Wat zijn betalingsvoorwaarden? Hoe werken ze?

Inhoudsopgave

1. Wat zijn betalingsvoorwaarden?
2. Het belang van betalingsvoorwaarden
3. Betalingsvoorwaarden vermelden
4. Betalingsvoorwaarden & algemene voorwaarden
5. Betalingen automatiseren
6. myPOS platform

Wat zijn betalingsvoorwaarden?

Betalingsvoorwaarden zijn afspraken die je maakt met je klanten om te zorgen dat er geen misverstanden ontstaan over de betaling van je factuur en de geleverde diensten of producten. In deze blog kijken we waar je op moet letten bij het opstellen van goede betalingsvoorwaarden.

Het belang van betalingsvoorwaarden

Goede betalingsvoorwaarden zijn een ietwat saai maar erg belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Immers als je geen duidelijke afspraken maakt over betalingen krijg je te laat of misschien wel niet betaald. Daarbij kan het zelfs zo zijn dat je juridisch minder mogelijkheden hebt om het geld te verhalen als je geen duidelijke afspraken maakt.

Het is dus belangrijk om duidelijke en heldere betalingsvoorwaarden op te stellen. Voorwaarden die bovendien niet onredelijk mogen zijn in het kader van wet en regelgeving. Anders loop je het risico dat je betalingsvoorwaarden niet geldig zijn. Hieronder de benoemen we de vier belangrijkste zaken die je moet meenemen in je betalingsvoorwaarden;

• Het verschuldigde bedrag

Dit klinkt erg logisch maar toch kunnen hier al misverstanden over ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan het vermelden van de juiste valuta of het juiste BTW percentage. Vaak is het ook handig om duidelijk te vermelden voor welke diensten of producten het bedrag moet worden betaald.

• Manier van betalen

Daarnaast is het belangrijk om te vermelden hoe een klant kan betalen. In een winkel of bij een webshop is dit vaak wel duidelijk maar als je bijvoorbeeld iets op bestelling levert aan huis wat nog niet betaald is en de bezorger heeft geen pinautomaat bij kan dit zorgen voor verwarring. Over het algemeen is het aan te raden om verschillende betaalmethoden te accepteren zodat het voor de klant laagdrempeliger is om te betalen.

Dit hoeft tegenwoordig ook helemaal niet duur te zijn, zo kun je bijvoorbeeld met een myPOS account zonder maandelijkse kosten allerlei verschillende betaalmethoden accepteren in een enkel account. Of een klant nu wil betalen met via een iDeal QR code bij je bezorger, met een pinpas in een winkel of met een creditcard in je webshop.

• Betalingstermijn

Consumenten zullen doorgaans gelijk betalen voor levering per pin in de winkel of middels iDeal in je webshop. Als je echter producten of diensten levert op rekening of op bestelling, wat vaak het geval is bij duurdere producten en diensten of zakelijke klanten is het belangrijk om duidelijk vooraf te vermelden wat de betalingstermijn is.

• Gevolgen van wanbetaling

Verder is het van belang om duidelijk te informeren wat de stappen en kosten zijn als je klant toch niet op tijd betaald. Bijvoorbeeld of je nog een herinnering stuurt (zakelijk is dit niet verplicht) en welke kosten je in rekening brengt. Vermeld een betaaltermijn zowel in je algemene voorwaarden als op je factuur. Als je geen betalingstermijn afspreekt is de wettelijke betaaltermijn 30 dagen.

Betalingsvoorwaarden vermelden

Als je betalingsvoorwaarden hebt op gesteld is het belangrijk om je betalingsvoorwaarden duidelijk te vermelden voor de klant een overeenkomst aangaat om een dienst of product af te nemen. Daarom is het onvoldoende om de betalingsvoorwaarden te vermelden op je website of je factuur. Immers kijkt niet elke klant op je website en als de klant een factuur krijgt heeft hij al een product of dienst afgenomen. Wel kan dit handig zijn voor klanten als geheugensteuntje of als een extra stukje service richting je klanten. Hoe moet je betalingsvoorwaarden dan wel vermelden?

Bij winkels is het voldoende om de betalingsvoorwaarden duidelijk zichtbaar in de winkel neer te leggen of de voorwaarden af te drukken op de kassabon. Bij webshops moet je vaak akkoord gaan met de algemene voorwaarden of betalingsvoorwaarden tijdens het bestelproces voordat je kunt betalen.

Heb je geen winkel of webshop is het altijd aan te raden om een getekende offerte te vragen aan je klant. Eventueel kun je ook een opdrachtbevestiging vragen als reactie op een e-mail waarin je de klant uitdrukkelijk nadrukkelijk hebt gewezen op de algemene voorwaarden. Zeker bij een grote opdracht of een duur product voorkomt dit onnodige discussie en misverstanden.

Betalingsvoorwaarden algemene voorwaarden

Wil je zeker weten dat je betalingsvoorwaarden rechtsgeldig zijn dan is het aan te raden om de betalingsvoorwaarden op te nemen als onderdeel van de offerte of een contract apart van de algemene voorwaarden. Zo weet je zeker dat de klant op de hoogte is van de betalingsvoorwaarden maar loop je ook niet het risico dat je betalingsvoorwaarden ongeldig worden verklaard omdat je algemene voorwaarden op bepaalde punten onredelijk zijn of onjuist zijn.

Het is echter vanuit commercieel oogpunt vaak niet handig om klanten heel nadrukkelijk met uitgebreide betalingsvoorwaarden te confronteren. Ook vinden vele ondernemers het niet nodig om deze voorwaarden heel uitgebreid uit te werken. Daarom verwerken de meeste ondernemers de betalingsvoorwaarden in de algemene voorwaarden waarin ook afspraken zijn gemaakt over andere zaken zoals bijvoorbeeld levertijd, auteursrecht of geschillenbeslechting en toepasselijk recht.

Dit is geen probleem mits je er goed op let dat je algemene voorwaarden overeenkomstig zijn met de geldende wet en regelgeving. Als namelijk een of meerdere bepalingen van je algemene voorwaarden niet overeenstemmen met de wet zijn die bepalingen en soms zelfs de complete algemene voorwaarden vernietigbaar. Ongeacht of je kiest voor aparte betalingsvoorwaarden of algemeen voorwaarden is het belangrijk dat de klant vooraf de kans heeft gehad om de voorwaarden in te zien.

Betalingen automatiseren

Goede en duidelijke betalingsvoorwaarden zorgen dus voor minder discussies met je klanten en een sterke positie voor jouw bedrijf mocht je toch een juridisch conflict krijgen. Toch is de meest effectieve manier om snel en zonder gedoe betaald te krijgen betalingen automatiseren.

Bij pinbetalingen en iDeal betalingen is de kans op wanbetaling minimaal omdat de klant doorgaan s voor levering via een geautomatiseerd systeem moet betalen. Toch kun je ook als je diensten of producten levert op rekening die niet gelijk betaald hoeven te worden betalingssystemen automatiseren en zo het voor de klant laagdrempeliger maken om te betalen. Bijvoorbeeld door een iDeal betaallink te sturen of een factuur via een systeem wat automatisch herinneringen stuurt.

myPOS platform

Een goede manier om je betalingen te automatiseren is met een gratis myPOS Account. Met een myPOS account kun je verschillende betaalmogelijkheden combineren in een eenvoudig te beheren account. Zo kun je via myPOS platform je klanten laten pinnen met een myPOS betaalautomaat, je kunt klanten online laten afrekenen met myPOS Checkout in je webshop of maak een kant-en-klare webshop in een paar minuten met myPOS Online.

Geen webshop nodig? Via het myPOS platform kunnen klanten betalen in je winkel via een pinautomaat maar je kunt klanten ook eenvoudig een iDeal betaallink sturen of een factuur met ingebouwde betaalmogelijkheden. Kortom, myPOS biedt een ruime keuze aan verschillende betaaldiensten waarmee jouw klanten snel, laagdrempelig en veilig kunnen betalen. Het fijne is daarbij dat myPOS geen hoge maandelijkse kosten rekent, je betaald uitsluitend voor gebruik. Daardoor bespaar je tijd op debiteurenbeheer en administratie zonder dat het je wat kost.

Conclusie

We hopen dat je in deze blog een beter beeld hebt gekregen van het belang van betalingsvoorwaarden. Om onnodige discussies en mistverstanden te voorkomen is het belangrijk om duidelijke betaalvoorwaarden betalingsvoorwaarden op te stellen en ook te zorgen dat deze toegankelijk zijn voor je potentiële klanten.

Daarnaast kan het zeker de moeite waard zijn om middels een betalingsverwerker zoals myPOS betalingen zoveel mogelijk te automatiseren. Flexibiliteit en ruime keuze in betaalmogelijkheden zorgen ervoor dat je klanten meer service ervaren en sneller betalen. Bovendien hoef je zo minder tijd te steken in het zelf beheren van je administratie of het versturen van herinneringen. Open een gratis myPOS account en start binnen enkele dagen met het accepteren van betalingen zonder gedoe.