Ottimizzare l’organizzazione di eventi: il concerto di Sean Paul con myPOS

La stella della dancehall mondiale Sean Paul recentemente ha radunato un pubblico di più di 15.000 fan al Cinecittà World di Roma. Il concerto è stato organizzato da Luxury Events e Undermoon, che hanno condiviso i dettagli della loro esperienza di organizzare un evento memorabile e ridurre i costi tramite opzioni di pagamento senza contanti.

Le sfide dell’organizzazione di un evento

La scelta della location e la logistica

Scegliere il luogo giusto per un concerto è fondamentale nel successo generale dell’evento. Fattori come acustica, location, accessibilità e alloggi devono essere pensati attentamente per offrire un’esperienza indimenticabile sia al pubblico che agli artisti. Gli organizzatori devono essere sicuri che il posto sia in grado di accogliere il numero previsto di spettatori, anche tramite l’applicazione di misure di controllo della folla per mantenere gli standard di sicurezza. Anche il piano logistico è essenziale e copre aspetti come il carico e scarico e i parcheggi, per garantire operazioni e movimenti efficaci e fluidi, riducendo al minimo le interruzioni.

Il luogo scelto per il concerto di Sean Paul è stato Cinecittà World di Roma, un parco divertimenti sviluppato su una superficie complessiva di 30 ettari. Il parco non solo forniva spazio sufficiente per il pubblico, ma ha anche contribuito a creare un’esperienza coinvolgente per il concerto. A seconda del biglietto scelto, i fan avevano infatti la possibilità di esplorare alcune delle 40 emozionanti attrazioni situate nel parco divertimenti a tema cinema e televisione. Inoltre potevano anche pernottare in un hotel vicino al luogo del concerto, per un’esperienza comoda e ben organizzata.

Gestione del tempo

Districarsi tra i complessi meandri della gestione del tempo quando si organizza un evento è un impresa assai ardua, soprattutto quando si ha a che fare con artisti. Buona comunicazione, organizzazione e attenzione al dettaglio sono fondamentali per la riuscita dell’evento.

Nel caso del concerto di Sean Paul, la Luxury Events e Undermoon hanno lasciato spazio alla flessibilità in vista di situazioni inaspettate, e il risultato è stata un’ottima transazione tra gli atti. L’apertura del concerto ha visto il DJ set di Ludovica Pagani, seguito da una breve pausa per coprire eventuali ritardi. L’evento clou ovviamente è stato il concerto di Sean Paul, accompagnato dalla sua band e dal suo corpo di ballo. Poi la festa è continuata con il DJ set di Radio Mambo, che ha offerto un divertente after-party per il pubblico che voleva continuare la serata. Questo attento programma ha contribuito a coordinare bene tutta la manifestazione, e ha permesso anche di applicare alcune correzioni in corsa, senza interrompere il corso dell’evento.

Gestione del budget e delle finanze

I vincoli finanziari sono spesso una sfida durissima quando si organizzano grandi concerti. Per compensare le spese gli organizzatori possono considerare varie fonti di guadagno, come il merchandise, gli sponsor o delle collaborazioni redditizie.

Un altro metodo per ridurre i costi, e migliorare l’esperienza generale, è optare per i metodi di pagamento cashless. Si tratta di una pratica ormai sempre più in voga, che offre diversi vantaggi, tra cui pagamenti più rapidi, comodi e sostenibili. Inoltre, collaborare con un prestatore di servizi di pagamento innovativo può fornire dati in tempo reale e preziose informazioni sulle preferenze del pubblico, che permettono immediatamente allo staff di applicare correzioni in base alla popolarità. I pagamenti digitali permettono di comprendere a pieno come sta andando la vendita di prodotti su vari livelli, tra cui bar, location, staff, menù di cibo e bevande e momenti clou dell’evento.

Operazioni senza contanti efficaci con myPOS

Per il concerto di Sean Paul, gli organizzatori hanno scelto strategicamente myPOS come fornitore di servizi di pagamento. Era infatti operativo a piena capacità un totale di 17 terminali POS (10 Carbon e 7 Go 2) in tutti e 9 i bar. I lettori di carta sono stati usati per la vendita e l’upgrade dei biglietti, ma anche per le bevande e il cibo. Si è rivelata una mossa azzeccata, che ha permesso di eliminare il contante e di ridurre così le code infinite alle biglietterie e ai bar. E in più ha anche creato un ambiente più sicuro, riducendo al minimo il rischio di furti e frodi.

I lettori di carte myPOS non solo hanno migliorato l’esperienza generale del pubblico, ma ha fornito vantaggi significativi anche agli organizzatori. Ecco il loro commento sui nostri prodotti:

“Il pubblico è contento di poter usare la carta ai concerti e ai festival, che trovano più comoda rispetto al contante. Siamo stati molto contenti di aver scelto myPOS come partner dell’evento, e riteniamo che sia davvero unico.”

Per i grandi eventi è fondamentale scegliere un sistema che sia rapido, sicuro e stabile, dato che le operazioni possono essere centinaia o addirittura migliaia. Tutti i dispositivi myPOS sono dotati di una SIM dati gratuita che garantisce una connessione internet ininterrotta durante le transazioni. In più offrono diverse funzionalità come quella per le mance e la modalità multi-operatore, che permette di monitorare le prestazioni di ogni singolo addetto dello staff.

“La nostra caratteristica preferita è l’arrivo immediato degli incassi. Sono subito disponibili, e noi possiamo spenderli istantaneamente.”

L’organizzazione di grandi eventi presenta numerose sfide e imprevisti, motivo per cui occorre pianificare tutto in anticipo. Adottare pratiche moderne e collaborazioni strategiche è fondamentale per ottenere successo. Il concerto di Sean Paul ha dimostrato che musica e tecnologia sono un mix perfetto, che lascia ricordi indelebili a tutto il pubblico.