Pakbon – waarom en hoe?

Wat is de meerwaarde van een pakbon voor ondernemers? Je leest het in deze blog

Wat is een pakbon?

Een pakbon is een document wat vaak wordt meegestuurd wanneer iets geleverd word door een bezorger. Een pakbon wordt ook wel een leveringsbon genoemd en zorgt ervoor dat de klant precies weet wat voor producten er zijn geleverd en voor welke bestelling.

Dit is met name handig als de klant een grote order of meerdere orders van dezelfde producten hebt besteld of als het gaat om een deellevering waarbij slechts een gedeelte van de bestelling wordt geleverd. 

Waarom een pakbon gebruiken?

Een pakbon is niet verplicht maar kan handig zijn om misverstanden te voorkomen. Zo weet een klant wat voor product of bestelling hij heeft ontvangen. Dit kan niet alleen misverstanden met de klant voorkomen maar het kan ook duidelijkheid geven bij problemen met transport. Bijvoorbeeld als een gedeelte van de bestelling is kwijtgeraakt tijdens transport.

Ook kan een pakbon handig zijn als extra controle voor magazijnmedewerkers om te controleren of een bestelling compleet is en kan een pakbon eventueel ook als retourbon worden gebruikt als de klant een bestelling gedeeltelijk of geheel terugstuurt. Kortom, een pakbon kan in verschillende situaties een handig hulpmiddel zijn waarbij je liever niet de originele factuur gebruikt waar mogelijk gevoelige gegevens van de klant op staan of de prijzen van de producten.

Welke informatie staat er op een pakbon?

Je kunt naar eigen inzicht een pakbon samenstellen omdat hier geen verplichte gegevens voor zijn zoals bij een factuur. Toch ligt het voor de hand om in ieder geval de volgende gegevens op de pakbon te zetten;

• De bedrijfsgegevens van je bedrijf
• De verzenddatum
• Het ordernummer
• Welke producten zijn geleverd en de aantallen van de geleverde producten

Pakbon en verzendlabel combineren

Naast bovenstaande informatie kun je ook andere informatie op de pakbon zetten. Als je bijvoorbeeld het klantadres en een barcode van de bezorger op de pakbon zet en een transparante paklijstenvelop kun je de pakbon ook gebruiken als verzendlabel. Dit vereenvoudigd het logistieke proces.

Daarnaast kun je aanvullende informatie toevoegen zoals een omschrijving van de goederen, eventuele informatie over een nalevering of informatie over de prijzen en de betaalvoorwaarden van de geleverde bestelling. Ook kun je ervoor kiezen om bij dure leveringen de klant (digitaal) de pakbon te laten onderteken en een kopie te maken met een doorslagvel of een digitaal exemplaar naar de klant te mailen als de klant de bon digitaal ondertekent.

Hoe moet je een pakbon maken?

Een pakbon maken kun je zelf doen in Excel. Als je veel pakbonnen verstuurd is het echter makkelijk om dit proces te automatiseren. Professionele webshoppakketten en boekhoudsoftware hebben vaak ondersteuning voor het maken van paklijsten naast het aanmaken van facturen.

Verschil tussen een pakbon en een picklijst

Een pakbon moet niet verward worden met een orderpicklijst, ook wel picklijst genoemd of een vrachtbrief. Een picklijst is bedoeld als intern document voor magazijnmedewerkers om hun werk te doen. Daarbij hun orders op verschillende manieren worden verzameld. Zo kan een medewerker orders van een pakbon verzamelen maar ook van meerdere tegelijk. 

Ook kunnen orders worden verzameld per order maar ook per product of productcategorie als er sprake is van een groot magazijn. Daarbij kan het order verzamelen dan ook verdeeld zijn over meerdere medewerkers die tegelijkertijd bepaalde producten van een pakbon verzamelen.

Verschil tussen een vrachtbrief en een pakbon

Een vrachtbrief is uitgebreider dan een pakbon en bedoeld voor de chauffeur. Meestal bevat een vrachtbrief meerdere orders die worden verzameld op de vrachtbrief. De vrachtbrief is dan een omschrijving van alle goederen die worden vervoerd worden in het voertuig.

In veel gevallen is een vrachtbrief verplicht volgens de wet wegvervoer goederen. Het is net als de orderpicklijst een intern document wat meestal niet is bedoeld voor consumenten. Bij grotere leveringen kan het soms wel voorkomen dat een vrachtbrief moet worden ondertekend door de ontvangen, meestal is dit een bedrijf.

Pakbon samengevat

Samengevat is de pakbon een hulpmiddel voor bedrijven die producten leveren aan consumenten en bedrijven. Een duidelijke pakbon voorkomt misverstanden en kan eenvoudig worden gecombineerd met een verzendlabel zodat het weinig extra tijd en moeite kost tijdens het logistieke proces.

Een pakbon is echter niet verplicht en dient ook niet verward te worden met een vrachtbrief of een picklijst, dit zijn documenten die vaak niet van toepassingen zijn bij kleinere webshops die hun producten leveren met pakketbezorgers zoals PostNL of DHL. Lees deze blog als je meer wilt weten over ondernemerschap.