sia da prova d’acquisto sia da conferma di pagamento. Il POS memorizza tutti i dettagli della transazione, che possono essere consultati successivamente dal commerciante o richiesti dal cliente in caso di necessità.
• Pagamenti in contanti: anche in questo caso, lo scontrino attesta l’avvenuto pagamento e la transazione viene registrata nel registratore di cassa, principalmente per finalità fiscali.
• Bonifico bancario: per i pagamenti tramite bonifico, il cliente può accedere ai servizi online della propria banca o recarsi fisicamente in filiale per recuperare i dettagli della transazione. Questi dati possono essere utilizzati come ricevuta del pagamento. Talvolta, è possibile scaricare online un documento attestante la transazione, che funge da prova di pagamento.

Nonostante il caso, i dettagli sull’acquisto dei prodotti e sull’identità del venditore sono sempre consigliati. 

Come si conferma un pagamento via e-mail?

L’invio di una conferma di pagamento via email avviene generalmente in automatico quando un utente acquista un prodotto o servizio online. Il cliente riceve l’email non appena il pagamento viene completato, e questa include anche dettagli relativi alla spedizione.

Tuttavia, l’invio di una conferma di pagamento via email può essere richiesto anche in ambito professionale, ad esempio quando viene fornito un servizio. In questi casi, è possibile inviare manualmente una conferma di pagamento al cliente.

Lo stesso vale per associazioni od organizzazioni che desiderano confermare il pagamento di una quota associativa o un contributo.

Quando il sistema non elabora automaticamente la conferma, non esiste uno standard fisso da seguire. Si può iniziare scrivendo un’email chiara e concisa, mettendo nell’oggetto la dicitura: “Conferma di pagamento relativo all’ordine numero…”. 

Nel corpo dell’email è consigliabile inserire il nome del cliente, i riferimenti specifici all’ordine, tra cui il numero, l’importo pagato, la data della transazione, e, se opportuno, allegare una ricevuta.

Un esempio di email di conferma potrebbe essere: 

• Oggetto “Conferma ordine numero [numero ordine]”;
• Testo: “Gentile [nome cliente], la ringraziamo per il suo acquisto presso [nome negozio]. Abbiamo ricevuto il suo ordine con numero [numero ordine], effettuato in data [data], per un totale di [importo].” 

Si può poi includere un riepilogo degli articoli acquistati e confermare che il pagamento è stato elaborato con successo. 

Che cos’è l’SPC?

Restiamo nell’ambito delle conferme di pagamento con un focus particolare sul nodo dei pagamenti SPC, acronimo di Sistema Pubblico di Connettività.

Questo sistema si occupa delle transazioni destinate alla Pubblica Amministrazione in Italia, coinvolgendo diversi soggetti, come cittadini, imprese e professionisti. Attraverso il nodo SPC, è possibile effettuare pagamenti verso la Pubblica Amministrazione utilizzando PagoPA. Questa piattaforma è una soluzione digitale che ha rivoluzionato il modo di gestire le operazioni finanziarie legate a tasse, bollette, multe e altri tributi.

Un esempio pratico potrebbe essere il pagamento di una tassa comunale. Grazie a PagoPA, il cittadino può completare la transazione direttamente dal proprio smartphone, ricevendo immediatamente una conferma digitale. Nel 2023, il sistema PagoPA ha processato oltre 100 milioni di transazioni, evidenziando quanto sia diventato centrale per la gestione dei pagamenti pubblici in Italia.

L’innovazione di questa piattaforma risiede nella sua capacità di centralizzare e snellire l’intero processo di pagamento. Gli utenti possono svolgere le operazioni in modo semplice e sicuro, riducendo notevolmente il tempo necessario per completare transazioni che prima richiedevano più passaggi burocratici.

Inoltre, uno dei grandi vantaggi del nodo SPC è la possibilità di ottenere conferme immediate delle transazioni. Questo rende il processo non solo più rapido, ma anche più trasparente e sicuro, aumentando la fiducia degli utenti nel sistema. 

Soluzioni come myPOS potrebbero essere considerate un’alternativa interessante in contesti aziendali, dove la gestione centralizzata dei pagamenti e le conferme istantanee sono fondamentali per un servizio efficace. 

Un’ottimo esempio è la Tap to Pay tecnologia e l’app myPOS Glass, tramite cui si possono ricevere pagamenti e inviare confermi del pagamento via email o SMS.

Grazie a questo tipo di infrastruttura, sia i privati che le imprese beneficiano di una maggiore efficienza, con la possibilità di monitorare ogni pagamento effettuato e ricevere documenti di conferma in tempo reale, un passo avanti significativo verso la digitalizzazione dei servizi pubblici.

Un altro aspetto fondamentale è la possibilità, per l’utente, di scegliere il metodo di pagamento preferito. Si va dall’uso di carte di credito e bonifici bancari, fino a strumenti digitali più moderni, come portafogli elettronici e app di pagamento. 

Tutto ciò può essere fatto comodamente dal proprio computer, smartphone o tablet, senza dover ricorrere a metodi più tradizionali e meno efficienti. 

Il nodo dei pagamenti SPC infine rispetta i requisiti europei in materia di sicurezza, in particolare con l’adozione della PSD2 (Payment Services Directive 2) che garantisce transazioni sicure e protette, prevenendo frodi. Inoltre, aderisce alle normative SEPA (Single Euro Payments Area), il che facilita ulteriormente l’effettuazione di pagamenti e trasferimenti a livello internazionale.

Come funziona l’SPC?

Il funzionamento del Sistema Pubblico di Connettività (SPC) è complesso. In parole semplici possiamo descriverlo come un sistema che mette in comunicazione diversi attori con l’obiettivo di facilitare i pagamenti verso la pubblica amministrazione. 

Immaginiamo questo nodo come un intermediario che gestisce lo scambio di informazioni tra il cittadino o l’impresa e l’ente pubblico o il gestore dei servizi che deve ricevere un pagamento. 

Quando il cittadino o l’impresa accede al portale, inizia l’interazione con il sistema. Da quel momento è possibile selezionare il servizio da pagare, come ad esempio tasse locali o contravvenzioni. Un caso comune potrebbe essere il pagamento di una multa stradale, dove il cittadino sceglie l’importo e procede con l’operazione in pochi click.

A questo punto, il sistema richiede l’inserimento di un codice identificativo unico, noto come codice di avviso di pagamento, che consente di collegare il pagamento alla specifica operazione da eseguire. Questo passaggio garantisce che il pagamento sia tracciabile e attribuito correttamente all’ente pubblico.

Una volta che l’utente conferma il pagamento, il nodo dei pagamenti prende il controllo del processo: riceve la richiesta e la inoltra al fornitore di servizi che deve ricevere i fondi. 

Pensiamo, ad esempio, a una transazione per il pagamento di un tributo comunale, che passa attraverso diversi passaggi in cui tutte le informazioni vengono accuratamente processate, autorizzate e validate.

Quando il pagamento viene approvato, sia il cittadino o l’impresa che l’ente pubblico riceveranno una notifica che certifica l’esito positivo della transazione. Questa notifica digitale rappresenta una conferma ufficiale e sicura dell’avvenuto pagamento, riducendo i margini di errore e rendendo il processo più trasparente.

La piattaforma SPC opera seguendo rigorosi standard, tra cui l’uso del linguaggio XML ISO 20022, che garantisce la conformità nella gestione dei flussi finanziari. Questo protocollo assicura che ogni passaggio del processo sia tracciabile e certificato. 

Infine il sistema genera in automatico una ricevuta di pagamento telematica, conosciuta come RD. 

Questa ricevuta digitale viene emessa come prova tangibile di avvenuta transazione e può essere utilizzata per dimostrare, in caso di necessità, l’avvenuto versamento, con tutta la documentazione necessaria per le eventuali verifiche future.

La conferma di pagamento è la stessa cosa della ricevuta?

Non è corretto considerare la conferma di pagamento e la ricevuta come la stessa cosa. 

La conferma di pagamento si tratta di un messaggio, solitamente inviato via email o tramite app, che informa che il pagamento è stato effettuato e ricevuto con successo. Questa notifica immediata conferma l’avvenuta transazione e può essere ricevuta attraverso vari canali, come email o SMS.

D’altra parte, la ricevuta, almeno in senso tecnico, è un documento ufficiale che può essere sia digitale che cartaceo.

Esempi di ricevute sono gli scontrini che riceviamo nei negozi dopo un acquisto o le ricevute digitali in formato PDF che vengono emesse dopo il pagamento sono tutti esempi di ricevute. Anche le ricevute telematiche emesse dalle pubbliche amministrazioni rientrano in questa categoria.

A differenza della semplice conferma, laricevuta ha un valore legale e contiene informazioni più dettagliate, come il numero di riferimento della transazione, i dati del pagatore e del beneficiario, e la descrizione dell’acquisto. 

Qual è la differenza tra conferma di pagamento e fattura?

Sostanziali sono le differenze tra la conferma di pagamento e la fattura. La conferma di pagamento, come abbiamo visto, funge da notifica immediata al cliente che il pagamento è stato completato con successo.

Diversamente, la fattura è un documento che riguarda la vendita di beni o la prestazione di servizi.

La fatturazione specifica quali beni sono stati venduti o quali servizi forniti, insieme alle condizioni di pagamento e ad altre informazioni come la quantità, i pezzi e le tasse applicate. 

La fattura ha un valore legale, poiché è un documento contabile e fiscale. Con la funzione principale di richiedere formalmente un pagamento, il documento contiene anche le scadenze per il saldo del pagamento. 

La fattura è emessa dall’azienda o dal professionista che ha fornito il servizio e deve essere inviata in modalità elettronica tramite il sito web dell’Agenzia delle Entrate, conformemente alle normative vigenti.

Domande frequenti

A cosa serve la conferma di pagamento?

La conferma di pagamento ha lo scopo di assicurare al pagatore che l’operazione è stata completata con successo e funge da prova in caso di eventuali contestazioni. Si tratta di una notifica che attesta il trasferimento di fondi da una parte all’altra, offrendo una garanzia tangibile della transazione effettuata.

Cosa dice la legge sulla conferma di pagamento?

Secondo l’articolo 1199 del codice civile, il creditore, una volta ricevuto il pagamento, se il debitore lo richiede, è tenuto a rilasciare una conferma di pagamento o una quietanza.

Chi deve dimostrare l’avvenuto pagamento?

La dimostrazione dell’avvenuto pagamento può spettare sia al creditore che al debitore, a seconda dei casi. Le norme sono complesse e le decisioni dei tribunali variano. In generale, è compito del debitore dimostrare il pagamento, motivo per cui è fondamentale richiedere e conservare le conferme di pagamento o le quietanze.