Hoe kun je event bezoekers een betere betaalervaring bieden? Part 1/2

Na een aantal verwoestende corona jaren waarbij de evenementensector moest innoveren door evenementen online te organiseren, kunnen de fysieke evenementen in 2023 weer zonder enige restricties plaatsvinden. 2022 liet al een kleine opleving van de evenementenindustrie zien: meer evenementen vonden plaats en de bezoekersaantallen stegen weer. En deze trend lijkt zich ook in 2023 door te zetten.

Toch hebben evenementenorganisatoren het ook nu nog zwaar te verduren. Een groot tekort aan personeel, meer vraag naar technologische innovaties waarbij vaak een app komt kijken, hogere kosten van grondstoffen, inflatie waardoor inkopen veel duurder is en bezoekers minder te besteden hebben en de ontwikkelingen in duurzaamheid stellen evenementenorganisaties voor grote uitdagingen.

De manier waarop het publiek evenementen ervaart is daarnaast ook veranderd. Waar een muziekfestival, food festival, en braderieën niet veel moeite zullen hebben om live publiek aan te trekken, is dit anders voor bijvoorbeeld congressen, lezingen, en netwerkevents. Mensen hebben geproefd van het gemak van thuis inloggen voor een evenement en hoewel een groot deel graag weer offline gaat, zijn er net zoveel mensen die liever online blijven. Dit heeft het concept van het hybride evenement in het leven geroepen.

De evenementenindustrie is dus blijvend veranderd. Mensen zijn selectiever met het uitkiezen van de evenementen waar ze heen willen gaan. En als je als evenementenorganisator publiek wil blijven aantrekken, dan moet je de ervaring van het publiek zo goed en frictieloos mogelijk maken.

Een vaak onderschat onderdeel daarvan is het accepteren van betalingen tijdens evenementen. In deze blog leggen we uit wat de rol van betalen is in het creëren van een onvergetelijke ervaring voor bezoekers en geven we tips om deze ervaring te verbeteren.

Geef bezoekers wat ze willen, ook op betaalgebied

Om te kunnen bepalen hoe de ervaring van evenementenbezoekers op betaalgebied beter kan worden, moeten we eerst hun betaalgedrag begrijpen. Op betaalgebied zien we drie belangrijke bewegingen. Deze zijn: jongeren betalen steeds minder vaak met contant geld, consumenten betalen het liefst contactloos en het betalen met smartphone of smartwatch is heel erg in opkomst.

Jongeren betalen steeds minder vaak met contant geld

In december 2020 deden de Nederlandsche Bank en de Betaalvereniging een onderzoek naar het betalen met contant geld in Nederland. Uit dat onderzoek bleek dat Nederlandse consumenten vlak na de corona-uitbraak in april 2019 nog maar 15% van alle aankopen cash betaalden. In oktober 2020 was dit percentage 20% en ook in 2023 ligt het percentage contante betalingen nog rond de 21%. Het NPO programma Stand van Nederland: Generatie Next laat ook zien dat jongeren bijna nooit meer cash op zak hebben.

Nu werken evenementenorganisatoren al jaren niet meer met contant geld maar wel met iets wat daarop lijkt. Namelijk consumptiemunten of tokens. Maar willen evenementbezoekers nog wel betalen met consumptiemunten? Als we kijken naar de impact die consumptiemunten hebben op de ervaring van bezoekers dan is het belangrijk om hier goed over na te denken.

Als bezoekers binnenkomen, gaan ze het liefst meteen een drankje halen om vervolgens direct door te lopen naar het onderdeel of podium van het evenement waar ze voor zijn gekomen. Bij het gebruik van consumptiemunten zullen bezoekers eerst langs het verkooppunt van consumptiemunten moeten lopen en hopen dat ze niet te veel muntjes hebben gehaald. Overgebleven muntjes kunnen namelijk niet altijd worden ingewisseld voor geld. Dit zou een punt van frictie en ontevredenheid kunnen vormen. Je kan hier twee dingen mee doen: de ervaring verbeteren door ervoor te zorgen dat er minder frictie is bij het kopen van de munten of dit onderdeel elimineren.

Consumenten betalen liever contactloos dan met pin

Als er tegenwoordig elektronisch wordt betaald dan wordt dit in maar 11% van de gevallen gedaan door de kaart in het pinapparaat te steken. Het pinnen van vandaag de dag is dus grotendeels contactloos. Als evenementenorganisator moet je dus een betaaloplossing hebben die dit ondersteunt. Ook wanneer je besluit te blijven werken met consumptiemunten.

De groei in contactloos betalen komt mede doordat banken de limieten om zonder pincode te betalen hebben verhoogd naar €50. Deze limiet is hoog genoeg voor bezoekers om snel en makkelijk te betalen bij de bar, verschillende eettenten, bij de ingang, bij de lockers, bij het verkooppunt voor consumptiemunten en meer. Contactloos betalen is makkelijk en super snel, geen wonder dat bijna iedereen het doet.

Er wordt steeds vaker contactloos betaald met de telefoon of smartwatch

Een steeds populairdere manier van contactloos betalen is betalen met de smartphone of smartwatch. In 2022 werden 29,5% van de elektronische betalingen zonder kaart verricht. In 2021 was dit nog maar 20%.

Deze vorm van betalen is met name in trek bij jongeren en wordt veel gebruikt  op evenementen omdat bezoekers niet te veel spullen willen meeslepen de hele dag. Voor de klanttevredenheid is het belangrijk dat je als evenementenorganisator goed bedenkt hoe je bezoekers hierin kunt voorzien. Om deze manier van betalen mogelijk te maken, is het van cruciaal belang dat je betaaloplossing een NFC chip heeft. Smartphones en smartwatches kunnen namelijk alleen via die chip communiceren met een apparaat.

Moeten evenementorganisatoren doorgaan met het gebruik van de consumptiemunt?

Ondanks de ontwikkelingen op betaalgebied waarbij we zien dat consumenten het liefst contactloos betalen, zijn er nog altijd evenementorganisatoren die liever met consumptiemunten werken. Een vaak genoemde reden is het gemak voor het personeel, ze hoeven tenslotte minder te rekenen, en ook de besparing in transactiekosten. Door klanten aan de bar of bij eetgelegenheden met munten te laten betalen, bespaar je transactiekosten. Bezoekers kunnen voor consumptiemunten bijvoorbeeld in één keer €50 betalen in plaats van dat ze gedurende de dag tien keer €5 pinnen.

Ondanks de vele voordelen die een consumptiemunt of muntenkassa met zich meebrengen zijn de hoge investeringskosten een punt om goed te onderzoeken. Als organisator kun je deze huren, wat beduidend goedkoper is dan kopen, maar ook dan stijgen de kosten snel. Niet te denken aan de hoge transactiekosten die verhuurders rekenen en het feit dat je dagen moet wachten op de geaccepteerde betalingen, oftewel je hard verdiende geld.

Wanneer je ervoor kiest om klanten te laten betalen met consumptiemunten is het belangrijk dat je een betaaloplossing hebt die contactloos betalen met een kaart, smartphone, of smartwatch ondersteunt. Deze betalingen werken namelijk het snelst bij de uitgiftepunten van munten. Hoe efficiënter je dit weet aan te pakken, hoe korter bezoekers in de rij staan en des te minder ontevredenheid ze ervaren.

Een technologie die we steeds vaker zien bij evenementen is de inzet van muntautomaten  zonder tussenkomst van personeel. Dit geeft bezoekers de mogelijkheid om via selfservice muntjes of tokens te kopen. Dit lost het probleem van personeelstekorten op. De automaten werken zelfstandig en accepteren vaak alle betaalmethoden.

Nog een puntje van aandacht wanneer we het hebben over de ervaring van bezoekers is de terugname van consumptiemunten. Een vaak genoemd voordeel van consumptiemunten is dat een deel van de munten wel wordt gekocht maar niet wordt uitgegeven. Dat is pure winst, is de gedachte vanuit het oogpunt van een evenementenorganisator. Maar wat is het vanuit het oogpunt van je bezoekers? Als je dit punt van ontevredenheid wilt voorkomen, zal je de terugname van consumptiemunten moeten toestaan. Daarvoor heb je wel een betaaloplossing nodig die kan retourpinnen en daar is weer personeel voor nodig.

In alle gevallen heb je dus een betaaloplossing nodig die je bezoekers de mogelijkheid geeft om contactloos te betalen maar ook je winst zo hoog mogelijk houdt door lage pinkosten. Dit wordt bepaald door de  Payment Service Provider (PSP) die jij kiest of die is aangesteld door een verhuurder. Maar waar moet je dan op letten?

Een PSP kiezen

Een PSP is een betaaldienstverlener die het mogelijk maakt om verschillende online en elektronische betaalmethoden te accepteren. Daarbij zorgen ze voor een veilige verwerking van je transacties. Bij het kiezen van een PSP zijn er een aantal belangrijke punten waar je aan moet denken. We zetten ze hier voor je op een rijtje.

Wat zijn de pinkosten?

Dat wil je natuurlijk als eerste weten. Elke PSP heeft een ander prijsmodel. Als je ervoor kiest om met een vaste of mobiele pinautomaat te werken, dan moet je deze afnemen van de PSP die je kiest. De aanschafprijzen kunnen sterk variëren. Van €50 tot €800. Daarnaast rekenen sommige betaaldienstverleners ook maandelijkse kosten. Dit is iets waar je goed op moet letten. Een contract aangaan waar je maandelijks voor moet betalen is zonde als je de betaaloplossing niet het hele jaar door gebruikt. Voor de evenementenindustrie is een partij die geen kosten in rekening brengt voor contracten, instelkosten en maandelijkse kosten daarom het meest aantrekkelijk. Waar je daarnaast ook op moet letten zijn de transactiekosten. Deze variëren ook per pindienstverlener en zijn vaak afhankelijk van het aantal transacties dat je doet en het gemiddelde transactiebedrag.

Hoe snel heb je toegang tot je ontvangsten?

Niet alle PSP’s zijn even snel met het verwerken van je betalingen. Bij de meeste ontvang  je het geld binnen enkele werkdagen. Bij myPOS krijg je een myPOS account waarop alle betalingen direct worden gestort. Dat geld kan je direct weer opnemen en gebruiken. Dat is heel waardevol gezien je  dit geld direct kunt gebruiken voor investeringen, inkopen en het voldoen van facturen. Erg handig voor zowel grote als kleinschalige evenementen.

Is een KYC-verificatieproces echt nodig?

Alle financiële instellingen zijn verplicht om van elke nieuwe klant te verifiëren of ze wel zijn wie ze zeggen te zijn. Dit wordt ook wel het Know Your Client (KYC) verificatieproces genoemd en het doel er van is het tegengaan van criminaliteit. Check hoe lang dit proces duurt. Laat je niet misleiden door PSP’s die zeggen dat je geen KYC hoeft te doorlopen. Zij stellen vaak een limiet in van €5.000 qua ontvangsten. Als je deze limiet hebt bereikt moet je alsnog worden geverifieerd. Ondertussen wordt je account geblokkeerd, heb je geen toegang tot je geld en kan je geen pinbetalingen meer uitvoeren. Niet echt handig als dit tijdens een evenement gebeurt.

Kies je ervoor om zelf een PSP in te schakelen en gebruik te maken van een pinautomaat, kijk dan goed naar de mogelijkheden. Heb je bijvoorbeeld een koppeling naar een kassasysteem nodig of voldoet een app hierin? Of heb je behoefte aan real-time inzicht in je ontvangsten, en ook niet onbelangrijk, wat zijn de pinkosten voor iedere soort betaalterminal?

In het tweede deel van deze gids over het verbeteren van de betaalervaring van evenementenbezoekers gaan we dieper in op de verschillende soorten betaal- en POS Software mogelijkheden.

• Lees ook deel 2 Wat is de perfecte betaaloplossing voor jouw evenement

Betalingen accepteren tijdens events met myPOS

Bij myPOS staat de betaalervaring van klanten hoog in het vaandel. Ook voor seizoensgebonden ondernemingen zoals evenementen en festivalorganisaties hebben wij een goede betaaloplossing beschikbaar. Je hoeft namelijk nooit een contract af te sluiten of maandelijkse kosten te betalen om gebruik te maken van onze diensten. Dit bespaart je al snel een hoop geld. Al onze apparaten en diensten accepteren contactloze betalingen en retourpinnen, precies wat evenementen bezoekers graag willen. Wil je hier meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een kostenberekening.