Wat is de perfecte betaaloplossing voor jouw evenement? Part 2/2

In deel één van deze gids voor evenementenorganisaties hebben we gekeken naar het betaalgedrag van evenementenbezoekers. Zo zagen we dat jongeren niet met contant geld maar liever contactloos betalen en dat er steeds vaker wordt betaald met een telefoon of smartwatch. Het is daarom belangrijk dat je het mogelijk maakt voor bezoekers om op de door hen gewenste manier te kunnen betalen. Daarvoor moet je betaalautomaat of muntautomaat voor uitgave van consumptiemunten contactloos betalen accepteren door middel van een ingebouwde NFC-chip.

Daarnaast bespraken we waar je op moet letten bij het kiezen van een Payment Service Provider (PSP). Dit zijn de pinkosten, verwerkingstijd tot uitbetaling van je transacties en de KYC-verificatieperiode. Heb je deel 1 gemist, is het goed om eerst de blog Hoe kun je event bezoekers een betere betaalervaring bieden te lezen. In deel twee van deze guide bespreken we de soorten betaalautomaten en POS Software mogelijkheden geschikt voor evenementen. Welke betaaloplossing is het beste voor jouw evenement? En kan je beter een betaalautomaat kopen of huren?

Praktische tips om de betaalervaring te verbeteren

Om je te helpen een betaaloplossing te kiezen, kijken we eerst hoe je de betaalervaring van je evenementbezoekers kan optimaliseren.

1. Biedt alle vormen van contactloze betalingen aan. Denk aan het accepteren van alle pinpassen en creditcardbetalingen, Google Pay en Apple Pay. Voor jongeren zijn vooral betalingen via de ingebouwde NFC-chip van een mobiele telefoon of smartwatch heel belangrijk.
2. Zorg ervoor dat het betaalsysteem snel en betrouwbaar is, zodat bezoekers niet lang in de rij hoeven te staan. Gebruik geavanceerde technologieën en investeer in de functionaliteieten van een betrouwbare POS kassasysteem.
3. Minimaliseer wachttijden door te zorgen voor voldoende consumptiemunten automaten op strategische locaties tijdens het evenement, zoals bij bars, eettentjes en merchandise kramen.
4. Maak retourpinnen van consumptiemunten mogelijk. Gebruik een waarborgsysteem om overgebleven consumptiemunten en de borg van kluisjes terug te betalen aan bezoekers. Bezoekers ervaren de mogelijkheid tot retourpinnen als zeer positief.

De bovenstaande praktische tips zorgen voor een vlotte en efficiënte betaalervaring voor bezoekers tijdens evenementen, wat bijdraagt aan een positieve algehele evenement ervaring en klanttevredenheid.

Betaalautomaat of Consumptiemunten automaat? Kopen of Huren?

Omdat de evenementensector seizoensgebonden is en organisatoren vaak alleen tijdens hun events een betaalautomaat of consumptiemunten automaat nodig hebben, is een logische gedachte dat het huren daarvan de meest voordelige oplossing is. Maar is dit ook echt zo?

Organisatoren die voor het eerst een evenement opzetten maken vaak gebruik van de mogelijkheid om de betaaldiensten of consumptiemunten automaten te huren om ervaring op te doen en de investering laag te houden. Het voordeel van huren is ook dat het makkelijk en snel is voor organisatoren. Je hoeft namelijk niet uit te zoeken welke PSP het beste is voor jouw event en je hoeft geen voledig verificatieproces te doorlopen. Mettertijd merken de meeste evenementenorganisatoren echter dat het kopen van een betaal- of consumptiemunten automaat op de langere termijn toch voordeliger is.

Zoals we eerder al aangaven kunnen de aanschafkosten voor een betaalautomaat per pindienstverlener sterk variëren. Bij de ene PSP betaal je maandelijkse kosten, bij een ander weer niet. En daarnaast zijn er de transactiekosten. Wil je een betaaloplossing huren, dan betaal je naast de transactiekosten ook de huurkosten en in sommige gevallen ook nog aansluitkosten. Hetzelfde geldt voor consumptiemunten automaten. Om te beslissen of je beter kan kopen of huren, is het slim om het volgende uit te zoeken:

• Wat is de aanschafprijs van de betaaloplossing die je op het oog hebt?
• Zijn er maandelijkse kosten of contracten verbonden aan de betaaloplossing?
• Wat zijn de transactiekosten in het geval van kopen en in het geval van huren?
• Wat is de huurprijs van de betaaloplossing die je op het oog hebt?
• Kan je de automaat per dag huren, per weekend of alleen per maand?
• Rekent het verhuurbedrijf aansluitkosten?
• Hoe lang duurt het KYC-verificatieproces?
• Welke service en ondersteuning wordt er aangeboden bij gebruik?

Een ander punt van aandacht; hoe lang duurt het totdat de geaccepteerde betalingen op je rekening worden uitbetaald? Bij huren van een betaalautomaat of consumptiemunten automaat, staan de bedragen nooit direct op je rekening. Vaak duurt het een aantal werkdagen voordat ze worden overgeschreven. Heb je het geld direct nodig, is huren geen slimme keuze.

Hulp nodig met kiezen tussen kopen of huren? Gebruik dan een handige keuzelijst oftewel checklist die je kunt invullen voor het maken van je beslissing.

Wat voor betaaloplossingen voor evenementen zijn er?

Grofweg kennen we drie betaaloplossingen om contactloos te betalen. De betaalautomaat, een SoftPOS app, en online betalen. Welke mogelijkheden zijn interessant voor gebruik tijdens evenementen? Daar komen we nu achter.

Vaste betaalautomaat

De vaste betaalautomaat is een apparaat dat op een vaste plek staat, via een stroomkabel elektriciteit krijgt en transacties verwerkt via een vaste internetkabel. Voor de meeste evenementenorganisatoren is deze oplossing niet geschikt. Dit zit hem voornamelijk in de kosten en het feit dat deze vast staat. De aanschafprijs van een vaste betaalautomaat begint rond de €400 en kan oplopen tot €1000 per stuk.

Daarnaast sluit je vaak een contract en/of extra maandelijkse kosten af voor de service, het activeren en gebruiksklaar maken van de betaalautomaat. Dat laatste is natuurlijk zonde als je het apparaat niet het hele jaar door gebruikt. Mocht een vaste betaalautomaat gewenst zijn voor een kortdurend evenement, is het voordeliger deze te huren.

Mobiele betaalautomaat

Een mobiele betaalautomaat is draagbaar en kan zowel binnen als buiten overal worden gebruikt. Dit is een groot voordeel voor festivals en evenementen gezien je geen stroomaansluiting en internetkabel nodig hebt. De betaalautomaat werkt op een batterij die via een dockingstation of netvoedingskabel kan worden opgeladen.

Een mobiele betaalautomaat is vaak zelfstandig. Dit betekent dat het apparaat via een data simkaart verbinding maakt met het internet om transacties te verwerken. De data simkaart zit ingebouwd in de betaalautomaat en maakt automatisch verbinding met het internet. Aan het gebruik van een

betaalautomaat met data simkaart zijn bij veel PSP’s extra maandelijkse kosten verbonden. Bij myPOS is deze geheel gratis. Alle mobiele betaalautomaten maken automatisch internetverbinding met het sterkste netwerk in de buurt. Wanneer een mobiele betaalautomaat niet zelfstandig is, heeft deze geen ingebouwde simkaart. Deze moet via bluetooth gekoppeld worden aan een mobiele telefoon of tablet voor internetverbinding.

Vaste en mobiele betaalautomaten accepteren alle contactloze betalingen, waaronder per pinpas, telefoon en smartwatch. Het accepteren van chip & pin en magneetstrip is ook vrij standaard, sommigen accepteren ook een QR code.

Het voordeel van een mobiele betaalautomaat is dat deze draagbaar is waardoor je deze overal mee naartoe kan nemen. Zo kunnen bezoekers overal aan de bar betalen, wat de betaalervaring bevordert. Daarnaast zijn de aanschafkosten een stuk lager. Daar staat tegenover dat wanneer er een landelijke netwerk storing is, de mobiele betaalautomaat geen betalingen kan accepteren.

Een betaalautomaat met wifi of bluetooth functie kan in deze gevallen de schade beperken en transacties blijven uitvoeren. Verder werkt een mobiele betaalautomaat op batterijen. Als deze volledig is opgeladen kan deze afhankelijk van de batteriij sterkte, een hele werkdag mee.

SoftPOS

SoftPOS is een softwarematige Point-of-Sale-oplossing waarmee smartphones, tablets enandere mobiele apparaten kunnen worden gebruikt om elektronische betalingen te accepteren.

De SoftPOS app die je in de Google Play Store of Apple Store kan downloaden, maakt het mogelijk om te besparen op de hardwarekosten door een eigen mobiel apparaat uit te breiden tot een veilige betaalautomaat. De klant betaalt door de betaalkaart, Google Pay, Apple Pay, of een smartwatch aan de achterzijde van de telefoon te plaatsen. Het veilig invoeren van een pincode is ook mogelijk. Het is tevens ook mogelijk een QR code aan te maken in een SoftPOS app en deze te versturen per email of sms voor betaling.

SoftPOS-apps maken gebruik van de NFC-technologie (Near Field Communication) om communicatiete faciliteren tussen de betaalkaart en de mobiele telefoon of tablet. Ze zijn ontworpen om te voldoen aan de veiligheidsnormen voor betalingsverwerking, zodat de betaalgegevens van de klant veilig worden opgeslagen en verwerkt.

Deze oplossing is interessant voor kleine ondernemers op evenementen zoals foodtrucks, eet en drink tenten en marktkramen. Je kan SoftPOS ook inzetten naast een mobiele betaaloplossing tijdens piekmomenten om de drukte bij bijvoorbeeld muntenverkoop, de entree of de bar weg te werken. Vaak wordt het gebruikt als back-up betaaloplossing wanneer een betaalautomaat te maken heeft met een netwerk storing. Een telefoon maakt immers verbinding met zijn eigen internetwerk.

De SoftPOS app betaaloplossing is voordelig omdat je naast je eigen telefoon of tablet, geen extra hardware nodig hebt. Je betaalt enkel de transactiekosten. De transactiekosten zijn echter altijd iets  hoger bij een SoftPOS betaaloplossing in vergelijking tot de vaste of mobiele betaalautomaat.

POS kassasysteem

De meeste pindienstverleners maken het mogelijk om een koppeling te maken tussen hun betaalautomaat en een kassasysteem of ze bieden hun eigen kassasysteem aan. Maar is het  verplicht om een POS kassasysteem te gebruiken wanneer je betalingen wilt ontvangen en een positieve betaalervaring wilt bieden aan bezoekers?

Laten we kijken wat de voordelen zijn van een POS kassasysteem.

• Integratie mogelijkheid van softwares bijvoorbeeld je boekhoudsysteem, koppeling met de keuken software, en product assortiment verkoop.
• Voorraadbeheer: het kassasysteem kan bijhouden hoeveel je verkoopt per product en inschatten hoeveel je moet inkopen op welk moment.
• Data-opslag: een POS kassasysteem houdt alle verkopen en transacties bij en kan je dagomzet in totaal en per product berekenen. Dit maakt het ook mogelijk specifieke rapportages te maken.

Over het algemeen zou je kunnen denken: hoe groter je evenement is, hoe handiger het is om een POS kassasysteem te gebruiken. Dit is echter niet altijd waar. Sommige pindienstverleners bieden dezelfde voordelen aan op betaalautomaten inclusief analysetools waar je wellicht voldoende aan hebt. Een android gestuurde betaalautomaat bijvoorbeeld biedt de mogelijkheid apps te downloaden die hetzelfde kunnen bieden als een POS kassasysteem. Laat je goed informeren over de mogelijkheden om de juiste beslissing te kunnen maken.

Rapportagemogelijkheden

Het grote voordeel van pinbetalingen is dat je een veel beter overzicht hebt over wat er binnenkomt in vergelijking tot contante betalingen. Als evenementenorganisator wil je altijd weten hoe het ervoor staat met de verkopen en waar deze vandaan komen. Sommige pindienstverleners bieden de mogelijkheid om op elk moment van de dag inzage te krijgen over alle opbrengsten in totaal en per gekoppelde betaalautomaat. Hier kun je vervolgens analyses op los laten en rapporten van maken.

Wanneer je real-time inzicht hebt in alle ontvangsten en transactiekosten, kan je tijdens het evenement of festival berekende beslissingen maken en verbeteringen doorvoeren. Verkoopt de ene bar bijvoorbeeld heel veel en een andere bar juist minimaal, dan kan je bezoekers naar de rustige bar leiden om zo de wachtrijen bij de drukke bar te verkleinen of het personeel motiveren sneller te werken. Daarnaast kan je ook met deze functie eenvoudig je dagomzet berekenen.

• Lees ook deel 1 Hoe kun je event bezoekers een betere betaalervaring bieden

Contactloze betaaloplossingen met myPOS

Ben je er nog niet helemaal uit wat de beste betaaloplossing is voor jouw evenement? myPOS helpt evenementen en festivalorganisaties graag een positieve betaalervaring te bieden aan bezoekers. Met de myPOS mobiele pinapparaaten kun je alle kanten op: contactloze betalingen accepteren, retourpinnen middels een waarborgsysteem, een gratis account met uitgebreide rapportagemogelijkheden, een lage aanschafsprijs en veel meer. Bovendien betaal je bij myPOS  alleen wanneer jij betaalt wordt, je sluit geen contract af en betaalt ook geen maandelijkse kosten. Ideaal voor bedrijven die seizoensgebonden zijn.

Bespaar op je kosten met huren en dure aankopen; het kan goedkoper, efficienter en duurzamer. myPOS heeft ruime ervaring in alles wat jouw festival of evenement nodig heeft om bezoekers een positieve ervaring te bieden. Wil je hier meer over weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een kostenberekening.