Fatturazione attiva e passiva: Le differenze fondamentali

La gestione della fatturazione richiede la comprensione delle differenze tra la fatturazione attiva e la fatturazione passiva, due processi fondamentali per una corretta gestione contabile aziendale.

In questo articolo analizzeremo la principale differenza tra i due tipi di fatturazione, illustrando le caratteristiche di ognuna, quali indicazioni seguire nonché quali elementi includono, come gestirle al meglio e quali errori è possibile evitare.

Capire queste differenze, insieme alle altre tematiche che affronteremo, ti aiuterà a rispettare le procedure di conservazione, a migliorare la compliance normativa e a ottimizzare i processi contabili della tua attività.

Che cos’è la fatturazione attiva?

La fatturazione attiva altro non è che quel processo, nell’ambito della contabilità, in cui un’azienda registra un’operazione commerciale.

Lo fa emettendo una fattura, in particolare una fattura elettronica, un documento obbligatorio che sancisce la presenza di un credito che l’azienda ha nei confronti del proprio cliente.

È all’interno di questo documento che bisogna seguire una procedura formale, che include vari dettagli, tra questi:

• Partita IVA o codice fiscale;
• Dettagli dei prodotti, beni o servizi venduti;
• Codice destinatario.

Inoltre, è necessario applicare l’IVA, indicare una data e assegnare un numero progressivo di emissione, come stabilito dal regolamento D.P.R. 633/1972 e seguire le norme relativa alla conservazione digitale delle fatture seguendo quanto stabilito dal D.M. 17 giugno 2014.

L’emissione della fattura attiva deve avvenire entro 12 giorni dalla data della prestazione o della situazione rilevante.

Che cos’è la fatturazione passiva?

Con il termine fatturazione passiva si intende l’insieme dei processi che permettono a un’azienda o a un professionista di gestire in modo efficace le fatture elettroniche ricevute. Queste possono provenire, ad esempio, da fornitori, collaboratori o altri soggetti che hanno fornito beni o servizi all’azienda.

In altre parole, attraverso le fatture passive si documentano alcuni flussi di cassa aziendali, in particolare si tracciano i costi sostenuti dall’azienda, evidenziando il debito maturato nei confronti di fornitori, collaboratori o altri soggetti.

La fatturazione passiva, che oggi in Italia viene ricevuta in modalità elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI), deve essere contabilizzata in modo corretto. 

È compito dell’organizzazione saldare il debito nei confronti del soggetto emittente, rispettando la conformità alle normative vigenti. In particolare, è il DPR 633/1972 a regolare gli aspetti della fatturazione passiva, come la detrazione dell’IVA e gli obblighi del destinatario della fattura. 

Si può inoltre fare riferimento ad altre disposizioni, come il Decreto Legislativo 241/1997, relativo alla tenuta delle scritture contabili, e alla Direttiva CE 2006/112, che stabilisce a livello europeo i requisiti per la fatturazione sia passiva che attiva.

Quali sono le differenze tra fatturazione attiva e passiva?

Cerchiamo ora di comprendere meglio le differenze tra fatturazione attiva e fatturazione passiva. Sebbene entrambi i processi riguardino la gestione del denaro in azienda, si distinguono notevolmente per il loro impatto sulla contabilità aziendale.

La fatturazione attiva rappresenta l’insieme dei documenti, o meglio delle fatture elettroniche, emesse dall’azienda nei confronti dei propri clienti. Questi documenti contengono tutti i dettagli relativi alla vendita di un prodotto o servizio verso il cliente finale. 

La differenza principale risiede nel ruolo dell’azienda, che emette la fattura. Il processo prevede di: 

• Creare la fattura in forma elettronica.
• Includere tutti i dettagli richiesti dalla normativa.
• Adempiere a eventuali obblighi, come l’applicazione della marca da bollo, se previsto.

La fatturazione passiva, invece, riguarda i documenti emessi da coloro che hanno fornito beni, servizi o prestazioni all’azienda. In questo caso, il ruolo dell’azienda è quello di ricevere la fattura, mentre l’obiettivo è saldare il debito maturato nei confronti di fornitori o collaboratori. 

Per quanto riguarda i processi, è richiesto alle aziende di registrare correttamente il documento contabile e adempiere agli obblighi di pagamento. 

Il formato XML è utilizzato per entrambi tipi di fattura e la sua gestione elettronica tramite il Sistema di Interscambio è obbligatoria.

In sintesi, la differenza tra i due processi si basa sul ruolo dell’azienda (emittente o ricevente), sugli obiettivi (credito o debito) e sulle modalità operative richieste.

	Fatturazione Attiva	Fatturazione Passiva
Ruolo	Azienda emette la fattura	Azienda riceve la fattura
Destinatario	Il cliente	L’azienda
Contabilità	Credito verso l’azienda	Debito verso l’azienda
Obblighi	Fatturazione elettronica	Fatturazione elettronica
Contabilità	Registro contabile vendite	Registro contabile acquisti
Scopo	Ricevere un pagamento	Inviare un pagamento

Tabella con differenze tra fatturazione attiva e fatturazione passiva

Qual è il ruolo della fatturazione attiva e passiva per le aziende in Italia?

Ricevere e gestire correttamente le fatture in Italia è un elemento fondamentale per una buona amministrazione contabile. 

Le fatture sono documenti obbligatori che tutti i titolari di partita IVA devono emettere per la prestazione di beni o servizi. È tramite la fattura, infatti, che si regolano i flussi finanziari dell’azienda.

La fatturazione attiva registra tutti i ricavi dell’organizzazione, permettendo di verificare quanti beni sono stati venduti o quali servizi erogati, con gli importi ricevuti nel tempo documentati in modo chiaro. 

Allo stesso modo, la fatturazione passiva riveste un ruolo cruciale, poiché registra i costi sostenuti per gli acquisti, che possono includere materiali, servizi o altre spese verso i fornitori. È grazie a questo documento che è possibile monitorare in modo efficace entrate e uscite aziendali.

Oltre alla gestione finanziaria, la fattura svolge anche un ruolo importante in termini di aspetti fiscali e normativi. 

Dalla fatturazione attiva, ad esempio, si calcola l’IVA da versare allo Stato, mentre dalla fatturazione passiva si può detrarre l’IVA relativa agli acquisti, sempre nel rispetto delle normative.

Per questo motivo, una fattura non è solo un documento che attesta un credito o una richiesta di pagamento, ma rappresenta uno strumento essenziale per un’ottimale gestione contabile e fiscale dell’azienda.

Gli elementi da includere nelle fatture

Sia che si tratti di fatturazione attiva o di fatturazione passiva, gli elementi che una fattura deve contenere sono sempre gli stessi. Questi dettagli sono essenziali per rendere la fattura valida. 

Tra gli elementi principali nelle fatture attive e passive troviamo:

• Data di emissione: il giorno in cui la fattura viene elaborata e inviata.
• Numero della fattura: deve essere progressivo e in ordine cronologico, identificando in modo univoco il documento.
• Dati del cliente: ragione sociale o denominazione, indirizzo e partita IVA (o codice fiscale).
• Dati del committente: denominazione, indirizzo, partita IVA e codice fiscale.
• Descrizione dettagliata: elenco dei beni o servizi venduti o prestati.
• Aliquote IVA: indicazione delle aliquote applicate.
• Importo imponibile: somma sulla quale viene calcolata l’IVA.
• Importo totale IVA: valore complessivo dell’IVA calcolata.
• Termini di pagamento: modalità e scadenze per il saldo.
• Codice destinatario o PEC: per l’invio tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Quando tutti questi elementi sono correttamente inclusi, la fattura è considerata valida e può essere inviata al Sistema di Interscambio.

Gestione delle fatture passive e attive

Un aspetto fondamentale nella gestione delle fatture attive e passive riguarda tutti i soggetti titolari di partita IVA, siano essi fornitori di beni o servizi, titolari di aziende o professionisti. 

Chiunque utilizzi software per l’elaborazione della fattura elettronica dovrebbe avere una chiara comprensione di come gestire correttamente sia le fatture attive che quelle passive. 

Oltre al rispetto delle normative relative all’emissione delle fatture, è importante considerare gli aspetti regolari per ciascuno tipo di fattura. 

Le fatture attive devono essere conservate in formato digitale per almeno 10 anni, come previsto dall’articolo 2220 del Codice Civile. Consigliamo di conservare anche le fatture passive, quali devono essere registrate.

La conservazione digitale deve garantire che i documenti siano sempre integri, autentici e leggibili, per essere disponibili in qualsiasi momento in caso di controlli. 

Inoltre, buona prassi è quella di separare le spese aziendali da quelle personali. Il tal senso si rivela utile aprire un conto aziendale. 

Ad esempio, il conto business di MyPOS offre:

• IBAN dedicato.
• Prelievi ATM gratuiti (due al mese) con le carte aziendali.
• Accesso immediato ai fondi.
• Report dettagliati sull’attività della carta.
• Compatibilità con i sistemi di pagamento contactless, come Apple Pay e Google Pay.

Per chi utilizza carte Premium Metal, sono disponibili vantaggi aggiuntivi come il cashback e l’accesso al Priority Pass, che permette di entrare nelle lounge di oltre 1.400 aeroporti in tutto il mondo.

Infine, alcuni consigli per una gestione ottimale delle fatture sono:

• Mantenere una contabilità accurata, registrando tutte le fatture alla fine del mese o, meglio ancora, immediatamente dopo l’emissione.
• Garantire un flusso finanziario costante, monitorando costi e ricavi.
• Ridurre il ricorso al cartaceo, concentrandosi sulle documentazioni elettroniche, che risultano più semplici da gestire e organizzare.
• Rimanere aggiornati sulle eventuali modifiche normative.
• Assicurarsi che tutto il personale dell’azienda conosca e rispetti le leggi relative alla gestione delle fatture.

Questi accorgimenti contribuiscono a una gestione più efficiente e a una maggiore trasparenza finanziaria per l’azienda.

Errori comuni e come evitarli

Diversi errori, anche gravi, possono verificarsi nella gestione della fatturazione attiva e passiva. 

Vediamo insieme elementi spesso sbagliati nella fatturazione:

• Emissione tardiva della fattura: se la fattura viene emessa in ritardo, ad esempio per la cessione di un bene, si rischia una sanzione amministrativa che può variare dal 90% al 180% dell’IVA relativa all’operazione.
• Errori nei calcoli o nei dati: inserire informazioni errate o incomplete, come una partita IVA o un codice fiscale del fornitore sbagliati, può causare problemi. È quindi fondamentale verificare tutti i dati prima di emettere una fattura e controllarli accuratamente anche quando si riceve una fattura, per ridurre al minimo i margini di errore.
• Mancata applicazione della marca da bollo: non applicare la marca da bollo di 2€, obbligatoria su tutte le fatture esenti da IVA e di importo superiore a 77,47€, rappresenta un errore comune che può comportare sanzioni.
• Mancata conservazione delle fatture in formato digitale: conservare le fatture in formato digitale è obbligatorio per legge per almeno 10 anni. La mancata osservanza di questa norma può portare a gravi conseguenze in caso di controlli.

Questi errori richiedono attenzione costante da parte dei professionisti e degli operatori fiscali all’interno dell’azienda. Una gestione accurata è essenziale per evitare sanzioni e mantenere una contabilità in regola. 

Proteggere le fatture con myPOS

L’utilizzo di software e applicativi per semplificare la gestione delle fatture attive e passive è fondamentale. 

Ti invitiamo a scoprire il nostro servizio gratuito di fatturazione myPOS, quale offre due piani:

• Piano gratuito: consente di inviare fatture a un massimo di 5 clienti.
• Piano illimitato: permette di emettere fatture a un numero maggiore di clienti.

Per garantire maggiore flessibilità e adattabilità alle tue esigenze, le nostre soluzioni offrono la scelta tra pagamento mensile o annuale. 

Inoltre, tramite la nostra app MyPOS Mobile puoi:

• Ricevere pagamenti in modo semplice, accettando carte di credito, debito o bonifici bancari.
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• Monitorare i flussi di cassa grazie agli strumenti di analisi forniti dalla piattaforma.

La app permette anche di creare e inviare fatture anche da smartphone, garantendo praticità ovunque ti trovi. Creare una fattura con MyPOS, infatti, è molto semplice.

Ecco i passi per generare una fattura sul tuo conto myPOS: 

1. Accedi alla sezione Fatture.
2. Scegli la valuta e il conto desiderati.
3. Personalizza la fattura aggiungendo dettagli come il tuo logo aziendale.
4. Inserisci tutti i dati necessari.
5. Invia la fattura con MyPOS, beneficiando di protocolli di sicurezza avanzati per garantire la massima privacy.

Scegliere MyPOS significa affidarsi a un’azienda leader nel settore dei pagamenti digitali, con oltre 200.000 esercenti che già utilizzano i nostri servizi. 

Conclusione

In questa guida dedicata alla fatturazione attiva e passiva, abbiamo cercato di chiarire ogni possibile dubbio. 

Abbiamo iniziato spiegando cosa sono queste tipologie di documenti, quando si utilizzano e qual è la loro importanza per la gestione contabile e fiscale di un’azienda. 

Siamo sicuri che ora sai gli elementi principali da includere nelle fatture, gli strumenti da usare e gli applicativi disponibili per evitare errori comuni e migliorare la gestione dei pagamenti all’interno dell’attività.

Domande frequenti 

Cosa sono le fatture passive?

Le fatture passive sono i documenti emessi dai fornitori, collaboratori esterni, e altri soggetti per beni o servizi acquistati dall’azienda e rappresentano un costo per quest’ultima.

Dove trovo le fatture passive?

Le fatture passive si trovano nel sistema gestionale aziendale, nel software di contabilità utilizzato o nell’area dedicata del Sistema di Interscambio (SdI), se ricevute in formato elettronico.

Qual’è la differenza principale tra fattura attiva e fattura passiva?

La fattura attiva è emessa dall’azienda per i beni o servizi forniti ai clienti, rappresentando un ricavo, mentre la fattura passiva è emessa dai fornitori e rappresenta un costo per l’azienda.

Quando si registrano le fatture attive?imprenditore?

Le fatture attive devono essere registrate al momento dell’emissione e inviate entro 12 giorni dalla data della prestazione o vendita.