myPOS blog Tips

Factuurnummer – wat is het en hoe werkt het?

Tips / 18.03.2022

Inhoudsopgave

Wat is een factuurnummer

Het lijkt misschien vanzelfsprekend dat een factuurnummer een nummer is om een factuur aan te duiden. Toch is het belangrijk om te weten dat je niet zomaar factuurnummer mag verzinnen van de belastingdienst. In deze blog lees je meer over de verplichtingen en administratieve mogelijkheden van factuurnummers.

Waarom een factuurnummer op je factuur

De belangrijkste reden om een factuurnummer te gebruiken is omdat dit verplicht is door de belastingdienst. De belastingdienst verwacht niet alleen dat je op elke factuur een factuurnummer vermeld, de factuurnummers moeten ook op een logisch manier opvolgend zijn. Factuurnummer 150 moet dus gevolgd worden door factuurnummer 151.

Naast de verplichting door de belastingdienst is het ook voor je eigen administratie handig om elke factuur een eigen factuurnummer mee te geven. Zo kun je facturen niet verwarren met elkaar en kun je betaling van de factuur onder vermelding van het factuurnummer ook snel en eenvoudig terugvinden op je zakelijke bankrekening.

Factuurnummer bepalen

Hoewel de belastingdienst verwacht dat je facturen opvolgend logisch nummert mag je bij de eerste factuur wel zelf het factuurnummer bepalen. Je hoeft dus niet perse te beginnen met factuurnummer 1 maar je kunt ook beginnen met factuurnummer voorbeeld 100, zolang de volgende factuurnummers dan maar 101, 102 enz. zijn.

Daarnaast is het toegestaan om extra informatie of een jaartal toe te voegen aan je factuurnummer, zolang een bepaald deel van het factuurnummer maar logisch opvolgend is. Je kunt bijvoorbeeld als factuurnummer voorbeeld hebben 2022-40102 en dan 2022-60103, waarbij 40 en 60 staan voor een bepaald klantnummer en 2022 voor het jaartal. Het factuurnummer is echter oplopend van 102 naar 103.

Vergissing of foutje

Het kan voorkomen dat je factuurnummering niet klopt. Bijvoorbeeld als je per ongeluk een factuurnummer dubbel gebruikt of een factuurnummer overslaat. Probeer dergelijke foutjes altijd te corrigeren door de klant te informeren en een aangepaste factuur te sturen. Lukt het niet om de fout te herstellen omdat je klant de factuur bijvoorbeeld al betaald heeft? Zorg dan altijd voor een toelichting richting de belastingdienst waarom je nummering niet klopt.

Het kan ook voorkomen dat de factuurnummering wel klopt maar dat je een factuur naar de klant stuurt met een verkeerd bedrag of dat de klant niet betaald. In zulke gevallen is het altijd aan te raden om met een nieuwe factuur de oude factuur te corrigeren en niet de oude factuur aan te passen. Dit voorkomt discussies en verwarring met de belastingdienst en je klanten. Indien je geld moet verrekenen met de klant of de klant niet betaald heeft kun je altijd een creditnota maken met een negatief bedrag met een nieuw factuurnummer.

Levering zonder factuur

Je bent niet verplicht om een formele factuur met factuurnummer en BTW percentage uit te reiken aan particulieren behalve in een paar bijzondere situaties. Wel is het algemeen gebruikelijk om de klant in ieder geval een bewijs van betaling of kwitantie te verstrekken in vorm van bijvoorbeeld een kassabon. Hierop hoeft dus echter geen factuurnummer te staan aangezien het geen factuur is. Meestal voldoet een kassabon aan de vereisten voor een vereenvoudigde factuur maar dit is niet verplicht bij particulieren.

Aan zakelijke klanten moet je wel altijd een volwaardige factuur verstrekken. In sommige gevallen mag je ook je zakelijke klanten wel een vereenvoudigde zakelijke factuur verstrekken. Dit mag als het factuurbedrag maximaal 100 euro is inclusief BTW of als de factuur een wijziging is van de oorspronkelijke factuur. Hieronder zie je het verschil in verplichte gegevens tussen een gewone en een vereenvoudigde factuur.

Verplichte gegevens factuur

Op een gewone factuur moet je de volgende gegevens vermelden;

De naam en adresgegevens van jouw bedrijf
Jouw BTW nummer
De naam en adresgegevens van de klant
Het factuurnummer, de factuurdatum en de leveringsdatum
Een aantal en omschrijving van de geleverde goederen of diensten
De prijs van de geleverde goederen en diensten exclusief BTW per stuk of per eenheid
De prijs van de geleverde goederen en diensten exclusief BTW in totaal
Eventuele kortingen
Het toegepaste BTW tarief
De uiterste datum voor betaling
Het BTW bedrag
(Niet verplicht maar wel handig om te vermelden is de totaalprijs inclusief BTW)

Op een vereenvoudigde factuur moet je de volgende gegevens vermelden;

De datum van de factuur
De naam en adresgegevens van jouw bedrijf
Een aantal en omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Het BTW bedrag
Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (indien van toepassing)

myPOS invoices

Zoals je ziet zijn er een hoop dingen die je verplicht op de factuur moet zetten en is het belangrijk om te zorgen dat je factuurnummering klopt. Als je nu geen zin hebt om deze informatie elke keer handmatig in te voeren of te controleren is het handig om je facturen te versturen via een platform.

Een goed voorbeeld hiervan is myPOS. Met een gratis myPOS account kun je eenvoudig facturen aanmaken en versturen. Bovendien hebben alle facturen die je verstuurd via myPOS een ingebouwde betaallink zodat jouw klanten snel en laagdrempelig kunnen betalen via iDeal of met een creditcard. Met myPOS maak je dus sneller facturen die je klanten sneller kunnen betalen!

Bovendien kun je met het myPOS platform niet enkel facturen sturen. Je kunt ook myPOS pinautomaten koppelen aan je gratis myPOS account of klanten laten afrekenen via de myPOS webshopkassa of betaalknop op je website. Daarbij zit je niet vast aan hoge maandelijkse kosten, bij myPOS betaal je voor gebruik. Voor de belangrijkste diensten zoals transacties via iDeal of pinpas betaal je daarbij een vast, laag bedrag per succesvolle transactie.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag dan een gratis myPOS account aan en start binnen enkele dagen met het versturen van facturen en het accepteren van betalingen.