Wat betekent de verplichting om elektronisch betalen aan te bieden in België?

Sinds 1 juli 2022 zijn ondernemers in België verplicht om hun klanten de mogelijkheid te bieden om elektronisch te betalen. Dit geldt voor alle natuurlijke personen of rechtspersonen die duurzaam een economisch doel nastreven, met inbegrip van hun verenigingen (art. 1.8, 39° van het Belgische Wetboek van economisch recht). De verplichting is dus ook voor vrije beroepen, en alle personen en verenigingen die regelmatig te maken hebben met transacties. Overigens zijn elektronische betalingen een extra betaalmethode, ondernemers moeten daarnaast nog steeds contant geld aannemen.

De wet is in eerste instantie in het leven geroepen om belastingfraude tegen te gaan maar werd ook breed gedragen door Belgische consumenten. Maar liefst 68% van hen steunden het initiatief voordat deze inging. En ook na het ingaan van de wet, blijkt dat Belgen graag gebruik maken van elektronische betaalmogelijkheden. Dit is te zien aan de groei van contactloos betalen. In 2022 groeide het aantal contactloze betalingen met 15% ten opzichte van 2021. Belgen betaalden in 2022 maar liefst 2,3 miljard keer met Bancontact of Payconiq.

Het aanbieden van elektronische betalingen is naast een verplichting dus ook klantvriendelijk. Daarnaast zijn er ook voordelen voor ondernemers aan het accepteren van elektronische betalingen.

Voordelen voor ondernemers om betalingen te ontvangen via bancontact

Er zijn verschillende voordelen voor ondernemers om betalingen via onder anderen bancontact te ontvangen in plaats van contante betalingen. We bespreken de vier belangrijkste voordelen.

• Veiligheid

Elektronische betalingen zijn veiliger dan contante betalingen, omdat er minder risico is op diefstal of fraude. Dit kan leiden tot minder zorgen en meer gemoedsrust voor ondernemers.

• Gemak

Elektronische betalingen zijn sneller en gemakkelijker te verwerken dan contante betalingen. De ondernemer hoeft niet naar de bank te gaan om geld te storten en kan betalingen op elk moment van de dag ontvangen.

• Efficiëntie

Het accepteren van elektronische betalingen is efficiënter omdat ze automatisch verwerkt en geregistreerd worden door banken en overheidsinstanties. Dit kan tijd besparen en administratief werk verminderen in het maken van rapportages en je belastingaangifte.

• Groei

Elektronische betalingen maakt het mogelijk voor ondernemers om online verkopen aan te bieden en daarmee klanten over de hele wereld te bereiken. Dit kan de groei van het bedrijf stimuleren en nieuwe kansen bieden voor uitbreiding en succes.

Nu je weet wat de voordelen zijn van elektronisch betalen, is de vraag hoe je dit het beste kan opzetten voor jouw onderneming.

Elektronische betaalvormen in België

De nieuwe wet verplicht ondernemers tenminste één vorm van elektronisch betalen aan hun klanten te bieden. Welke betaalvormen zijn er? En welke betaalvorm is het beste voor jouw onderneming?

Vaste Betaalterminals

Een vaste betaalterminal is een apparaat dat op een vaste plek in een winkel of bedrijfsruimte geïnstalleerd staat, vaak op een balie of toonbank. Een vaste betaalterminal wordt altijd gevoed via een stroomkabel en verwerkt transacties via een vaste internetkabel. Een vaste betaalterminal wordt vaak gebruikt met een kassasysteem waarbij het betaalbedrag op de kassa ingevoerd wordt in plaats van op de betaalterminal.

Wanneer een klant een aankoop doet met een vast betaalterminal, kan er betaald worden per chip&pin, contactloos en magneetstrip. Afhankelijk van het type betaalterminal zijn er meer betaalmethoden mogelijk. De vaste betaalterminal communiceert vervolgens met de bank om de betaling te verwerken en te autoriseren. De aanschafsprijs van een vast betaalterminal begint rond de €400 en kan oplopen tot €1000 per stuk. Daarnaast sluit je vaak een contract en/of extra maandelijkse kosten af voor de service, het activeren en gebruiksklaar maken. 

Voordelen vaste betaalterminal:

• Vate internetlijn: je bent niet afhankelijk van wifi, een simkaart of mobiele data
• Altijd stroom: je hebt geen batterijen of een oplader nodig voor stroom
• Koppeling kassasysteem: veel vaste betaalterminals hebben een directe integratie mogelijkheid met een kassasysteem.

Nadelen vaste betaalterminal:

• Verbinding: de terminal moet altijd verbonden zijn met stroom via een netvoedingskabel en met een vaste internetaansluiting
• Kosten: een vaste betaalterminal is een grote investering, vooral als je er meerderen nodig hebt kan de prijs van €400 tot €1000 per stuk snel oplopen in kosten.
• Niet draagbaar: de terminal staat altijd op een vaste plek in een ruimte. Dit betekent dat de klant altijd naar de toonbank of balie moet lopen om af te rekenen

Geschikt voor:

Alle ondernemingen dat gebruikt maakt van een vast verkooppunt zoals supermarkten en kleding winkels en een directe koppeling nodig hebben met een specifiek kassasysteem

Mobiele Betaalterminals

Een mobiele betaalterminal is draagbaar en kan overal naar toe meegenomen worden in een binnen- en buiten locatie. Deze werkt op batterij met een gebruiksduur van 6-12uur en kan opgeladen worden via een dockingstation en/of een netvoedingskabel.

Een mobiele betaalterminal is vaak zelfstandig. Dit betekent dat er een data simkaart in het apparaat zit en daarmee internetverbinding maakt om transacties te verwerken. Je voert het betaalbedrag in op de betaalterminal en geeft deze vervolgens aan de klant voor betaling. Voor het gebruik van een betaalterminal met datasimkaart zijn er vaak extra maandelijkse kosten verbonden. Bij myPOS is deze geheel gratis en maken alle mobiele betaalterminals automatisch internetverbinding met het sterkste netwerk in de buurt.
Wanneer een mobiele betaalterminal geen simkaart heeft, is het hoogstwaarschijnlijk dat deze via bluetooth gekoppeld moet worden aan je mobiele telefoon of tablet voor internet. Via de app van de betaalprovider voer je het betaalbedrag in waarna de klant op de pinapparaat het bedrag ziet en kan betalen.

De werking van een mobiele betaalterminal is verder hetzelfde als een vaste betaalterminal, beiden accepteren ze betalingen contactloos met je betaalkaart, telefoon en smartwatch, via chip&pin, magneetstrip en vaak ook via een QR code. De mobiele betaalterminal communiceert vervolgens met de bank om de betaling te verwerken en te autoriseren. Het bedrag ontvang je bij myPOS direct binnen enkele seconden op je myPOS account. Bij veel andere betaalproviders kan dit enkele dagen duren. Een zelfstandige mobiele betaalterminal kun je kopen vanaf €79 per stuk.

Voordelen mobiele betaalterminal:

• Formaat: mobiele betaalterminals zijn meestal klein in formaat en ontworpen om draagbaar in de hand te liggen.
• Geen kabels: je hebt de vrijheid een mobiele betaalterminal overal mee te nemen en klanten aan tafel en op een buitenlocatie af te rekenen. Dit verhoogt het betaalgemak en wordt als klantvriendelijk ervaren door klanten.
• Betaalbaar: met een prijs vanaf €79 per stuk voor een zelfstandig werkende mobiele betaalterminal zijn de kosten beduidend lager dan een vaste betaalterminal.

Nadelen mobiele betaalterminal:

• Netwerk storing: wanneer er een landelijke netwerk storing is kan de mobiele betaalterminal geen betalingen accepteren mits deze ook wifi heeft en via een hotspot verbinding kan maken.
• Kassa integratie: via wat extra werk zal er zelf een integratie koppeling gemaakt moeten worden naar een kassasysteem mocht deze er niet zijn.
• Batterij: een mobiele betaalterminal werkt op batterijen en zal daarom altijd opgeladen moeten zijn voor gebruik

Geschikt voor:

De mobiele betaalterminal is geschikt voor alle ondernemers binnen iedere industrie en branche.  Dze is met name interessant voor ondernemers die vaak buiten en op locatie eleketronische betalingen accepteren zoals taxichauffeurs, festival en evenementen organisaties, een marktkoopman en koerier en bezorgdiensten.

SoftPOS

Een SoftPOS is een softwarematige Point-of-Sale-oplossing waarmee smartphones, tablets en andere mobiele apparaten kunnen worden gebruikt om elektronische betalingen te accepteren. De SoftPOS app maakt het mogelijk om te besparen op de kosten van een betalterminal door een eigen mobiel apparaat om te zetten naar een veilige betaalterminal.

De werking is vrij eenvoudig. Je download de SoftPOS app van jouw betaalprovider op een Android of iPhone apparaat, voert het aankoopbedrag in en de klant kan contactloos betalen. De klant betaalt door de betaalkaart, Google Pay, Apple Pay, smartwatch – aan de achterzijde van het mobiel apparaat te plaatsen. Het veilig invoeren van een pincode op het mobiel apparaat is ook mogelijk.

SoftPOS-apps maken gebruik van de NFC-technologie (Near Field Communication) om communicatie te faciliteren tussen de betaalkaart en de mobiele telefoon of tablet. Ze zijn ontworpen om te voldoen aan de veiligheidsnormen voor betalingsverwerking, zodat de betaalgegevens van de klant veilig worden opgeslagen en verwerkt.

Voordelen SoftPOS:

• Geen hardware: met deze oplossing heb je geen extra hardware nodig. Je kan je eigen Android of iPhone mobiel apparaat gebruiken
• Draagbaar: deze variant van elektronisch betalen is net als de mobiele betaalterminal draagbaar en heb je altijd makkelijk bij de hand.
• Gratis app: het gebruik van de SoftPOS app is gratis. Je betaalt enkel voor de transactiekosten

Nadelen SoftPOS:

• Transactiekosten: vaak liggen de transactiekosten voor een SoftPOS oplossing hoger dan bij een vaste of mobiele betaalterminal.
• Contactloos: klanten kunnen alleen contactloos betalen want er is bij deze oplossing geen betaalgleuf waar een pinpas in kan worden gestoken.
• Verouderd apparaat: De SoftPOS app wordt niet ondersteunt door oude toestellen. Dit heeft te maken met de veiligheidsnormen en NFC technologie.

Geschikt voor:

SoftPOS is geschikt voor ondernemers en bedrijven die een betaling als extra dienst willen aanbieden op hun eigen apparaat. Denk aan bedrijven in de logistiek, transport, koeriersdiensten  en software leveranciers. De SoftPOS app is ook een goede oplossing als reserve betaalmethode mocht een ondernemer zijn betaalterminal niet bij de hand hebben.

Online betaaloplossingen

Online betaaloplossingen zijn technologieën en platforms die het mogelijk maken om betalingen te accepteren en te verwerken zoals de bancontact betaalkaart, creditcardbetalingen, betaalpassen, digitale portemonnees, bankoverschrijvingen en andere elektronische betalingsmogelijkheden.

Online betaaloplossingen maken gebruik van beveiligde protocollen en encryptie om gevoelige informatie van klanten, zoals creditcardgegevens en persoonlijke informatie, te beschermen. Ze kunnen worden geïntegreerd in e-commerce platforms, online winkels, een app en websites. Verder vallen hier ook online betaalvarianten zoals de QR-code, betaalverzoeken en een betaallink onder. Deze worden aangeboden door o.a. banken en betaalproviders als extra servicedienst naast de verkoop van een betaalterminal.

Voordelen online betaaloplossing:

• Hardware: je hoeft geen hardware aan te schaffen voor deze betaalvorm
• Groter bereik: je kunt online verkopen via een webshop en andere online kanalen waardoro je  niet meer gebonden bent aan een verkoop locatie
• Financiële administratie: in je account kan je in real-time zien of er betaald is en de controle over je financiële administratie nauwkeurig bijhouden.

Nadelen online betaaloplossing:

• Wachttijd: je moet wachten tot de betaling is uitgevoerd.

Geschikt voor:

Deze betaalvorm is met name geschikt voor ondernemers actief op online verkoopkanalen. Daarnaast is het accepteren van online betalingen ook interessant voor ondernemers die mailings en facturen digitaal versturen door het toevoegen van een betaallink of QR-code.

Wil jij meer weten over de mogelijkheden specifiek voor jouw bedrijf?

myPOS is dé betaalprovider van mobiele betaalterminals, softPOS en online betaaloplossingen. Met de jarenlangen ervaring van myPOS hebben wij alle kennis in huis om ondernemers te informeren, begeleiden en adviseren over de mogelijkheden rondom betalingen voor iedere branche ondernemer.

Met de groei van contactloos betalen in België, groeit ook de vraag naar elektronische betaaloplossingen. Kom langs in onze winkel in Antwerpen of Zaventem om alle mogelijkheden te bespreken en de betaalterminals te bekijken en uitproberen. In de Zaventem winkel staan onze Frans en Vlaams sprekende betaalexperts klaar om je overal bij te helpen. Of bel ons voor al je vragen over elektronisch betalen in België. Wij staan je graag te woord.