Zo werkt een kasboek

Een kasboek wordt steeds minder gebruikt maar is een goede manier om contante betalingen bij te houden. Lees meer over een kasboek bijhouden in deze blog.

Wat is een kasboek?

Een kasboek is eigenlijk een heel eenvoudig concept. Het is een boek waarin je contante inkomsten  en uitgaven van je onderneming bijhoudt. Een kasboek kun je bijhouden op papier maar tegenwoordig gebeurd dit ook steeds meer digitaal. Soms via aparte boekhoudsoftware en soms via het al bestaande kassasysteem wat reeds pinbetalingen registreert.

Het is belangrijk om een kasboek zorgvuldig bij te houden omdat het belangrijk is dat je contante inkomsten en uitgaven kunt verantwoorden bij de belastingdienst. Daarom verdient een digitaal kasboek de voorkeur of beter nog registratie van contante betalingen op je pinautomaat. Dit is minder foutgevoelig en het is eenvoudiger om de klant een bon of kwitantie te geven.

Zo werkt een kasboek

Of je een kasboek nu digitaal of op papier bijhoudt, de werking is erg eenvoudig. Je schrijft van elke transactie simpelweg een aantal gegevens op. Zo weet je precies wanneer de transactie was, voor wat de transactie was en voor welk bedrag.

Het is handig om de volgende gegevens voor elke transactie bij te houden; Een volgnummer, een omschrijving, een datum, het bedrag inclusief BTW, het BTW bedrag, het bedrag excl. BTW en het BTW percentage. Je kunt het kasboek bijhouden voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld elke maand, elk kwartaal of elk jaar. Het is handig om aan het einde van de periode de totaal ontvangen bedragen en BTW op te tellen. Het is daarbij ook handig om uitgaven en inkomsten gescheiden bij te houden in aparte kolommen of op aparte pagina’s.

Wie heeft een kasboek nodig?

Een kasboek is vooral nodig voor winkeliers omdat die vaak contante betalingen accepteren. Met de coronacrisis is het aantal contante betalingen wel afgenomen maar zeker in winkels komen nog regelmatig consumenten die contant willen betalen. 

Als je heel weinig contante betalingen ontvangt kun je ook overwegen om een factuur te maken voor een contante betaling. Je hoeft dan geen apart kasboek bij te houden maar je het toch een bewijs in je boekhouding van de contante transactie.

Papier of digitaal

De vraag is dan, wil een digitaal of papieren kasboek. Zoals eerder beschreven is een papieren kasboek foutgevoeliger en vaak ook omslachtiger, vooral als je ook een papieren kwitantie moet uitschrijven of de transactie ook nog moet invoeren op een apart kassasysteem voor een bon. Tegelijkertijd is een papieren kasboek wel lekker eenvoudig en voor een paar euro koop je een voorgedrukt exemplaar.

Een andere mogelijkheid is een digitaal kasboek via aparte software, bijvoorbeeld online boekhoudsoftware. Wij zijn hier persoonlijk geen voorstander van omdat je dan voor contante betalingen alsnog een apart systeem hebt en vaak is het onhandig of omslachtiger om elke keer in te loggen op je digitale kasboek omgeving dan het op papier op te schrijven.

De beste oplossing voor een kasboek is dan ook de integratie met het bestaande kassasysteem wat je gebruikt voor pintransacties. Zo kun je bijvoorbeeld een contante betaling invoeren in de pinautomaat waardoor die contante betaling gewoon tussen de andere pintransacties verschijnt. Lekker makkelijk en overzichtelijk

myPOS

myPOS is een uitstekende keuze voor een digitale kasboek op deze gebruiksvriendelijkere manier. Met de pinautomaten van myPOS kun je probleemloos zonder problemen contante betaling invoeren. Die betalingen verschijnen dan netjes tussen andere betalingen in je myPOS account en je kunt de klant zelfs een (digitale) bon sturen van de contante transactie.

Fijn is daarbij dat je met myPOS niet enkel pinbetalingen of contante betalingen kunt accepteren. Met myPOS Checkout kun je ook betalingen accepteren in je webshop en met myPOS betaallinkjes kunnen klanten ook eenvoudig via iDeal of creditcard betalen naast contant of met de pinpas. 

Daarmee is myPOS een uitstekende keuze voor de moderne ondernemer die een combinatie van online en offline betalingen wil accepteren maar ook de paar klanten die nog contant betalen zonder gedoe wil accepteer. Daarbij kent myPOS bovendien geen abonnementskosten of servicekosten en heb je al een pinautomaat vanaf 60 euro. Daarmee accepteer je voor een paar tientjes meer dan een papieren kasboek probleemloos contante en pinbetalingen zonder de verplichte abonnementskosten van veel boekhoudsoftware.

Kasboek samengevat

Een papieren kasboek was vroeger een goede oplossing voor het bijhouden van contante betalingen. Tegenwoordig is het echter steeds minder nodig door technologische ontwikkeling en ook steeds minder handig. Natuurlijk kun je nog steeds een papieren kasboek weg bijhouden maar er zijn makkelijkere oplossingen, zeker als je klanten ook op andere manieren willen betalen via bijvoorbeeld iDeal of creditcard.

Een myPOS betaalautomaat is daarbij een goede oplossing voor een gecombineerde een goede gecombineerde oplossing voor pinbetalingen en contante betalingen. Je ziet namelijk niet vast aan dure boekhoudsoftware of ingewikkelde kassasystemen. Je kunt gewoon met de pinautomaat betalingen accepteren van klanten of die nu contant betalen of per pin.

Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden? Maak dan een gratis myPOS account aan en start binnen enkele dagen met het accepteren van betalingen, contant, per pin of online.