Fatura – o que é | Definição completa de faturação

Como pequeno empresário que está apenas a começar ou um freelancer e está prestes a abrir as suas asas e voar, é importante ter uma compreensão sólido de todos os aspetos do seu negócio. Incluindo pagamentos.

Isto deve-se ao facto de que este vai ser o sumo que mantém o seu negócio a funcionar. Um aspeto dos pagamentos, e que não é propriamente divertido, é a faturação.

Por isso, se está a pensar no que é uma fatura, por que é importante e como deve aplicar este documento importante ao seu negócio, está no lugar certo.

O que é uma fatura?

Primeiro, vamos começar com o significado de fatura. Essencialmente, trata-se de um documento  – seja em formato impresso ou digital, que contém um conjunto de características específicas que permitem ao vendedor especificar os itens ou serviços que vendeu, a que preço, com data de vencimento para o pagamento. O comerciante envia-o a um cliente para que possam ser pagos por estes itens.

Como funciona uma fatura?

Ao contrário do recibo que recebe num restaurante ou numa mercearia, uma fatura é diferente, com mais detalhes e com condições diferentes de pagamento.

Em primeiro lugar, começa com o negócio em questão garantindo que o cliente recebe o conjunto relevante de bens ou serviços, estabelecendo o valor do pagamento e as condições de pagamento que devem ser cumpridas, bem como a data de vencimento para pagamento.

Pode enviar faturas por email, correio, fax ou qualquer outro método de comunicação que possa ter à sua disposição.

Por que é necessária faturação?

A faturação é necessária porque serve como documento legal que indica que os bens ou serviços foram efetivamente entregues e que o valor da fatura é devido ou foi pago.

Ainda tem valores a receber? Como comerciante, pode apresentar uma reclamação contra o cliente com base no valor não pago, em tribunal, para pedir reparação e receber o pagamento que é devido.

Se uma fatura tiver sido paga, pode servir como prova de pagamento que as mercadorias foram entregues ou que os comerciantes prestaram serviços, reduzindo assim a responsabilidade por um pedido de indemnização por bens/serviços não entregues.

Como a pode usar?

É um meio de registar um serviço prestado ou um produto vendido legalmente, permitindo um melhor rastreio, análise e reporte, bem como garantir que uma empresa pode realizar uma análise histórica para prever ou esperar vendas futuras projetadas.

Quais são as principais características de uma fatura?

Agora que sabe como usá-lo, também é importante saber como é uma fatura.

Aqui estão alguns requisitos em termos do que incluir numa fatura:

1. Precisa de indicar de que tipo de documento se trata
2. A data de emissão
3. Alguma forma de número de identificação
4. NIF do Comerciante
5. NIF do Cliente
6. O nome e endereço completo do cliente
7. A quantidade e o tipo de bens fornecidos ou serviços prestados
8. A data em que foram fornecidos os bens/serviços
9. A data de pagamento
10. Montantes tributáveis
11. A taxa de IVA aplicável
12. O valor do IVA a pagar
13. Descontos, se forem aplicáveis
14. Envio
15. Condições de pagamento
16. Custos unitários
17. Quaisquer outros termos que possam ter sido acordados durante a transação

Que tipos de faturas existem?

Aqui estão 5 as mais comuns:

Padrão

Este tipo de fatura regista a venda entre o comerciante e o cliente. É um requisito para que o pagamento seja feito numa determinada data e é o tipo mais comum.

Comercial

Normalmente utilizado para envios internacionais, é geralmente um requisito por parte dos funcionários aduaneiros e contém uma descrição dos custos relativamente detalhada.

Recorrente

Como o nome indica, esta é uma fatura que é normalmente enviada a um cliente relativamente a serviços/produtos recorrentes entregues, bem como a necessidade de pagamentos recorrentes. As subscrições são bons exemplos.

Proforma

Fatura proforma é uma “nota de venda” que é enviada antes da entrega ou de um carregamento. Normalmente, incluirá os itens de entrega, o peso do transporte e as taxas de transporte, excluindo as taxas alfandegárias para os vendedores.

Estes tipos de faturas são geralmente utilizados para transferências internacionais e podem ser usadas na alfândega. Os seus termos de venda podem geralmente estar sujeitos a alterações.

IVA

Os comerciantes normalmente utilizam estas faturas quando um comerciante pretende cobrar IVA uma venda ou quando procura recuperar o IVA cobrado sobre os bens ou serviços que são adquiridos por um cliente.

Estes geralmente aplicam-se apenas às empresas que estão registadas para IVA.

Quais são os impactos legais de uma fatura?

A apresentação de uma fatura é um pedido de pagamento a efetuar até uma determinada data. Tem ramificações legais, uma vez que um comerciante pode processar um cliente por um produto ou serviço não remunerado.

Além disso, os estados de faturação são importantes para efeitos de auditoria, bem como para razões contabilísticas.

Como enviar uma fatura?

Uma forma é criar uma fatura do zero cada vez que você precisa cobrar um cliente. Outra forma é criar um modelo, que será consistentemente usado e aplicado às faturas futuras.

No entanto, os dois pontos que acabam de ser mencionados podem ser morosos e podem causar o caos em vez de o ajudar a manter-se organizado.

Por isso, o myPOS desenvolveu um serviço de faturação de valor acrescentado queo ajuda a manter-se além das suas necessidades e a manter o seu negócio “em cadência”. Com  a faturação myPOS,  pode deixar que os seus clientes lhe paguem direta e instantaneamente através do cartão ou por transferência bancária.

Alguns dos benefícios que pode usufruir com este serviço incluem:

• Stomise  suas faturas com o seu logotipo e  cores de marca
• Calcular automaticamente impostos e descontos
• Histórico em tempo real e receber notificações instantâneas

E a melhor parte? Existem três planos de pagamento para você escolher – plano ilimitado gratuito, anual ou plano mensal ilimitado. Este é ideal para o seu negócio, pois pode escolher o plano mais acessível para atender melhor às suas necessidades.

Conclusão

Como mencionado acima, a faturação não é exatamente a parte mais excitante de fazer negócios, mas é bastante necessário se você gostaria de acompanhar todos os seus pagamentos devidos e cumprir a lei.

Existem vários tipos de faturas que pode enviar, mas as características fundamentais permanecem as mesmas. Em última análise, este é um documento que regista quando um pagamento é devido no futuro, quanto é devido, para quê, e por quem.