Cos’è la fattura: tipologie e come emetterla

Cos’è la fattura? Chi può emettere fattura e come si emette? Sono solo alcune delle domande a cui troverai risposta in questo approfondimento.

La fatturazione è un tema che interessa da sempre liberi professionisti, commercianti e tutti coloro in possesso di P.IVA, soprattutto ora che tutti sono obbligati a emettere fattura elettronica.

La fattura ha diverse funzioni: è essenziale per ricevere un pagamento, serve a capire l’ammontare di tasse da versare e ha anche molte altre funzioni. Per saperne di più su questo tema, continua a leggere l’articolo!

Cos’è la fattura?

La fattura è quel documento che devi emettere ogni volta per ricevere il compenso derivante dalla fornitura di una prestazione, sia questa la fornitura di un bene o un servizio.

Si tratta di un documento che deve essere necessariamente emesso in formato elettronico.

Ora che abbiamo visto la definizione di fattura, ci teniamo a sottolineare un altro aspetto.

Dal primo gennaio 2024, tutti i contribuenti, indipendentemente dal regime fiscale (forfettario, dei minimi, ordinario), sono obbligati a emettere la fattura in formato elettronico, come stabilito dal DECRETO-LEGGE 30 aprile 2022, n. 36.

Come la fattura cartacea, anche quella elettronica ha la stessa funzione. Tuttavia, come stabilito dall’Agenzia delle Entrate, quest’ultima deve essere:

• Emessa tramite dispositivi elettronici (PC, Tablet, Smartphone)
• Trasmessa via il Sistema di Interscambio (SdI)

A cosa serve la fattura?

La fattura ha valenza fiscale e certifica l’avvenuta vendita di un bene o l’erogazione di un servizio.

Inoltre, serve per gestire la contabilità, calcolare le imposte e i contributi da versare. Infine, il documento elettronico, in passato cartaceo, può essere utilizzato anche per mantenere un registro di tutte le transazioni emesse, nonché come strumento legale da fare valere in caso di mancata ricezione di un pagamento.

Generalmente le imprese e i professionisti tendono ad affidare la gestione pratica e contabile delle fatture a un commercialista.

Come si fa una fattura: quali elementi dovrebbero essere inclusi in una fattura?

Emettere una fattura, sia cartacea che elettronica, è abbastanza semplice. Per quanto riguarda la prima, è sufficiente avere a disposizione dei moduli prestampati e inserire tutti i dati necessari riguardanti chi emette la fattura e il cliente.

Gli elementi da includere nella fattura sono gli stessi anche nella fattura elettronica. L’unica differenza è che c’è bisogno di utilizzare un software collegato ad internet. Il software deve essere collegato al Sistema di Interscambio (SdI) autorizzato dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Ciò rende formalmente la fattura valida, la quale è emessa nel formato standard in formato XML.

La fattura deve contenere alcuni dati obbligatori stabiliti dall’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n° 633 oltre al Codice destinatario o indirizzo PEC.

Per quanto riguarda i dati richiesti obbligatoriamente dall’Agenzia dell’Entrate troviamo tre sezioni distinte da compilare:

Sezione: I miei dati

• Partita IVA
• Denominazione
• Nome e cognome
• Regime Fiscale prevalente
• Indirizzo
• CAP
• Comune
• Provincia

Sezione: Dati cliente

• Partita IVA
• Denominazione
• Nome e cognome
• Indirizzo
• CAP
• Comune
• Provincia
• Codice Destinatario o PEC

Sezione: Dati fattura

• Tipo di documento (Fattura, acconto, anticipo…)
• Regime fiscale valido per la fattura che si sta generando
• Numero documento
• Data di emissione
• Valuta
• Importo totale

Ci sono poi altri dati da inserire, non obbligatori ma all’occorrenza inseribili. Tra questi i principali sono:

• Dati bollo
• Dati di documento
• Causale

Una volta completate le sezioni, si passa a “Verifica Dati”. Se tutti i dati inseriti sono corretti si procede all’invio telematico della fattura.

Chi e quando si emette la fattura

Tutti i titolari di P.IVA. dopo aver fornito il bene o il servizio sono tenuti all’invio della fattura.

La fatturazione deve essere gestita seguendo le seguenti scadenze:

• Fatture elettroniche immediate, è necessario emetterle entro 12 giorni dalla data dell’operazione.

• Fatturazione differita, la scadenza è il giorno 15 del mese successivo. Questa modalità di fatturazione è spesso adottata da imprese e commercianti che hanno rapporti economici frequenti con gli stessi partner commerciali, come fornitori, ad esempio.

In quest’ultimo caso, la legge permette di consolidare tutte le transazioni in un unico documento fiscale che dunque va emesso entro il giorno 15 del mese successivo all’esecuzione delle prestazioni.

In definitiva, ogni volta che è necessario richiedere il pagamento per i servizi prestati, è obbligatorio emettere una fattura regolare.

Inoltre, è importante notare che la fattura deve essere emessa anche per gli importi ricevuti come rimborso spese, indicando chiaramente questa circostanza.

Informazioni aggiuntive da aggiungere alle fatture

Come abbiamo visto, quando emetti una fattura, devi inserire alcune informazioni obbligatorie e altre facoltative. Queste ultime vanno inserite solo in casi particolari. I campi che si possono aggiungere sono tanti, ad esempio:

• Dati ritenuta d’acconto
• Dati cassa previdenziale
• Articolo 73 (DPR 633/72)
• Sconto o maggiorazione
• Causale
• Dati ricezione
• Dati fatture collegate
• E così via

Ad esempio, il campo “Dati bollo” va compilato solo se la fattura è soggetta a imposta di bollo. Il campo “Dati cassa previdenziale” è obbligatorio solo se si applica la cassa previdenziale. In questo caso, è necessario specificare l’aliquota e l’importo relativo, ed è principalmente correlato a questioni previdenziali e pensionistiche.

Per le transazioni che coinvolgono sconto o maggiorazione, è necessario riportare l’aliquota e l’importo in modo da calcolare correttamente il valore finale dell’operazione. La causale è un campo che richiede una breve descrizione dell’operazione o della transazione.

L’obiettivo di questi dettagli è garantire che le transazioni siano registrate in modo corretto e conforme alle normative fiscali, facilitando il monitoraggio, la rendicontazione e aiutano a evitare eventuali problemi fiscali.

Formato: fattura cartacea e fattura elettronica

In merito al formato delle fatture, è fondamentale sottolineare che l’emissione elettronica è ormai una prassi obbligatoria per tutti i soggetti.

Attualmente, il regime forfettario rappresenta una delle poche eccezioni, ma questo status cambierà entro breve, poiché l’obbligo sarà esteso anche a tali soggetti a partire dal 1° gennaio 2024.

Negli ultimi anni, la fatturazione cartacea è stata gradualmente abolita. Riassumendo e integrando:

• Dal 6 giugno 2014, la fattura elettronica è diventata obbligatoria per le operazioni commerciali con le Pubbliche Amministrazioni centrali e tale obbligo si è esteso alle Pubbliche Amministrazioni locali a partire dal 2015.
• Dal 1° gennaio 2019, la fattura elettronica è divenuta obbligatoria anche per le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti privati residenti o stabiliti in Italia.
• A partire dal 1° luglio 2022, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso anche ai regimi forfettari.
• Per chi opera in regime forfettario, l’obbligo di emettere fattura elettronica entrerà in vigore dal 1° gennaio 2024. La mancata emissione della fattura entro i termini stabiliti comporterà sanzioni amministrative, che possono variare tra il 5% e il 10% dei corrispettivi non documentati o non registrati.

Tipi di fatture: le principali tipologie di fattura

Oltre alle tipologie di fatture precedentemente descritte, esistono ulteriori opzioni che possono essere considerate in base alle circostanze specifiche. Esaminiamo le principali categorie di fatture, specificando quando sarebbe opportuno optare per ciascuna:

Fattura immediata

Questa è la tipologia di fattura più diffusa ed è emessa al momento stesso dell’operazione. La data di emissione coincide con la data in cui l’operazione effettivamente si svolge. Ad esempio, se compri un prodotto in un negozio fisico, la fattura immediata verrà emessa con la data dell’acquisto.

Fattura differita

È utilizzata per riepilogare tutte le operazioni relative alle cessioni o alle prestazioni effettuate nel corso di un periodo di tempo definito con lo stesso acquirente o committente.

In pratica, emetti una sola fattura che elenca tutte le transazioni del mese. Questo è utile per semplificare la documentazione e la contabilizzazione di transazioni multiple.

Fattura proforma

La fattura proforma è un documento che emetti prima della conclusione dell’operazione e non ha valore fiscale.

Viene utilizzata per fornire al cliente un’anticipazione dei costi che dovrà affrontare. Ad esempio, se stai negoziando un contratto e desideri informare il cliente sui costi previsti prima della conclusione dell’accordo, emetterai una fattura proforma.

Fattura accompagnatoria

Questo documento si colloca a metà strada tra essere una fattura e un documento di trasporto (Documento di Trasporto – DDT).

È utilizzato quando una merce deve essere consegnata da un’azienda a un cliente. Il trasportatore consegna la merce e allega una fattura accompagnatoria che elenca i dettagli della merce e fornisce un riferimento alle condizioni di pagamento.

Fattura di acconto

La fattura di acconto la emetti quando il pagamento avviene in più soluzioni. Ad esempio, se hai concordato con il cliente di ricevere un pagamento anticipato prima della consegna dei beni o servizi, emetterai una fattura di acconto per quel pagamento parziale.

La fattura a saldo

La fattura a saldo è emessa quando il pagamento avviene in più soluzioni, ma si riferisce al pagamento finale. Ad esempio, se hai ricevuto un pagamento anticipato, ma il saldo finale deve essere effettuato successivamente, emetterai una fattura a saldo per quell’importo residuo.

Fatture internazionali

Un’ulteriore e ultima questione da considerare riguarda la gestione delle fatture destinate all’estero o fatture internazionale.

A partire da luglio 2022, come stabilito dal Decreto Legge n.146/21, le operazioni commerciali tra l’Italia e l’estero, che includono sia gli scambi con paesi dell’Unione Europea che extra-UE, devono essere gestite attraverso la fatturazione elettronica.

Quindi i dati vanno comunque inviati Sistema di Interscambio (SdI) nel formato XML delle fatture elettroniche.

Nella pratica, per inviare una fattura internazionale, devi tenere presente quanto segue:

• Nel campo “Codice Destinatario,” per clienti o fornitori esteri, è necessario inserire sette “X.”
• Nella sezione “ID Paese,” devi inserire la sigla che indica la nazionalità del destinatario (“FR” per la Francia, “DE” per la Germania, “ES” per la Spagna, ecc.).
• Per quanto riguarda il “CAP della località,” se il Paese di destinazione non dispone di un codice postale, vanno inseriti cinque zeri consecutivi (00000).

Infine, l’invio della fattura può essere effettuato tramite posta elettronica in formato PDF o tramite una versione cartacea con raccomandata A.R. estera.

Le conclusioni

In questo articolo, abbiamo iniziato fornendo una definizione e vedendo cos’è una fattura. Successivamente ci siamo addentrati nei dettagli. Abbiamo esaminato il processo di creazione di una fattura, le informazioni che devono essere inserite e le diverse tipologie di fatture disponibili.

Inoltre, abbiamo esaminato le differenze tra le fatture ordinarie inviate a clienti italiani e le fatture internazionali destinate ai clienti stranieri.

Ora che hai tutte le informazioni necessarie, sei pronto a procedere senza indugi e ad emettere tutte le fatture elettroniche di cui hai bisogno.

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