Business case – wat is het en hoe doe je het?

Wil je starten met een nieuw project binnen je bedrijf dan is het vaak handig om eerst naar de financiële risico’s te kijken. In deze blog kijken we hoe je dit met behulp van een business case kan doen.

Wat is een business case?

Business case is een Engelse term die letterlijk kan worden vertaald als ‘zakelijke casus’. Het is een term die vaak wordt gebruikt voor een zakelijke onderbouwing of haalbaarheidsstudie voor een bepaald project binnen een bedrijf.

Een business case moet niet verward worden met een business model oftewel een ondernemingsplan. Dit is een veel breder plan wat meer is bedoeld voor bedrijven die starten of bedrijven die willen doorgroeien. Een business case beperkt zich veel meer tot de financiële onderbouwing van een onderdeel binnen een bestaand bedrijf. Het gaat dan bijvoorbeeld om het ontwikkelen van een nieuw product of investeringen in nieuwe machines als uitbreiding. Vaak is een businesscase schrijven onderdeel van projectmanagement. 

Waarom heb je een business case nodig?

Vaak zijn ondernemers bij het starten van hun onderneming of het vinden van investeerders uitgebreid bezig met een ondernemingsplan en financiële onderbouwing. Als de onderneming eenmaal gestart is wordt er vaak minder bewust gekeken naar bepaalde beleidskeuzes of wat hiervoor nodig is. Bijvoorbeeld extra personeel, extra apparatuur of en wat nu de verwachte extra winst of omzet is.

Een business case is daarom essentieel om te voorkomen dat je als bedrijf onnodige kosten maakt en investeert in nieuwe diensten of producten die niet rendabel zijn of waarvan je de investeringen moeilijk terugverdient. Een business case helpt je vooraf te beoordelen wat de beoogde opbrengsten zijn en ook wat de benodigde investeringen zijn in tijd en geld. Zo kun je net als bij het starten van je onderneming een weloverwogen besluit nemen voordat je een investering doet die mogelijk veel tijd en geld kost.

Een business case schrijven

Een business case schrijven is dus erg belangrijk maar hoe schrijf je een business case? Dit is iets wat veel ondernemers lastig vinden. Met onderstaande stappen heb jij deze zo gemaakt. Als voorbeeld nemen wij een MKB ondernemer met een bloemenwinkel. 

Stap 1: Het probleem omschrijven

Het is belangrijk om te beginnen met het probleem te omschrijven wat je wilt oplossen. In dit voorbeeld ziet de bloemist zijn bedrijfskosten de afgelopen maanden omhoog gaan en drukt het de nettowinst omlaag. Minder winst betekent vervolgens minder geld voor nieuwe investeringen.

Stap 2: De oplossingen omschrijven

De tweede stap is het omschrijven van alle mogelijke oplossingen voor het probleem. De bloemist kan zijn maandelijkse kosten drukken door een betaalterminal te gebruiken zonder maandelijkse kosten. Een andere oplossing is het aantal verkopen zien te verhogen door bijvoorbeeld meer marketingbudget vrij te maken.  

Stap 3: De voordelen van de oplossingen

De derde stap is het concreet omschrijven van de voordelen die deze oplossingen geven. Zorgt een hoger marketingbudget ook echt voor meer verkopen? Is het opzeggen van maandelijkse contracten en het afschalen van de niet essentiële kosten voldoende om de maandelijkse kosten te drukken? Het is belangrijk om het antwoord op deze vragen zo concreet mogelijk te onderbouwen met cijfers.

Stap 4: Risico’s

Naast de voordelen van de oplossing is het ook verstandig om mogelijke risico’s te omschrijven. Denk daarbij vooral aan de mogelijkheden om risico’s te beperken. Een goed voorbeeld zijn de betaaldiensten van myPOS. Hierbij heb je zonder contract en zonder maandelijkse kosten toegang tot verschillende betaalmethoden om betalingen te accepteren, met een betaalterminal maar ook zonder. 

Zo kun je bijvoorbeeld zonder enige maandelijkse kosten en contract een webshop openen en betalingen ontvangen, de bezorger op pad sturen met een mobiel betaalautomaat en een betaallink sturen zonder enige meerkosten. Je kunt in dit geval betalingsmogelijkheden bieden bij nieuwe diensten wat ook meer verkopen kan binnen brengen met een minimaal financieel risico. Het risico omtrent het marketingbudget kun je beperken door de mogelijkheid het budget gefaseerd te spenderen.

Stap 5: Projectomschrijving

Nu wat duidelijker is welk probleem moet worden opgelost, wat de mogelijke oplossingen zijn en wat hiervan de voordelen zijn, kan het project wat uitgebreider worden omschreven. Beschrijf vooral duidelijk wat de doelstelling is van het maken van de business case zodat mensen die betrokken zijn bij het project duidelijk weten welke richting deze op moet gaan. Beschrijf ook duidelijk welke voorwaarden noodzakelijk zijn voor een succesvol business case en wat het tijdsbestek is. Hoeveel tijd is er beschikbaar voor bepaalde stappen en wanneer moet het project zijn afgerond?

Zo is bij een groter marketingbudget een belangrijke randvoorwaarde dat het budget ook beschikbaar is tijdens bijvoorbeeld de drukke dagen van Valentijnsdag en moederdag. Daarnaast moet duidelijk worden omschreven waaraan dit marketingbudget moet worden besteed en hoe dit tot meer verkopen gaat leiden. Pas als dit duidelijk is kan de marketingafdeling de campagne uitwerken.

Stap 6: Budget

Een belangrijk onderdeel van een business case is de onderbouwing van het budget. Hoeveel gaat het bedrijf dit precies kosten en waar wordt het geld aan besteed? Hierbij is het ook belangrijk om te omschrijven waar het budget precies vandaan gaat komen.

Zeker bij bestaande bedrijven kan er vaak wat budget vrijgemaakt worden of geschoven worden met budgetten van een andere afdelingen. Neem in die gevallen ook het risico en de mogelijke gevolgen mee als een andere afdeling minder budget heeft. Als een externe financiering noodzakelijk is, omschrijf dan de eventuele problemen en kosten die daarbij komen kijken.

Stap 7: Samenvatting en presentatie

De laatste stap is het maken van een heldere samenvatting of het formuleren van een conclusie. Dit geeft betrokken partijen snel een goed beeld geven van de gemaakte business case. Deze samenvatting kun je vervolgens ook gebruiken om een presentatie te maken als je de business case moet voorleggen aan het raad van bestuur, een collega of investeerders.

Voorbeeld business case

Dit stappenplan geeft ondernemers hopelijk inzicht in wat een business case is met de handvatten hoe je een goede business case schrijft. Wil je er nog dieper induiken of weten welke vragen een business case moet beantwoorden, bekijk dan de business case template voor hulp hierbij.

Wat is een business case samengevat?

Een business case is een haalbaarheidsstudie die nuttige inzichten geeft in de risico’s en kosten van projecten binnen een bedrijf. Een business case is een eenvoudige manier om in kaart te brengen wat je precies wilt gaan doen, wat het gaat kosten, wat de voordelen zijn en wat de risico’s zijn. 

Het is een belangrijk onderdeel van projectmanagement om te zorgen dat projecten niet meer tijd en geld kost dan afgesproken gezien dit een vaak voorkomende risico is. Wil je weten hoe je een goede ondernemer kunt worden, lees er dan alles over in het artikel Ondernemer: hoe word je er een