Cos’è la fattura proforma: Vantaggi e come si compila

Nonostante sia usata spesso nel commercio internazionale, la fattura proforma è un documento che ancora genera domande su cosa rappresenti realmente e a cosa serve. 

Servendo come una dichiarazione preliminare per una futura transazione, la fattura proforma è un ottimo riepilogo delle condizioni della vendita pianificata. Usato in diverse situazioni di scambi commerciali, il documento è uno strumento utile sia per venditori, sia per acquirenti. 

In questo articolo spiegheremo in modo efficace quali sono i suoi vantaggi, come viene usato nei diversi settori e perché si differisce da una fattura definitiva. Esploreremo quali sono gli elementi necessari da includere una fattura proforma e come compilare il documento.

Che cos’è una fattura proforma?

Una fattura proforma è un documento col quale un professionista o un imprenditore comunicano a un cliente il costo del lavoro che stanno per fare. Normalmente prevede la presenza dei dati anagrafici e fiscali del venditore e del cliente, la descrizione dei beni o dei servizi venduti e il loro costo.

Nel caso in cui la fattura pro forma sia emessa prevedendo un acconto, si possono inserire gli estremi del conto aziendale. È importante sottolineare come sia sempre necessario inserire la dicitura “fattura proforma” all’interno del documento, anche per distinguerla dalla fattura commerciale.

Differenze tra fattura proforma e fattura definitiva

Una fattura proforma e una fattura definitiva differiscono fra loro sia per scopo che per caratteristiche. 

Lo scopo di una fattura proforma è fornire al cliente un’anticipazione rispetto al costo dei servizi o beni che sta acquistando. Può essere utile anche per richiedere il pagamento dal cliente prima della fatturazione.

La fattura definitiva, al contrario, ha un vero e proprio valore fiscale. Dall’1 gennaio 2019 va emessa in forma elettronica e non ha anche la funzione di assolvere a precisi obblighi fiscali. Infatti, è necessaria sia per il venditore che per l’acquirente per documentare ricavi e calcolare elementi della fattura come le spese e l’imposta sul valore aggiunto (IVA).

Dunque, la fattura definitiva è obbligatoria mentre al contrario quella proforma è solo facoltativa. 

Settori di utilizzo

La fattura proforma può essere teoricamente utilizzata, in modo facoltativo, in qualsiasi settore. 

Tuttavia ce ne sono alcuni in cui essa viene usata frequentemente e tra questi si possono citare:

• Commercio internazionale: spesso le autorità doganali chiedono la fattura proforma per sbloccare la merce in arrivo.
• Servizi: spesso i liberi professionisti come i commercialisti e gli avvocati emettono una fattura proforma per anticipare ai clienti il costo delle loro prestazioni.
• Noleggio: nel caso di noleggio di attrezzature o di veicoli, spesso viene emessa una fattura proforma con i costi dettagliati.
• Eventi: prima dello svolgimento di un evento, l’emissione di una fattura proforma è utile per documentare i vari costi, come quelli degli artisti e degli servizi.

Si tratta in ogni caso di un elenco esemplificativo. Soprattutto nei casi in cui il costo dei servizi non è noto preventivamente, può essere utile per cliente e venditore.

Vantaggi della fattura proforma

Una fattura proforma può presentare vantaggi sia per il venditore che per l’acquirente. Dal punto di vista del venditore, consente innanzitutto di favorire la negoziazione con un preventivo dettagliato.

Inoltre, è particolarmente utile anche nel caso di una richiesta di acconto prima dell’emissione della fattura. Non va peraltro dimenticato l’elemento della flessibilità, perché il preventivo presente all’interno può essere modificato in seguito a un accordo col cliente.

D’altra parte, il cliente ha un vantaggio in termini di trasparenza, perché può conoscere in dettaglio i costi che sta per affrontare. Nel caso fossero troppo elevati può rivolgersi a un altro venditore o chiedere una modifica. Conoscere i costi in anticipo permette anche di pianificare i pagamenti ed essere sicuri di avere il budget a disposizione.

Elementi necessari di una fattura proforma

Anche se la fattura proforma è un documento senza valore fiscale, ci sono elementi che dovrebbe contenere. 

I dati da includere in particolare sono:

• La dicitura fattura proforma, quale serve anche a evitare confusione con il documento commerciale vero e proprio.
• I dati del venditore e del cliente, sia anagrafici che fiscali.
• La data di emissione della fattura.
• Un elenco dei beni o dei servizi venduti con la descrizione dettagliata.
• Qualora sia previsto un acconto o un pagamento anticipato, la scadenza dello stesso.

Anche l’apposizione di un numero progressivo può essere utile, soprattutto per tenere ordinata la propria documentazione interna. Nel caso sia disponibile un codice dei prodotti, l’inserimento può aiutare il venditore a identificarlo poi più facilmente.

Come compilare una fattura proforma: guida passo passo

Se è la prima volta che emetti una fattura proforma, ecco una guida passo passo per la sua creazione.

Inserisci l’intestazione

Il primo elemento da aggiungere è la dicitura “fattura proforma” insieme al numero progressivo. Successivamente, inserisci i dati fiscali del venditore, compresa la partita IVA, e quelli dell’acquirente.

È sempre bene inserire anche la data di emissione della fattura proforma e un numero progressivo, vale a dire immediatamente successivo all’ultima fattura che hai messo.

Descrivi i beni o i servizi

Descrivi poi i beni o servizi che sono oggetto della vendita. 

Gli elementi che dovrebbero essere presenti sono la descrizione del bene o servizio, la quantità, il prezzo unitario e il totale. È bene anche evidenziare tra le informazioni, per maggiore trasparenza, anche il costo dell’IVA.

Inserisci le condizioni di pagamento

Nella fattura proforma o nell’avviso di pagamento è bene anche inserire le condizioni di pagamento. Dunque in questo caso inserisci dettagli come qual è il metodo con cui vuoi essere pagato come fornitore e gli estremi per il pagamento (come l’IBAN). 

Per maggiore chiarezza, è bene anche inserire la data entro la quale il pagamento deve essere effettuato.

Calcola l’importo totale

In fondo alla fattura proforma deve essere visibile in modo chiaro al cliente l’importo totale che dovrà pagare. 

Questo dovrebbe essere calcolato come somma di tutte le voci che hai inserito nel preventivo e comprensivo anche dell’IVA che verrà applicata.

Aggiungi eventuali note

Anche se non è un obbligo, puoi aggiungere anche eventuali note e dettagli riguardanti la transazione di cui il cliente dovrebbe essere a conoscenza. 

Ad esempio, potresti specificare che non è un documento commerciale e non sostituisce la fattura definitiva.

Fatture proforma per esportazione all’estero

Il commercio import-export con l’estero è uno dei settori nei quali la fattura proforma viene più utilizzata. In particolare, quando si esportano beni, dovrebbe essere tra i documenti presentati alla dogana. Questo vale in particolare per le spedizioni extra UE, mentre per quelle in uno Stato membro dell’Unione non è strettamente necessaria.

Un proforma serve a documentare il valore commerciale delle merci, anche ai finidell’applicazione dei dazi doganali. In caso di emissione di una fattura proforma per esportazione, è sempre bene inserire anche il peso dei beni oggetto di spedizione.

Anche nel caso che tu sia semplicemente il soggetto che importa, è bene che ti assicuri che l’esportatore alleghi la fattura alla documentazione. In caso contrario, infatti, la tua importazione potrebbe subire rallentamenti indesiderati.

Uso di modelli e software per fatture proforma 

Quando devi emettere una fattura proforma, avere a disposizione un modello da utilizzare può essere molto utile. 

L’utilizzazione di un modello ti permette dunque di semplificare il processo e risparmiare tempo prezioso. Infatti, un facsimile contiene tutti i campi da inserire, come oggetti, costo, dicitura, intestazione e totale. Online si possono trovare modelli di fattura proforma per i più usati software di scrittura e di calcolo come Word, Excel o Google Docs.

Un’ottima alternativa è costituita dall’uso di un software per fattura elettronica che consenta alle aziende di emettere anche fatture proforma. In questo caso, un ulteriore vantaggio è costituito dal fatto che puoi trasformare il documento proforma in fattura definitiva con un solo clic.

Le conclusioni

Una fattura proforma non costituisce un obbligo per il venditore, ma può essere molto utile per entrambe le parti. È utile se devi richiedere il pagamento o un acconto in modo anticipato ma anche per maggiore chiarezza. Per esempio, puoi usarla per documentare le attività che compirai in favore del cliente in modo dettagliato.

Costituisce in alcuni casi anche un elemento di trasparenza e correttezza per far sapere esattamente al cliente il costo che dovrà sostenere. Inoltre, per molti professionisti come commercialisti e avvocati ha la funzione di avviso di parcella. In ogni caso, non costituisce fattura fiscale. Quest’ultima dovrai sempre emetterla obbligatoriamente in via elettronica.

Domande frequenti

Cos’è esattamente una fattura proforma?

Una fattura proforma è un documento non commerciale con cui è possibile anticipare al cliente il costo di ciò che sta acquistando.

Che differenza c’è tra una fattura proforma e una commerciale?

La fattura proforma non ha valore fiscale e viene solitamente emessa prima di quella commerciale. La seconda va sempre obbligatoriamente emessa in via elettronica.

Ci sono casi in cui sono obbligato a emettere una fattura proforma?

Anche se non esistono obblighi specifici di legge, in caso di esportazione una fattura proforma serve a documentare il valore di beni e servizi.