Verplicht elektronisch betaalmiddel aanbieden

Sinds 1 juli is het verplicht om als Belgische ondernemer een elektronische betaalmogelijkheid aan te bieden aan particuliere klanten. In deze blog kijken we wat deze verplichting precies inhoudt en hoe je voordelig en klantvriendelijk kunt voldoen aan deze verplichting.

Verplichting om een elektronisch betaalmiddel aan te bieden

Sinds 1 juli moeten alle ondernemingen die diensten of producten aanbieden aan consumenten een oplossing aanbieden waarmee klanten elektronisch kunnen betalen. Daarbij mag de ondernemer kiezen uit een technologie die voor jouw situatie het meest geschikt is maar er zijn wel een aantal voorwaarden. Zo mag de elektronische betaalmogelijkheid niet in plaats komen van contante betalingen, deze moeten ook nog steeds worden geaccepteerd.

Bovendien is het niet toegestaan om extra kosten in rekening te brengen voor klanten die elektronisch willen betalen. Aanvullend is het zo dat de betalingen met cheques zoals maaltijdcheques en digitale valuta zoals cryptomunten niet als elektronisch betaalmiddel word beschouwd. Wil je meer weten over de precieze voorwaarden en voor welke ondernemingen de verplichting geldt? Kijk dan deze informatiepagina van de Belgische op de website van de overheid.

Waarom deze verplichting?

Consumenten betalen steeds vaker elektronisch, zeker sinds de coronacrisis. Omdat elektronische betalen voordelen oplevert voor handelaren en consumenten wil de overheid elektronisch betalen bevorderen.

Deze nieuwe verplichting zorgt ervoor dat ondernemers verplicht een elektronisch betaalmiddel moeten aanbieden waardoor consumenten in principe overal elektronisch kunnen betalen en niet meer afhankelijk zijn van contante betalingen. De acceptatie van contante betalingen blijft daarbij eveneens verplicht zodat consumenten die niet elektronisch kunnen of willen betalen contant kunnen betalen.

Voordelen van elektronische betalingen

Elektronische betalingen hebben een aantal voordelen voor zowel consumenten als handelaren. Voor consumenten is elektronisch betalen makkelijker en veiliger. Consumenten hoeven niet langs een geldautomaat of met veel contant geld rond te lopen. Ook hebben consumenten meer inzicht in hun uitgaven en transacties.

Voor ondernemers besparen contante betalingen tijd bij de kassa. De kassamedewerker hoeft geen geld te controleren op eigen echtheid of wisselgeld uit te tellen. Ook is het een stuk veiliger omdat je geen grote hoeveelheid contact geld hoeft aan te houden in je onderneming met het risico op een overval.

Daarnaast is het verwerken van contact geld een kostenpost voor bedrijven en banken omdat geld weer moet worden afgestort en weer moet worden gedistribueerd naar pinautomaten met de benodigde veiligheidsmaatregelen. Ook is met elektronische betalingen de bedrijfsadministratie grotendeels geautomatiseerd wat tijd bespaart. Het grootste voordeel voor ondernemers is echter dat het voor klanten laagdrempeliger en makkelijker is om te betalen waardoor klanten sneller een aankoop zullen doen.

Welke mogelijkheden zijn er om elektronische te betalen?

Een voor de hand liggende optie voor een elektronisch betaalsysteem is een pinautomaat. Met een pinautomaat kunnen klanten eenvoudig betalen via een betaalkaart zoals Maestro, Bancontact, Visa of Mastercard. Je hebt daarbij keuze uit verschillende soort pinautomaten zoals een vaste pinautomaat op je toonbank of een mobiele pinautomaat op een accu.

Een alternatief voor een pinautomaat is een pin app. Hiermee kun je pinbetalingen van klanten accepteren op je mobiele telefoon. Het nadeel is dat een pin app alleen werkt op Android en dat klanten alleen contactloos kunnen betalen. Ook kan het zijn dat sommige klanten dit een vreemde manier vinden van betalen omdat ze dit niet gewend zijn. Het voordeel is dat je geen fysieke betaalautomaat nodig hebt en een pinautomaat in je broekzak hebt zitten.

QR code of betaallink

Naast een pinautomaat of een pinautomaat app kun je ook kiezen voor betalingen via een QR code of een betaallink. Een QR code is daarbij ideaal voor producten die vaak besteld worden met een vaste prijs zoals bijvoorbeeld een kop koffie. Klanten kunnen dan zelf de code scannen en betalen en je hebt geen personeel nodig wat de klant hoeft te helpen bij het afrekenen. Een betaallink is vaak handig als het gaat om maatwerk of een aanbetaling. Zo kun je de klant eenvoudig een betaallinkje sturen via SMS of e-mail met een vooraf afgesproken prijs of op basis van een offerte.

Eventueel kun je zelfs overwegen om een betaalknop te plaatsen op je website of zelf een volwaardige webshop te openen en klanten te verzoeken om ter plekke een bestelling te plaatsen op jouw website of een betaling te doen via jouw webshop. Voor de klant is dit iets omslachtiger maar het voordeel is dat het gehele betaalproces en bestelproces geautomatiseerd wordt afgerond. Dit is vooral handig als je vaak online bestellingen verwerkt en maar af en toe een klant hebt die op locatie iets wil kopen. Je hoeft zo geen apart kassasysteem in te richten voor je showroom of afhaalbalie.

Welke elektronische betaalsysteem heb je nodig?

Welk systeem je nodig hebt is erg afhankelijk van je bedrijfssituatie. Als je duurdere producten levert of producten levert met maatwerk is een pinautomaat handig maar zeker niet vereist. Een betaallinkje sturen is vaak klantenvriendelijker en weinig werk. Ook bij bezorging heeft het de voorkeur om klanten vooraf te laten afrekenen hoewel het soms handig of klantvriendelijk kan zijn om een bezorger met een pinautomaat op pad te sturen.

Als je meer een winkel hebt met veel klanten dan is een pinautomaat de meest voor de hand liggende optie. Andere oplossingen zoals betaallinks zijn omslachtig als het gaat om veel transacties en zelfscankassa’s QR codes kunnen handig zijn om veel bestelde producten geautomatiseerd af te rekenen maar het zal vaak geen volwaardige vervanging zijn voor een pinautomaat of het gehele assortiment. Het is plaatsen van een QR code echter wel voldoende om te voldoen aan de wetgeving als je voorkeur is dat klanten contact afrekenen.

Heb je een kleine winkel of heb je weinig klanten die elektronisch willen betalen dan kan een pinautomaat app een goede optie zijn. Houd er wel rekening mee dat de meeste klanten dat veel klanten onbekend zijn met een pinautomaat app en dat sommige klanten dit ongemakkelijk vinden of bang zijn dat dit frauduleus is.

Welke aanbieder kiezen

Ongeacht Of je een kleine of grote winkel hebt of een bezorgdienst hebt wordt elektronisch betalen steeds meer gebruikt door consumenten. Ook is er bij bedrijven steeds meer integratie tussen online en offline betalen. Denk aan het afhalen van webshop bestelling of het afrekenen van een aankoop in een winkel via een betaallink. Tegelijkertijd wordt ondernemer steeds duurder en wil je besparen op de kosten.

Daarom is het slim om te kiezen voor een aanbieder die geen vaste kosten rekent maar tegelijkertijd veel verschillende betaalmethoden aanbiedt. Zo kun je kijken welke manier van elektronisch betalen het beste past bij jouw onderneming en jouw klanten zonder dat je te maken krijg met hoge kosten of van aanbieder moet wisselen als je een ander betaalmethode wilt aanbieden. Bovendien ben je met veel verschillende elektronische betaalmogelijkheden voorbereid op de komende jaren waarin elektronisch betalen waarschijnlijk contante betalingen steeds meer gaat vervangen.

Waarom kiezen voor myPOS?

myPOS is een goede aanbieder van elektronisch betalen die voldoet aan deze twee vereisten. Zo rekent myPOS geen activatiekosten of hoge abonnementskosten. Je betaald bij myPOS enkel voor het gebruik van hun diensten zoals een succesvolle pin transactie of een betaallinkje wat is betaald. Daarnaast kun je bij myPOS kiezen uit allerlei betaalmethoden die je kunt beheren in één makkelijk te beheren account.

Zo betalen je klanten makkelijk en snel met een myPOS pinautomaat in je winkel. Maar met myPOS checkout kun je klanten ook eenvoudig laten betalen in je webshop. Heb je geen webshop? In een paar minuten maak je een standaard webshop met myPOS online maar je kunt ook gewoon een betaalknop plaatsen op je bestaande website of de klant een betaallink sturen via e-mail of SMS. Ook kun je klanten zelf laten betalen in je winkel met een QR-code en stuur je zakelijke klanten een professionele factuur met ingebouwde betaalmogelijkheid.

myPOS is dus een zeer veelzijdige en betaalbare aanbieder van elektronische betaaldiensten. Met behulp van myPOS kun je niet alleen voldoe naan je wettelijke verplichting maar kun je ook eenvoudig je onderneming laten groeien door je klanten te laten kiezen uit verschillende, klantvriendelijke en laagdrempelige betaalmethoden. Enthousiast geworden? Maak een gratis myPOS account aan en start binnen enkele werkdagen met het accepteren van elektronische betalingen!