BTW nummer: Alles wat je moet weten

Ieder bedrijf in Nederland dient een BTW nummer te hebben. Tegenwoordig heet het BTW nummer een BTW identificatienummer, of in het kort BTW-ID.

Als je net een bedrijf hebt opgezet of overweegt dit te doen, kom je al snel in aanraking met het begrip ‘BTW nummer’. Deze kleine reeks aan cijfers en letters kunnen soms voor grote verwarring zorgen. Laten we eens naar het BTW nummer kijken, zien wat het is, wie het nodig heeft, en hoe je eraan komt, zelfs zonder inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Wat Is een BTW nummer?

BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde – het is een omzetbelasting. Een BTW nummer, waar staat dat nu precies voor? Simpel gezegd, is het je toegangspas tot de wereld van belastingen op goederen en diensten. Zie het als je persoonlijke herkenningscode waarmee je de belastingdienst laat weten dat je zakelijk deelneemt aan het economisch verkeer.

Elke keer als je iets verkoopt of inkoopt, komt dit nummer van pas. Het is jouw manier om te zeggen: “Ja, ik doe mee en ik speel volgens de regels.” Het zorgt ervoor dat alles wat je doet, van het inkopen van materialen tot het verkopen van je producten of diensten, netjes wordt geregistreerd. Hierdoor kan de belastingdienst eenvoudig zien wat je omzet is en hoeveel BTW je maandelijks moet afdragen of terugkrijgt. Het is dus niet zomaar een nummer, maar een cruciaal onderdeel van je bedrijfsvoering en daarmee van je boekhouding.

BTW afdracht is een plicht van elk Nederlands bedrijf. De BTW aangiften kunnen maandelijks in het systeem van de Nederlandse Belastingdienst worden ingediend. Eenmaal geaccordeerd zal een belastingaanslag volgen.

Is een BTW ID nummer rechtsgeldig in Europa?

Het BTW ID nummer, of het BTW-identificatienummer en het BTW nummer zijn allemaal exact hetzelfde. Dit is de unieke code die jou als ondernemer identificeert voor transacties binnen de Europese Unie. Dit nummer is speciaal ontworpen om privacy te beschermen en fraude tegen te gaan.
Het bestaat uit de landcode van de lidstaat, gevolgd door een unieke reeks van maximaal 12 tekens. In tegenstelling tot het oudere BTW nummer, bevat het BTW ID nummer geen persoonlijke informatie zoals je burgerservicenummer (BSN). Dit maakt het veiliger voor internationaal gebruik, vooral bij handel tussen bedrijven binnen de EU.

Hoe kan je een BTW nummer herkennen?

In Nederland heeft elk BTW nummer dat uitgegeven wordt door de Nederlandse Belastingdienst een vaste template.

Twee letters – NL

Negen cijfers – 123456789

Een letter – meestal B

En twee cijfers – 01

Een correct BTW Nummer als voorbeeld – NL123456789B01 

Het BTW Nummer dient altijd op al je facturen vermeld worden.

Krijgt elke ondernemer een BTW nummer?

Nu vraag je je misschien af: “Krijgt iedereen die een bedrijf start automatisch een BTW nummer?” Het antwoord is ja, en nee. Het hangt er vanaf hoe het bedrijf is geregistreerd en wat voor soort onderneming het is. In principe krijgt iedere ondernemer die zich inschrijft bij de KvK en voldoet aan de criteria voor de belastingdienst, een BTW nummer toegewezen.

Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld stichtingen en verenigingen, die een vrijstelling van BTW hebben van de belastingdienst. Ook zijn er beroepsgroepen die vrijstelling hebben. Je kunt die hier checken.

Alle reguliere bedrijfsvormen zoals een BV, Eenmanszaak, VOF, en ZZP’ers zijn normaliter belastingplichtig.

Het BTW nummer is uniek voor jouw bedrijf en moet op al je facturen, je website, en andere officiële documenten staan. Het is een bewijs dat je erkend bent als ondernemer met BTW. Maar wat als je nou een klein zijproject hebt, of iets verkoopt zonder een officiële inschrijving? Betekent dit dat je buiten de boot valt? Niet per se, en daar komen we later op terug.

Een BTW identificatienummer (BTW-ID) aanvragen

Het aanvragen van je BTW-identificatienummer is een belangrijke stap voor elke ondernemer die handelt binnen de EU. In veel gevallen ontvang je dit nummer automatisch van de belastingdienst bij de registratie van je onderneming. Als je dit nummer nog niet hebt ontvangen, is het belangrijk om contact op te nemen met de belastingdienst om het aan te vragen.

Voor het aanvragen heb je meestal de volgende informatie nodig:

• Persoonlijke gegevens en contactinformatie
• Bedrijfsgegevens, inclusief de rechtsvorm
• Bewijs van zakelijke activiteiten binnen de EU

Het proces en de vereisten kunnen verschillen per land binnen de EU. Zorg ervoor dat je de specifieke vereisten voor jouw land controleert bij de belastingdienst of op hun website. Zodra je een BTW-identificatienummer hebt, ben je klaar om veilig en conform de regels te handelen binnen de Europese Unie.

Wanneer vraag je een tweede BTW nummer aan?

In sommige gevallen kan het nodig zijn om een tweede BTW-identificatienummer aan te vragen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je meerdere, juridisch gescheiden bedrijfsentiteiten onder je beheer hebt die elk als afzonderlijke ondernemers voor de BTW worden beschouwd.

Het proces voor het aanvragen van een tweede BTW nummer kan variëren. Over het algemeen geldt dat je voor elke afzonderlijke onderneming die belastingplichtig is, een apart BTW nummer moet aanvragen bij de belastingdienst. Dit doe je door het indienen van relevante bedrijfsdocumentatie die de afzonderlijke entiteit en haar zakelijke activiteiten bevestigt. Neem contact op met de belastingdienst of een belastingadviseur om de specifieke vereisten en het aanvraagproces volledig te begrijpen.

Waar moet je de BTW identificatienummer vermelden

Het correct vermelden van je BTW nummer is essentieel voor de identificatie van je bedrijf en voor het voldoen aan belastingvoorschriften. Je moet je BTW-ID vermelden op alle zakelijke documenten, waaronder facturen, offertes en je website. Dit nummer moet duidelijk zichtbaar zijn om aan te tonen dat je een geregistreerde ondernemer bent. Het correct gebruik van je BTW-ID helpt ook bij het vereenvoudigen van de belastingaangifte en het claimen van BTW teruggave op zakelijke aankopen.

Een BTW identificatienummer van een ander bedrijf opvragen

Het opvragen van het BTW Nummer van een ander bedrijf is een gangbare praktijk, vooral bij het doen van zaken op een B2B-niveau binnen de EU. Dit is belangrijk voor de verificatie van de belastingstatus van het bedrijf.  En ook voor het correct afhandelen van de BTW bij intracommunautaire transacties (transacties tussen EU lidstaten). Je kunt het BTW-identificatienummer van een ander bedrijf op verschillende manieren opvragen:

Direct bij het bedrijf: Het meest directe kanaal is om het bedrijf zelf te benaderen en vragen om hun BTW nummer. Dit kan via officiële communicatiekanalen, zoals hun website.

Online databases: Veel EU-landen hebben online databases waarin je de BTW nummer van geregistreerde ondernemers kunt opzoeken. De Europese Commissie biedt ook een dienst genaamd VIES (VAT Information Exchange System) waar je de geldigheid van BTW nummers van bedrijven binnen de EU kunt controleren.

Handelsregisters: In de meeste EU landen zijn BTW-identificatienummers ook te vinden in de handelsregisters of andere openbare bedrijfsregisters.

Het is belangrijk om te verifiëren dat het bedrijf waarmee je zaken doet een geldig BTW nummer heeft, vooral bij transacties die BTW teruggave of BTW aftrek kunnen omvatten. Dit zorgt voor compliance met de belastingregelgeving en helpt mogelijke juridische of financiële complicaties te voorkomen.

Blijft het BTW nummer actief bij KvK uitschrijving?

Wanneer je een onderneming uitschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK), wordt in de regel ook je BTW registratie door de belastingdienst beëindigd. Het is belangrijk om dit proces correct af te handelen om toekomstige fiscale verplichtingen of complicaties te vermijden. Neem contact op met de KvK en de Belastingdienst voor de juiste procedure.

Het BTW nummer speelt een essentiële rol in het landelijk, Europese, en internationaal handelen. Het BTW nummer zorgt voor transparantie en compliance met fiscale regelgeving. Het correct gebruiken, verifiëren en beheren van dit nummer onderstreept de integriteit van je bedrijfsvoering. Bij veranderingen in je bedrijfsstatus, zoals een uitschrijving bij de KvK, is het belangrijk om ook je BTW registratie correct af te handelen. Dit zorgt voor een soepele overgang en voorkomt eventuele fiscale complicaties.