Limiti di pagamento in contanti: Adempimenti e consigli

La gestione del denaro contante in azienda è fondamentale. Esistono infatti limiti stabiliti da leggi sia nazionali sia europee per i pagamenti in contanti. 

Queste norme mirano a limitare l’uso del contante a favore di strumenti di pagamento tracciabili. 

Un’attività potrebbe sempre essere soggetta a controlli da parte delle autorità competenti sui flussi di denaro.Per questo motivo, è cruciale conoscere i dettagli sui limiti dei pagamenti in contanti, dalla legislazione attuale fino alle migliori pratiche per gestire i flussi di denaro in azienda.

In questa guida esploreremo anche valide alternative, più pratiche e tracciabili, con un occhio agli adempimenti fiscali e a quello che potrebbe essere il futuro della moneta contante, destinata probabilmente a un utilizzo sempre più limitato a pagamenti di modesto importo. 

Panoramica sui limiti di pagamento in contanti

Da quando il denaro contante non è più l’unica opzione per effettuare i pagamenti, in Italia – e non solo – è iniziato un lungo percorso evolutivo volto a stabilire regole ben definite per i pagamenti in contanti.

Le prime misure significative risalgono ai primi anni 2000, con l’adozione dell’Euro, la moneta unica, introdotta nel 2002. 

Da allora, le autorità competenti hanno rivisto più volte le soglie per i pagamenti in contanti, con l’obiettivo di garantire una maggiore trasparenza nelle operazioni economiche.

Tra le norme da citare spicca il decreto legislativo 231 del 2007, che stabilì regole ferree per la tracciabilità del contante. Negli anni, il limite è stato modificato più volte. 

Iniziando da un massimo di 5.000€ in 2007, vediamo come il limite del contante ha continuato a evolversi negli anni successivi:

• 2011: ridotto a 2.500€ e successivamente abbassato a soli 1.000€.
• 2016: innalzato a 3.000€, siccome l’importo di 1.000€ era considerato troppo basso, rappresentando un ostacolo al consumo e alle transazioni commerciali.
• 2020: portato a 2.000€.

Ad oggi, la legge di bilancio 2023 ha stabilito un nuovo limite in vigore anche nel 2024 pari a 5.000€, valido per tutte le transazioni, sia tra privati che tra operatori economici. Questo tetto è fissato sia per chi riceve il pagamento sia per chi lo effettua. 

Ci sono eccezioni specifiche, come la deroga per i cittadini stranieri non residenti che, previa comunicazione con l’Agenzia delle Entrate, possono pagare in contanti fino a 15.000€.

Tutte queste normative mirano a prevenire il riciclaggio di denaro e ad armonizzarsi con le direttive europee. È fondamentale che le imprese adottino le migliori best practices per garantire la trasparenza delle transazioni, favorendo l’uso di strumenti di pagamento tracciabili, come terminali POS, bonifici bancari e altre soluzioni simili.

Legislazione sui pagamenti in contanti

Ad oggi, la normativa di riferimento per i pagamenti in contanti è la legge 197 del 2022, conosciuta anche come la legge di bilancio 2023. Vediamo i punti principali in dettaglio in questa sezione. 

Pagamenti superiori alla soglia dei pagamenti in contanti

La soglia per i pagamenti in contanti in vigore pari a 5.000€ significa che per qualsiasi trasferimento di denaro pari o superiore a tale cifra è obbligatorio utilizzare metodi di pagamento tracciabili. Questi possono essere bonifici, assegni, carte di credito o carte di debito.

Questo limite si applica a tutti: transazioni tra privati, imprese, operatori economici e qualsiasi tipo di operazione. 

Esempi tipici includono l’acquisto di beni e servizi, il pagamento di prestazioni professionali o qualsiasi altra transazione che comporti il trasferimento di denaro.

Applicazione del limite per valute estera

Il limite di 5.000€ si applica anche se le transazioni avvengono in una valuta diversa dall’euro.

Per rimanere all’interno di questa soglia, è necessario considerare il tasso di cambio ufficiale alla data dell’operazione.

Rischi e sanzioni 

Il mancato rispetto di queste norme comporta il rischio di controlli fiscali e possibili sanzioni amministrative, la cui entità varia in base all’importo dell’operazione.

Le sanzioni possono partire da 1.000€ e arrivare fino al 40% dell’importo trasferito.

Prevenzione e obblighi

La legge di bilancio segue misure previste dal decreto legislativo 231 del 2007, che ha stabilito regole precise per prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento di attività illecite come terrorismo.

Gli operatori economici, siano essi professionisti, gestori di negozi o altre attività, hanno l’obbligo di informare i propri clienti sui limiti dei pagamenti in contanti e sulle alternative disponibili.

Queste disposizioni riflettono l’impegno del governo italiano a promuovere l’uso di mezzi di pagamento tracciabili, limitando al massimo le operazioni finanziarie illecite.

Impatto dei limiti di contante sulle operazioni commerciali

Limitare l’uso delle banconote per favorire i sistemi di pagamento tracciabili ha ovviamente un impatto sugli stati, sui cittadini e sulle operazioni commerciali. 

Riduzione dell’economia sommersa

La prima conseguenza da considerare è la riduzione dell’economia sommersa, cioè di tutti quei flussi di denaro provenienti da attività economiche non regolarizzate. Questo è un problema atavico italiano.

L’introduzione dei limiti di pagamento in contanti, come sottolineato anche da uno studio della Banca d’Italia, dovrebbe funzionare come un efficace strumento per ridurre l’economia sommersa. Questo porta benefici evidenti sia per l’aumento del gettito fiscale che per la tutela dei lavoratori.

Aumento dei pagamenti elettronici

Mettere paletti all’uso del contante significa, per forza di cose, spingere le persone a utilizzare pagamenti elettronici. Parliamo di carte di credito, terminali POS, sistemi contactless e wallet digitali (Apple Pay, Google Pay o Samsung Pay). 

Non è un caso che ci siano state specifiche norme sull’obbligo della fatturazione elettronica e sull’uso dei POS. Tutto converge per ridurre le transazioni in contante.

Prevenzione delle operazioni illecite

Tenere bassi i pagamenti in contanti aiuta, come ribadito dalla Banca Centrale Europea (BCE), a prevenire operazioni illecite di riciclaggio di denaro e ad aumentare la trasparenza delle transazioni finanziarie. 

Questo fa bene alle operazioni commerciali e alla trasparenza, ma ci sono ovviamente realtà locali che vivono di contante e che possono avere qualche difficoltà ad adattarsi.

Best practices per la gestione dei pagamenti in contanti

Pagare in contanti è ancora una possibilità valida per l’acquisto un articolo, di un prodotto o servizio. 

Tra le migliore procedure per gestire i pagamenti in contanti sono:

• Registrare le operazioni in contanti: come gestore di un’attività, è importante registrare tutte le operazioni in contanti. Mantenere un registroche includa documentazioni, ricevute, importi, motivi delle transazionie le parti coinvolte aiuta a una gestione migliore del denaro contante e semplifica gli aspetti fiscali.
• Formare il personale sulle normative vigenti: il personale deve essere consapevole dei limiti legali per i pagamenti in contanti, attualmente fissati a 5.000€. Sapere quali sono i limiti entro cui muoversi facilita l’evitare transazioni non autorizzate e previene problemi.
• Conservare il denaro contante al sicuro: le misure da adottare possono includere l’uso di cassaforti, depositi regolari in banca, l’introduzione di sistemi di allarme in azienda e garantire un trasporto sicuro del denaro. Ridurre al minimo la quantità di denaro liquido nei locali aziendali è fondamentale per limitare il rischio di furti.
• Agevolare metodi di pagamento elettronici: questi pagamenti sono più semplici da tracciare e generalmente più sicuri. Ciò significa offrire quante più opzioni di pagamento possibili, andando oltre le carte di credito e debito tradizionali e includendo metodi alternativi come pagamenti via link o QR code, che possono semplificare la gestione del denaro e migliorare l’efficienza operativa per un acquisto.

Queste best practices sono ottime linee guida per gestire il denaro contante nel miglior modo possibile. Inoltre, è fondamentale rispettare le leggi e rimanere entro i limiti consentiti per evitare sanzioni. 

Alternative digitali ai pagamenti in contanti

Oggi non mancano certo alternative ai pagamenti in contanti, opzioni che permettono una gestione delle transazioni per molti aspetti migliore e più semplice, anche per quanto riguarda le valute estere. 

Le alternative dipendono ovviamente dai casi e dalla natura del pagamento. Ecco le principali, con le loro funzionalità.

Terminali POS

I terminali POS sono soluzioni ideali per ricevere pagamenti in pochi secondi provenienti da carte di credito, carte di debito e dispositivi dotati di tecnologia NFC.

Noi di myPOS proponiamo lettori di carte autonomi e altamente performanti come myPOS Go 2, perfetti per chi gestisce grandi volumi di transazioni, e soluzioni come myPOS Pro.

Con questi dispositivi hai la possibilità di ricevere pagamenti, emettere scontrini o ricevute e accettare tutte le modalità di pagamento, inclusi wallet digitali come Google Pay, Samsung Pay e altri.

Modalità Tap to Pay con myPOS Glass

Una seconda alternativa per ricevere pagamenti digitali è la modalità Tap to Pay, disponibile per Android e iPhone, proposta con il nostro servizio myPOS Glass.

Questo servizio trasforma il tuo smartphone in un vero e proprio terminale POS. Basta inserire l’importo che desideri ricevere sull’app e il cliente deve solo avvicinare la carta al tuo smartphone per avviare la transazione.

myPOS Glass è una soluzione software POS che consente di accettare pagamenti con carte, wallet digitali e tutti i dispositivi dotati di NFC.

Link di Pagamento per transazioni a distanza

La gestione dei pagamenti online può avvenire anche tramite strumenti come i link di pagamento, ideali per ricevere pagamenti a distanza.

È tutto molto semplice. Ti basta creare un link di pagamento e inviarlo ai tuoi clienti, anche se non hai un sito web. Il cliente, una volta ricevuto il link, viene indirizzato a una pagina sicura dove può effettuare il pagamento con carta o altri strumenti e tu riceverai immediatamente i fondi.

Bonifici bancari

Oltre a queste alternative, ci sono anche i metodi tradizionali come i bonifici bancari. Per riceverli, è sufficiente avere un conto corrente. 

Il cliente può effettuare il pagamento recandosi in banca o direttamente dalla sua applicazione bancaria, utilizzando il codice IBAN.

Adempimenti fiscali e registrazione dei contanti

Per gestire il denaro contante incassato dall’attività, è necessario tenere presente alcuni obblighi fiscali finalizzati a garantire che tutte le transazioni siano tracciate.

Tra gli adempimenti fiscali più importanti sono: 

• L’emissione dei documenti fiscali: il gestore di qualsiasi attività commerciale è tenuto a emettere i documenti fiscali, esattamente come per le transazioni digitali. A seconda della tipologia di transazione in contanti, sei obbligato a emettere lo scontrino fiscale, la ricevuta o la fattura. In pratica, bisogna sempre avere una documentazione che attesti informazioni quali l’importo ricevuto, la tipologia di beni o servizi venduti, i dati del cliente e la data in cui è avvenuta l’operazione.
• Il registro dei corrispettivi: tutte le operazioni devono essere registrate nell’apposito registro dei corrispettivi e trasmesse in maniera telematica all’Agenzia delle Entrate. In altre parole, il registratore di cassa, che oggi deve essere elettronico, è obbligatorio e deve essere sempre aggiornato.
• Conservazione della documentazione: è importante mantenere tutta la documentazione fiscale relativa a tutte le transazioni per almeno 10 anni. Così l’azienda può essere pronta a fornire i documenti necessari in caso di controlli da parte delle agenzie amministrative. È buona norma conservare registri contabili, fatture e ricevute.

Infine, è opportuno che le aziende segnalino alle autorità competenti eventuali operazioni sospette, come tentativi di pagare in contanti oltre i limiti fissati per legge o transazioni non coerenti con la tipologia o il profilo del cliente.

Consigli per la comunicazione con i clienti sui limiti di contante

Come già evidenziato nei paragrafi precedenti, non è detto che i clienti siano sempre informati sui limiti dei pagamenti in contanti. In qualità di titolare di un’attività, hai il compito di informare e fornire chiarimenti sulla questione.

Puoi utilizzare vari canali per comunicare queste informazioni, tra cui cartellonistica all’interno del punto vendita, newsletter digitali o un aggiornamento sul sito web aziendale.È importante comunicare che in Italia i pagamenti in contanti sono fissati a un massimo di 5.000€.

È fondamentale che anche il personale sia adeguatamente informato, così da evitare di accettare pagamenti superiori alle soglie stabilite per legge. Questo garantisce conformità e previene potenziali problemi.

Un’altra buona pratica è agevolare e promuovere alternative di pagamento come bonifici, carte di credito, carte di debito e altre soluzioni digitali. Questo permette una gestione più sicura e riduce la liquidità di contante nei locali aziendali.

Infine, il tutto deve essere gestito con la giusta empatia, fornendo chiarezza e dimostrandosi trasparenti. Alcuni clienti, infatti, potrebbero non essere a conoscenza di una normativa più recente e restare contrariati dal non poter pagare in contanti. 

È importante spiegare le ragioni delle normative e offrire soluzioni digitali che permettano comunque di portare a termine la transazione.

Verifica e controllo interno dei flussi di contante

Gestire i flussi di denaro in azienda è sicuramente più complicato rispetto a una gestione dei pagamenti digitali. Tuttavia, con le giuste best practices, è possibile mantenere una tracciabilità costante degli incassi in denaro liquido e delle uscite.

Come primo passo bisogna adottare una pianificazione finanziaria e un monitoraggio continuo dei tutti i flussi di entrata e uscita. 

Ogni azienda dovrebbe avere una chiara idea della percentuale delle entrate e delle uscite gestite in contanti rispetto a quelle elettroniche. Questa consapevolezza influisce direttamente sulle decisioni operative, come la gestione delle spese. 

È consigliabile usare la conoscenza dei flussi finanziari anche per identificare metodologie per ridurre il flusso di denaro contante in favore del denaro elettronico. 

Infine è bene sapere che esistono numerosi software che possono aiutare nella gestione complessiva del cash flow. Questi strumenti permettono di analizzare i dati finanziari e pianificare i flussi di entrata e uscita. Inoltre, possono segnalare tempestivamente eventuali entrate anomale di denaro contante che rischiano di superare i limiti previsti dalla legge.

Implicazioni legali del superamento dei limiti di contante

In Italia sono importanti i passi fatti dal legislatore per limitare il trasferimento di denaro contante. In particolare, il decreto legislativo 21 novembre 2017, il 231, conosciuto anche come decreto antiriciclaggio, ha stabilito il limite già visto di 5.000€ per quanto riguarda le operazioni in contanti.

Per quanto riguarda gli aspetti pratici e legali, nel caso in cui si dovesse commettere un illecito e superare le soglie di contanti previste, quello che si rischia è un accertamento da parte delle autorità competenti.

Queste possono essere la Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate che effettuano ispezioni, segnalazioni e controlli fiscali. Questi enti pubblici possono, ad esempio, scoprire il pagamento da parte di un’azienda superiore alla soglia di 5.000€.

Se un’infrazione è scoperta, ci sono due opzioni per i trasgressori:

• Ammettere l’illecito direttamente.
• Fornire documentazione di supporto entro un mese per difendersi, qualora sospetti un errore da parte delle autorità.

Se il superamento del limite viene confermato, l’autorità competente può emettere un’ordinanza che obbliga il trasgressore a pagare una sanzione pecuniaria: minimo 3.000€ più una percentuale che varia dall’1% al 40% dell’importo trasferito.

A questo punto, si deve pagare la sanzione e, se particolarmente elevata, è possibile richiedere la rateizzazione dell’importo. Si tratta di una violazione amministrativa che, in linea generale, non comporta conseguenze penali, salvo casi specifici.

Futuro dei limiti di pagamento in contanti 

Cosa succederà in futuro alle società riguardo ai pagamenti è una questione dibattuta ma, al momento, ancora avvolta nel mistero. È innegabile che ci sia stato un decremento dei pagamenti in contanti. Soluzioni contactless e la crescita esponenziale del commercio elettronico hanno agevolato l’utilizzo del denaro digitale. 

Tuttavia, affermare che stiamo andando verso società senza denaro contante è una previsione forte, dato che il contante ha radici storiche profonde e, per molte attività pratiche, potrebbe essere difficile da sostituire.

Secondo Statista, ci sono profonde divergenze nelle tendenze e preferenze di pagamento anche all’interno dell’Unione Europea (UE). 

Ad esempio, in Germania, il 73% della popolazione ha dichiarato di aver pagato almeno una volta in contanti negli ultimi 12 mesi, mentre poco più del 56% ha utilizzato carte di credito o debito, e meno del 20% usa oggi gli smartphone per i pagamenti. 

Risultati simili si registrano in Polonia, Austria e Spagna, ma anche in Italia. Secondo una indagine della BCE sulle abitudini di pagamento, i pagamenti contanti rappresentano 69% di tutte le transazioni in 2022 in confronto a 86% in 2016 e 82% in 2019. La percentuale di pagamenti effettuati con carta è aumentata dai 13% nel 2016 ai 26% nel 2022. 

Queste variazioni esprimono non solo l’importanza attuale del denaro contante in Italia, ma anche una crescita piuttosto rapida delle transazioni con carta. 

Tuttavia, questi dati differiscono rispetto ad altre parti del mondo, come il Brasile, il Cile e la Corea del Sud, dove i pagamenti con carte sono ormai il metodo più utilizzato.

Per quanto riguarda i pagamenti POS, questi sono ormai una realtà consolidata in Italia e in tutta l’UE. Oggi è possibile non portare con sé denaro contante grazie a un mercato ampio e ben strutturato.

Al di là dei limiti stabiliti per i pagamenti in contanti, la direzione per l’Italia e l’Europa sembra ormai tracciata. Mentre l’utilizzo del denaro rimane frequente, sempre più si va verso una società dove i pagamenti elettronici diventano più rilevanti e in molti casi già rappresentano lo strumento principale per effettuare pagamenti.

Domande frequenti 

Come funziona il limite del contante?

In Italia, le soglie limite per i pagamenti in contanti sono state portate nel 2023 a 5.000€. Per un importo pari o superiore a questa cifra, è obbligatorio utilizzare strumenti di pagamento tracciabili, quali assegni, carte di pagamento e bonifici bancari.

Quando scattano i controlli per i versamenti in contanti?

In Italia non c’è una legge specifica che stabilisce un limite per il versamento di denaro contante in banca. Attenzione però: la banca ha il compito di segnalare all’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) operazioni che ritiene sospette. In linea generale, possiamo dire che versamenti superiori a 10.000 euro possono essere motivo per cui le banche segnalino l’operazione.

Posso dividere un pagamento in contanti per rimanere sotto il limite di legge?

Suddividere un pagamento, cioè optare per un pagamento frazionato, non permette di aggirare i limiti stabiliti dalla legge. La transazione potrebbe comunque diventare oggetto di controllo e essere considerata un tentativo di eludere la legge. Si rischia ugualmente una sanzione.