Renginių planavimo optimizavimas: Seano Paulo koncertas bendradarbiaujant su „myPOS“

Šokių muzikos sensacija Seanas Paulas neseniai sužavėjo daugiau nei 15 000 gerbėjų minią teminiame kino parke „Cinecittà World“ Italijoje. Koncertą surengė renginių organizatoriai „Luxury Events“ ir „Undermoon“, kurie dalijasi patirtimi, kaip organizuoti išskirtinį renginį ir sumažinti išlaidas naudojant atsiskaitymo negrynaisiais pinigais galimybes.

Renginio planavimo iššūkiai

Vietos pasirinkimas ir logistika

Nuo tinkamos koncertų vietos pasirinkimo priklauso bendra renginio sėkmė. Kad ir žiūrovai, ir atlikėjai patirtų įsimintinų įspūdžių, reikia atidžiai įvertinti tokius veiksnius kaip akustika, vieta, prieinamumas ir apgyvendinimas. Organizatoriai turi užtikrinti, kad renginio vieta galėtų sutalpinti numatomą dalyvių skaičių, taip pat įgyvendinti minios kontrolės priemones, kad būtų laikomasi saugumo standartų. Logistikos planavimas taip pat labai svarbus, apimantis tokius aspektus kaip pakrovimo ir iškrovimo tvarkaraščiai bei automobilių stovėjimo aikštelės, kad būtų užtikrintas sklandus ir veiksmingas darbas, o trikdžių būtų kuo mažiau.

Seano Paulo koncertui pasirinkta erdvė – 30 hektarų ploto teminis kino parkas „Cinecittà World“ Romoje. Parkas ne tik suteikė pakankamai vietos gerbėjams, bet ir sukūrė nepamirštamą koncerto atmosferą. Priklausomai nuo pasirinkto bilieto, gerbėjai turėjo galimybę apžiūrėti kai kuriuos iš 40 įspūdingų atrakcionų, esančių septyniose parko zonose. Be to, jiems pavyko užsisakyti viešbutį netoliese, todėl kelionė buvo gerai organizuota ir patogi.

Laiko valdymas

Laiko valdymas planuojant renginius yra sudėtinga užduotis, ypač, kai reikia suderinti planus su atlikėjais. Betarpiškas bendravimas, organizuotumas ir dėmesys detalėms yra svarbiausi dalykai, kad viskas vyktų sklandžiai.

Kalbant apie Seano Paulo koncertą, „Luxury events“ ir „Undermoon“ skyrė didelė dėmesį lankstumui, kad būtų galima prisitaikyti prie nenumatytų aplinkybių ir užtikrinti sklandų atlikėjų pasikeitimą scenoje. Koncertas prasidėjo didžėjos Ludovicos Pagani pasirodymu, po kurio buvo trumpa pertrauka, jei atlikėjai vėluotų. Pagrindiniame renginyje pasirodė Seanas Paulas su muzikantais ir šokių grupe. Po to žiūrovus linksmino „Radio Mambo“ didžėjus, kad gerbėjai galėtų toliau linksmai praleisti naktį po koncerto. Šis kruopštus planavimas padėjo užtikrinti gerą renginio koordinavimą, todėl buvo galima atlikti pakeitimus ir nesutrikdyti bendros renginio eigos.

Biudžeto sudarymas ir finansų valdymas

Organizuojant didelius koncertus nemažas iššūkis yra finansinių išteklių ribotumas. Siekdami kompensuoti išlaidas, organizatoriai galėtų ieškoti įvairių pajamų šaltinių, pavyzdžiui, prekių reklamavimo, rėmėjų ar veiksmingo bendradarbiavimo.

Kitas būdas sumažinti išlaidas ir pagerinti bendrą patirtį – rinktis atsiskaitymą negrynaisiais pinigais. Šis būdas tapo patrauklia tendencija, teikiančia daug naudos, pavyzdžiui, greitesnius, patogesnius ir tvaresnius mokėjimus. Be to, bendradarbiaudami su novatorišku mokėjimo sprendimų teikėju galite gauti realaus laiko duomenų ir vertingų įžvalgų apie klientų pageidavimus, o tai leidžia nedelsiant optimizuoti darbuotojus ir atsargas atsižvelgiant į paklausą. Skaitmeniniai mokėjimai suteikia išsamią informaciją apie produktų pardavimus įvairiais lygmenimis, įskaitant barus, pardavimo vietą, darbuotojus, gėrimų ir maisto įvairovę, taip pat piko momentus.

Efektyvūs negrynųjų pinigų sandoriai su „myPOS“

Seano Paulo koncerto organizatoriai strategiškai pasitelkė „myPOS“ kaip mokėjimo paslaugų teikėją. Visuose 9 baruose visu pajėgumu veikė 17 mokėjimo kortelių skaitytuvų (10 „Carbon“ ir 7 „Go 2“). Mokėjimo kortelių skaitytuvai buvo naudojami bilietams parduoti ir atnaujinti, taip pat gėrimams ir maistui įsigyti. Tai buvo strateginis žingsnis, nes buvo galima atlikti operacijas be grynųjų pinigų ir sutrumpinti laiką, praleidžiamą ilgose eilėse bilietų pardavimo vietose ir baruose. Kita vertus, tai prisidėjo prie saugesnės aplinkos, nes vagysčių ir sukčiavimo rizika buvo labai sumažinta.

„myPOS“ kortelių skaitytuvaoi ne tik pagerino bendrą dalyvių patirtį, bet ir suteikė daug naudos organizatoriams. Štai ką jie pasakojo apie mūsų gaminių naudojimą:

„Žmonės vertina atsiskaitymus kortelėmis koncertuose ir festivaliuose, nes jiems tai paprasčiau ir patogiau. Džiaugiamės, kad pasirinkome „myPOS“ kaip renginio partnerį, ir manome, kad šis renginys yra išties unikalus.“

Didelio masto renginiuose labai svarbu pasirinkti greitą, saugią ir stabilią sistemą, nes operacijų skaičius gali svyruoti nuo šimtų iki tūkstančių. Visuose „myPOS“ įrenginiuose yra nemokama integruota SIM kortelė, kuri užtikrina nepertraukiamą interneto ryšį darbo metu. Be to, ji turi daugybę funkcijų, pavyzdžiui, arbatpinigių funkciją ir kelių operatorių režimą, leidžiantį stebėti atskirų darbuotojų darbo rezultatus.

„Mūsų mėgstamiausia funkcija – momentinis atsiskaitymas, nes nereikia laukti, kol gausime visas lėšas. Jos prieinamos einamuoju momentu, todėl galime jas iš karto išleisti.“

Organizuojant didelio masto renginius susiduriama su daugybe iššūkių ir nenumatytų situacijų, todėl svarbu iš anksto planuoti. Norint užtikrinti sėkmę, svarbiausia taikyti šiuolaikinę praktiką ir strateginį bendradarbiavimą. Seano Paulo koncerte buvo puikiai suderinta muzika ir technologijos – tai paliko neišdildomus prisiminimus visiems dalyviams.