Projectmanagement – wat is het en waarom is het belangrijk?

Projectmanagement is een breed begrip en kan van toepassingen zijn op allerlei projecten. Dit kunnen privé projecten zijn zoals de verbouwing van een huis of zakelijke projecten zoals het bouwen van een website of het ontwikkelen van een nieuw product of een nieuwe dienst. In deze blog kijken  we naar zakelijk projectmanagement en hoe we hoe je optimaal werknemers, leveranciers en andere betrokkenen optimaal kunt laten samenwerken bij een eenmalig project.

Wat is projectmanagement?

Een project kenmerkt zich meestal doordat het een eenmalige activiteit is, het is geen doorlopend onderdeel van je bedrijfsvoering. Daardoor wijkt het beheer van een project ook af van de dagelijkse bedrijfsvoering. Je hebt misschien bepaalde expertise nodig die je eigen personeelsleden niet hebben of je moet bepaalde diensten of producten inkopen die je normaliter niet inkoopt.

Om een project goed te beheren is het dus een vorm van management nodig. In deze blog leggen we uit hoe je een project goed kunt managen. We gaan in op verschillende fases in een project zoals de opstartfase, de projectplanning en de uitvoering. Nieuwsgierig? Lees dan verder in deze blog. 

De basis van projectmanagement

Projectenmanagement kan op verschillende manieren worden benaderd en er zijn verschillende methoden en modellen die je kunt volgen. Dit is ook afhankelijk van de complexiteit van je project. Meestal zijn de basisstappen in grote lijnen hetzelfde. 

De start van het project bepaald vaak wat het project is, de tweede stap planning van het project bepaald de tijdlijn van het project, de derde stap is de uitvoering van het project en de vierde stap is de beëindiging of afronding van het project. In We omschrijven hieronder de stappen in meer detail.

Start van het project

Tijdens de start van het project wordt met name bepaald wat de reikwijdte van het project is. Dit is vooral belangrijk als er nog andere projectgroepen of het project binnen een groter bedrijf plaatsvind waarbij verwarring kan ontstaan over wie verantwoordelijk is voor bepaalde taken.

Het is belangrijk om bij projectmanagement duidelijk vast te leggen wat de aard is van het project en vooral de omvang van het project. Welke werkzaamheden vallen onder het project? Daarnaast is het ook belangrijk om het budget te bepalen en vast te leggen welke beslissingsbevoegdheden de projectgroep heeft. Immers zijn deze zaken van groot belang voor het uitvoeren van het project.

Planning van het project

Als duidelijk is welke werkzaamheden onder het project vallen en wat het project mag kosten is het goed om een planning te maken in meer detail op basis van een tijdslijn. Binnen welke termijn moet het project zijn afgerond en kan het project worden opgedeeld in meerdere stappen of fases?

Zijn er wellicht bepaalde werkzaamheden zoals vooronderzoek die moeten worden afgerond voordat andere stappen kunnen worden afgerond? Projecten kenmerken zich vaak door vertraging dus het is verstandig om een ruime planning te hebben tussen werkzaamheden en stappen die afhankelijk zijn van elkaar of van resultaten uit eerdere stappen.

Uitvoering van het project

Als de planning van het project duidelijk is kan worden begonnen met de uitvoering van het project. Hierbij is vooral de aansturing en samenwerking van betrokken personen en organisaties belangrijk. Bij een project is het vaak zo dat mensen met elkaar werken die normaliter niet met elkaar werken.

Daarom is het belangrijk om de taken en verantwoordelijkheden van het project goed te verdelen of door te geven aan de betrokken medewerkers. Zo voorkom jet dat mensen langs elkaar werken of moeten wachten op toestemming van iemand.

Tijdens de uitvoering van het project is het ook belangrijk om de voortgang van het project bij te houden en op te volgen. Ook na de start van het project kunnen er problemen optreden. Zo kan de planning uitlopen of kunnen er nieuwe personen of organisaties worden betrokken bij het project. Het is daarbij niet enkel belangrijk om intern binnen de projectgroep de voortgang bij de te houden maar ook de opdrachtgever op de hoogte te houden en actief met de opdrachtgever in gesprek te gaan over eventuele wijzigingen of de voortgang van het project.

Afronding van het project

De afronding van het project bestaat vaak uit het opleveren van het project, bijvoorbeeld het afleveren van een productontwerp of het uitbrengen van een verslag. Hierbij is nazorg belangrijk, zijn er nog vragen over het geleverde product of de geleverde dienst? Wellicht moeten er nog aanvullende vragen worden beantwoord.

Daarnaast kan er sprake zijn van een administratieve afhandeling. Wellicht moeten betrokken medewerkers intern worden doorverwezen of geplaats worden op andere functies of moeten facturen van betrokken organisaties en leveranciers worden betaald. Wellicht is er zelfs sprake van een vervolgproject. Dit soort vraagstukken komen naar voren tijdens de afronding van het project.

Project management methoden

De bovenstaande stappen zijn een algemene benadering van projectmanagement. Er bestaan allerlei project management methoden waarmee je in meer detail een project kunt beheren. Dit is vooral nuttig als projecten complexer. Zijn. Sommige projectmanagementmethoden bevatten ook opleiding of certificering.

Op de Wikipedia pagina over projectmanagement kun je een aantal voorbeelden vinden van verschillende projectmanagementmethoden. Ze worden uitgebreid omschreven en het is een geschikte plek om meer informatie in te winnen als je meer wilt weten over projectmanagement.

Project manager

Een projectmanager is voor een project wat een directeur is voor een bedrijf, iemand die eindverantwoordelijk is en moet zorgen voor een goede taakverdeling en een budgetbeheer. Een goede projectmanager kan gecertificeerd zijn op basis van een goede projectmanagementmethode.

Certificering kan relevant zijn maar belangrijker is dat de projectmanager over de juiste vaardigheden en competenties beschikt om het project te kunnen leiden. Zo moet een projectmanager goed om kunnen gaan met het budget en ook goed mensen kunnen aansturen. Bij grote projecten kan een projectmanager soms ondersteund worden door een of meerdere projectleiders.

Voordelen van project management

Project management uitgevoerd op de juiste manier zorgt voor een goede samenwerking tussen betrokken partijen om binnen een bepaald budget te komen tot een goed resultaat. Het is belangrijk om na te denken over projectmanagement als je met jouw bedrijf een nieuw project wilt starten zoals het bouwen van een nieuwe website of het ontwikkelen van een nieuw product.

Project management uitgevoerd op de juiste manier zorgt voor een goede amenwerking tussen betrokken partijen om binnen een bepaald budget te komen tot een goed resultaat. Het is belangrijk om na te denken over projectmanagement als je met jouw bedrijf een nieuw project wilt starten zoals het bouwen van een nieuwe website of het ontwikkelen van een nieuw product.