Fattura di acconto: Guida completa per aziende

Creare una fattura di acconto è un’esigenza che le aziende affrontano quando ricevono pagamenti in anticipo da parte dei clienti.

Per “anticipo” si intende un pagamento effettuato prima che il bene o il servizio venduto venga definitivamente consegnato. Questo processo, per essere valido ai fini della normativa, deve essere accompagnato da una fattura d’acconto, un documento che riporta esclusivamente l’importo pagato in anticipo.

In questa guida vedremo come emettere una fattura d’acconto, cosa indicare nel documento, quali dettagli includere, come gestire l’IVA, le differenze rispetto a una fattura anticipata e altri punti utili per gestire al meglio l’emissione di questa particolare fattura.

Che cos’è una fattura di acconto e a cosa serve?

La fattura di acconto è un documento che deve essere emesso per rispettare le attuali norme fiscali e ha la funzione di certificare l’avvenuto pagamento anticipato da parte di un cliente. Quest’ultimo, nella pratica, versa solo una parte dell’importo totale concordato per un determinato bene o servizio.

Si tratta di uno strumento regolato dall’articolo 6 del DPR 633/1972. Questa normativa stabilisce che, nel caso in cui un corrispettivo venga pagato in anticipo rispetto alla consegna del bene o all’avvenuta prestazione del servizio, l’operazione è considerata effettuata solo limitatamente all’importo già fatturato e pagato. 

Secondo l’articolo 6, il momento dell’effettuazione varia in base alla natura del bene o servizio:

• Servizi o prestazioni: l’effettuazione coincide con il momento del pagamento.
• Beni immobili: al momento della sottoscrizione del contratto.
• Beni mobili: al momento della spedizione o della consegna dei beni.

Questo riferimento si basa sulla data indicata nella fattura o sulla data del pagamento. 

Pertanto, la fattura d’acconto ha le seguente funzioni:

• Documenta il pagamento anticipato.
• Rende esigibile l’IVA sull’importo fatturato anche prima che l’operazione sia completata. 
• Facilita la gestione contabile, rendendo più fluida la gestione dei flussi finanziari parziali. 

Questo strumento in definitiva è una soluzione che la legge prevede per mantenere la regolarità fiscale e agevolare la gestione economica e contabile dell’azienda.

Vantaggi della fattura di acconto

La fattura d’acconto è una pratica utile per gestire operazioni commerciali, generalmente di importo elevato, e offre diversi benefici. 

I principali vantaggi della fattura sono: 

• Garantisce che il cliente paghi almeno una parte iniziale, necessaria per coprire le risorse avviate dall’azienda.
• Aumenta la trasparenza nei rapporti tra aziende e clienti, siano essi altre imprese o consumatori. 
• Garantisce liquidità immediata e migliora i flussi di cassa.

La decisione di utilizzare l’acconto per un pagamento anticipato dipende dalla gestione contabile e strategica dell’impresa.

Inoltre, l’acconto è generalmente utilizzato nei seguenti casi:

• Come pagamento anticipato per oggetti personalizzati che richiedono risorse specifiche.
• Per ordini di valore economico elevato, in cui l’azienda vuole tutelarsi dai rischi finanziari nella cessione di costosi beni mobili o immobili.
• In presenza di nuovi clienti, come forma di garanzia per assicurarsi il pagamento.

Ogni operazione commerciale deve essere valutata per decidere se l’acconto sia lo strumento più adeguato, considerando i vantaggi e le necessità operative dell’azienda.

Settori di utilizzo

La fatturazione d’acconto è una pratica utilizzata in occasione di cessioni di beni o prestazioni di servizi e, nella realtà, riguarda specifiche attività in settori particolari. 

Ecco i settori dove si usa la fattura d’acconto più spesso:

• Settore edilizio: è comune emettere fatture d’acconto per operazioni come ristrutturazioni o costruzioni di immobili. La fattura d’acconto serve principalmente a coprire i costi iniziali sostenuti dall’azienda, come l’acquisto dei materiali o l’avviamento dei lavori. 
• Settore artigianale: le aziende ricorrono alla fattura d’acconto quando un cliente richiede ordini personalizzati, ad esempio un tavolo, una sedia o altri arredi su misura. L’acconto ha la doppia funzione di coprire i costi iniziali della produzione e fungere da garanzia. 
• Settore degli eventi e del catering: l’acconto è una prassi comune e viene richiesto come garanzia. Al termine dell’evento l’azienda invia la fattura finale. 
• Beni di alto valore: come gioielli, immobili o automobili fa ampio uso della fattura d’acconto per tutelare l’azienda e garantire l’impegno del cliente.

Per la gestione di queste operazioni è fondamentale utilizzare strumenti adeguati, come un conto corrente aziendale dedicato, a zero canone, accrediti istantanei e la possibilità di operare con un conto multivaluta. 

MyPOS in tal senso mette a disposizione strumenti per gestire in maniera centralizzata le fatture d’acconto e di saldo, i flussi di cassa dell’azienda, garantendo trasparenza e migliorando l’efficienza finanziaria.

Le fatture di acconto sono obbligatorie?

Come stabilito dalla legge, la fattura di acconto è un documento obbligatorio da emettere esclusivamente nei casi in cui si realizza una cessione di beni, come una fornitura di merce, e una parte dell’ammontare totale viene ricevuta tramite pagamento anticipato, anche se parziale. 

La fattura d’acconto diventa obbligatoria quando si verifica il cosiddetto presupposto dell’IVA, ovvero l’applicazione dell’IVA limitatamente all’importo pagato in acconto. In tutti gli altri casi, non vi è alcun obbligo di emissione del documento.

Qui è importante distinguere l’acconto dalla caparra. L’acconto è un pagamento parziale del corrispettivo, sul quale viene applicata l’IVA. La caparra, invece, è una forma di garanzia e non richiede particolari adempimenti fiscali, in quanto non comporta una cessione di beni o prestazioni di servizi e, di conseguenza, non prevede l’applicazione dell’IVA.

I presupposti che rendono obbligatoria l’emissione della fattura d’acconto sono quindi legati alla presenza del presupposto IVA connesso al pagamento anticipato. 

Questo documento è essenziale non solo per rispettare le normative fiscali, ma anche per garantire maggiore trasparenza nelle operazioni commerciali tra le parti coinvolte.

Differenza tra fattura di acconto, fattura a saldo e fattura anticipata

Nell’ambito di una corretta gestione delle fatture, è fondamentale conoscere le differenze tra fattura d’acconto e fattura anticipata. Entrambi sono strumenti validi e definiti fiscalmente, utilizzati per regolare le transazioni commerciali, ma con caratteristiche diverse. È anche talmente importante capire il significato di fattura a saldo, che è usata nei casi di acconto.

La fattura di acconto è il documento che un’azienda o un libero professionista emette per certificare di aver ricevuto un pagamento parziale prima che il bene venga consegnato o il servizio venga erogato. 

L’importo ricevuto rappresenta solo una parte del totale concordato ed è regolato dalla legge. Una volta terminata l’operazione, l’azienda o il professionista emette la fattura a saldo, che riporta l’ammontare residuo da ricevere.

La fattura anticipata, invece, sebbene meno frequente, viene emessa prima che l’operazione commerciale sia conclusa. È una vera e propria fattura che consente di esigere l’IVA già al momento dell’emissione del documento, cioè prima che il bene o il servizio venga erogato.

Comprendere queste differenze è cruciale per una gestione contabile ottimale.

Inoltre, c’e una principale differenza nell’applicazione dell’IVA per la fattura anticipata e la fattura d’acconto: 

• Nella fattura anticipata, l’IVA è dovuta sull’intero importo.
• Nella fattura d’acconto, l’IVA è calcolata solo sull’importo parziale ricevuto.

Per queste ragioni, molte aziende si affidano a software di fatturazione avanzati che facilitano il rispetto delle norme e delle regole fiscali, semplificando la gestione dei documenti e garantendo precisione nei calcoli.

Le informazioni da inserire su una fattura di acconto

La fattura d’acconto, come tutte le fatture, deve essere emessa in formato elettronico e includere le stesse informazioni di una fattura classica per essere valida ai fini fiscali. È necessario inserire i dati delle parti coinvolte, ovvero fornitore e cliente, come nome, ragione sociale, partita IVA e codice fiscale. 

La fattura d’acconto deve essere numerata in modo progressivo e deve riportare una motivazione per il versamento ricevuto, descrivendo l’operazione. 

Inoltre, è importante distinguere chiaramente l’importo ricevuto dall’imponibile, specificando l’aliquota IVA applicabile e le modalità di pagamento, come bonifico bancario o contanti. 

Se già stabilito, deve anche contenere un riferimento all’importo totale che rimarrà da saldare.

Passaggi per creare una fattura con acconto

Più in dettaglio vediamo quali sono i passaggi da seguire per emettere correttamente una fattura d’acconto. 

• Raccolta dei dati del cliente

La prima condizione per emettere una fattura d’acconto è raccogliere tutti i dati relativi al cliente. 

Ecco i principali dati del cliente necessari per la transazione: 

• Numero di partita IVA;
• Nome;
• Ragione sociale.

È inoltre necessario aver concordato l’ammontare del pagamento in acconto.

• Inserimento dei dati nel software di fatturazione

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie, accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica utilizzato per procedere con la creazione del documento.

All’interno del software, occorre Inserire tutti i dati del cliente, specificare nella descrizione che si tratta di una fattura d’acconto quindi procedere con il calcolo dell’IVA sull’importo ricevuto e infine indicare le modalità di pagamento (per esempio, bonifico bancario o contanti).

• Invio tramite SDI

L’ultimo passaggio consiste nell’inviare il documento tramite il Sistema di Interscambio (SDI), assicurandosi che il processo venga completato correttamente.

È buona prassi inoltre informare il cliente dell’avvenuto invio della fattura d’acconto, per garantire la massima trasparenza e chiudere correttamente la procedura.

Calcolare l’acconto nella fattura: Un esempio

Il calcolo degli acconti delle fatture è semplice ma fondamentale per una corretta gestione fiscale. 

Come abbiamo visto, l’acconto rappresenta una somma di denaro che il cliente versa prima di ricevere un determinato bene o una prestazione. 

Questo calcolo deriva dall’accordo preso tra le parti, che possono stabilire una percentuale variabile sull’importo totale, generalmente compresa tra il 5% e il 20%.

Per effettuare il calcolo degli acconti, è essenziale considerare tre parametri:

1. L’acconto netto: dato dall’importo totale accordato, moltiplicato per la percentuale dell’acconto.
2. L’IVA sull’acconto: calcolata moltiplicando l’acconto netto per l’aliquota IVA applicabile allo specifico bene o servizio.
3. Il totale dell’acconto: ottenuto sommando l’acconto netto e l’IVA, da riportare in fattura.

Vediamo ora un esempio pratico. 

Supponiamo che venga acquistato un immobile per un totale di 200.000€, con un’IVA del 10% (in quanto si tratta di un’abitazione non di lusso e non di prima casa). 

Se le parti concordano un acconto del 5% sul totale, il costruttore dovrà calcolare:

• Acconto netto: partendo dall’importo totale (200.000€) e applicando il 5%, si ottiene un acconto netto pari a 10.000€.

• IVA sull’acconto: calcolata sull’imponibile (10.000€), è pari al 10% di 10.000€, ovvero 1.000€.

• Acconto totale: sommando l’acconto netto e l’IVA, si ottiene un totale di 11.000€.

Pertanto, il cliente dovrà versare un acconto complessivo di 11.000€, che include l’importo netto di 10.000€ e l’IVA di 1.000€.

Gestione dell’IVA per fatture di acconto

La gestione dell’IVA nelle fatture d’acconto va effettuata considerando esclusivamente la base imponibile ricevuta e rispettando i termini previsti dalla legge. Nel caso della fattura d’acconto, l’IVA è calcolata e versata solo sull’importo effettivamente ricevuto in acconto. 

Successivamente, quando l’operazione viene completata, si emette la fattura di saldo, sottraendo l’importo già fatturato e calcolando l’IVA solo sull’importo residuo.

Vediamo un altro esempio. In questo caso un cliente acquista un bene del valore di 5.000€ (al netto dell’IVA) e versa un acconto del 30% con un’aliquota IVA del 22%. 

La gestione dell’IVA avviene come segue:

1. Si calcola l’imponibile sull’acconto: 5.000€ × 30% = 1.500€ (acconto netto).
2. Si calcola l’IVA sull’acconto netto: 1.500€ × 22% = 330€ (IVA sull’acconto).
3. L’acconto totale, comprensivo di IVA: 1.500€ + 330€ = 1.830€.

Al completamento dell’operazione, nella fattura di saldo, si calcolerà l’IVA solo sull’importo residuo e verrà sottratto l’importo già versato.

Fatture con acconto: in conclusione 

In questa guida abbiamo iniziato spiegando cos’è una fattura di acconto, per poi approfondire come crearla e a cosa serve. 

Abbiamo anche analizzato i settori che più frequentemente si avvalgono di questo strumento e le differenze sostanziali tra fattura di acconto, fattura anticipata e deposito. 

Conoscere tutti questi strumenti non solo facilita la gestione fiscale e le operazioni di acquisto e cessioni di beni, ma rappresenta anche un metodo efficace per una corretta gestione della cassa e per tutelarsi da eventuali mancati pagamenti.

È per questo motivo che chi gestisce un’attività dovrebbe familiarizzare con tutte le opzioni disponibili per gestire al meglio le operazioni commerciali.

Domande frequenti 

Come si registra un anticipo su fatture?

Un anticipo su fatture può essere documentato emettendo una fattura di acconto, che certifica di aver ricevuto una parte del pagamento prima che il bene o il servizio venga erogato. È fondamentale rispettare quanto stabilito dalla legge, descrivere accuratamente l’operazione, specificare l’importo versato, distinguere l’imponibile e indicare l’aliquota IVA applicabile.

Come fatturare un pagamento anticipato?

Un pagamento anticipato può essere fatturato utilizzando una fattura d’acconto. Bisogna solo specificare la base imponibile, inserendo tutti i dati nella fattura come se fosse una classica fattura: numerazione progressiva, dati completi del cliente e dell’azienda, e una chiara indicazione che si tratta di un acconto stabilito dagli accordi tra le parti.

Come si registra l’acconto?

A livello contabile, un acconto può essere registrato come ricavo anticipato. Tale importo sarà poi sottratto dal saldo finale al momento dell’emissione della fattura definitiva. L’IVA associata deve essere versata nel periodo di competenza della fattura d’acconto.

Quando emettere fattura acconto?

La fattura d’acconto deve essere emessa per certificare il pagamento anticipato concordato e viene, ovviamente, prodotta prima della consegna definitiva del bene o della prestazione.