La differenza tra fattura e ricevuta

Qual è la differenza tra fattura e ricevuta? Perché è importante conoscerla? Fattura e ricevuta sono due termini che in molti considerano sinonimi. 

In realtà, ci sono delle differenze tra loro, che è importante conoscere, soprattutto se sei titolare di partita IVA. In questo articolo ci concentriamo quindi sulle differenze tra questi due documenti, evidenziandone le caratteristiche principali e le distinzioni fondamentali.

Definizione di fattura

La fattura è ildocumento che emetti per formalizzare la richiesta di ricevere il pagamento a fronte di una prestazione fornita.

L’emissione del documento in Italia oggi è elettronica ed è gestita dall’Agenzia delle Entrate. Le fatture, come disciplinato dal Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n° 633, devono obbligatoriamente contenere informazioni riguardanti cessionario o committente e prestatore del servizio. 

Tra questi dati ci sono il nome, il codice fiscale o la partita IVA di chi riceve il servizio, la sede, nonché una descrizione del servizio fornito, le condizioni di pagamento e l’importo.

Esistono diverse tipologie di fattura, dalla più comune (ordinaria) a quelle semplificate, generalmente emesse per piccoli importi.

La fattura serve non solo per regolare i pagamenti tra cliente e fornitore del servizio, ma è indispensabile per determinare le tasse da versare e per gestire la contabilità; per questo prende anche il nome di fattura fiscale.

Definizione di ricevuta

La ricevuta è il documentoinviato fondamentalmente per certificare l’avvenuta ricezione di un pagamento.

La Legge 30 dicembre 1991, n. 413 disciplina nella Penisola l’iter di emissione delle ricevute, distinguendole in fiscali e non fiscali. Le prime possono essere emesse dai soggetti passivi di IVA in Italia, mentre le seconde sono emesse da coloro che non hanno partita IVA.

La ricevuta è quindi come uno scontrino che prova il pagamento di una prestazione. È bene far presente che in Italia l’utilizzo della ricevuta è ormai limitato a poche categorie di prestatori di servizi.

Ai fini contabili, le attività e i commercianti che operano in ambito business-to-consumer devono adempiere all’obbligo di emissione dello scontrino.

La ricevuta, con talvolta annessa marca da bollo, rimane invece un documento utilizzato per regolare prestazioni occasionali tra privati, per le quali il soggetto fornitore della prestazione non ha l’obbligo di partita IVA.

Differenze e similitudini tra fattura e ricevuta

La differenza principale tra fattura e ricevuta è la seguente: la fattura viene emessa per richiedere il pagamento e sancisce l’avvenuta fornitura di una prestazione, mentre la ricevuta serve a chi riceve la prestazione come prova dell’avvenuto pagamento.

Oltre a questa fondamentale divergenza, ce ne sono altre riassunte nella tabella sotto:

	Fattura	Ricevuta
Obbligo di emissione	Deve essere obbligatoriamente emessa tra soggetti IVA	Non è obbligatoria salvo in rari casi e generalmente regola le transazioni tra privati
Funzione	Ha una funzione contabile e fiscale	È utilizzata per piccoli lavori e modesti importi (ricevuta non fiscale)
Emissione	È valida solo se emessa elettronicamente	Viene emessa solo da chi non ha l’obbligo di emissione dello scontrino

Tabella con differenze tra fattura e ricevuta

Nonostante le diversità, fattura e ricevuta hanno anche alcuni punti di incontro. In entrambi i casi, i documenti contengono elementi quali: la data di emissione, i dati del fornitore del servizio e del cliente, sono emessi in ordine progressivo e riportano l’importo totale della prestazione. 

Comunque, generalmente la ricevuta è un documento informale post vendita che contiene meno dettagli rispetto alla fattura. 

Si può usare una fattura come ricevuta?

In Italia, fattura e ricevuta sono due documenti distinti. Una fattura è una formale richiesta di pagamento, mentre la ricevuta attesta che il pagamento è stato ricevuto. Questa sostanziale differenza non rende possibile l’utilizzo intercambiabile dei due documenti.

Per maggiore chiarezza, specifichiamo che chi ha ricevuto una fattura chiaramente non può utilizzare quel documento come prova di pagamento.

Ad esempio, se hai effettuato un pagamento di una fattura via bonifico dovresti richiedere la ricevuta direttamente al prestatore del servizio.

Oppure, se utilizzi costantemente il POS per ricevere pagamenti, puoi utilizzare come ricevuta non fiscale direttamente lo scontrino emesso dal POS. Attenzione però, perché quest’ultimo non sostituisce il valore legale degli scontrini fiscali.

Diverso è il caso in cui la fattura includa una conferma di pagamento. Se il fornitore del servizio, o il commerciante, appone diciture come “Pagamento ricevuto”, “Pagato in data [data del pagamento]” o “Saldo effettuato” sulla fattura, quest’ultima può fungere da documento valido per attestare la ricevuta del pagamento.

Tuttavia, per evitare malintesi, accettare solo transazioni tracciabili, come pagamenti via POS, bonifico bancario o altri metodi elettronici, è il modo migliore e più sicuro per provare la ricezione del pagamento.

Devo emettere sia una fattura che una ricevuta?

Il Decreto Legge 146/2021 in Italia impone l’obbligo di fatturazione elettronica per la gestione di tutte le transazioni commerciali tra soggetti titolari di partita IVA. Un complesso sistema di trasmissione dei dati, il Sistema di Interscambio (SdI) garantisce la regolarità e la tracciabilità delle operazioni.

Se l’emissione della fattura è obbligatoria, estesa anche a coloro che adottano un regime forfettario, per quanto riguarda le ricevute il discorso è diverso.

Nel contesto delle operazioni commerciali verso il pubblico, l’obbligo di rilascio della ricevuta di pagamento è sancito dall’emissione dello scontrino. Lo scontrino, infatti, una volta emesso, funge da prova di pagamento ricevuto e serve a chi lo riceve per dimostrare l’avvenuto pagamento.

Per quanto riguarda l’emissione delle ricevute di pagamento, le distinzioni da fare sono due: 

• Se sei un privato, la ricevuta non fiscale non è obbligatoria, ma è fortemente consigliato emetterla per disporre di un utile documento di avvenuta transazione di prodotti o servizi forniti in maniera occasionale.
• Se sei titolare di partita IVA, generalmente il solo ricevimento di pagamento via bonifico è già valido come prova del pagamento.

La legislazione italiana non prevede una normativa specifica per le ricevute di pagamento. L’unico obbligo è emettere fattura o scontrino fiscale a seconda della tipologia di transazione e dei clienti. In generale, può essere utile emettere una ricevuta informale in caso di pagamenti incontro o parziali.

Quando e come si deve emettere una fattura ai clienti?

La fattura verso i clienti va emessa, salvo diversi accordi, subito dopo aver fornito il servizio. L’emissione della fattura, tuttavia, non obbliga il cliente a saldare immediatamente. Generalmente, il pagamento delle fatture può avvenire entro 30, 60 o 90 giorni, ma è possibile stabilire condizioni per il pagamento diverse. Le parti hanno facoltà di stabilire accordi specifici.

Non è raro concordare il pagamento parziale dell’importo o un pagamento differito. La legge prevede che, per quanto riguarda le fatture classiche, queste debbano essere inviate entro 12 giorni dal termine della prestazione.

Per emettere la fattura, è possibile utilizzare il Servizio dell’Agenzia delle Entrate. Basta accedere al portale e inserire tutti i dati richiesti. 

In particolare, dal portale “Fatture e Corrispettivi”, come titolare di partita IVA puoi:

• Generare nuove fatture;
• Trasmetterle via SdI;
• Conservare;
• Consultare.

Oltre al portale dell’Agenzia delle Entrate, esistono anche altri software gestionali che integrano la funzionalità di creare e inviare regolarmente le fatture.

Domande frequenti

Qual è la differenza principale tra fattura e ricevuta?

La fattura è un documento utilizzato per richiedere un pagamento e certifica l’avvenuta fornitura di una prestazione. La ricevuta, invece, attesta che un pagamento è stato effettuato.

La fattura può essere una prova di pagamento?

No, una fattura e una ricevuta non sono intercambiabili. Tuttavia, se una fattura include una dicitura come “Pagamento ricevuto”, può fungere da prova di pagamento.

Quando emettere una fattura?

La fattura deve essere emessa subito dopo aver fornito il servizio, salvo diversi accordi con il cliente. In pratica, il pagamento delle fatture avviene generalmente entro 30, 60 o 90 giorni.