Evenementplanning optimaliseren: Sean Paul’s concert met myPOS

Dancehall sensatie Sean Paul betoverde onlangs een menigte van meer dan 15.000 fans in Cinecittà World in Italië. Het concert werd georganiseerd door Luxury Events en Undermoon. Zij deelden hun ervaringen over hoe je een opmerkelijk evenement organiseert en de kosten verlaagt door middel van contactloze betaalmogelijkheden.

De uitdagingen van een evenement plannen

Locatiekeuze en logistiek

Het kiezen van de juiste concertlocatie is cruciaal voor het succes van een evenement. Factoren zoals akoestiek, locatie, toegankelijkheid en accommodatie moeten zorgvuldig worden geëvalueerd om een gedenkwaardige ervaring te garanderen, zowel voor het publiek als voor de artiesten. Organisatoren dienen ervoor te zorgen dat de locatie het verwachte aantal bezoekers kan ontvangen, terwijl ze ook maatregelen moeten nemen om de menigte onder controle te kunnen houden en het handhaven van de veiligheidsnormen. De logistieke planning is eveneens van groot belang, waarbij aspecten zoals in- en uitlaadschema’s en parkeergelegenheid worden overwogen om een soepele en efficiënte werkwijze te garanderen met minimale verstoringen.

De gekozen locatie voor het concert van Sean Paul was Cinecittà World in Rome, een pretpark dat gelegen is op de terreinen van de filmstudio’s van Cinecittà en dat zich uitstrekt over 30 hectare. Het park bood niet alleen voldoende ruimte voor de fans, maar creëerde ook een meeslepende ervaring voor het concert zelf. Afhankelijk van het type gekozen tickets kregen de fans de kans om enkele van de 40 spannende attracties te verkennen. Bovendien hadden ze de mogelijkheid om een hotelovernachting in de buurt te boeken, wat bijdroeg aan een goed georganiseerde en aangename ervaring.

Tijdmanagement

Het omgaan met tijdmanagement bij het plannen van evenementen is een ingewikkelde taak, vooral wanneer het aankomt op het coördineren met artiesten. Duidelijke communicatie, georganiseerd werken en aandacht voor details zijn van groot belang om een soepele ervaring te waarborgen.

Bij het Sean Paul-concert zorgden Luxury Events en Undermoon voor flexibiliteit in het schema, waardoor ze in staat waren om onvoorziene omstandigheden het hoofd te bieden en een vlekkeloze overgang tussen de verschillende acts te waarborgen. De avond begon met de dj-set van Ludovica Pagani, gevolgd door een korte pauze voor eventuele vertragingen. Vervolgens kwam Sean Paul het podium op, vergezeld door zijn band en dansgroep. Na het optreden van Sean Paul brachten de dj-set van Radio Mambo de sfeer in de tent, waardoor er een gezellige afterparty ontstond om de avond in stijl af te sluiten. Deze zorgvuldige planning droeg bij aan een goed gecoördineerd evenement, waarbij flexibiliteit mogelijk was zonder de algehele flow te verstoren.

Begroting en financieel management

Financiële beperkingen vormen een aanzienlijke uitdaging bij het organiseren van grootschalige concerten. Om de kosten te dekken, zouden organisatoren diverse inkomstenbronnen kunnen proberen, waaronder de verkoop van merchandise, het aantrekken van sponsors en het aangaan van samenwerkingen.

Een alternatieve aanpak om kosten te verminderen en tegelijkertijd de algehele ervaring te verbeteren, is de overstap naar contactloze betalingen. Deze aanpak heeft zich bewezen als een gunstige methode met talloze voordelen, zoals snellere, handigere en meer duurzame verwerking van betalingen. Bovendien kan een samenwerking met de innovatieve leverancier van betaaloplossingen met real-time data inzicht waardevolle inzichten in de voorkeuren van klanten opleveren. Hierdoor kan het personeel en de voorraad direct worden geoptimaliseerd op basis van populariteit. Digitale betalingen verschaffen een volledig inzicht op productverkoop van verschillende afdelingen, waaronder bars, locatie, personeel medewerker, drank- en voedselassortiment, en de piekmomenten.

Efficiënte contactloze transacties met myPOS

Voor het concert van Sean Paul kozen de organisatoren voor myPOS als betaalprovider. In totaal waren er 17 betaalautomaten in gebruik (10 Carbon en 7 Go 2), die op volle capaciteit draaiden in alle 9 bars. Deze betaalautomaten werden ingezet voor de verkoop van tickets en upgrades, evenals voor drankjes en eten. Deze strategische keuze voor myPOS faciliteerde contactloze transacties, waardoor de wachttijden bij de ticketpunten en bars werden verkort. Dit resulteerde niet alleen in een soepelere ervaring voor de bezoekers, maar creëerde ook een veiligere omgeving door het verminderen van het risico op diefstal en fraude.

De myPOS betaalautomaten verbeterden niet alleen de algehele ervaring voor de bezoekers, maar leverden ook aanzienlijke voordelen op voor de organisatoren. Dit is wat ze te zeggen hebben over het gebruik van onze producten:

“Mensen waarderen kaartbetalingen bij concerten en festivals omdat ze dit als gemakkelijker en handiger ervaren. We zijn verheugd dat we myPOS hebben gekozen als onze partner voor het evenement, en we zijn van mening dat het echt een unieke betaaloplossing is.”

Bij grootschalige evenementen is het van cruciaal belang om een betaalsysteem te kiezen dat snel, veilig en betrouwbaar is, gezien de variërende transactiebedragen van honderden tot duizenden euro’s. Alle myPOS apparaten hebben een gratis geïntegreerde data simkaart, wat zorgt voor een sterke internetverbinding bij gebruik. Bovendien bieden de apparaten een scala aan functies, waaronder de fooifunctie en gebruiksfunctie, waarmee de prestaties van individuele medewerkers kunnen worden gevolgd.

“Onze favoriete functie is de directe uitbetaling, hierdoor hoeven we niet dagen te wachten om al het geld in eigen bezit te hebben. Het is direct beschikbaar, waardoor we het meteen kunnen uitgeven.”

Het organiseren van grootschalige evenementen brengt talloze uitdagingen en onverwachte situaties met zich mee waardoor een vroegtijdige planning van belang is. Het omarmen van moderne werkwijzen en het aangaan van strategische samenwerkingen zijn essentieel voor succes. Het concert van Sean Paul was een perfecte samensmelting van muziek en technologie, wat een blijvende herinnering heeft achtergelaten voor alle aanwezigen.