Introduzione all’obbligo della fattura elettronica in Italia

Quali sono gli obblighi relativi alla fattura elettronica in Italia? Cosa dice la normativa per le aziende?

Guidata dalla necessità di migliorare la trasparenza fiscale e contrastare l’evasione, l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria in Italia rappresenta una delle più importanti trasformazioni nel sistema fiscale e amministrativo degli ultimi decenni. 

Le modificazioni della fatturazione elettronica hanno progressivamente coinvolto milioni di contribuenti, rivoluzionando le modalità di emissione, trasmissione e archiviazione delle fatture.

In questo articolo, esploreremo tutto quello che c’è da sapere sulla fattura elettronica e sugli obblighi per le aziende: cos’è una fattura elettronica, quali sono i vantaggi, gli strumenti necessari e i prossimi sviluppi normativi.

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un documento fiscale digitale che sostituisce la fattura cartacea, ma con la stessa validità legale. Viene emessa in formato XML e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI), una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate. Il SDI verifica la correttezza della fattura e la inoltra al destinatario.

Oltre ad essere più efficiente, la fattura elettronica deve essere conservata digitalmente per almeno 10 anni, garantendo che sia sempre leggibile e sicura. Questo sistema riduce i costi di gestione, semplifica i processi contabili e aumenta la tracciabilità delle transazioni, contribuendo alla digitalizzazione e al miglioramento dell’efficienza fiscale.

Da quando è obbligatorio emettere una fattura elettronica?

L’obbligo di emettere fattura elettronica in Italia è stato introdotto gradualmente, con l’obiettivo di digitalizzare il sistema fiscale e migliorare il controllo delle transazioni economiche. 

La normativa è stata implementata in fasi, in modo da permettere alle imprese di adattarsi progressivamente a questo nuovo sistema. Scopriamo quali sono.

Prima fase: obbligo per la Pubblica Amministrazione (2015)

Il primo passo importante verso l’introduzione della fattura elettronica obbligatoria è avvenuto nel 2015, quando l’obbligo è stato esteso a tutte le transazioni tra le imprese e la Pubblica Amministrazione (PA).

Questo passaggio ha rappresentato una fase sperimentale che ha permesso di testare il sistema e di raccogliere dati sulla sua efficacia, creando una base per l’espansione dell’obbligo anche al settore privato.

L’obbligo riguardava sia le forniture di beni che i servizi resi alla PA, mentre il sistema di interscambio (SDI) è stato utilizzato per garantire il corretto invio e ricevimento delle fatture.

Estensione a tutte le operazioni B2B e B2C (2019)

Dal 1° gennaio 2019, con il Decreto Legge n. 119/2018 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutte le transazioni tra privati, sia nel caso di operazioni B2B (Business to Business) che B2C (Business to Consumer).

In questo caso, l’obbligo si applica a tutte le operazioni tra imprese, professionisti e consumatori finali, ad eccezione di alcune categorie specifiche, come quelle previste per il regime forfettario con ricavi inferiori a 25.000 euro. 

L’introduzione di questo obbligo ha spinto numerose imprese a digitalizzare i propri processi contabili, portando a una maggiore efficienza e riducendo il rischio di errori e frodi fiscali.

Inclusione dei contribuenti in regime forfettario (2022)

Nel 2022, il Consiglio dei Ministri ha esteso la fatturazione elettronica anche ai contribuenti che operano in regime forfettario, ma solo per quelli con ricavi superiori a 25.000 euro. 

In questo modo, anche i professionisti e le piccole imprese con fatturato elevato sono stati coinvolti, ampliando la platea di contribuenti obbligati a utilizzare il sistema di fatturazione elettronica.

L’estensione a tutti i regimi forfettari (2024)

Dal 2024, l’obbligo di emettere fattura elettronica si estende a tutti i contribuenti, anche quelli in regime forfettario, indipendentemente dal loro volume di ricavi. Questo rappresenta una novità importante, poiché coinvolgerà anche i professionisti e le piccole imprese con ricavi o compensi sotto il limite di 25.000 euro.

Questa misura si inserisce nell’ambito della continua spinta verso la digitalizzazione, con l’intento di semplificare ulteriormente il sistema fiscale, aumentando la trasparenza e il controllo delle transazioni economiche.

Chi è tenuto ad emettere la fattura elettronica?

L’obbligo di emettere una fattura elettronica in Italia riguarda principalmente tutti i soggetti con partita IVA che operano in Italia, ma ci sono delle specifiche categorie di contribuenti che sono esonerati o hanno delle esenzioni.

Di seguito, analizziamo in dettaglio chi è tenuto a emettere una fattura elettronica e le categorie che non sono obbligate.

Soggetti obbligati a emettere la fattura elettronica

L’obbligo di emissione della fattura elettronica si estende a tutte le imprese, i professionisti e i lavoratori autonomi che operano nel territorio italiano e sono in possesso di una partita IVA. Questo vale per le transazioni B2B, cioè tra imprese, e B2C, ossia quelle effettuate nei confronti dei consumatori finali.

Le categorie obbligate a emettere fattura elettronica sono, quindi:

• Aziende di qualsiasi dimensione, sia piccole che grandi, che effettuano operazioni commerciali o prestazioni di servizi.
• Libero professionisti e lavoratori autonomi che forniscono servizi o beni e sono titolari di partita IVA.
• Commercianti e artigiani che operano nel mercato locale e internazionale, vendendo beni e servizi.
• Enti e associazioni, qualora siano in possesso di partita IVA, sono anch’essi obbligati ad adottare il sistema di fatturazione elettronica.

Nel corso degli anni, l’obbligo di emettere fattura elettronica è stato esteso a diversi regimi fiscali, inizialmente limitato al regime ordinario e alle operazioni con la Pubblica Amministrazione. Dal 2019, con la legge di Bilancio 2018, l’obbligo è stato esteso a tutte le operazioni tra privati, incluse quelle tra partite IVA e consumatori finali.

Categorie esonerate

Non tutti i soggetti sono tenuti a emettere fattura elettronica. Esistono alcune eccezioni previste dalla legge, che esonerano determinati contribuenti da tale obbligo.

Le principali categorie esonerate includono:

• Contribuenti non residenti: i soggetti che emettono fatture per operazioni verso clienti non residenti in Italia non sono tenuti a emettere fattura elettronica, anche se possono scegliere di farlo volontariamente.
• Regimi speciali: alcuni regimi come quello dei regimi di vantaggio, potrebbero essere esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica, in base a determinate disposizioni legali e fiscali.

Soggetti con ricavi sotto i 25.000 euro nel regime forfettario non erano obbligati alla fatturazione elettronica fino al 2022. Tuttavia, come detto, dal 2024 anche queste categorie dovranno adeguarsi.

Nonostante i potenziali esoneri, è possibile che piccole imprese o liberi professionisti decidano di adottare la fattura elettronica volontariamente. In alcuni casi, questo può portare numerosi vantaggi, come la semplificazione dei processi aziendali e un maggiore controllo fiscale.

Impatto della fattura elettronica in Italia fino ad oggi

L’introduzione della fattura elettronica obbligatoria in Italia ha avuto un impatto profondo e trasformativo sia per il sistema fiscale che per le imprese. Sebbene i benefici più evidenti siano legati alla riduzione dell’evasione fiscale e alla digitalizzazione dei processi aziendali, l’efficacia del sistema ha suscitato dibattiti, soprattutto nelle fasi iniziali.

A distanza di alcuni anni dalla sua implementazione, è possibile tracciare un bilancio dei principali effetti che la fatturazione elettronica ha avuto sul panorama economico e fiscale italiano.

Sfide iniziali e criticità

Nonostante i benefici, l’introduzione della fattura elettronica ha incontrato delle resistenze e delle difficoltà, soprattutto all’inizio. Le piccole imprese e i liberi professionisti, abituati a metodi tradizionali di gestione della contabilità, hanno trovato complesso il passaggio a un sistema completamente digitalizzato.

Le difficoltà tecnologiche, l’adattamento a nuovi software e la necessità di formazione hanno rappresentato un ostacolo, rallentando l’adozione iniziale della fattura elettronica. Alcune categorie, come i regimi forfettari, hanno anche espresso preoccupazioni riguardo l’incremento dei costi e della complessità amministrativa.

Riduzione dell’evasione fiscale

Uno degli impatti più rilevanti della fattura elettronica in Italia è stato la significativa riduzione dell’evasione fiscale. Il sistema di fatturazione elettronica permette al Fisco italiano di monitorare in tempo reale tutte le transazioni tra soggetti passivi IVA.

Secondo i dati forniti dall’Agenzia delle Entrate, la digitalizzazione delle fatture ha consentito un recupero di circa 2 miliardi di euro l’anno a partire dal 2019, grazie all’individuazione di operazioni non dichiarate o irregolari.

Maggiore efficienza per le imprese

La transizione alla fatturazione elettronica ha comportato significativi vantaggi operativi per le aziende, anche se inizialmente ha richiesto investimenti in nuove tecnologie e formazione.

Le imprese hanno dovuto adottare software gestionali compatibili con il formato XML delle fatture elettroniche e familiarizzare con il Sistema di Interscambio (SDI). Tuttavia, una volta completato l’adattamento, molti hanno constatato che il sistema ha portato a una maggiore efficienza nella gestione delle fatture, riducendo il rischio di errori e tempi di attesa nella trasmissione delle stesse.

Integrazione con i sistemi fiscali internazionali

La fatturazione elettronica ha avuto un impatto positivo anche sul piano internazionale. In particolare, molte imprese italiane che operano con clienti o fornitori esteri hanno scelto di adottare la fatturazione elettronica per le transazioni B2B internazionali, sebbene l’obbligo non si estenda oltre i confini nazionali.

Ciò ha facilitato la conformità fiscale alle normative di altri paesi e ha contribuito a rendere le operazioni economiche transfrontaliere più fluide e tracciabili. La digitalizzazione delle fatture ha inoltre facilitato il rispetto delle direttive europee in materia di fatturazione elettronica, preparando il sistema italiano per future integrazioni con altri paesi dell’Unione Europea.

Vantaggi dell’adozione della fattura elettronica

L’adozione della fattura elettronica ha comportato numerosi benefici sia per le imprese che per il sistema fiscale italiano nel suo complesso.

Di seguito, esploreremo i principali vantaggi portati dalla fatturazione elettronica, approfondendo gli aspetti legati all’efficienza, alla trasparenza e al risparmio di risorse.

1. Efficienza amministrativa e risparmio di tempo

Uno dei benefici più immediati e tangibili per le aziende è il risparmio di tempo e risorse. Con la fattura elettronica, l’intero processo di emissione, trasmissione e archiviazione delle fatture viene automatizzato, riducendo significativamente i tempi di gestione rispetto al tradizionale sistema cartaceo. 

Le fatture elettroniche, inviate e ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SDI), sono processate in tempo reale, consentendo alle imprese di ricevere conferme immediate sulla validità delle transazioni.

2. Riduzione dei costi

La digitalizzazione delle fatture ha comportato anche una notevole riduzione dei costi legati alla gestione amministrativa. Le spese per la stampa, l’invio postale e l’archiviazione cartacea delle fatture sono praticamente eliminate.

Per le piccole e medie imprese (PMI), questo rappresenta un risparmio significativo, soprattutto considerando che molte di esse non avevano sistemi di gestione contabile avanzati. 

Inoltre, l’adozione di software di fatturazione elettronica consente alle aziende di automatizzare il processo di generazione delle fatture, riducendo il lavoro manuale e migliorando la velocità del ciclo di fatturazione.

3. Maggiore trasparenza fiscale e lotta dell’evasione

Uno dei benefici più importanti della fattura elettronica riguarda l’aumento della trasparenza fiscale. Grazie al sistema di invio e controllo delle fatture, le autorità fiscali hanno la possibilità di monitorare in tempo reale tutte le transazioni commerciali tra le imprese, riducendo le opportunità per pratiche di evasione fiscale.

La digitalizzazione delle fatture ha reso il sistema più tracciabile e sicuro, permettendo all’Agenzia delle Entrate di intervenire rapidamente in caso di irregolarità.

In questo modo, la fatturazione elettronica contribuisce a garantire una maggiore equità fiscale, in quanto ogni operazione è registrata e monitorata, riducendo al minimo i margini di errore e le pratiche fraudolente.

4. Maggiore semplificazione e controllo finanziario

La fatturazione elettronica consente alle aziende di avere un maggiore controllo sulle proprie finanze e sul flusso di cassa. 

Le fatture elettroniche, una volta emesse, possono essere facilmente integrate con i sistemi di contabilità aziendali, permettendo una gestione più fluida e un monitoraggio immediato delle operazioni. 

Inoltre, l’automazione permette una rapida identificazione di eventuali anomalie, come l’emissione di fatture errate, duplicati o incoerenze nei dati fiscali, riducendo il rischio di problemi durante le revisioni fiscali. 

Anche alcuni dati nella fattura, come i calcoli dell’IVA o delle spese aziendali, possono essere identificati più velocemente tramite i diversi strumenti per fatturazione. 

5. Miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori

La fatturazione elettronica aiuta anche a semplificare le relazioni con clienti e fornitori. Le fatture elettroniche sono più facili da inviare e ricevere rispetto alle fatture cartacee, e possono essere emesse e ricevute istantaneamente, riducendo i tempi di attesa e le incomprensioni. 

Inoltre, la possibilità di integrare i sistemi aziendali con le piattaforme di fatturazione elettronica rende più facile la gestione degliaccordi commerciali, l’elaborazione di report e la generazione di documenti fiscali per le dichiarazioni.

6. Minor impatto ambientale

Un altro beneficio della fatturazione elettronica riguarda l’impatto ambientale. Riducendo l’uso di carta, inchiostro e materiale per spedizioni, le aziende contribuiscono a ridurre il loro impatto ecologico. 

In un contesto globale in cui la sostenibilità è diventata una priorità, la digitalizzazione della documentazione e delle fatture rappresenta una scelta ecologica che non solo riduce i costi, ma rispetta anche l’ambiente.

Strumenti e software per gestire la fatturazione elettronica

Per poter emettere e gestire correttamente la fattura elettronica, le aziende devono dotarsi di strumenti tecnologici adeguati che permettano di generare, inviare, ricevere e archiviare le fatture in conformità con la normativa italiana.

Di seguito, esaminiamo le principali categorie di strumenti e software utili per l’adozione della fattura elettronica.

Piattaforme gratuite dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate offre uno strumento gratuito che consente al contribuente di emettere e inviare le fatture elettroniche direttamente attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Questa soluzione, che può essere utilizzata direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, è ideale per le piccole imprese o i liberi professionisti che non necessitano di funzionalità avanzate.

Sebbene gratuito, questo strumento ha alcune limitazioni in termini di personalizzazione e integrazione con altri sistemi aziendali, ed è pertanto adatto soprattutto per attività che gestiscono volumi di fatture relativamente contenuti.

Software di fatturazione elettronica a pagamento

Questi software offrono una serie di vantaggi, tra cui la personalizzazione delle fatture, la gestione integrata della contabilità e la possibilità di archiviazione elettronica conforme alla normativa sulla conservazione sostitutiva.

Tra i software più diffusi in Italia troviamo:

• FattureInCloud: una piattaforma intuitiva che offre funzionalità di fatturazione elettronica, ma anche gestione della contabilità e delle scadenze fiscali.
• Aruba: una soluzione che, oltre alla fatturazione elettronica, offre una gamma di servizi aggiuntivi, come la firma digitale e la conservazione sostitutiva delle fatture.
• Zucchetti: questo software è adatto per aziende di maggiori dimensioni, poiché offre un’ampia gamma di funzionalità che integrano la fatturazione elettronica con la gestione aziendale complessiva, come l’elaborazione delle paghe, la gestione della logistica e l’amministrazione contabile.

Qui è importante riconoscere il ruolo anche di altri software digitali, come le soluzioni per pagamenti aziendali, che possono aiutare non solo nella fatturazione, ma anche nella tracciabilità delle operazioni finanziarie. Per esempio, il conto aziendale di myPOS offre sia la possibilità di rivedere i pagamenti effettuati e ricevuti, sia il meccanismo per inviare fatture personalizzate.

Software ERP e soluzioni Integrate

Per le grandi aziende o per quelle che necessitano di soluzioni gestionali integrate, i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) rappresentano la soluzione ideale.

Questi software, come SAP, Oracle o Microsoft Dynamics, non solo gestiscono la fatturazione elettronica, ma permettono anche di integrare e automatizzare una vasta gamma di operazioni aziendali, dalla contabilità alla gestione della produzione, fino alla supply chain.

Software per la conservazione sostitutiva

La normativa italiana richiede che le fatture elettroniche vengano conservate in formato digitale per almeno 10 anni, utilizzando un sistema di conservazione sostitutiva che garantisca l’integrità e la leggibilità dei documenti nel lungo periodo.

Alcuni software, come Aruba PEC, TeamSystem Conservazione Digitale e DocuSign, offrono soluzioni di conservazione elettronica che sono completamente conformi ai requisiti fiscali e permettono alle aziende di archiviare le fatture in modo sicuro, facilitando anche eventuali controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

La fatturazione elettronica verso l’estero

La fatturazione elettronica verso l’estero rappresenta un aspetto cruciale per le aziende italiane che operano in ambito internazionale, in particolare per quelle che intrattengono relazioni commerciali con clienti e fornitori fuori dai confini nazionali.

Vediamo quindi come funziona la fatturazione elettronica per le transazioni internazionali e quali sono le principali considerazioni e vantaggi.

Fatturazione elettronica per le operazioni intracomunitarie

Per le operazioni intracomunitarie (ossia quelle tra soggetti residenti o stabiliti in Stati membri dell’Unione Europea), la fatturazione elettronica è generalmente facoltativa, ma altamente consigliata.

Le fatture elettroniche intracomunitarie devono rispettare le normative europee, in particolare il Sistema di Scambio di Informazioni (VIES), che consente di verificare la validità delle partite IVA nei Paesi membri.

Fatturazione elettronica con Paesi extra UE

Per le transazioni con Paesi non appartenenti all’Unione Europea, l’obbligo di fatturazione elettronica non è ancora regolamentato in modo uniforme a livello globale.

Tuttavia, molti Paesi stanno introducendo sistemi di fatturazione elettronica, quindi le aziende italiane che emettono fatture verso l’estero potrebbero trovarsi a dover rispettare normative diverse a seconda della giurisdizione di destinazione. 

Ad esempio, Brasile, Messico e Turchia hanno già implementato l’obbligo di fatturazione elettronica per le transazioni domestiche e stanno progressivamente applicandolo anche alle importazioni e alle esportazioni.

Domande frequenti

Chi è obbligato a emettere fattura elettronica?

Tutti i titolari di partita IVA che operano in Italia sono obbligati a emettere fattura elettronica, ad eccezione di alcune categorie specifiche. Le imprese e i liberi professionisti devono emettere fattura elettronica per tutte le transazioni B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer). Dal 2024, l’obbligo di fatturazione elettronica si estenderà anche a tutti i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente dal volume d’affari.

Cosa succede se non emetto una fattura elettronica quando obbligato?

Se non si emette una fattura elettronica quando è obbligatorio, si rischia di incorrere in sanzioni fiscali. Le multe per la mancata emissione della fattura elettronica possono variare, ma possono arrivare fino al 100% dell’imposta evasa. Le sanzioni dipendono dalla gravità della violazione e dalla non dichiarazione delle operazioni.

È possibile emettere fattura elettronica per le operazioni con l’estero?

Sì, le operazioni internazionali possono essere documentate tramite fattura elettronica, anche se l’obbligo riguarda principalmente le transazioni nazionali. Molti paesi, come quelli dell’Unione Europea, consentono e incoraggiano l’uso di fatture elettroniche per le transazioni B2B tra Stati membri. Anche alcune nazioni extra UE hanno introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica, come Brasile e Messico, facilitando la conformità fiscale internazionale.

Come posso iniziare a emettere fatture elettroniche se sono un piccolo imprenditore?

Se sei un piccolo imprenditore, puoi iniziare a emettere fatture elettroniche utilizzando strumenti gratuiti, come il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Esistono anche molte soluzioni software a pagamento che permettono di automatizzare il processo, offrendo funzionalità avanzate come l’integrazione con la contabilità aziendale e la gestione delle scadenze fiscali.