myPOS blog Tips

Wat is een factuur – Definitie van facturering in verkooptransacties

Tips / 23.09.2021

Als kleine ondernemer die net begonnen is of als freelancer die op het punt staat zijn vleugels uit te slaan en te gaan vliegen, is het belangrijk dat u alle aspecten van uw bedrijf goed in de hand hebt. Betalingen inbegrepen.

Dat komt omdat zij het sap zullen zijn dat uw bedrijf draaiende houdt. Eén aspect van betalingen, en niet echt een leuk aspect, is facturering.

Als u zich dus afvraagt wat een factuur is, waarom ze belangrijk is en hoe u dit belangrijke document in uw zaak moet toepassen, dan bent u hier aan het juiste adres.

Inhoudsopgave

Wat is een factuur?

Eerst het een en ander – laten we beginnen met de betekenis van de factuur. In wezen is het een document – in gedrukte of digitale vorm, dat een reeks specifieke kenmerken bevat waarmee een verkoper kan aangeven welke artikelen of diensten hij verkocht heeft, tegen welke prijs, met een vervaldatum voor de betaling. De verkoper stuurt het naar een klant, zodat hij voor deze artikelen betaald kan worden.

Hoe werkt een factuur?

In tegenstelling tot een rekening die u in een restaurant of in een kruidenierswinkel krijgt, is een factuur anders, met meer details en met andere betalingsvoorwaarden.

In de eerste plaats zorgt het bedrijf in kwestie ervoor dat de klant de relevante set goederen of diensten krijgt, en stelt het het betalingsbedrag en de betalingstermijnen vast die moeten worden nageleefd, alsook de vervaldatum voor de betaling.

U kunt facturen sturen via e-mail, post, fax, of een andere communicatiemethode die u ter beschikking staat.

Waarom is facturering vereist?

Factureren is nodig omdat het dient als juridisch document dat aangeeft dat goederen of diensten daadwerkelijk geleverd zijn en dat het bedrag op de factuur verschuldigd is of betaald is.

Is er nog geld verschuldigd? U, als verkoper, kunt een vordering instellen tegen de klant op basis van het onbetaalde bedrag bij een rechtbank om genoegdoening te krijgen en de verschuldigde betaling te ontvangen.

Als een factuur betaald is, kan zij dienen als bewijs van betaling dat goederen geleverd zijn of dat verkopers diensten verleend hebben, waardoor de aansprakelijkheid voor een vordering tegen hen wegens niet-geleverde goederen/diensten verminderd wordt.

Hoe kunt u er een gebruiken?

Het is een middel om een verleende dienst of een verkocht product legaal te registreren, wat betere tracking, analytics en rapportering mogelijk maakt, en er ook voor zorgt dat een bedrijf een historische analyse kan uitvoeren om de verwachte toekomstige verkoop te voorspellen of te verwachten.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een factuur?

Nu u weet hoe u het moet gebruiken, is het ook belangrijk te weten hoe een factuur eruit ziet.

Hier zijn enkele vereisten wat betreft wat er op een factuur moet staan:

Het moet aangeven om welk soort document het gaat
De datum van uitgifte
Een soort identificatienummer
Het BTW-nummer van de verkoper
Het BTW-nummer van de klant
De volledige naam en het adres van de klant
De hoeveelheid en soort goederen die werden geleverd of de diensten die werden verleend
De datum waarop de goederen/diensten werden geleverd
De betalingsdatum
Belastbare bedragen
Het toepasselijke BTW-tarief
Het te betalen BTW-bedrag
Kortingen, indien deze van toepassing zijn
Verzending
Betalingsvoorwaarden
Kosten per eenheid
Eventuele andere voorwaarden die tijdens de transactie zijn overeengekomen

Welke soorten facturen zijn er?

Hier zijn 5 meest voorkomende:

Standaard

Dit type factuur noteert de verkoop tussen de verkoper en de klant. Zij schrijft voor dat de betaling op een bepaalde datum moet geschieden en is het meest voorkomende type.

Commercieel

Wordt gewoonlijk gebruikt voor internationale zendingen, en is over het algemeen een vereiste van de douanebeambten, en bevat een kostenbeschrijving die betrekkelijk gedetailleerd is.

Terugkerend

Zoals de naam al zegt, is dit een factuur die gewoonlijk naar een klant wordt gestuurd voor steeds terugkerende geleverde diensten/producten, en voor de noodzaak van steeds terugkerende betalingen. Abonnementen zijn goede voorbeelden.

Pro forma

Dit is een “bill of sale” die vóór de levering of een zending wordt verstuurd. Het zal gewoonlijk de leveringsvoorwerpen, het verzendgewicht en de transportkosten bevatten, exclusief de grensoverschrijdende kosten voor verkopers.

Dit soort facturen wordt over het algemeen gebruikt voor internationale zendingen en kan dienen voor de douane. De verkoopsvoorwaarden ervan kunnen meestal aan verandering onderhevig zijn.

BTW

Deze facturen worden gewoonlijk gebruikt wanneer een verkoper BTW wil aanrekenen op een verkoop of wanneer hij de BTW wil terugvorderen die is aangerekend op de goederen of diensten die door een klant zijn aangekocht.

Zij gelden gewoonlijk alleen voor bedrijven die BTW-plichtig zijn.

Wat zijn de juridische gevolgen van een factuur?

Het indienen van een factuur is een verzoek om betaling tegen een bepaalde datum. Het heeft juridische gevolgen, want een verkoper kan een klant aanklagen voor een onbetaald product of een onbetaalde dienst.

Bovendien zijn facturen zowel om boekhoudkundige als om controle-redenen belangrijk.

Hoe een factuur sturen?

Eén manier is om telkens wanneer u een klant moet factureren, helemaal opnieuw een factuur te maken. Een andere manier is een sjabloon te maken, dat consequent wordt gebruikt en op alle toekomstige facturen wordt toegepast.

De twee zojuist genoemde punten kunnen echter tijdrovend zijn en eerder chaos veroorzaken dan u helpen georganiseerd te blijven.

Daarom heeft myPOS een factureringsdienst met toegevoegde waarde ontwikkeld, om u te helpen op de hoogte te blijven van uw behoeften en uw bedrijf “in cadans” te houden. Met myPOS Facturering kunt u uw klanten rechtstreeks en onmiddellijk online laten betalen met een kaart of via een bankoverschrijving.

Enkele van de voordelen die u met deze dienst kunt genieten zijn:

Pas uw facturen aan met uw logo en merkkleuren
Bereken automatisch belastingen en kortingen
Volg de status in real time en ontvang onmiddellijk meldingen

En het beste gedeelte? Er zijn drie betalingsplannen waaruit u kunt kiezen – Gratis, Jaarlijks Onbeperkt Plan, of Maandelijks Onbeperkt Plan. Dit is ideaal voor uw bedrijf, want u kunt het voordeligste plan kiezen dat het best bij uw behoeften past.

Conclusie

Zoals gezegd is factureren niet bepaald het spannendste onderdeel van zakendoen, maar het is wel noodzakelijk als u al uw verschuldigde betalingen wilt bijhouden en aan de wet wilt voldoen.

Er zijn verschillende soorten facturen die u kunt sturen, maar de fundamentele kenmerken blijven dezelfde. Uiteindelijk gaat het om een document dat bijhoudt wanneer er in de toekomst betaald moet worden, hoeveel er verschuldigd is, waarvoor, en door wie.

Als u moeite hebt om door de wereld van de facturering te navigeren, laat myPOS dan helpen om dit pijnpunt voor u te verlichten! Met de hierboven beschreven factureringsdienst kunt u snel en gemakkelijk uw facturen maken en verzenden, zodat uw klanten u kunnen betalen op een manier die hun het beste uitkomt.